荊州檔案：荊州市國土資源局積極與市林業(yè)局聯系，按照《湖北省林業(yè)廳關于林業(yè)部門不動產登記工作移交與銜接中幾個問題的通知》的要求，就林權登記臺賬的移交達成共識：以現有林權登記臺賬為基礎，國土資源局組織力量將荊州城區(qū)所有林權紙質檔案全部進行規(guī)范化整理和數字化后，將紙質檔案交還給林業(yè)局，雙方就經過確認的電子臺賬辦理移交手續(xù)。

　　荊州市國土資源局收集了城區(qū)林權發(fā)證所有紙質檔案、林權發(fā)證執(zhí)行的相關技術規(guī)程、各區(qū)電子臺賬等必要資料后，發(fā)現林權檔案的現狀與不動產登記檔案管理辦法所提的要求有一定的差距。針對林權檔案存在的問題，提出對林權檔案科學管理“六步走”的方法。

　　一、將電子臺賬與紙質檔案對應清理。

　　荊州市國土資源局對電子臺賬與紙質檔案進行了對應清理工作。經與林業(yè)局核實，將有紙質檔案但是沒有對應電子臺賬數據記錄的205宗檔案補全缺失內容；電子臺賬數據中有34條數據未找到對應的紙質檔案，經過核查發(fā)現這些檔案是屬于資料打印錯誤；將電子臺賬中11條沒有錄入林權證號也找不到對應的紙質檔案數據與林業(yè)局進行核實，明確其屬于錄入后作廢；權利人名稱錯誤的檔案，核查后以紙質檔案身份證信息為準進行了更正。

　　二、規(guī)范整理林權紙質檔案，打好數字化基礎。

　　荊州市國土資源局對每宗林權紙質檔案進行規(guī)范化的封裝整理，確定每件檔案的目錄清單；接著按照登記審批表、申請書、身份證明、合同書、林權登記附圖、公告、其他材料的順序對所有檔案進行整理、編頁。

　　三、依托現有臺賬，認真梳理關聯關系。

　　凡在臺賬“備注”欄中注明了“變更”“注銷”的檔案，對其紙質檔案進行相應的標注，梳理好邏輯關系。同時，整理相應的抵押權、查封登記、異議登記的信息并在檔案中進行標注。

　　四、確定唯一的檔案號，為數據查詢做準備。

　　荊州市按照電子臺賬對應紙質檔案的要求進行檔案編號，作為今后掃描件和紙質件數據對應項。將編號、整理后的林權紙質檔案分宗進行掃描，并按檔案清單上的內容分類進行掛接，完成林權檔案的數字化建庫工作。

　　五、整理林權登記電子臺賬，建立林權電子登記簿。

　　荊州市遵循四個原則對現有林權登記電子臺賬進行規(guī)范整理。一是完整原則,對必填項要補充和完善；二是一致原則，整理數據過程中對原始數據嚴格與紙質檔案核對，保證數據的一致性；三是規(guī)范原則，依據不動產登記標準，對現有電子臺賬數據進行梳理并規(guī)范；四是現勢性原則，對電子臺賬中的無效數據進行檢查、剔除，在相應信息檔案中建立追索關系。

　　按照《不動產登記數據整合建庫技術規(guī)范》（試行）中要求和上述四條原則，荊州市國土資源局將搜集的電子臺賬進行分析，找出源數據與不動產登記簿要求之間的差異，在屬性結構一致的前提下，確定各必填項屬性，林權編號、坐落、面積、發(fā)包方、業(yè)務號、林地權利人、證件類型、證件號、共有情況、權利人類型、登記類型、登記原因、林地使用期限、森林/林木所有權人、主要樹種、株數、林種、起源、造林年度、小地名、林班、小班、不動產權證號、登記時間、登簿人、附記等信息。對應紙質檔案就必填屬性進行信息缺漏補全工作。將本宗地的地役權、抵押權、查封登記、異議登記的信息分別轉入到對應的數據表中并保持關聯。

　　六、開展成果檢查。

　　城區(qū)林權紙質檔案整理成果：沙市區(qū)423件、荊州區(qū)2150件。城區(qū)檔案數字化成果：沙市區(qū)4892張；荊州區(qū)20388張。為方便今后查詢及檢索，嚴格按照不動產林權登記的要求，對檔案的編號、掃描精度、內容掛接是否對應、電子登記簿事項是否填寫齊全等方面采用15%隨機方式進行檢查和驗收。

　　截至2016年2月底，荊州市已發(fā)不動產權證書15285本，按照不動產檔案管理要求，將收集的紙質報件內容按規(guī)定進行數字化及分類上傳，紙質件不再流轉；需要查詢原權屬來源資料時通過社會公眾服務平臺查看原電子檔案予以確認；經過核定后，在繕證環(huán)節(jié)將已打印的不動產權利證書掃描，對該業(yè)務的電子檔案進行歸檔；辦證結果數據同步在社會公眾服務平臺上予以更新。

　　為方便林權登記辦理，荊州市國土資源局將此次檔案整理的全部成果批量轉入社會公眾服務平臺，今后林權檔案的辦理，可直接查詢調用社會公眾服務平臺中的相關數據資料，為林權快速登記、查詢打下了良好的基礎。

　　荊州檔案整理服務公司

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。

　?。ㄒ唬n案整理的類型檔案整理可以分為三種類型：系統排列和編目、局部調整和全過程整理。

　?。ǘn案整理的內容和步驟

　　檔案整理的內容，包括系統化和編目兩部分。檔案整理工作的主要步驟有：區(qū)分全宗-全宗內檔案的分類--立卷（組件）--案卷（件）的排列--檔號的編制--案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。

　?。ㄈn案整理的原則

　　按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用。所謂文件之間的歷史聯系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內在聯系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。全宗的基本含義有三方面：全宗是一個有機整體；全宗是在一定的歷史活動中形成的；全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。

　　（二）立檔單位及其構成條件

　　立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。立檔單位的構成條件：可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；是一個會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算；設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

　　（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

　?。保喔娜谔幚?；

　?。玻n單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理；

　　３．立檔單位其他變化情況的全宗處理。

　?。ㄋ模┤诘难a充形式

　　全宗的補充形式。主要有：聯合全宗；匯集全宗；檔案匯集。

　?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內部文件三種情況。

　　三、全宗內檔案的分類

　?。ㄒ唬┓诸惖幕疽罂陀^性；邏輯性；可操作性。

　?。ǘ┓诸惙椒?/p>

　　檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據，歸納起來有按來源分類、按時間分類、按內容分類和按形式分類等類型。

　　（三）分類方案的編制

　?。保畽C關全宗分類方案的編制機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法，將全部檔案分為文書類、業(yè)務（專門）類、科技類、會計類、特殊載體類等類目，每個一級類目再根據其檔案的特點，劃分二、三級類目。

　　２．企業(yè)全宗分類方案的編制

　　工業(yè)企業(yè)檔案分類一般設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

　　四、檔號和目錄的編制

　?。ㄒ唬n號編制原則

　　檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：唯一性原則；合理性原則；穩(wěn)定性原則；擴充性原則；簡單性原則。

　?。ǘn號的結構

　　分為三種：第一種結構為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號。第二種結構為：全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號。第三種結構為：類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號。

　?。ㄈn號的編制方法

　　全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、案卷號、年度、保管期限、組織機構或問題、件號、頁（張）號的編制方法。

　?。ㄋ模┠夸浀木幹凭幹颇夸浭钦砉ぷ鞯淖詈笠徊健Ａ⒕碚響幹瓢妇砟夸?，組件整理應編制歸檔文件目錄。