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檔案工作并不是簡(jiǎn)單的文件交接。從小的方面講,就是檔案的業(yè)務(wù)工作,具體的就是檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等工作,通常也稱為檔案工作的"六個(gè)環(huán)節(jié)",也是檔案工作的六項(xiàng)業(yè)務(wù)和六項(xiàng)任務(wù)。這也是一個(gè)單位承擔(dān)檔案工作需要做的最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容,即檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用。
話說被理論認(rèn)定的檔案工作,也稱檔案管理,專業(yè)點(diǎn)地說法,蒙自檔案整理服務(wù)公司就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案,目的是提供檔案材料直接為社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等活動(dòng)服務(wù)的工作。
準(zhǔn)確地講,蒙自檔案整理服務(wù)公司的檔案工作是需要工作人員運(yùn)用科學(xué)規(guī)范的管理方法和現(xiàn)代化的管理技術(shù),使檔案管理科學(xué)有序地進(jìn)行。
從大的方面說,檔案工作就是指一切與檔案有關(guān)的工作活動(dòng),包括檔案室工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究、檔案法規(guī)等等。
這是一個(gè)龐大而完整的檔案體系,傳說中的檔案學(xué)專業(yè),更是把檔案研究得更深,更廣!
檔案工作的具體建設(shè)內(nèi)容
如果光說檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用,大概可能會(huì)有點(diǎn)搞不清楚,到底是做什么?
別著急,解釋馬上就到。
1、檔案收集
就是檔案部門對(duì)檔案進(jìn)行接收和征集。包括對(duì)本單位或本地區(qū)歸檔材料的接收,也包括對(duì)社會(huì)人士捐贈(zèng)檔案進(jìn)行接收和對(duì)流散檔案進(jìn)行收集。其目的是將分散的、需要?dú)w檔的材料收歸到專業(yè)部門進(jìn)行有效的保管。檔案收集其實(shí)就是檔案館和檔案室的基礎(chǔ)工作。
2、檔案整理
就是將收集來的檔案分門別類地組成檔案的有機(jī)整體的工作。包括對(duì)檔案進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目等?;旧线@是每個(gè)檔案員所必須掌握的檔案工作技能,也就是整檔案的由來啊!
更為關(guān)鍵的是檔案整理是一個(gè)非常復(fù)雜又瑣碎的細(xì)致工程。要給每一個(gè)整理檔案的小伙伴致以崇高的敬意,正是因?yàn)樗麄冃燎诘呐Γ庞姓R又好找的檔案資料。
3、檔案的鑒定
就是對(duì)檔案的真?zhèn)?、保存價(jià)值等作出判斷,從而確定檔案的保管期限以及決定檔案存毀的一項(xiàng)工作。檔案的鑒定使得具有價(jià)值的檔案得到合理的保管和利用。收集過程中的確定的歸檔范圍,整理過程中的劃分保管期限都屬于檔案鑒定的一部分呢。
4、檔案的保管
就是對(duì)檔案進(jìn)行日常保護(hù)和管理,確保檔案的安全,延長(zhǎng)其壽命。要求存放檔案的庫(kù)房,必須是"三鐵"(鐵門、鐵窗、鐵柜)、"十防"(防火、防塵、防潮、防蟲、鼠、防光、防盜、防有害氣體、防水、防高溫),就是為了更好地保管檔案。想想中國(guó)幾千年的歷史,那些文物,秦始皇兵馬俑,要不是當(dāng)時(shí)的人存放得好,今天我們也不能看到這么宏偉壯觀的場(chǎng)面啊!
