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掃黑除惡檔案怎么整理

時(shí)間:2022-09-06 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  掃黑除惡檔案怎么整理?為進(jìn)一步規(guī)范掃黑除惡專項(xiàng)斗爭(zhēng)檔案資料整理工作,全面客觀反映專項(xiàng)斗爭(zhēng)取得的成績(jī),近日掃黑辦對(duì)掃黑除惡專項(xiàng)斗爭(zhēng)檔案資料進(jìn)行了進(jìn)一步完善整理。

  掃黑辦及時(shí)組織召開(kāi)掃黑除惡檔案資料規(guī)范化建設(shè)培訓(xùn)會(huì),對(duì)如何進(jìn)一步規(guī)范檔案資料進(jìn)行了全面培訓(xùn),同時(shí),成立了由各副書記任責(zé)任人的工作小組,針對(duì)不同內(nèi)容,分門別類、搜集整合,對(duì)檔案資料進(jìn)行完善整理。

掃黑除惡檔案怎么整理

  此外,掃黑辦還根據(jù)掃黑除惡專項(xiàng)斗爭(zhēng)檔案資料的整理要求,圍繞“政治站位方面”“依法打擊方面”“綜合治理方面”“深挖徹查方面”“組織建設(shè)方面”“組織領(lǐng)導(dǎo)方面”等方面,按照統(tǒng)一標(biāo)簽格式分別整理成冊(cè),嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范及要求進(jìn)行細(xì)致整理。

  通過(guò)分類規(guī)范整理,有效實(shí)現(xiàn)了檔案項(xiàng)目?jī)?nèi)容清楚,裝訂整齊規(guī)范。下一步,掃黑辦將繼續(xù)抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板,適時(shí)補(bǔ)充更新資料,完善基礎(chǔ)資料,強(qiáng)化檔案整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,不斷推進(jìn)掃黑除惡專項(xiàng)斗爭(zhēng)檔案資料規(guī)范化整理工作。

  掃黑除惡檔案怎么整理

  檔案整理工作它的基本程序,檔案整理工作的原則、全宗的組織以及全宗的排列與編號(hào)。檔案整理是通過(guò)一系列手段將收集來(lái)的檔案科學(xué)的組織,使之條理化和系統(tǒng)化,這是一項(xiàng)非常基礎(chǔ)也必不可少的一項(xiàng)檔案工作的環(huán)節(jié)。檔案整理可以為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系,它可以為準(zhǔn)確的鑒定檔案的價(jià)值提供全面、系統(tǒng)的依據(jù)。

  另一方面能夠完整、系統(tǒng)地反映社會(huì)活動(dòng)、歷史事件和歷史人物的本來(lái)面貌,充分發(fā)揮檔案的憑證、參考作用,體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

  檔案整理工作的程序

  第一、全宗的組織及排列;

  第二、全宗類檔案的分類;

  第三、案卷的編輯和排列;

  第四、案卷目錄的編制;

  通常按照從前至后程序,對(duì)全宗進(jìn)行組織和排列,然后再全宗內(nèi)進(jìn)行系統(tǒng)化。系統(tǒng)化的第一步是對(duì)全宗類檔案進(jìn)行分類,分完類之后進(jìn)一步系統(tǒng)化,那就是做案卷的編輯和排列,然后還做案卷目錄的編制。整理工作實(shí)際上是把無(wú)序的檔案有序化的一個(gè)流程,是一級(jí)的分類。全宗組織、排列、區(qū)分、全宗類進(jìn)一步的分類。那么進(jìn)一步的分類就是類似內(nèi)部組織、機(jī)構(gòu)、按照時(shí)間對(duì)全宗類檔案進(jìn)行分類,然后進(jìn)一步還要進(jìn)行案卷的編譯、排列,以及對(duì)案卷目錄的編制,進(jìn)行系統(tǒng)化的基本流程。

  檔案整理工作包括哪一些內(nèi)容呢?

  在正規(guī)條件下,我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門,按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理、移交的文件和案卷。正常條件下,檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對(duì)所接收的檔案在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步的系統(tǒng)整理,比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部的調(diào)整,檔案館和檔案室對(duì)已整理入館,如實(shí)保存的檔案,經(jīng)過(guò)管理、實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)iT的質(zhì)量檢查,要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工,以提高整理的質(zhì)量。

  某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長(zhǎng),其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化,也要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對(duì)零散文件的整理,對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作,包括區(qū)分全宗、全宗類檔案的分類,然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

  什么是零散文件呢?

  我們要從頭至尾做一遍對(duì)它的整理,這個(gè)工作量就是比較大的。比如說(shuō)有時(shí)候這個(gè)檔案館臨時(shí)接收了一些零散移交來(lái)的檔案,就要從頭到尾整理檔案,整理工作的基本原則包括大的整理,必須保持文件之間真實(shí)歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來(lái)源、形成、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。因此我們這個(gè)原則,首先第一項(xiàng)就是要保持文件之間的這種歷史聯(lián)系、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。

  檔案文件在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的,在整理過(guò)程中一定要維護(hù)和保持,以便未來(lái)再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ),充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),不要輕易的打亂、重整。

  例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法,感覺(jué)已經(jīng)落伍,就把它重新打亂、重新按照自已的要求來(lái)做,類似這種觀念是不可取的,我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。

  檔案整理過(guò)程中,應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況,充分的利用或者尊重原有的整理基礎(chǔ),檔案的整理必須便于保管和利用。整理不是單純的為了整齊劃一、非常美觀,我們要便于保管和利用。

  檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上,采用更簡(jiǎn)潔、有效的方法,使整理的檔案便于保管和利用。最終的檔案是要用于保管、是要用于提供利用的。在整理過(guò)程中,前面提到的第一步就是全宗的組織,那么我們來(lái)認(rèn)識(shí)一下對(duì)全宗如何進(jìn)行組織呢?我國(guó)通常按照全宗群來(lái)組織和排列館藏全宗,即把統(tǒng)一時(shí)間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯(lián)系性。

  那么什么是全宗群呢?

