文件檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。文件檔案整理一是為了以最低成本管理新的文件，二是為了找已有的文件時好找。那么，有什么好的整理方法呢？

　　整理歸檔文件定義

　　立檔單位在其他職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

　　歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；

　　2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用；

　　3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理；

　　4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時應(yīng)注意件內(nèi)排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　2、按機(jī)構(gòu)（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法應(yīng)擇一適用，不能同時采用。

　　采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多個部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號

　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。

　　檔號結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。

　　歸檔章的組成：全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)作為必備項，機(jī)構(gòu)（問題）作為選擇項。

　　五、編目

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索。

　　歸檔文件應(yīng)逐件編目，設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、提名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應(yīng)打印裝訂成冊。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）。

　　紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、、裝盒和排架

　　一、修整

　　1、歸檔文件已破損的，應(yīng)予以修復(fù)：字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制；

　　2、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　3、幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

　　二、裝訂

　　1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理；

　　2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

　　3、永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂。

　　4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　三、編頁

　　1、以件為單位編制頁碼；

　　2、頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒，并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　五、排架

　　1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架；

　　2、歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理；

　　3、歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

　　歸檔電子文件整理要求

　　1、紙質(zhì)檔案的掃描色彩模式統(tǒng)一采用彩色模式，掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi，建議以PDF格式存儲；

　　2、掃描形成文件保存為多頁pdf格式，文件命名為檔號。

　　3、掃描完成后，把目錄和掃描件移交區(qū)檔案館進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒，完成電子檔案數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份工作。