近日，為了更好地規(guī)范會計檔案管理，不斷提高會計檔案管理的規(guī)范化水平，計劃財務(wù)部開展會計檔案整理工作，該工作涉及集團(tuán)、交運、資源、沿南經(jīng)貿(mào)、交投、三門口、場站等多家公司2020年及之前的會計資料。

　　包括會計賬本、會計憑證、會計報表、銀行對賬單等，面對工作量大、要求高、時間短的實際情況，計劃財務(wù)部相關(guān)人員克服困難，認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)有序的整理檔案，做好檔案整理的每一步工作，確保分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范、編制科學(xué)、歸檔有序，會計檔案完備可查，為下一步移交工作做好充足的準(zhǔn)備。

　　會計檔案歸檔保存是財務(wù)工作的重要組成部分，是各項業(yè)務(wù)的重要紙質(zhì)憑證，財務(wù)部工作人員嚴(yán)格按照憑證保管制度整理裝訂會計檔案，保證了會計檔案完整、安全、有序、可查。

　　一、會計檔案定義

　　會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告(包括會計報表、附注和有關(guān)說明)及其他相關(guān)的會計核算資料，應(yīng)該進(jìn)行歸檔。

　　(1)會計憑證。會計憑證是指原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他會計憑證。

　　(2)會計賬簿。會計賬簿是指總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會計賬簿。

　　(3)財務(wù)報告。財務(wù)報告是指月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注和報名說明財政預(yù)、決算報表和審計報告以及資產(chǎn)評估報告等其他財務(wù)報告。

　　(4)其他類。稅務(wù)申報資料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，以及與財務(wù)有關(guān)的合同和文件等其他會計資料。

　　二、會計檔案的整理、歸檔要求

　　1.歸檔范圍

　　會計檔案歸檔范圍包括:會計憑證(原始憑證記賬憑證、匯總憑證)、會計賬簿(總賬、明細(xì)賬日記賬、輔助賬簿)、年度財務(wù)決算報告、會計保管清冊、會計移交清冊等。

　　2.保管期限

　　按照國家有關(guān)規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　3.分類

　　依據(jù)財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》，會計檔案分為五大類:報表類、賬簿類、工資單、憑證類、其他類。會計檔案分到三級類目:報表類430、賬簿類一431、工資單一432、憑證類一433、其他類-434。

　　4.組卷要求

　　(1)會計憑證按月份、憑證種類組卷。

　　(2)會計賬簿，一本組成一卷。

　　(3)會計報表按月份、季度、年度分別組卷。

　　(4)工資表按月份、季度、年度組卷。

　　(5)案卷厚度一般不宜超過25mm。

　　(6)會計檔案編號應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性的原則。每一核算單位的會計檔案采用“年度一類別一保管期限一流水號”排列方式。例如:2011-430-1-001、2011-4333-001……。

　　5.編目

　　目錄設(shè)置檔號、題名、類別、起止日期、頁數(shù)、保管期限、存放地點、備注等項。

　　—檔號:由“年度一類別一保管期限一卷冊號”組成。

　　—卷號:年度一類別一保管期限下的排列序號，從“001”開始標(biāo)注。

　　—類別:報表、賬簿、工資單、憑證、其他，在檔號中采用代碼標(biāo)識。

　　一題名:單位全稱或規(guī)范簡稱十會計年度十檔案名稱。例:メ×公司2011年9月會計憑證(402123174-402123198第1冊)。

　　—起止日期:填寫本卷會計檔案的起止日期用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。形式:2011-01-01。

　　—頁數(shù):本卷檔案的實際頁數(shù)。

　　—保管期限:會計檔案的保管期限分為永久、定期(10年、30年)兩類。保管期限應(yīng)從會計年度終了后的第一天算起。在檔號中采用代碼標(biāo)識:永久一1、30年一2、10年一3、……。

　　6.書寫材料、格式的要求

　　(1)各類會計憑證、賬簿、報表內(nèi)容及案卷封面、移交目錄要求用鋼筆或簽字筆書寫，采用耐久的墨汁、碳素墨水或藍(lán)黑墨水。禁止使用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水。

　　(2)對于計算機(jī)打印的各類報表、文件材料要求第一聯(lián)原件歸檔，并保證打印件清晰。

　　7.案卷裝訂的要求

　　(1)案卷用紙制品及線繩裝訂，卷內(nèi)一律不許有金屬物。

　　(2)裝訂時做到左下齊，無倒頁，不漏訂。

　　8.案卷封面的編制

　　(1)會計憑證封面項目:單位名稱、憑證類別、年度、月份、日期、順序號、本月共形成冊數(shù)、保管期限。

　　(2)會計賬簿封面項目:在封面粘貼標(biāo)簽，其項目包括單位名稱、年度、類別、賬簿名稱、頁數(shù)、保管期限、案卷號。

　　(3)會計報表封面項目:在封面粘貼標(biāo)簽，其項目包括單位名稱、年度(季度或月份)、類別、保管期限、案卷號。

　　9.案卷脊背

　　(1)會計憑證的脊背項目:全宗號、憑證類別年度、月份、起止日期、案卷號。

　　(2)會計賬簿和會計報表的脊背項目:全宗號年度、保管期限、起止卷號、類目名稱。

　　10.案卷排架

　　會計檔案的排列順序為:將同一年度的會計檔案按照類目名稱分為報表、賬簿、工資單、憑證，再按照不同的保管期限分別排列案卷順序。

　　三、會計檔案的歸檔與移交

　　(1)每年形成的會計檔案，由財務(wù)部、總經(jīng)理工作部機(jī)關(guān)財務(wù)處按照本細(xì)則的歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊(圖1-1-18)。

