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江西檔案整理服務(wù)公司通過合理的規(guī)范制度,實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)管理,是提高工作質(zhì)量與效率的重要手段。檔案整理外包服務(wù)工作內(nèi)容包括:檔案整理,排序,編制案卷號(hào),檔案裝訂,粘貼卷脊,案卷目錄著錄,卷內(nèi)目錄著錄、歸檔文件目錄著錄,打印案卷封面,案卷目錄,卷內(nèi)文件目錄,全引目錄,文號(hào)索引等。裝盒排序,填寫并打印盒脊,按進(jìn)館要求將缺漏項(xiàng)目補(bǔ)充完整,使之達(dá)到進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。
江西檔案整理服務(wù)公司檔案鑒定銷毀制度
為了做好檔案鑒定銷毀工作,更好地保護(hù)珍貴檔案和重要檔案,剔除失去價(jià)值的檔案材料,制定本制度。
一、檔案鑒定工作,檔案的鑒定工作是對(duì)保管期限已滿,無繼續(xù)保存價(jià)值的案卷和對(duì)保存期限需升級(jí)或降級(jí)的案卷進(jìn)行價(jià)值鑒定,重新確定保管期限或銷毀。檔案的鑒定工作和銷毀工作同步進(jìn)行。
二、機(jī)關(guān)應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。檔案鑒定銷毀工作在本單位檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,小組成員由主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及檔案機(jī)構(gòu)或?qū)B殭n案人員三方面組成。具體工作由檔案部門或?qū)B殭n案人員和與形成檔案內(nèi)容有關(guān)的職能部門共同進(jìn)行。
三、檔案鑒定銷毀工作,在每年10月進(jìn)行,當(dāng)年已滿保管期限的檔案要在本月內(nèi)鑒定,銷毀完畢。
四、鑒定時(shí),要采取直接鑒定法,逐卷、逐件地審查文件,準(zhǔn)確地進(jìn)行分析,判定其價(jià)值。對(duì)保管期限需要調(diào)整的案卷或文件應(yīng)及時(shí)調(diào)整,對(duì)保管期限已滿或無繼續(xù)保存價(jià)值的案卷或文件予以剔除,剔除后應(yīng)在案卷目錄或卷內(nèi)備考表中加以說明。
五、編制檔案銷毀清冊(cè)一式二份,編制銷毀檔案內(nèi)容的分析報(bào)告一式二份。報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、批準(zhǔn),對(duì)已批準(zhǔn)銷毀的檔案,要繼續(xù)保存一段時(shí)間,經(jīng)驗(yàn)證確無利用價(jià)值,方可銷毀。
六、銷毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé),銷毀檔案與銷毀清冊(cè)登記內(nèi)容核對(duì)無誤后,由銷毀人和監(jiān)銷人共同到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀報(bào)告上簽字,隨同銷毀清冊(cè)一起歸檔永久保存。
七、檔案銷毀后,應(yīng)及時(shí)調(diào)整現(xiàn)存各類檔案排架順序,進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)并在相應(yīng)的檢索工具中注明,以保證利用工作的正常進(jìn)行。
檔案歸檔制度
一、凡是本村黨務(wù)、村務(wù)及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料均應(yīng)歸檔。
二、歸檔時(shí)間
各類文件材料應(yīng)于形成的次年三月底前按要求交給檔案室,會(huì)計(jì)檔案可在檔案人員指導(dǎo)下立卷。立卷后在財(cái)務(wù)主管部門存放一年后再移交檔案室保存,對(duì)于科研工程項(xiàng)目材料應(yīng)在項(xiàng)目完成或告一段落以后及時(shí)歸檔。
三、歸檔要求
1、歸檔文件應(yīng)“遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用”的原則進(jìn)行整理。
2、歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,或者以與一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等參閱材料一期為一件。
3、歸檔文件應(yīng)齊全完整。從整體上,各部門要將本部門應(yīng)歸檔文件收集齊全;從個(gè)體上,一份文件,一個(gè)事由其內(nèi)容完整無缺;已破損的文件予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制,復(fù)制件附于原件后一并歸檔。
4、整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝具、裝訂材料等要符合檔案保護(hù)要求。
5、分類。采用保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類方法。
6、排列。
?。?)一份文件中,正本在前,定稿在后;正件在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前,原件在后。