5、檔案的檢索
就是對(duì)檔案的內(nèi)容及形式進(jìn)行分析、選擇、濃縮和記錄,并按照某種次序編排成索引及目錄的工作。有了檔案檢索工具就可以提高檔案資料的查準(zhǔn)、查全率,就是能夠很快又很準(zhǔn)地找到需要的檔案資料。正常情況下,一個(gè)單位的檔案檢索工具有《全宗卷》、《案卷目錄》、《案卷文件目錄》、《全宗介紹》、《歸檔文件目錄》等。其中,《案卷目錄》、《案卷文件目錄》、《歸檔文件目錄》就是整理過程中編目所形成的檔案目錄。
6、檔案的利用
檔案利用就是根據(jù)社會(huì)需求,向外界提供檔案信息的工作??梢蕴峁╅営[、證明、咨詢、還可以利用檔案資料進(jìn)行展覽。在我們平時(shí)工作中,查考工作,個(gè)人工作待遇等等問題的解決都是要查看檔案的。要不回想一下,在接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查這個(gè)過程中,是不是都是要拿出一摞摞的檔案?jìng)洳?,要是沒有文字資料,沒有檔案,拿什么證明工作做得不錯(cuò)呢?
檔案工作內(nèi)容之間的相互聯(lián)系
解釋過檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用這幾項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的內(nèi)涵,還是要說說它們之間的相互聯(lián)系。只有明白,它們之間相互關(guān)系,才更有可能說對(duì)檔案工作有更深層次的理解。
收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用這六者之間是統(tǒng)一有機(jī)的整體,相互制約、相互促進(jìn)。通過收集工作把機(jī)關(guān)單位產(chǎn)生的零散文件集中起來;通過鑒定工作去蕪存真,讓檔案變得更加精煉;通過整理工作檔案進(jìn)行分類、組合,實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化;整理過的檔案妥善保管;通過提取檔案中有用的檢索信息編制各種檢索工具;通過各類檢索工作為利用者提供查找線索,提供利用。
這么一說,你大概就會(huì)明白:檔案收集、整理、保管和檢索等工作是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ),檔案的利用則是在此基礎(chǔ)上提供服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。
檔案工作各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣
可以這樣說,檔案的收集、整理、保管和檢索這些基礎(chǔ)工作是為利用工作提供物質(zhì)前提,創(chuàng)造條件,沒有基礎(chǔ)工作便無法開展利用工作;
利用工作直接體現(xiàn)檔案工作的目的和方向,它既反映基礎(chǔ)工作的成果,也向基礎(chǔ)工作提出要求,沒有利用工作,基礎(chǔ)工作就失去了存在的意義和工作的目標(biāo)。
如何做好疫情防控檔案的歸檔工作?
“疫情防控檔案的歸檔工作”
1什么是疫情防控檔案?
指在抗擊疫情過程中產(chǎn)生的文件材料,是疫情防控中形成的最基本的原始記錄,真實(shí)體現(xiàn)了疫情防控全過程的規(guī)律和特點(diǎn),并能為疫情后續(xù)的研究和防控提供依據(jù)。
2疫情防控檔案的意義
抗擊疫情過程中產(chǎn)生的文件材料是疫情防控中形成的最基本的原始記錄,真實(shí)體現(xiàn)了疫情防控全過程的規(guī)律和特點(diǎn),對(duì)工作查考、經(jīng)驗(yàn)借鑒具有十分重要的價(jià)值,充分管理好這些文件材料對(duì)記錄歷史和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)具有重要的意義。所以,各部門在做好疫情防控工作的同時(shí),指派專人(或部門兼職檔案員)做好“防控檔案”的收集整理歸檔工作,確?!耙咔榉揽貦n案”得到及時(shí)有效地收集和妥善保管,做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。
3檔案業(yè)務(wù)工作的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)
檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等八項(xiàng)工作,通常稱為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。這八者之間是統(tǒng)一有機(jī)的整體,相互制約、相互促進(jìn)。通過收集工作把產(chǎn)生的零散文件集中起來;通過整理工作對(duì)檔案進(jìn)行分類、組卷/件,實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化;通過鑒定工作去蕪存真,讓檔案變得更加精煉;通過對(duì)檔案的妥善保管,讓檔案可長(zhǎng)期可用;通過提取檔案中有用的檢索信息編制各種檢索工具;通過各類檢索工作為利用者提供查找線索。
