員工人事檔案整理公司：員工信息檔案管理，是人事檔案的一種類型，是對員工的入職信息、員工簡歷、勞動合同、薪酬調(diào)查、移動等資料管理的統(tǒng)稱。員工信息檔案管理對公司來說至關(guān)重要，既是任人用人的依據(jù)，也是開展管理的支撐，必要時還能作為法律憑證。因此，HR有必要掌握員工信息檔案管理的建立方法，以便更好地為公司服務(wù)。那HR如何建立員工信息檔案管理呢？

　　員工人事檔案整理公司

　　1、入職材料需齊全

　　當錄取新員工的時候，一般都由人事部發(fā)出錄取通知，在通知里列清了需要準備的入職材料，并且在新員工報到的當天，要清點所有材料。HR在收齊新員工資料后，對其編號，掃描，歸檔，還要錄電子花名冊，不同材料的歸檔位置都要制作索引表格。做到紙質(zhì)材料與電子材料一一對應(yīng)。如果公司有員工管理系統(tǒng)，則會更加便捷，并且系統(tǒng)有提示缺失材料提醒功能，可比人腦的記憶強大多了。

　　2、在職變動需更新

　　員工從入職開始，崗位、部門、薪級、職責等不會是一成不變的，跟員工相關(guān)的檔案資料就需要實時更新。隨之而來的還有月度或季度考核表，年中和年終述職評價，優(yōu)秀的員工會有調(diào)薪機會，財務(wù)必定只認準了各級領(lǐng)導簽批后的調(diào)薪申請表；委以重任的員工會晉升，職銜與職務(wù)變更也會需要有崗位調(diào)動審批表；因為職務(wù)升級，相應(yīng)的待遇也隨之不同，通訊補貼，交通補貼、住房補貼等等；還有參加培訓的簽到記錄等；人事部需要留存所有變動前后的檔案資料，以備隨時查閱。

　　3、離職檔案需備查

　　離職員工檔案資料對公司的經(jīng)營管理仍有益處，盤點離職員工的各類信息，從歷史數(shù)據(jù)中把握新方向，所以，價值量仍然非常高。

　　對于一個企業(yè)來說，必須要對人事檔案進行全面的管理，只有這樣才能夠真正的了解自己的人力資源都有哪些，員工管理系統(tǒng)在進行這項管理工作的時候，需要將人事檔案劃分為4個不同的人員庫，分別為在職員工，離職員工，退休員工和后備員工，在整個員工管理系統(tǒng)當中，還有大量的人事檔案字段，操作人員能夠自由調(diào)整人事檔案的數(shù)據(jù)字段，通過這樣的方式就能夠按照自身需求規(guī)劃人事檔案界面。

　　對于一些規(guī)模較大的企業(yè)來說，他們的員工數(shù)量非常多，很多中小型企業(yè)的員工數(shù)量都已經(jīng)超過了上千人，對于一些大型企業(yè)來說他們的員工數(shù)量甚至達到了幾萬人，在這種情況下，人力資源管理工作就變得非常的復雜，并且工作量非常龐大，所以在這種情況下，大型企業(yè)都會選擇使用員工管理系統(tǒng)進行管理，在人力資源管理工作當中有一項工作非常重要，就是員工信息檔案管理。

　　由此可以看出員工管理系統(tǒng)確實能夠發(fā)揮非常重要的作用，在一個企業(yè)當中進行人力資源管理的時候，它就是通過這樣的方式進行管理的，但是除了這些之外，它還能夠發(fā)揮其他的一些作用，比如能夠?qū)T工的各種信息進行快速的識別與讀入等等。紅海eHR是擁有豐富的人力資源數(shù)字化解決方案經(jīng)驗，同時深刻了解如何做好員工信息檔案管理等相關(guān)問題，覆蓋組織人事、考勤、薪資績效、招聘培訓等人事業(yè)務(wù)全流程的一體化人力資源解決工具。

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　　檔案管理規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為加快建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)制度，規(guī)范員工的檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動態(tài)跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄露，給企業(yè)和員工帶來的風險，有效的保護和利用檔案，提高科學管理水平，特制訂本規(guī)定。

　　第二條員工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招聘、調(diào)配、培訓、考核、獎勵、選拔和任用等工作過程中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。

　　第三條本規(guī)定適用于公司全體員工。

　　第二章機構(gòu)和職責

　　第四條員工的檔案由公司的人力行政部負責管理，人力行政部設(shè)專人管理員工檔案。

　　第五條公司員工失蹤、合理流失或出國不歸者，其檔案由公司人力行政部管理。

　　第六條人力資源檔案管理人員的職責

　?。ㄒ唬┍９軉T工檔案；

　?。ǘ┦占驼韱T工檔案資料；

　?。ㄈ┺k理員工檔案的查閱、借閱和傳遞手續(xù)；

　　（四）登記員工工作變動情況；

　?。ㄎ澹橛嘘P(guān)部門提供員工情況；

　?。┳龊脝T工檔案的安全、保密、保護工作；

　　（七）辦理其他有關(guān)事項。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第七條公司員工檔案的內(nèi)容和分類

　　（一）崗位招聘申請單；

　　（二）應(yīng)聘者登記表

　?。ㄈ﹤€人簡歷

　　（四）初試評估表；

　?。ㄎ澹驮囋u估表；

　?。┎块T接收確認單；

　?。ㄆ撸镀溉螘?；

　?。ò耍秵T工試用期報告單》；

　?。ň牛┥矸葑C復印件（或戶口本復印件）；

　　（十）學歷證明、職業(yè)資格證書復印件；

　?。ㄊ唬冻兄Z書》、《職業(yè)道德及反欺詐行業(yè)準則》；

　?。ㄊ秵T工手冊》簽收單；

　?。ㄊ峨x職證明》；

　?。ㄊ模┌ǖ幌抻趩T工入職后的各類人事變動及獎懲情況等相關(guān)資料；

　　（十五）《勞動合同》。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第八條公司人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎勵等所形成材料要及時收集并進行整理，保持檔案的完整。

　　第九條人事資料收集、歸檔后、人事管理專員在檔案目錄上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。

　　第十條人力資源檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要的時候能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨保管。

　　第十一條凡是歸檔的材料必須各部門認真考核、鑒別，保證材料的真實、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門負責人和分管領(lǐng)導簽字后歸檔。

　　第十二條按規(guī)定需要銷毀的檔案材料，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導批準。

　　第十三條檔案目錄和檔案的樣式、規(guī)格實行公司統(tǒng)一的制作標準。

　　第十四條嚴禁任何人以任何理由私自保存他人檔案和利用檔案資料營私舞弊。對違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重，嚴肅處理。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┎殚啓n案須經(jīng)部門負責人的同意，并簽字確認。

　?。ǘn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告說明理由，經(jīng)部門領(lǐng)導批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　　（三）任何個人不得隨意查閱或借用非本人的檔案。

　　（四）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育甚至紀律處分。

　?。ㄎ澹┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的，須請示部門負責人批準后才能復制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十七條公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準的日期為依據(jù)計算，對超出保管期限的檔案進行統(tǒng)一銷毀。

　　第七章附則

　　第十八條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　第十九條本規(guī)定未盡事宜，將在以后的工作實踐中予以完善。

　　第二十條本規(guī)定由公司人力資源部負責解釋。