　　(2)當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后由財務(wù)部、總經(jīng)理工作部機(jī)關(guān)財務(wù)處暫時保管兩年兩年期滿之后，保管期限在15年以上的會計檔案由相關(guān)的財務(wù)部門編制移交清冊，移交檔案館統(tǒng)一保管。

　　(3)移交檔案館的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案館應(yīng)會同財務(wù)人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　(4)采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的內(nèi)容，應(yīng)將打印出的紙質(zhì)材料歸檔。

　　四、會計檔案的利用

　　(1)會計檔案歸檔后，原則上只允許本單位財務(wù)人員查閱并辦理查閱手續(xù)，本單位非財務(wù)人員、外單位人員等其他人員查檔的，需要首先向相關(guān)的財務(wù)管理部門申請，財務(wù)人員應(yīng)填寫檔案查閱申請單，經(jīng)相關(guān)的財務(wù)管理部門及主管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意、并由財務(wù)人員陪同，方可查閱會計檔案。査閱要求參見××有限公司本部檔案利用管理辦法與檔案移交(出)登記制度的相關(guān)規(guī)定。

　　(2)檔案館保存的會計檔案不得借出。財務(wù)人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一借閱。如有特殊需要，經(jīng)相關(guān)的財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供復(fù)制品，并辦理登記審批手續(xù)。

　　(3)査閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　(4)所有會計檔案一律不得攜帶出境。

　　(5)檔案人員要履行催促繳回的職責(zé)，借閱者借閱檔案資料如有損壞、遺失、不及時歸還并造成遺失或損害等情況，要對責(zé)任人按×××發(fā)電廠業(yè)績考核實施方案要求進(jìn)行考核。

　　五、會計檔案的銷毀

　　(1)會計檔案保管期滿，財務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊(圖1-1-19)，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　(2)需銷毀的會計檔案經(jīng)會計檔案鑒定委員會鑒定后，由財務(wù)部和檔案室共同編制會計檔案銷毀清冊，由財務(wù)部長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，同時要由財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門負(fù)責(zé)行文上報上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。

　　(3)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。

　　(4)從檔案館移出需執(zhí)行銷毀的會計檔案，需辦理移交手續(xù)。

　　(5)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案館和相關(guān)的財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告上級公司財務(wù)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。

　　(6)銷毀檔案時，必須注意保密，嚴(yán)禁送廢品收購站，要統(tǒng)一送メX×市指定的造紙廠進(jìn)行銷毀。

　　(7)會計檔案銷毀清冊要永久保存。會計檔案管理流程所示。

　　會計檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　一、會計檔案內(nèi)容

　　會計檔案，是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　具體包括：

　　（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　?。ǘ嬞~簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

　?。ㄈ┴攧?wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

　?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　各公司應(yīng)建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　二、會計檔案機(jī)構(gòu)

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國家機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負(fù)責(zé)收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機(jī)構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團(tuán)、科技、會計、經(jīng)營等方面的全部檔案。

　　2.會計檔案室

　　會計檔案室，是形成會計檔案較多的單位建立在財會部門的專門性會計檔案機(jī)構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強(qiáng)對會計檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機(jī)構(gòu)的會計檔案有效集中起來保管，以保證會計檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng)，需要建立專門的會計檔案室。

　　三、會計檔案的整理

　　1.會計憑證

　?。?）去掉憑證中的金屬物

　　（2）憑證以左上對齊為準(zhǔn)

　?。?）填寫會計憑證封面

　　會計憑證封面應(yīng)寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)，并由會計主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對于數(shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

　　（4）裝訂

　?。?）填寫會計憑證盒正面及側(cè)面

　　正面應(yīng)寫明單位名稱，起止時間，本月共幾冊、本盒是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)、保管期限，由會計主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　側(cè)面應(yīng)寫明哪年，幾月共幾冊，本盒是第幾冊，記賬憑證從第幾號到第幾號，保管期限，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　2.會計賬簿

　　整理歸檔時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：

　　（1）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應(yīng)在使用完的那一個年度歸檔。

　?。?）訂本賬中的空白頁不能拆去，應(yīng)保持賬簿本身的完整性；

　?。?）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。

　?。?）會計賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財務(wù)報告

　　會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會計檔案的整理立卷。

　　會計移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個清冊就是一個保管單位，編一個卷號，不需整理。

　　采用計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，整理方法不變。

　　四、會計檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門及人員

　　各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　2.保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　?。?）永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務(wù)報告；

　　（2）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；

　?。?）5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；

　　（4）3年的：月度、季度財務(wù)報告；

　　（5）l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。