4防疫檔案的范圍
凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像、照片、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等形式的真實(shí)記錄均屬于文件材料歸檔范圍。換句話說,在疫情防控工作中形成的各種形式各種內(nèi)容具有利用和保存價(jià)值的真實(shí)記錄都屬于檔案的范疇。
這么說可能有些抽象,以下為具體的參考內(nèi)容:上級(jí)單位下發(fā)的疫情防控文件;抗疫領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)成立、運(yùn)行文件;疫情防控工作方案、通知、指示、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議文件;抗疫宣傳材料(宣傳海報(bào)等);抗疫聲像材料(照片、音頻、視頻等)抗疫具體措施、抗疫物資統(tǒng)計(jì)文件材料;抗疫相關(guān)的生產(chǎn)、業(yè)務(wù)開展文件材料;復(fù)工復(fù)產(chǎn)材料(復(fù)工申請(qǐng)、批復(fù)等);抗疫總結(jié)材料;其它有利用價(jià)值的抗疫相關(guān)文件材料。
檔案管理的任務(wù)和職責(zé)
檔案室任務(wù):
1、集中、統(tǒng)一和科學(xué)地管理技術(shù)檔案,維護(hù)技術(shù)檔案、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全的完整性,并提供及時(shí)準(zhǔn)確地使用。如果原始技術(shù)記錄丟失、丟失、損壞和無法使用,而且由于嚴(yán)重失職而無法收回貸款,管理人員將承擔(dān)主要責(zé)任,情況嚴(yán)重將從其職位上轉(zhuǎn)移。
2.協(xié)助各部委和有關(guān)技術(shù)人員培訓(xùn)和積累技術(shù)文件和設(shè)備,并對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕M織、分類和歸檔。
3.負(fù)責(zé)接收、復(fù)制、借用、分發(fā)和分類技術(shù)文件和設(shè)備,并提供技術(shù)設(shè)備,為整個(gè)企業(yè)的相關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任:
1、認(rèn)真執(zhí)行公司的技術(shù)檔案工作指導(dǎo)方針和政策。審查案件,提高管理水平,確保完成技術(shù)檔案工作。積極為生產(chǎn)和發(fā)展提供技術(shù)數(shù)據(jù)。
2.以科學(xué)方式管理整個(gè)企業(yè)的技術(shù)檔案,并開展接收、分類、編目、保存、復(fù)制、借用、分發(fā)、評(píng)估、清點(diǎn)和繪制技術(shù)數(shù)據(jù)和技術(shù)文件檢索工具的工作。
3、遵守公司保密制度,做好安全工作。
4.嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保存、借用和分發(fā)制度。
5.保持檔案室清潔衛(wèi)生,及時(shí)修復(fù)和復(fù)制損壞或損壞的檔案。
技術(shù)文件識(shí)別和銷毀:做好技術(shù)文件內(nèi)容識(shí)別和存儲(chǔ)期限的確定工作。對(duì)于損壞或損壞的存檔,原始存檔在復(fù)制后保留六個(gè)月。原始檔案被處置并保存一年。所有待銷毀的技術(shù)文件必須在指定銷售主管審查和批準(zhǔn)后在指定主管的監(jiān)督下記錄和銷毀,以避免保密。應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)的評(píng)估報(bào)告和銷毀清單。
社會(huì)組織和個(gè)人在參與社會(huì)活動(dòng)時(shí)形成了大量的文件,因?yàn)槲募纬珊蟮淖匀粻顩r并不能滿足社會(huì)對(duì)其實(shí)際利用的需要,所以必須按照科學(xué)的原則和方法對(duì)這些文件進(jìn)行專門的管理,這就形成了檔案管理的幾個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。也不要把檔案工作的六個(gè)環(huán)節(jié)想得太復(fù)雜,其實(shí)是可以用“收、管、用”三個(gè)字來概括。
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