晉城市檔案整理服務(wù)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范：指將同一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目所形成的所有的檔案資料收集齊全，制定分類方案，并按建設(shè)項(xiàng)目的類別進(jìn)行整理，做到排列有序，科學(xué)保管和方便利用，建設(shè)項(xiàng)目檔案資料必須要保持文件資料的完整和歷史聯(lián)系，以便查閱和利用。

　　在建設(shè)工程項(xiàng)目中，工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過(guò)程中的真實(shí)記錄。保管好工程項(xiàng)目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。

　　建設(shè)工程檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何管理？晉城市檔案整理服務(wù)公司從全局的視角為您梳理工程檔案管理應(yīng)用。

　　01建設(shè)工程檔案管理包括哪些內(nèi)容？

　　建設(shè)工程檔案又稱為項(xiàng)目檔案、基建檔案，是指在建設(shè)過(guò)程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來(lái)說(shuō)，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對(duì)文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　建設(shè)工程檔案形成的過(guò)程貫穿可研-立項(xiàng)-初設(shè)-開工準(zhǔn)備-施工-竣工驗(yàn)收全生命周期，包括建設(shè)項(xiàng)目從從提出、立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、建立到竣工驗(yàn)收備案等工程建設(shè)全過(guò)程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來(lái)說(shuō)，工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個(gè)相對(duì)性的、動(dòng)態(tài)性極強(qiáng)的概念，外延極寬。只要對(duì)人們研究解決某一問(wèn)題有信息支撐價(jià)值，無(wú)論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個(gè)條件：

　　（1）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　　（2）對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存。

　?。?）按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案。

　　03建設(shè)工程檔案都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)原地物、地貌和工程施工主要過(guò)程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機(jī)械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　04如何管理建設(shè)工程檔案？

　　1）滿足多類型、多格式檔案存儲(chǔ)需求：建設(shè)工程檔案不論是從內(nèi)容上，還是從載體上來(lái)看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實(shí)，要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進(jìn)行全方位的存儲(chǔ)與保管。

　　2）能夠?qū)n案進(jìn)行電子化保存：在電子化檔案管理系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，既可以長(zhǎng)期保護(hù)檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時(shí)效性。

　　3）滿足檔案高效搜索需求：建設(shè)工程檔案的存儲(chǔ)是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺(tái)，可以讓工程檔案的利用更為高效?！　?/p>

　　建設(shè)工程文件歸檔的基本規(guī)定：工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成，不得事后補(bǔ)編。

　　①每項(xiàng)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案，隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　②當(dāng)電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案。

　　③勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

　　④建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包管理的，總包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交；

　?、莞鞣职鼏挝粦?yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位

　?、藿ㄔO(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。

　?、呓ㄔO(shè)工程檔案的驗(yàn)收應(yīng)納入建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收環(huán)節(jié)。

　?、喙こ藤Y料管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓(xùn)

　　基建檔案整理與編目

　　基本建設(shè)檔案簡(jiǎn)稱基建檔案，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。

　　基建檔案，按建筑對(duì)象性質(zhì)的不同，可劃分為三種：

　　一是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基建檔案，如廠房建設(shè)、礦井建設(shè)、電站建設(shè)、鐵路和公路建設(shè)、農(nóng)田水利工程建設(shè)等形成的科技檔案；

　　二是國(guó)防軍事工程的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設(shè)形成的科技檔案；

　　三是民用工程的基建檔案，如機(jī)關(guān)辦公樓、學(xué)校、商店、宿舍等工程建設(shè)形成的科技檔案。

　　一、基建檔案整理

　　基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫形成說(shuō)明書的工作。

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　　基建檔案主要按工程項(xiàng)目或建設(shè)項(xiàng)目分類。按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，就是將一個(gè)工程項(xiàng)目的全部科技檔案集中在一起，再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目，反映出工程項(xiàng)目的全貌，便于不同項(xiàng)目基建工程檔案的提供利用。

　　（二）組卷

　　基建工程項(xiàng)目檔案保管單位的組織，應(yīng)當(dāng)在科技檔案整理工作的基本原則下進(jìn)行，必須符合以下要求：

　?、俳M卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　?、谘b具內(nèi)的基建檔案材料應(yīng)有一個(gè)數(shù)量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應(yīng)為該裝具厚度的四分之三。

　?、垩b具內(nèi)的基建檔案材料的保存價(jià)值應(yīng)該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機(jī)聯(lián)系的前提下，根據(jù)檔案材料的不同價(jià)值和密級(jí)程度，適當(dāng)?shù)胤謩e組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾，應(yīng)當(dāng)以保持有機(jī)聯(lián)系為主，不必硬性分開。而在保管和提供利用時(shí)，以價(jià)值低的服從價(jià)值高的、密級(jí)低的服從密級(jí)高的原則來(lái)處理。

　?、芑n案裝具的形式，主要有卷、冊(cè)、袋、盒四種。一般來(lái)說(shuō)，基建檔案的文字材料以卷的形式為主，圖樣材料以袋、盒的形式為主，音像材料以冊(cè)、盒的形式為主。應(yīng)該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。

　　（三）案卷內(nèi)文件材料的排列

　?、倩n案文字材料的排列，按基建工程項(xiàng)目自然形成過(guò)程進(jìn)行排列。例如某卷是基建工程依據(jù)性材料，其排列順序是：項(xiàng)目建議書及批復(fù)→可行性研究報(bào)告→項(xiàng)目評(píng)估→環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告→設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書。

　?、诨n案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。

　?、刍n案文字和圖樣交錯(cuò)材料的排列：如果文字材料是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目作基本的全面說(shuō)明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對(duì)圖樣材料的補(bǔ)充或一般說(shuō)明，圖樣材料應(yīng)排在前面，文字材料排在后面。

　?、苎b訂

　　基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產(chǎn)品檔案”的裝訂。

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　　基建檔案案卷的排列以一個(gè)工程項(xiàng)目為單位，按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。

　　二、基建檔案編目

　　基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果，揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一種工作。具體內(nèi)容參見“產(chǎn)品檔案整理方法”。

　　①編頁(yè)號(hào)：基建檔案在形成時(shí)，已經(jīng)標(biāo)有順序號(hào)，可以不另外編號(hào)，比如成套的基建圖樣材料、單份獨(dú)立的技術(shù)文件等。只有在基建檔案材料沒有統(tǒng)一順序號(hào)，或者編號(hào)順序不統(tǒng)一、不連貫或者編號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，才需要統(tǒng)一編制頁(yè)號(hào)。

　?、诰幹凭韮?nèi)目錄：編制卷內(nèi)目錄，就是對(duì)卷內(nèi)每一份基建檔案編制清單（電腦打?。?。在編制時(shí)就已經(jīng)形成目錄的基建檔案，比如成套的圖樣材料，且目錄是打印的，在編制時(shí)可以盡量利用原有的目錄清單。

　　③編制備考表：備考表是用來(lái)記載和說(shuō)明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過(guò)程的一種工具。

　　④編制案卷封面。

　　⑤編制案卷背簽。

　?、迿n號(hào)的編制。

　　基建檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與檔案的整理分類體系相適應(yīng)。檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。