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安順市檔案整理公司:近日,為進一步促進安順市檔案規(guī)范化管理,扎實做好檔案歸檔工作,經(jīng)開區(qū)組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn),并邀請市檔案館館長為培訓(xùn)人員授課。區(qū)黨工委副書記出席培訓(xùn)會并講話。各鎮(zhèn)(辦)、新型社區(qū)、區(qū)直各部門、各派駐機構(gòu)、各人民團體檔案分管負(fù)責(zé)人及檔案具體負(fù)責(zé)人參加培訓(xùn)。
要求,要提高站位,高度重視,始終圍繞中心、服務(wù)大局,找準(zhǔn)定位、積極創(chuàng)新,不斷提升檔案工作能力和水平。要加強學(xué)習(xí),規(guī)范管理。確保本部門的檔案資料齊全、完整、安全。要加強指導(dǎo),強化監(jiān)督,切實做好各類檔案的收集、匯總、分類、整理、歸檔等工作。
培訓(xùn)會上,館長從檔案的概念、工作、作用、整理以及實物檔案、照片檔案、檔案數(shù)字化工作的相關(guān)要求和知識進行講授。將業(yè)務(wù)規(guī)范和實踐疑難問題相結(jié)合,舉出大量實例,深入細(xì)致地為大家講解,從而更深層次地提高了檔案管理業(yè)務(wù)能力。
大家紛紛表示,通過培訓(xùn),對檔案整理規(guī)范和檔案法律法規(guī)有了更深的了解,對電子檔案管理和檔案數(shù)字化工作有了規(guī)劃和目標(biāo),為下一步提高機關(guān)檔案工作管理水平提供了技術(shù)保障。同時,此次培訓(xùn)對檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化,加強檔案工作建設(shè)起到了積極的推動作用。
事業(yè)單位檔案記錄著歷史沿革,在單位進行設(shè)立、變更、撤銷后,保證檔案管理規(guī)范完整尤為重要。凡涉及機構(gòu)設(shè)立、變更、注銷的事業(yè)單位,都需按照檔案整理規(guī)范,匯總整理成完整的紙質(zhì)檔案一式兩份,區(qū)委編辦和事業(yè)單位各留存一份。
檔案整理規(guī)范及要求
檔案整理單位范圍:進行過法人設(shè)立登記的事業(yè)單位,包括已完成注銷登記及正在進行注銷登記的事業(yè)單位,都需要進行檔案整理。已更名的單位,以更名后的單位名稱立卷,更名前的單位資料一并歸入;已完成注銷登記的單位,需要單獨立卷;事業(yè)單位的主管部門發(fā)生變化的,由變更后的主管部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)該事業(yè)單位進行檔案整理;事業(yè)單位注銷后,主管部門因機構(gòu)改革不存在的,由改革后的主管部門負(fù)責(zé)該事業(yè)單位的檔案整理。
歸檔材料范圍:事業(yè)單位法人設(shè)立登記、變更登記、注銷登記、證書補領(lǐng)、證書換領(lǐng)五項材料。
整檔材料清單
一盒為一卷,卷內(nèi)各類材料應(yīng)當(dāng)按照設(shè)立登記、變更登記、注銷登記、證書補領(lǐng)、證書換領(lǐng)的順序排列。
每件材料中的各份文件應(yīng)當(dāng)分別按照下列順序排列:
01、設(shè)立登記材料歸檔順序
1.1事業(yè)單位法人設(shè)立(備案)登記申請書;
1.2事業(yè)單位法定代表人登記申請表;
1.3事業(yè)單位章程;
1.4審批機關(guān)批準(zhǔn)設(shè)立的文件;
1.5擬任法定代表人現(xiàn)任該單位行政職務(wù)的任職文件;
1.6擬任法定代表人的居民身份證復(fù)印件或者其他身份證明文件;
1.7申請事業(yè)單位法人設(shè)立登記開辦資金確認(rèn)證明,2014年之前為驗資證明;
1.8住所證明材料:順序為住所證明、房屋授權(quán)使用證明、房產(chǎn)證復(fù)印件、土地證復(fù)印件、租賃合同;
1.9事業(yè)單位印章印跡備案書;
1.10資質(zhì)認(rèn)可證明或執(zhí)業(yè)許可證明文件;
1.11登記管理機關(guān)要求提交的其他相關(guān)文件,2016年以后指的是單位人員花名冊;
1.12信息公開備案書;
1.13信息公開網(wǎng)絡(luò)截圖或照片;
1.14國家電子政務(wù)外網(wǎng)數(shù)字證書中心機構(gòu)數(shù)字證書(U-key)申請表、國家政務(wù)外網(wǎng)數(shù)字證書中心電子認(rèn)證服務(wù)協(xié)議,2017年以后為《數(shù)字證書領(lǐng)取申請表》。
02、變更登記材料歸檔順序
2.1變更單位名稱的材料歸檔順序:
2.1.1事業(yè)單位法人變更登記申請書;
2.1.2審批機關(guān)的批準(zhǔn)文件;
2.1.3新單位印章的《事業(yè)單位印章印跡備案書》;
2.1.4舊單位印章的《事業(yè)單位印章封存申請表》;
2.1.5信息公開備案書;
2.1.6信息公開網(wǎng)絡(luò)截圖或照片;
2.1.7變更前的《事業(yè)單位法人證書》正本;
