關于“整理檔案怎么整理”，有同伴說：這個簡單，干就完了！也有同伴說：我想了解別人、別的公司都是怎么做的，互相交流、學習一下！

　　下面，就讓我們脫下制服，換上便裝，不從制度規(guī)范，而從企業(yè)實際管理的角度來分享這個課程。

　　檔案整理的基本方法有兩種:

　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。

　　立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　2、以件為單位整理。以件為單位整理要以計算機管理為前提條件。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件作為一件，來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。

　　下面分別從文書檔案和科技檔案兩個層面來演示。

　　一、文書檔案整理

　　1、組件與排序

　　文書檔案的構成相對單純，以件為單位整理歸檔，與該檔案的形成有密切內在聯(lián)系的文件組為一件，在實際操作中更加靈活、實用。排序如下：

　?、僬呐c附件：正文在前，附件在后；

　?、谡九c定稿：正本在前，定稿在后；

　?、墼c復制件：原件在前，復制件在后；

　　④會議紀要：終版（簽字/蓋章版）會議紀要+會上達成的重要文件+會議通知+會議簽到表+會議材料；

　?、菡埵九c批復（報告與批示）：批復/批示在前，請示/報告在后；

　　⑥文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件：文件處理單在前，收文（相關文件）在后。

　　需要注意的是：

　?、傥臅鴻n案的管理功在平時，要注重日常文件的收集，確保每一份歸檔文件齊全、完整，也就是“該歸則歸”。

　?、诓槐貭繌姼綍?，比如一次沒有正式發(fā)文通知的例行會議，沒必要把短信、微信通知截圖保存，或與之相關卻無關緊要的文件作為附件一并歸檔，一份會議紀要完全可以獨立成檔。也就是要剔除冗余文件，“不該歸不歸”。

　　2、分類

　?、偈紫纫鰝€分類方案，最簡單明了的方法就是分類方案圖。

　?、谂空頇n案時，先根據(jù)分類方案，將每份文件固定位置用鉛筆標上類別。

　　③然后再按照一定的規(guī)律，比如檔案形成時間，將同一類檔案按先后順序排列起來。

　?、茏詈?，標注檔號或蓋上檔號章。

　　3、編頁碼

　　①工具：1、2B鉛筆；2、數(shù)字章；3、手動/自動打碼機。根據(jù)習慣和需要選取合適的標碼工具。

　　②位置：非裝訂線一側下角。

　?、燮鹗紨?shù)：從數(shù)字“1”開始，不空頁、不跳碼（數(shù)）。

　?、芷鹬鬼摚航M件/卷后每一件/卷的首頁開始，至每一件/卷的最后一頁止。

　?、葑⒁猓何募瞻醉?、目錄、自制封皮、備考表不用標注頁碼。

　　4、標注檔號

　　檔號標注方式：

　?、偕w歸檔章/檔號章（六格歸檔章和兩格檔號章），填寫內容，其中：

　　六格歸檔章填寫方法：第一格填寫全宗號，第二格年度，第三格室編件號，第四格機構問題，第五格保管期限，第六格館編件號（或總頁數(shù)）。

　　企業(yè)里可選兩格檔號章，第一格填寫檔號中除卷/件序號外的其它段位，第二格填寫卷/件序號。

　?、阢U筆手寫，直接標注檔號。

　　企業(yè)結合相關標準和自身狀況，自行設置檔號編制規(guī)則。

　　企業(yè)里推薦使用鉛筆手寫標注檔號。

　　檔號標注（蓋歸檔章/檔號章）位置：

　?、贆n案首頁右上角空白處；

　?、谌魺o空白處，可單獨做封面，檔號直接打印在封面右上角，或蓋檔號章。

　　5、目錄編制

　　目錄基本要素：

　　序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注，等。

　　目錄編制/填寫注意事項：

　?、倌夸浽O置應切實，基本要素不缺失；

　?、诟駸o虛設，應填盡填，不空項。

　　③填寫規(guī)范，有據(jù)可依。

　　6、裝訂

　　常用檔案裝訂工具：

　?、儆啎鴻C、不銹鋼訂書釘、起釘器；

　?、谌滓痪€裝訂機或電鉆或打孔器、鉤錐（木柄錐）、剪刀、棉線或蠟線；

　?、劭p紉機、鋼針、裁紙刀、剪刀、紙片、棉線或蠟線；

　　④熱熔膠裝機、熱熔裝訂膠條。

　　裝訂步驟：

　?、偃コ?、夾等金屬材質類裝訂材料；

　　②抹平釘孔、夾痕等原來的裝訂痕跡（這步操作也是為電子化掃描做準備）。

　?、圻x擇合適的裝訂方式進行裝訂（三孔一線、直角裝訂、縫紉機裝訂、不銹鋼釘裝訂，等）。

　　7、備考表

　　填寫說明：

　　①卷/盒內基本信息，包括：卷/盒內主要內容、起止件號及特殊情況說明等。

　?、诹⒕砣耍?a href="http://www.tpiin.com/" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">檔案整理歸檔人；檢查人：上級領導。

　　③立卷日期：整理歸檔日期。

　　注意：

　　文書檔案一般是按年度歸檔，但日常整理而非批量操作的話，備考表立卷日期可統(tǒng)一為年末最后一日，或第二年第一月任意一天。

　　（科技（項目工程）檔案是按項目歸檔，可根據(jù)實際情況，或從項目竣工交付前后三個月內選定立卷日期。）

　　8、裝盒

　　注意事項：

　?、偻缓袃妊b相同類別的檔案文件，不能混裝。

　?、跈n案盒內存放內容與順序：目錄（最上方）、檔案文件、備考表（最下方）。

　?、酆袃葯n案文件按檔號順序依次排列。

　　④盒內檔案不易裝得太滿，保留一定余地，以免損傷盒子，且便于插卷/件或更改。

　　9、盒脊

　　基本信息：

　　①檔號（起止檔號）；②案卷題名。

　　拓展信息：

　?、俦９芷谙?；②密級；③機構；④年度；⑤全宗號；⑥盒號，等。

　　方式：

　　①手工填寫：字跡工整、無涂抹，內容準確、不含糊。

　?、诖蛴≌迟N：使用專用粘貼材料，貼緊、抹平、晾干；側封條略窄于盒脊，以減免使用過程中磨損側封條。

　?、蹤C打：需專門的檔案盒打印機。