檔案資料整理首先要熟悉檔案的分類，把類分好，再按每類以產(chǎn)生檔案時間順序?qū)n案材料分成章，類別是固定的，章節(jié)是每個檔都不同的，整理出宗卷類和章好就是對檔案材料進行修飾，裝裱，統(tǒng)一按A4紙或其他格式（圖紙會有A8，A16二種格式）進行裝釘成冊。

　　檔案資料整理分別從文書檔案和科技檔案兩個層面來演示。

　　一、文書檔案整理

　　1、組件與排序

　　文書檔案的構(gòu)成相對單純，以件為單位整理歸檔，與該檔案的形成有密切內(nèi)在聯(lián)系的文件組為一件，在實際操作中更加靈活、實用。排序如下：

　?、僬呐c附件：正文在前，附件在后；

　　②正本與定稿：正本在前，定稿在后；

　　③原件與復(fù)制件：原件在前，復(fù)制件在后；

　　④會議紀要：終版（簽字/蓋章版）會議紀要+會上達成的重要文件+會議通知+會議簽到表+會議材料；

　?、菡埵九c批復(fù)（報告與批示）：批復(fù)/批示在前，請示/報告在后；

　?、尬募幚韱位虬l(fā)文稿紙與相關(guān)文件：文件處理單在前，收文（相關(guān)文件）在后。

　　需要注意的是：

　?、傥臅鴻n案的管理功在平時，要注重日常文件的收集，確保每一份歸檔文件齊全、完整，也就是“該歸則歸”。

　?、诓槐貭繌姼綍?，比如一次沒有正式發(fā)文通知的例行會議，沒必要把短信、微信通知截圖保存，或與之相關(guān)卻無關(guān)緊要的文件作為附件一并歸檔，一份會議紀要完全可以獨立成檔。也就是要剔除冗余文件，“不該歸不歸”。

