如今我國早已將檔案資料做為工程項目工程驗收的規(guī)范之一，要是沒有詳細、工程檔案資料管理軟件的檔案資料不允許對其建筑項目開展工程驗收，怎樣搞好檔案保管，變成項目工程中的頭等大事。殊不知，傳統(tǒng)式檔案保管中的檔案文件分散化、百度收錄不立即、檔案資料使用率劣等問題依然是時下工程項目管理的制約。

　　一、工程檔案管理軟件怎么選

　　1、了解企業(yè)目前檔案管理現狀。需要了解的主要有：目前企業(yè)檔案類別、歸檔方式：影響對檔案軟件模塊功能需求的選購。企業(yè)歷年檔案量：通過預估檔案總量，預估后期檔案每年產生量，判斷做一套檔案系統(tǒng)的性價比。

　　2、了解企業(yè)經濟承受力?？梢耘c主管領導，進行溝通，了解企業(yè)愿意在文檔信息化上投入的預算范圍。

　　3、綜合考慮企業(yè)性質。如果是有上屬企業(yè)的，應參照上屬企業(yè)指導意見和標準購置，方便檔案的移交、接收。

　　4、明確想通過使用檔案管理軟件達到怎樣的效果。有的只想做好存儲和檔案資源共享，就對軟件功能要求很小;有的想從收集到借用實現信息化綜合管理，對軟件功能要求就很高。一定要明確需求，才能有效的和供應商進行溝通，選擇適合本企業(yè)的檔案管理軟件。

　　工程檔案管理軟件的優(yōu)勢

　　二、中博奧軟件工程檔案管理軟件的優(yōu)勢

　　1、統(tǒng)一平臺管理，工程檔案系統(tǒng)全把控

　　為其構建了一個一站式工程檔案管理平臺。企業(yè)通過一個平臺，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對實體與電子檔案實施同步管理。無論是工程實施過程中的過程文件，還是項目結束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實現規(guī)范化歸檔。

　　保障了歸檔及時性的同時，中船北部灣也能通過檔案到位情況，實時對工程項目進度進行監(jiān)控，推動了工程管理效率的提高。

　　2、有序化分類，滿足規(guī)范管理需求

　　通過自定義分類及屬性的功能，按不同工程項目對檔案進行了分類，并根據管理需求在對應分類下進行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項目從招投標階段、立項階段、建設階段到竣工驗收階段的各類報告、設計圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計、分析也有了支撐。

　　3、依權限利用，兼顧安全與高效

　　在項目工程的推進過程中，員工常常需要進行檔案的查詢、借用等。這時候，通過會博通受權限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實現檔案的高效協作與利用。檢索功能：應用搜索平臺，員工可隨時隨地在PC或移動端上，通過組合關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準找到所需檔案。

　　搜索結果將會依權限展示，僅擁有對應權限的用戶才能查看。借還功能：員工通過借閱流程，即可申請以線上、線下或線上線下結合的方式借用檔案。借還過程通過流程化處理，申請人、借閱用途、歸還日期都會一一自動登記，便于追溯。此外，管理人員可通過統(tǒng)計功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。

　　在新的發(fā)展趨勢下，建筑工程企業(yè)的檔案工作者需要不斷創(chuàng)新改進檔案管理模式，對檔案管理進行科學的、系統(tǒng)的規(guī)劃，不斷提升檔案管理水平。另一方面，建筑工程企業(yè)的檔案管理人員要不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，采取積極有效的保護措施和開發(fā)方案，推進建筑工程檔案科學化信息化管理，以更好地記錄城市發(fā)展、服務城市建設。

　　工程檔案管理軟件有哪些

　　中博奧工程檔案管理軟件匯總了國內同行軟件的精華功能,以企業(yè)工程成本管理和控制為核心，全面核算成本。對工程的預算管理、計劃進度、檔案管理、合同管理（購銷、承包及分包、周材和設備租入）、物資管理、勞務管理、自有設備管理（自有設備使用可實現自動計算租賃費）、租賃管理、材料供應商、財務管理、庫存管理、施工日志、簽呈管理、事務管理等進行全方位管理。

　　中博奧工程項目管理軟件科學地將項目管理思想和方法和諧、統(tǒng)一，使得長期以來困擾項目管理工作者的工期、進度、投資和成本情況無法整體動態(tài)管理的問題得到了全面而徹底的解決。

　　依據國際先進的管理理念，將進度/投資動態(tài)過程目標管理的方法有機結合，從而使PM2項目管理系統(tǒng)成為一種可操作性強、切實可行的管理工具和溝通手段。經過多家成熟客戶歷練與檢驗、調整與完善，項目管理系統(tǒng)已從當初的通用版發(fā)展成為以行業(yè)為導向、以項目特點為基礎、以集團多項目管理為依托的多行業(yè)、多版本的集團化管控系統(tǒng)。

　　計劃管理、進度管理、人力資源、材料管理、供應商管理、設備管理、采購管理、成本管理、投資管理、合同管理、招標管理等20多個功能模塊分布在軟件中，對項目進行全方位的數據收集、整理、匯總；項目報告、風險分析、項目評估、項目跟蹤、領導總覽、管理駕駛艙等10多個分析、建議模塊，對項目的整體情況進行分析并提出合理化的建議。

　　無論哪個行業(yè)、無論什么項目，項目管理系統(tǒng)都會有其專業(yè)化的行業(yè)產品及解決方案，對項目進行多角度、多層級的全方位管理與控制。

　　從決策、業(yè)務、管理、知識四個維度，支撐企業(yè)提升綜合管控能力、提效市場經營與項目運營管理。

　　項目管理系統(tǒng)主要流程：

　　項目管理系統(tǒng)實現建設目標：標準化模板庫、管理標準化、辦公與溫控管理、協同管理系統(tǒng)。解決項目地域跨度大、專業(yè)領域廣、工期跨度大、項目關聯參與方多、管理人員缺乏經驗、項目文件信息量大等難點。項目管理系統(tǒng)集成多業(yè)務平臺，實現多平臺之間數據共享。

　　如下圖：

　　工程項目管理系統(tǒng)，通過各種技術以及應用功能，為企業(yè)搭建一個圍繞工程建設全生命周期管理的企業(yè)級管理系統(tǒng)以及整體信息化平臺，不僅實現工程項目從投資分析、工程立項到竣工交付全過程完整生產管理，而且以成本管理為核心、以進度計劃為主線、以合同管理為載體，不僅實現成本、進度、質量、安全、合同、信息、溝通協調、工程資料等工程業(yè)務處理細節(jié)，實現工程全周期、全方位管理，以及進行資金、人力、材料、庫存各個方面的統(tǒng)一管理。