檔案是項目工作的“見證者”和“記錄者”。為確保項目檔案材料的收集齊全、整理規(guī)范，充分發(fā)揮檔案在推進項目工作中的獨特作用，衡陽檔案整理服務公司扎實做好扶貧項目材料收集及檔案整理工作。

　　為確保項目檔案收集、整理規(guī)范完整，衡陽檔案整理服務公司按照項目材料清單目錄內容，逐項收集材料，包括項目出庫材料、批復及實施前公示公示公告材料、施工材料、驗收材料、竣工后公告材料、決算審計材料以及報賬材料等，確保項目檔案資料存檔完整、整理規(guī)范、標注清晰。

　　一、什么是建設工程檔案資料？

　　基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

　　二、檔案資料如何管理？

　　1.工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

　　2.為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

　　3.工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續(xù)。

　　4.設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細賬。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

　　5.購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。

　　三、歸檔文件的質量規(guī)定

　　1.凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。

　　2.施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

　　3.調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　4.主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。

　　5.書寫規(guī)定

　　5.1書寫字跡工整，圖樣清晰。

　　5.2書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

　　5.3文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發(fā)的有關規(guī)定。

　　6.書寫材料的大小尺寸應規(guī)范，裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息。

　　五步理清建設工程檔案資料

　　同步收集

　　工程檔案包含立項文件、施工合同、設計資料、監(jiān)理文檔、竣工決算等多項內容，在工程開展的各環(huán)節(jié)中實時收集資料，在資料送審環(huán)節(jié)直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

　　完整、準確、真實

　　工程檔案專業(yè)性強，且與公司的投資成本緊密相關，重要性非同小可。全體員工、分公司工程人員進行檔案審核方面的專門培訓。結合實際對關鍵審核要點再次作了提煉：

　　完整性：各環(huán)節(jié)文檔齊備、簽字蓋章齊全。

　　準確性：除各類技術參數外，重點審核工程量、設計變更、材料平衡數據。

　　真實性：重點根據文本內容，再次確保隱蔽工程100%到現(xiàn)場記錄及簽證手續(xù)完備。

　　學習與合作

　　學習先進歸檔經驗，做好資料臨時保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動速度快，數量龐大，臨時保管也是重要課題。經過學習，工程建設部對收集的資料進行分類、編號，統(tǒng)一存放，確保資料妥善保管。

　　通過學習平臺檢索及實地考察，思考并形成對歸檔后資料的調閱使用管理模式，即創(chuàng)建通過索引目錄實現(xiàn)資料的齊全及追溯管理模式。

　　編寫“檔案目錄”

　　工程建設平均每年專項達到20個以上，單項建設量更是高達上萬個。各類文檔的追溯與尋找十分困難。應在各單項工程生命周期中，以單項任務號為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設部，紙質文檔移交綜合辦，實現(xiàn)清晰索引，并雙重備份。

　　斷舍離

　　隨著工程建設工作的開展，工程檔案管理也經歷了多次模式轉變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現(xiàn)象。應定期對老資料進行全面清查，逐個核實，力爭不多頭管理、不重復歸檔，排除管理干擾，減少無效管理成本。

　　鐵路建設項目監(jiān)理檔案整理流程及注意事項

　　一、檔案的概念：

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像、電子文件等形式的歷史記錄。(這句話揭示了檔案的原始性、真實性的本質屬性)

　　二、檔案的分類：

　　按檔案產生的領域分：文書檔案、科技檔案及各種專門檔案（如會計檔案、干部檔案、訴訟檔案等等）

　　按檔案的制成材料分：紙質檔案、非紙質檔案

　　按信息表達方式分：文字檔案、音像檔案

　　按記錄方式分：普通檔案、電子檔案

　　按立檔案單位性質分：黨政機關檔案、企業(yè)檔案、軍隊檔案、農村檔案

　　按時期分：建國前檔案、建國后檔案

　　目前，被人們普遍認可的現(xiàn)實種類有文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案。

　　專業(yè)檔案具體分類很多，比如：會計檔案、人事檔案、社保檔案、公積金檔案、審計檔案、婚姻檔案、環(huán)評保護檔案、國土資源檔案、金融業(yè)務檔案、移民檔案、病歷檔案、醫(yī)保檔案、許可檔案、執(zhí)法檔案、學籍檔案等

　　科技檔案具體分為基建檔案、設備檔案、科研檔案、產品檔案

　　三、基建檔案

　　(一)、基建檔案概念

　　基建檔案：全稱是“基本建設檔案”指在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程規(guī)劃、勘察、設計、施工、監(jiān)理、使用、維修活動中直接形成并整理歸檔的科學技術文件材料。

　　(二)、基建檔案歸檔范圍

　　基建項目類：每一個單項基建工程基本上都可以分成前期準備、設計、施工(監(jiān)理)、竣工驗收和使用維護五個階段形成的文件材料。其歸檔范圍是：

　　1、前期準備階段：

　　包括每一個工程項目建議書、批復、設計任務書、選址、投資計劃、上級下達的基建計劃、追加投資的請示、批復、征地、報建、工程合同、協(xié)議等

　　2、設計階段文件

　　包括工程勘察報告、總體規(guī)劃設計文件、初步設計文件、技術設計文件、施工圖設計文件等。

　　3、施工(監(jiān)理)階段文件

　　包括施工組織設計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標準、原材料及預制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術總結等。同時包括監(jiān)理工作專項報告、驗證材料及監(jiān)理工作中形成的文件材料等。

　　4、竣工驗收階段文件

　　包括竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結等

　　5、使用維護階段文件

　　包括在使用、維修、管理、維護、改造、擴建中形成的文件。