揭陽(yáng)市檔案整理服務(wù)公司檔案管理制度為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定制度。檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)要求公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

　　揭陽(yáng)市檔案整理服務(wù)公司檔案管理制度

　　檔案管理制度

　　1、員工檔案是指員工進(jìn)入公司建立的員工人事檔案，是全面考察、了解和正確考評(píng)、使用員工的重要依據(jù)，是人力資源管理工作的重要組成部分。

　　2、公司員工檔案屬公司秘密，公司人力資源部根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理制度規(guī)定及公司的客觀(guān)需求予以管理。

　　3、員工檔案內(nèi)部材料包括：

　?。?）員工自薦求職材料、求職登記表、；

　?。?）員工人事檔案表、面試評(píng)價(jià)表、上崗試用登記表、試用協(xié)議、保密協(xié)議、經(jīng)濟(jì)責(zé)任擔(dān)保書(shū)、試用期工作跟蹤表、試用期評(píng)估報(bào)告；

　?。?）學(xué)歷證、學(xué)位證、身份證、計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)等級(jí)證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)、各種資料以及其他相關(guān)證件的復(fù)印件；

　　（4）員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)工作總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、試用期評(píng)估表、勞動(dòng)合同；

　　（5）員工崗位異動(dòng)登記表及異動(dòng)交接、晉級(jí)晉升等手續(xù)；

　?。?）其他反映員工工作信息的材料（如：述職報(bào)告、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等）。

　　4、員工檔案材料的收集與保管

　　（1）公司各部門(mén)文員應(yīng)主動(dòng)將平時(shí)形成的公司員工應(yīng)歸檔材料及時(shí)送交公司人力資源部；

　?。?）公司人力資源部可根據(jù)需要和檔案材料欠缺情況，通知各部門(mén)有關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充；

　　（3）存檔材料要真實(shí)準(zhǔn)確、完整齊全、文字清楚；

　　（4）公司人力資源部對(duì)收集到的歸檔材料按規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂按員工類(lèi)別、序號(hào)進(jìn)行保管。

　　（5）公司人力資源部每半年對(duì)員工檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，同時(shí)不定期查看，做到防蛀、防潮。

　?。?）每年年底清理當(dāng)年離職員工檔案、三年后銷(xiāo)毀。

　　（7）勞動(dòng)人事檔案，試用期人員的檔案在試用期間不歸案，待試用期滿(mǎn)簽訂勞動(dòng)合同完畢后，由人事專(zhuān)員負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸案。

　?。?）對(duì)員工人事戶(hù)口檔案公司不接納，如需要公司協(xié)助辦理接收手續(xù)，由公司人力資源部協(xié)助地方勞動(dòng)部門(mén)辦理。

　　5、查閱、借閱員工檔案的人員須是公司中級(jí)以上管理人員，且只能查閱其下屬的檔案。查閱、借閱員工檔案須填寫(xiě)“檔案查閱登記本”檔案借出不超過(guò)1個(gè)工作日。查閱、借閱檔案者負(fù)有保密義務(wù)和保管責(zé)任。

　　揭陽(yáng)市檔案整理服務(wù)公司檔案管理制度

　　一、總則

　　為加強(qiáng)公司文件、圖紙、合同、信函、資料以及電子文檔等檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　二、檔案管理

　　1、公司成立檔案資料庫(kù)，各部門(mén)相關(guān)資料應(yīng)按本制度規(guī)定完整及時(shí)存入檔案資料庫(kù)。

　　2、資料庫(kù)由行政部管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

　　3、管理員要負(fù)責(zé)公司檔案資料的收集、分類(lèi)、整理等工作。

　　4、管理員對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序、查找方便。

　　5、管理員要經(jīng)常對(duì)檔案資料庫(kù)進(jìn)行檢查，及時(shí)整理檔案資料庫(kù)；對(duì)借閱未及時(shí)歸還的資料進(jìn)行跟蹤。

　　三、檔案的收集與歸檔

　　1、各部門(mén)歸檔的資料按照各部門(mén)提交的資料清單時(shí)間為準(zhǔn)，按時(shí)交到行政部。

　　2、各部門(mén)主管應(yīng)積極配合檔案資料收集工作。

　　3、凡應(yīng)及時(shí)歸檔的資料，各部門(mén)主管應(yīng)配合行政部及時(shí)歸檔。

　　4、行政部將收集的資料按照部門(mén)分類(lèi)進(jìn)行歸檔，編制檔案目錄，存入檔案資料庫(kù)保管。

　　四、檔案保管

　　1、公司行政部設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜和檔案室，并具備防火、防潮、防鼠防蟲(chóng)等安全條件。

　　2、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　3、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　4、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司總經(jīng)理及相關(guān)負(fù)責(zé)人會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

　　五、檔案借閱

　　1、凡借閱檔案，需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在行政部登記，做好記錄。

　　2、借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

　　3、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。

　　4、借閱人使用完檔案后要及時(shí)歸還至行政部。

　　5、借閱人歸還資料時(shí)，檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　六、附則

　　1、本制度作為公司管理規(guī)章制度，經(jīng)過(guò)公司民主程序?qū)徸h通過(guò)后由總經(jīng)理簽署，向全體員工公示之后開(kāi)始實(shí)施。

　　2、本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。附《檔案借閱登記表》。