?。?)在一個(gè)保管期限一個(gè)年度中的若干份文件結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。
7、裝訂。歸檔文件按件裝訂,永久和長(zhǎng)期保管的要去掉金屬物,用符合要求的裝訂材料裝訂,不得壓字。
8、編號(hào)。
歸檔文件要逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章,如果上端無位置,也可在文件首頁(yè)前另附白紙,填寫文件題名后加蓋歸檔章,歸檔章盡量不要壓住字跡。
9、編目。
歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí),只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目,歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。
10、裝盒。將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。備考表置于盒內(nèi)文件之后,說明盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱,如“天津市檔案局”。盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、室編件號(hào)、室編盒號(hào)、館編件號(hào)、館編盒號(hào)。用號(hào)碼章在相應(yīng)欄內(nèi)從左至右打號(hào),室編件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào),中間用“/”號(hào)連接。其中“館編件號(hào)”與“館編盒號(hào)”不填。永久用紅色章,30年、10年用藍(lán)色章。
四、歸檔手續(xù)
歸檔的案卷,必須編制案卷目錄,清點(diǎn)核對(duì),做好檔案的流水登記和分類登記,各部門移交檔案時(shí)雙方要履行簽字移交手續(xù)。
檔案庫(kù)房管理制度
一、本村全部檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
二、檔案庫(kù)房(柜、架)要專用,做到庫(kù)房和閱覽分開。
三、檔案箱柜排放整齊,編號(hào)規(guī)范,指引卡標(biāo)識(shí)清楚。
四、檔案庫(kù)房要符合“入防”要求,保證檔案的安全。
五、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)要保持整潔,不得存放與檔案無關(guān)的物品。
六、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火,檔案人員能熟練操作滅火器。
七、庫(kù)房照明應(yīng)選用白熾燈,有防光設(shè)施,盡量減少紫外線對(duì)檔案的侵害。
八、庫(kù)房相對(duì)濕度應(yīng)保持在45-60%,溫度保持在攝氏14-24度,保持庫(kù)房通風(fēng)。
九、檔案人員應(yīng)經(jīng)常對(duì)室藏檔案進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
檔案利用借閱制度
一、本村檔案主要提供本村領(lǐng)導(dǎo)村民及上級(jí)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)使用,對(duì)外提供利用時(shí),借閱人需持單位介紹信或本人身份證,經(jīng)村主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方能借閱。
二、凡是借用、借閱檔案的人員,都要發(fā)行登記手續(xù),查閱會(huì)議記錄及重要檔案需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三、查閱檔案均在檔案閱覽室或辦公室內(nèi)進(jìn)行,一般不準(zhǔn)帶出。確因工作借出時(shí),要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理借閱手續(xù)方能借出,時(shí)間不超過兩天,借用完畢按時(shí)歸還,不得轉(zhuǎn)借他人。
四、借閱人員要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)在檔案上涂抹勾畫,更不能拆散更改檔案,查閱檔案時(shí)不得翻閱卷內(nèi)其他文件,不得擅自摘抄復(fù)制,確因工作需要摘抄復(fù)制時(shí),需經(jīng)管理人員批準(zhǔn)。
五、檔案人員要做好接待服務(wù)工作,并做好利用效果反饋記錄。
檔案安全保密制度
一、檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳貫徹,落實(shí)《檔案法》、《保密法》,嚴(yán)格遵守保密守則。
二、非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫(kù)房。
三、檔案管理人員要嚴(yán)格履行借閱、復(fù)印檔案的審批手續(xù),檔案借閱送還后要進(jìn)行檢查,及時(shí)注銷并做好查閱檔案情況記錄。
四、檔案人員未經(jīng)許可不得擅自摘錄保密檔案內(nèi)容,嚴(yán)禁將保密檔案借給他人。