　　2、分類

　　①首先要做個分類方案，最簡單明了的方法就是分類方案圖。

　?、谂空頇n案時，先根據(jù)分類方案，將每份文件固定位置用鉛筆標上類別。

　?、廴缓笤侔凑找欢ǖ囊?guī)律，比如檔案形成時間，將同一類檔案按先后順序排列起來。

　?、茏詈螅瑯俗n號或蓋上檔號章。

　　3、編頁碼

　?、俟ぞ撸?、2B鉛筆；2、數(shù)字章；3、手動/自動打碼機。根據(jù)習慣和需要選取合適的標碼工具。

　　②位置：非裝訂線一側(cè)下角。

　　③起始數(shù)：從數(shù)字“1”開始，不空頁、不跳碼（數(shù)）。

　?、芷鹬鬼摚航M件/卷后每一件/卷的首頁開始，至每一件/卷的最后一頁止。

　?、葑⒁猓何募瞻醉?、目錄、自制封皮、備考表不用標注頁碼。

　　4、標注檔號

　　檔號標注方式：

　?、偕w歸檔章/檔號章（六格歸檔章和兩格檔號章），填寫內(nèi)容，其中：

　　六格歸檔章填寫方法：第一格填寫全宗號，第二格年度，第三格室編件號，第四格機構(gòu)問題，第五格保管期限，第六格館編件號（或總頁數(shù)）。

　　企業(yè)里可選兩格檔號章，第一格填寫檔號中除卷/件序號外的其它段位，第二格填寫卷/件序號。

　?、阢U筆手寫，直接標注檔號。

　　企業(yè)結(jié)合相關(guān)標準和自身狀況，自行設(shè)置檔號編制規(guī)則。

　　企業(yè)里推薦使用鉛筆手寫標注檔號。

　　檔號標注（蓋歸檔章/檔號章）位置：

　　①檔案首頁右上角空白處；

　?、谌魺o空白處，可單獨做封面，檔號直接打印在封面右上角，或蓋檔號章。

　　5、目錄編制

　　目錄基本要素：

　　序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注，等。

　　目錄編制/填寫注意事項：

　?、倌夸浽O(shè)置應(yīng)切實，基本要素不缺失；

　　②格無虛設(shè)，應(yīng)填盡填，不空項。

　?、厶顚懸?guī)范，有據(jù)可依。

　　6、裝訂

　　常用檔案裝訂工具：

　　①訂書機、不銹鋼訂書釘、起釘器；

　?、谌滓痪€裝訂機或電鉆或打孔器、鉤錐（木柄錐）、剪刀、棉線或蠟線；

　　③縫紉機、鋼針、裁紙刀、剪刀、紙片、棉線或蠟線；

　?、軣崛勰z裝機、熱熔裝訂膠條。

　　裝訂步驟：

　　①去除釘、夾等金屬材質(zhì)類裝訂材料；

　?、谀ㄆ结斂住A痕等原來的裝訂痕跡（這步操作也是為電子化掃描做準備）。

　?、圻x擇合適的裝訂方式進行裝訂（三孔一線、直角裝訂、縫紉機裝訂、不銹鋼釘裝訂，等）。

　　7、備考表

　　填寫說明：

　?、倬?盒內(nèi)基本信息，包括：卷/盒內(nèi)主要內(nèi)容、起止件號及特殊情況說明等。

　　②立卷人：檔案整理歸檔人；檢查人：上級領(lǐng)導(dǎo)。

　?、哿⒕砣掌冢赫須w檔日期。

　　注意：

　　文書檔案一般是按年度歸檔，但日常整理而非批量操作的話，備考表立卷日期可統(tǒng)一為年末最后一日，或第二年第一月任意一天。

　?。萍迹椖抗こ蹋n案是按項目歸檔，可根據(jù)實際情況，或從項目竣工交付前后三個月內(nèi)選定立卷日期。）

　　8、裝盒

　　注意事項：

　?、偻缓袃?nèi)裝相同類別的檔案文件，不能混裝。

　?、跈n案盒內(nèi)存放內(nèi)容與順序：目錄（最上方）、檔案文件、備考表（最下方）。

　?、酆袃?nèi)檔案文件按檔號順序依次排列。

　?、芎袃?nèi)檔案不易裝得太滿，保留一定余地，以免損傷盒子，且便于插卷/件或更改。

　　9、盒脊

　　基本信息：

　?、贆n號（起止檔號）；②案卷題名。

　　拓展信息：

　?、俦９芷谙?；②密級；③機構(gòu)；④年度；⑤全宗號；⑥盒號，等。

　　方式：

　　①手工填寫：字跡工整、無涂抹，內(nèi)容準確、不含糊。

　?、诖蛴≌迟N：使用專用粘貼材料，貼緊、抹平、晾干；側(cè)封條略窄于盒脊，以減免使用過程中磨損側(cè)封條。

　?、蹤C打：需專門的檔案盒打印機。

　　檔案資料整理方案

　?、?、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　?、?、文件點收

　　文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：

　　檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

　　③、文件整理

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　4、宜三孔線裝(易拆開復(fù)印)

　?、?、檔案分類

　　1、檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2、檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

　　3、同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。

　　4、每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。

　　5、檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　6、有的`也可按照時間，如外來文件、公司內(nèi)部文件，財務(wù)資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等

　?、?、檔案名稱及編號

　　1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。

　　5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　?、?、檔號編定

　　1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

　　2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

　　3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

　　4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。

　?、摺w檔與檔案清理

　　1、歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

　　2、檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

　?、?、保存期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機關(guān)核準文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　⑨、檔卷清理

　　1.管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

　　2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

　　⑩、電子文檔

　　企業(yè)管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔，使用專業(yè)的檔案管理軟件進行管理，檔案目錄與紙質(zhì)一致，查找方便。OA軟件雖然可以實現(xiàn)無紙化辦公，并且具備文件管理的功能(須注意文件管理與檔案管理是兩個不同的概念)，但是實現(xiàn)文件歸檔與歸檔后的檔案管理還需要聯(lián)合檔案管理軟件來操作，從而實現(xiàn)科學(xué)、方便和快捷。