  全宗群是指同一時(shí)期或地區(qū)在縱向或橫向方面具有相同性質(zhì)的立檔單位,形成的若干個(gè)全宗構(gòu)成的有機(jī)整體。全宗群是在更大的范圍內(nèi)體現(xiàn)了檔案之間的這種聯(lián)系,全宗之間的聯(lián)系。

  全宗群是基于全宗和全宗之間的聯(lián)系而組成的一個(gè)有機(jī)的群體。那么怎么樣來(lái)劃分全宗群呢?也就說(shuō)我們把哪一些全宗放到一起作為一個(gè)權(quán)重群呢?首先可以按照時(shí)間或者是地區(qū)來(lái)劃分,例如湖北省近代工業(yè)企業(yè)全宗群,兩個(gè)維度,湖北省近代。工業(yè)企業(yè)有時(shí)間、性質(zhì)、地區(qū)。江蘇省二十世紀(jì)三、四十年代民族工商業(yè)全宗群。

  按照專業(yè)系統(tǒng)或其他的聯(lián)系的維度來(lái)進(jìn)行劃分,例如解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群、民國(guó)時(shí)期某省交通系統(tǒng)全宗群等等。時(shí)間上的聯(lián)系,同一個(gè)系統(tǒng)、同一性質(zhì)方面的聯(lián)系,所以它的維度是比較靈活的。

  我們要找到一個(gè)共同的聯(lián)系點(diǎn)、共同的維度,那么就可以把相關(guān)的全宗的集合在一起,構(gòu)成全宗群。全宗群的組合及劃分方法具有多樣性和靈活性,不像全宗那樣界限分明。由于全宗之間的成因關(guān)系具有多維、立體特點(diǎn),所以全宗群有多種不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)和組合形式。

  多維的、立體的、這種關(guān)系使得全宗群的劃分非常的靈活。我們從不同的維度出發(fā),就可以構(gòu)成不同的全宗群。例如解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期,統(tǒng)一地區(qū)黨政機(jī)關(guān)全宗,可以劃分為一個(gè)全宗群,也可以把它進(jìn)一步細(xì)分為黨群、政府和機(jī)關(guān)兩個(gè)不同的全宗群,政府、機(jī)關(guān)的全宗還可以進(jìn)一步分為農(nóng)民、公交系統(tǒng)等若干全宗群。

  公交系統(tǒng)還可以進(jìn)一步劃分,可以按照工業(yè)、交通、運(yùn)輸?shù)雀髯詷?gòu)成全宗群。因此全宗群的劃分呢,是根據(jù)全宗之間的聯(lián)系,我們通過(guò)不同的這種維度可以有不同的劃分方法。

  我們?cè)倏慈诘呐帕信c編號(hào),全宗號(hào)是檔案館為已進(jìn)館或者是客人進(jìn)館的立檔單位分配的編號(hào),用于區(qū)分各立檔單位,便于日常的管理和查詢。全宗的代號(hào),具有唯一性,全宗編號(hào)的規(guī)則,首先要考慮館藏權(quán)宗的特點(diǎn)及管理的方便性;要力求簡(jiǎn)潔、方便、實(shí)用;已編好的全宗號(hào)不得任意更改。

  權(quán)宗編號(hào)規(guī)則,具有擴(kuò)展性。新權(quán)宗的編號(hào)留有余地,并具有唯一性,一個(gè)權(quán)宗只能有一個(gè)號(hào)碼,權(quán)重編號(hào)的方法有兩種,一種是流水編號(hào)法,也就是按照全宗進(jìn)館時(shí)間的先后順序來(lái)編號(hào),比如0001號(hào)、0002號(hào),0003號(hào)那就是一個(gè)非常簡(jiǎn)單、實(shí)用的編號(hào)方法,比較客觀分析適合全宗量不大、全宗類型比較單一的檔案館來(lái)采用。全宗的編號(hào)方法另一種就是稍微復(fù)雜一點(diǎn)的分類編號(hào)法,也就是說(shuō)對(duì)全宗先進(jìn)行一定的分類、分組,然后再編號(hào)。

  編號(hào)方法邏輯性、系統(tǒng)性比較強(qiáng)、層次分明,能夠反映權(quán)宗本身的性質(zhì)和特點(diǎn)。比如zd0001,政黨,還有其他什么分類編號(hào)法呢?從個(gè)號(hào)碼呈現(xiàn)形式來(lái)看,比流水的變化法要稍微復(fù)雜些,但分類編號(hào)的邏輯性、系統(tǒng)性更強(qiáng),具有一定的適宜性,能夠反映全宗本身的性質(zhì)和特點(diǎn)。但是分類編號(hào)法比較復(fù)雜,號(hào)碼不易分辨和記憶。

  分類編號(hào)法適合館藏全宗數(shù)量大,全宗的時(shí)間、地域跨度大,類型復(fù)雜的檔案館采用,即全宗數(shù)量大,那么全宗里面的類型比較復(fù)雜,時(shí)間跨度也很大。這時(shí)候采用流水編不太適合,優(yōu)選采用分類編號(hào)法更能揭示全宗的特點(diǎn)、性質(zhì)。

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