五、定期清查檔案,發(fā)現(xiàn)檔案失泄密量,應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
六、堅(jiān)持鑒定制度,對(duì)保密期限屆滿的檔案應(yīng)及時(shí)解密;保密期限需要延長(zhǎng)的,由原確定密級(jí)和保密期限的部門或上級(jí)機(jī)關(guān)決定延長(zhǎng)期限。
七、檔案人員離開檔案室時(shí)要關(guān)好門窗,切斷電源,發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)采取措施。
八、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙
檔案工作人員崗位責(zé)任制
一、積極貫徹執(zhí)行各級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)性文件,努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),不斷提高政治與業(yè)務(wù)素質(zhì),結(jié)合本村實(shí)際做好檔案工作。
二、集中統(tǒng)一管理本村各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案,負(fù)責(zé)本村各種門類、各種載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作。
三、積極做好本村檔案信息開發(fā)利用工作,編制案卷目錄,全引目錄,編寫本村《組織沿革》、《大事記》或村史,建有檔案查閱和利用效果記錄。
四、積極提供檔案,為本村各項(xiàng)工作服務(wù),檔案人員要熟悉室藏及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案,并做好本村及下屬單位檔案工作的指導(dǎo)。
五、堅(jiān)持保密制度,杜絕遺失、泄密現(xiàn)象發(fā)生,確保檔案的完整與安全。
六、積極參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
七、隨時(shí)完成上級(jí)檔案行政管理部門和本村領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事宜。
檔案統(tǒng)計(jì)制度
一、案統(tǒng)計(jì)工作,要依照上級(jí)檔案部門統(tǒng)計(jì)制度要求,對(duì)檔案的立卷、收進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定、銷毀、利用、庫(kù)房、設(shè)備以及檔案專兼職人員等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并按規(guī)定時(shí)間及時(shí)、準(zhǔn)確的向上級(jí)主管部門和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)情況。
二、檔案統(tǒng)計(jì)工作,是檔案工作的重要內(nèi)容,是檔案工作成果的體現(xiàn)。必須認(rèn)真負(fù)責(zé),實(shí)事求是,不準(zhǔn)虛報(bào)、偽造。
三、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容
1、檔案的立卷、收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存數(shù)量等的統(tǒng)計(jì);
2、檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用的數(shù)量及效果的統(tǒng)計(jì);
3、檔案室的機(jī)構(gòu)、人員、庫(kù)房設(shè)備等情況的統(tǒng)計(jì);
4、檔案建設(shè)與管理所需經(jīng)費(fèi)及使用情況的統(tǒng)計(jì)。
四、檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求
1、綜合檔案室要把檔案統(tǒng)計(jì)工作納入檔案工作的日程,認(rèn)真做好,做到“家底”清楚,“帳目”與實(shí)物相符,準(zhǔn)確,真實(shí)可靠的反映檔案工作情況。
2、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位和報(bào)表格式,不得有任何隨意性。庫(kù)房面積為平方米;案卷數(shù)為他(冊(cè))數(shù);長(zhǎng)度為案卷豎放后的延長(zhǎng)米;金額按元計(jì)算;組合柜架按套;利用人次和利用卷(件)次要分別統(tǒng)計(jì);查全率和查準(zhǔn)率是利用者所查閱檔案數(shù)與提供檔案數(shù)的百分比。
3、平時(shí)要注意搞好統(tǒng)計(jì)資料的積累、整理和歸檔,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)允許不得擅自對(duì)外提供。
公司檔案管理規(guī)定
為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性,理順各類文書、資料的收集、整理、保管等工作程序,特制定本規(guī)定。
一、立卷歸檔范圍
1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的法律命令、指示、決定、決議、通知、信息、專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要及各類政策法規(guī);
