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檔案整理主要步驟為:系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理。
在正常條件下,檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館接收各機關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù),主要是檢查案卷質(zhì)量,制訂館(室)內(nèi)分類排列方案,進行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。
對已接收但不完全符合整理要求的案卷,進行必要的部分加工整理;對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進行新的系統(tǒng)化調(diào)整,對必須接收和征集的零散檔案,進行包括整理工作全部內(nèi)容的系統(tǒng)化和編目。
檔案整理怎么做
將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等),使之有序化的過程。
整理原則
1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系;
2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值,便于保管和利用;
3、歸檔文件整理應符合文檔一體化要求,便于計算機管理或計算機輔助管理;
4、歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
一、組件
歸檔文件一般以每份文件為一件,其中:
正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;原件與復制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;來文與復文(請示與批復、報告與批示、函與復函等)一般獨立成件,也可為一件。
有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時應注意件內(nèi)排列順序。
二、分類
立檔單位應對歸檔文件進行科學分類,同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。
1、按年度分類
將文件按其形成年度分類??缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準??缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年??缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當形成年度無法考證時,年度為其歸檔年度,并在附注項加以說明。
2、按機構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類。機構(gòu)分類法和問題分類法應擇一適用,不能同時采用。
采用機構(gòu)分類的,應根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類,涉及多個部門形成的歸檔文件,歸入文件主辦部門。
采用問題分類的,應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。
3、保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
三、排列
1、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列;
2、同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列;
3、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
四、編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。
檔號結(jié)構(gòu)宜為:全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構(gòu)(問題)代碼-件號,上、下位代碼之間用“-”連接,同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。
歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。
歸檔章的組成:全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)作為必備項,機構(gòu)(問題)作為選擇項。
五、編目
歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細、便于檢索。
歸檔文件應逐件編目,設(shè)置序號、檔號、文號、責任者、提名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。
歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面,頁面宜橫向設(shè)置。
歸檔文件目錄除保存電子版外,還應打印裝訂成冊。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)。
紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、、裝盒和排架
一、修整
1、歸檔文件已破損的,應予以修復:字跡模糊或易褪變的,應予復制;
2、歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
3、幅面過大的文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。
二、裝訂
1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理;
2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。
3、永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,使用直角裝訂。
4、永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。
三、編頁
1、以件為單位編制頁碼;
2、頁碼應逐頁編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
四、裝盒
將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒,并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
五、排架
1、歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架;
2、歸檔文件按年度—機構(gòu)(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機構(gòu)(問題)序列依次上架,便于實體管理;
3、歸檔文件按年度—保管期限—機構(gòu)(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進館。
歸檔電子文件整理要求
1、紙質(zhì)檔案的掃描色彩模式統(tǒng)一采用彩色模式,掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi,建議以PDF格式存儲;
2、掃描形成文件保存為多頁pdf格式,文件命名為檔號。
3、掃描完成后,把目錄和掃描件移交區(qū)檔案館進行轉(zhuǎn)換,轉(zhuǎn)換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒,完成電子檔案數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份工作。
檔案整理歸檔工作
01將全部文件收集起來
文件歸檔工作是按一定周期進行的,可能是一年,也可能是一個季度,因此進行歸檔工作時,首先要以年或者季度為單位,將所有文件收集齊全,確保后期歸檔工作順利進行。
02按照相關(guān)章程進行篩選
一般來說,沒有當前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件無需保存,此類文件可以首先剔除并進行銷毀,剩余文件則可根據(jù)本機關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進行篩選。
03劃分類別和級別
篩選工作完成后,檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類,再按照上下級的隸屬關(guān)系進行縱向排列,無法劃分級別的文件,可酌情與本部門文件并列歸檔。
04確定保管期限
凡是在本機關(guān)實體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件,均需要永久保存,其余歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預留足夠的保管期限,不可過早銷毀。
05修繕文件內(nèi)容
對于文件中存在的疏漏或損毀等情況,檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事,獲取正確內(nèi)容并對文件進行修補增刪,另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。
06對文件進行編號
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個基本單位,再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位,然后用歸檔章編號。
07裝盒并編制檢索目錄
按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄,文件依次裝盒,規(guī)范填寫檔案盒上各個項目并編號,編號要統(tǒng)一連貫,最后匯總所有文件目錄,方便后期快速查閱檔案。
檔案整理工作的原則
檔案整理工作,聽起來就是把檔案都整理起來,整理物品大家都熟悉不過了,大家都收拾過屋子,把散亂的書本收拾歸整的時候啊,但是,雖然兩者意思大體相同,可仔細看,卻內(nèi)有乾坤。
?。ㄒ唬┎豢善茐脑净A(chǔ)
看到這個標題,大家可能就已經(jīng)猜到這項原則的意思了,對!就是在進行檔案整理的時候,不可以破壞原本的整理基礎(chǔ),為什么要這么說呢?
因為檔案不僅記錄了當時的社會活動,也反映了當時整理檔案工作的狀況,所以再次整理檔案的時候,要尊重歷史與前人的勞動成果,充分利用原本的基礎(chǔ),加快整理效率,提高質(zhì)量,具體做法分為以下方面:
1.提高對原來檔案整理的認知
對于過去的整理方法,我們要實事求是,重視前人的勞動成果,認真審核,保留好的部分,去除不適合的部分。
2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案
一般情況下,只要不是散亂的文件,已經(jīng)有了整理基礎(chǔ),要力求保持原來的基礎(chǔ),如果輕易打亂基礎(chǔ),返工重整,費時費力,很難滿足檔案利用的需求。
?。ǘ┍3謾n案之間的聯(lián)系
檔案間的聯(lián)系,在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了,雖然檔案是以單獨的個體形成的,但卻是以組合的群體形式運作的。
因此整理檔案的時候,要保持檔案間的聯(lián)系,主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個方面:
1.來源方面
檔案來源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個人手中形成時,產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系,就像是親兄弟一樣,在一個家庭出生就不可以斷開其中的關(guān)系。
2.時間方面
時間聯(lián)系就是指,檔案在各部門形成時,是有一定過程和階段性的,這就是檔案的時間聯(lián)系。
3.內(nèi)容方面
這個就很好理解了,檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的,那么在同一場活動中記錄下的檔案,在內(nèi)容上肯定會具有一定的聯(lián)系,而往往這種聯(lián)系是很緊密的,密不可分的。
?。ㄈ┍阌诒9芘c利用
整理檔案時,不僅要利用原有的基礎(chǔ),而且還要保持檔案間的聯(lián)系,這樣才利于檔案的保管與利用??墒怯袝r檔案的聯(lián)系與利用也會有沖突。
比如檔案是具有私密性的,不可以對外公開,那么檔案的整理就有了局限性,不可以混合整理,至于這種問題,檔案的整理就需要分開類別,專門整理。
看了這么多內(nèi)容,相信大家對檔案整理也是迷迷糊糊的,為什么整理工作這么復雜呢?你別說,簡單的辦法來了,隨著科技的創(chuàng)新,很多復雜的工作都有了專門的工具去解決,那么檔案管理工作也一樣。