2.1.8變更前的《事業(yè)單位法人證書》副本。
2.2變更住所的材料歸檔順序:
2.2.1事業(yè)單位法人變更登記申請書;
2.2.2住所證明;
2.2.3房屋授權(quán)使用證明;
2.2.4房產(chǎn)證復(fù)印件;
2.2.5土地證復(fù)印件;
2.2.6租賃合同;
2.2.7信息公開備案書;
2.2.8信息公開網(wǎng)絡(luò)截圖或照片;
2.2.9變更前的《事業(yè)單位法人證書》正本;
2.2.10變更前的《事業(yè)單位法人證書》副本。
2.3變更宗旨和業(yè)務(wù)范圍的材料歸檔順序:
2.3.1事業(yè)單位法人變更登記申請書;
2.3.2審批機關(guān)的批準(zhǔn)文件;
2.3.3資質(zhì)認(rèn)可證明或執(zhí)業(yè)許可證明文件;
2.3.4信息公開備案書;
2.3.5信息公開網(wǎng)絡(luò)截圖或照片;
2.3.6變更前的《事業(yè)單位法人證書》正本;
2.3.7變更前的《事業(yè)單位法人證書》副本。
2.4變更法定代表人的材料歸檔順序:
2.4.1事業(yè)單位法人變更登記申請書;
2.4.2事業(yè)單位法定代表人登記申請表;
2.4.3現(xiàn)任法定代表人免職文件;
2.4.4擬任法定代表人任職文件;
2.4.5擬任法定代表人居民身份證復(fù)印件或者其他身份證明文件;
2.4.6原法定代表人的離任審計結(jié)果;
2.4.7信息公開備案書;
2.4.8信息公開網(wǎng)絡(luò)截圖或照片;
2.4.9變更前的《事業(yè)單位法人證書》正本;
2.4.10變更前的《事業(yè)單位法人證書》副本。
2.5變更經(jīng)費來源的材料歸檔順序:
2.5.1事業(yè)單位法人變更登記申請書;
2.5.2經(jīng)費來源改變的證明文件;
2.5.3信息公開備案書;
2.5.4信息公開網(wǎng)絡(luò)截圖或照片;
2.5.5變更前的《事業(yè)單位法人證書》正本;
2.5.6變更前的《事業(yè)單位法人證書》副本。
2.6變更舉辦單位的材料歸檔順序:
2.6.1事業(yè)單位法人變更登記申請書;
2.6.2審批機關(guān)的批準(zhǔn)文件;
2.6.3信息公開備案書;
2.6.4信息公開網(wǎng)絡(luò)截圖或照片;
2.6.5變更前的《事業(yè)單位法人證書》正本;
2.6.6變更前的《事業(yè)單位法人證書》副本。
2.7變更開辦資金的材料歸檔順序:
2.7.1事業(yè)單位法人變更登記申請書;
2.7.2事業(yè)單位法人變更登記開辦資金確認(rèn)證明,2014年之前為驗資證明;
2.7.3事業(yè)單位《資產(chǎn)負(fù)債表》;
2.7.4事業(yè)單位《收入支出決算表》或《利潤表》;
2.7.5信息公開備案書;
2.7.6信息公開網(wǎng)絡(luò)截圖或照片;
2.7.7變更前的《事業(yè)單位法人證書》正本;
2.7.8變更前的《事業(yè)單位法人證書》副本。
03、注銷登記材料歸檔順序
3.1事業(yè)單位法人注銷登記(備案)申請書;
3.2撤銷或者解散的證明文件;
3.3舉辦單位批準(zhǔn)的清算報告;
3.4擬申請注銷登記公告的憑證;
3.5事業(yè)單位印章封存申請表;
3.6單位人員移交書或人員編制信;
3.7變更前的《事業(yè)單位法人證書》正本;
3.8變更前的《事業(yè)單位法人證書》副本。
04、證書補領(lǐng)材料歸檔順序
4.1事業(yè)單位法人證書補(換)領(lǐng)申請書;
4.2發(fā)布原《事業(yè)單位法人證書》作廢公告的憑證;
4.3未遺失或者損毀的《事業(yè)單位法人證書》正本;
4.4未遺失或者損毀的《事業(yè)單位法人證書》副本。
05、證書換領(lǐng)材料歸檔順序
5.1事業(yè)單位法人證書補(換)領(lǐng)申請書;
5.2損毀的《事業(yè)單位法人證書》正本;
5.3損毀的《事業(yè)單位法人證書》副本。
檔案整理方法
1.證書放置
按照“靠下靠左”的原則,每份材料的下邊緣應(yīng)與文件皮下邊緣重合,左邊緣與文件皮內(nèi)裝訂線重合,且正向放置,除證書正本和副本。
證書正本(A3):左邊緣與文件皮內(nèi)裝訂線重合,右邊緣距離文件皮右側(cè)折疊線0.5cm向左折疊,再將折疊部分向右折,確保統(tǒng)一社會信用代碼和二維碼的完整。(如上圖左所示)
證書副本(B5):以A4空白紙為底面,把B5副本橫放,上下居中,左邊緣距離A4紙左邊緣2cm進行粘貼,只固定左側(cè)。之后將證書整體向左折,使證書右邊緣與A4紙右邊緣重合。(如上圖右所示)
2.盒內(nèi)目錄
盒內(nèi)目錄用A4紙打印,每頁14行,放盒內(nèi)最上面。設(shè)立登記件號“1-015”中的“1”表示設(shè)立登記,“015”表示2015設(shè)立;變更登記件號“2-161”中的“2”表示變更登記,“161”中的“16”表示2016年,尾數(shù)“1”表示第一次變更登記,以此類推。業(yè)務(wù)類型簡寫方式要按照模板填寫。字體、格式如表所示:
3.件目錄
件目錄用A4紙打印,每頁14行,裝訂到件首頁,頁次是指該文件在該件檔案中的起始頁碼。