2、公司向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、工作計(jì)劃及對(duì)下級(jí)部門的批復(fù);
3、公司重大事宜會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲及公司的各項(xiàng)制度、規(guī)定);
4、公司內(nèi)部及與有關(guān)單位往來的文件、協(xié)議及各類合同文書;
5、公司制訂的工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)、工程預(yù)決算及工作總結(jié);
6、公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議所形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件資料和會(huì)議紀(jì)要;公司參加外單位或上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議所帶回需貫徹執(zhí)行的文件材料;
7、公司技術(shù)改造、科研攻關(guān)申報(bào)項(xiàng)目的技術(shù)資料、土建工程和自制設(shè)備的技術(shù)資料與圖紙;
8、其它直接記述和反映公司及部門經(jīng)營(yíng)管理與職能活動(dòng)的,具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)參考價(jià)值的有效證券、證照(包括文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等)。
二、歸檔程序
1、公司歸檔文件、資料實(shí)行“季度歸檔”及年度歸檔制度,即每年的四、七、十和次年的一月為檔案資料歸檔期;
2、歸檔期內(nèi),由檔案管理員分別向各部門主管收集應(yīng)該歸檔的原始資料,各部門應(yīng)予積極配合和支持;
3、生產(chǎn)、基建、科研活動(dòng)中形成的文件資料,分別由產(chǎn)品生產(chǎn)、科研課題、工程項(xiàng)目、設(shè)備采購(gòu)和維修負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)積累,整理后歸檔;
4、經(jīng)營(yíng)管理及行政、群團(tuán)組織日常工作中形成的文件資料,由辦公室或業(yè)務(wù)部門按其管轄范圍指定專人負(fù)責(zé)收集,整理后歸檔;
5、各部門專用的收、發(fā)文件資料和信函,按文件的密級(jí)確定是否歸檔;凡機(jī)密以上的文件必須按《保密制度》要求予以歸檔。
三、歸檔要求
1、歸檔文件、資料必須齊全完整,照片、錄音、錄像必須同詳細(xì)文字說明材料一起歸檔;
2、歸檔文件、資料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理,應(yīng)準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、基建、科研、技術(shù)、質(zhì)量、人事、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容與歷史過程,符合自然形成規(guī)律;
3、歸檔文件、資料必須是原件,具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次變更修改件,重要的或利用頻率高的文件、資料可根據(jù)需求復(fù)制若干備份歸檔;
4、文件、資料歸檔時(shí),交接簽字手續(xù)完備。其制成材料易于長(zhǎng)久保存,禁用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、復(fù)寫紙等制成文件、資料歸檔;電子文件歸檔時(shí)實(shí)行“雙套制”,即將電子文件制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件與光盤同時(shí)存檔;
5、歸檔文件、資料應(yīng)按《檔案法》和公司《保密制度》要求進(jìn)行分類,立卷保存。案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要,并確定保管期限,原則上分為永久長(zhǎng)期(十五年以上)、短期(十五年以下)兩種。
四、文件的查閱與銷毀
1、查閱、調(diào)用檔案室文件資料,嚴(yán)格遵照《保密管理制度》執(zhí)行,認(rèn)真履行查閱審批程序,密件原則上不得查閱或調(diào)用。特殊情況時(shí),須由總經(jīng)理批準(zhǔn)同意,并嚴(yán)格控制知悉范圍;
2、檔案室除專職檔案管理員外,其他任何人不得進(jìn)入;檔案管理員應(yīng)隨時(shí)檢查檔案室的溫濕度控制與防火、防盜情況、確保其安全無患;
3、對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)失去保存價(jià)值的文件,檔案管理員應(yīng)定期登記、清理、造冊(cè),報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按《保密管理制度》的規(guī)定方式予以銷毀。任何部門或個(gè)人無權(quán)擅自處理。
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