檔案室借助廣州檔案整理承包服務(wù)公司的力量聚焦公司攻堅(jiān)創(chuàng)效和高質(zhì)量發(fā)展，扎實(shí)推進(jìn)檔案資源建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)等業(yè)務(wù)工作，立足于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化強(qiáng)化檔案日常管理和綜合利用，檔案管理水平不斷提升。檔案管理水平不斷提升，嚴(yán)格落實(shí)檔案借閱利用相關(guān)制度，積極提供各類(lèi)檔案的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和借閱服務(wù)。

　　廣州檔案整理承包服務(wù)公司根據(jù)檔案目標(biāo)管理要求，檔案室建立健全檔案管理辦法，細(xì)化了檔案保管、借查閱、鑒定與銷(xiāo)毀等管理制度，對(duì)公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的所有管理類(lèi)、勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)、基建類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、科研類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)等紙質(zhì)、聲像和實(shí)物資料按照檔案業(yè)務(wù)要求規(guī)范整理、錄入系統(tǒng)、排列上架，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”，歸檔率達(dá)100%。

　　廣州檔案整理承包服務(wù)公司淺談企業(yè)檔案整理

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過(guò)整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動(dòng)面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

　?。ㄒ唬n案整理的類(lèi)型

　　檔案整理可以分為以下三種類(lèi)型：

　　1、系統(tǒng)排列和編目；2、局部調(diào)整；3、全過(guò)程整理

　?。ǘn案整理的內(nèi)容和步驟

　　檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠?。檔案的系統(tǒng)化，就是對(duì)檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)、組織案卷、有序排列，使這構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫(xiě)、檔號(hào)和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

　　（三）檔案整理的原則

　　檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

　　1、保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。

　　2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)

　　充分利用原有的整理基礎(chǔ)

　　充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對(duì)于已經(jīng)整理過(guò)的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國(guó)檔案蜀慣稱(chēng)的“充分利用原基礎(chǔ)”。

　　3、便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗的一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個(gè)基本原則和核心理論。

　　（二）立檔單位及其構(gòu)成條件

　　立檔單位，又稱(chēng)全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個(gè)人。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

　　1、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；

　　2、是一個(gè)的會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；

　　3、設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)人員，有一定的人事任免權(quán)。

　　其中，第一個(gè)條件是首要的，必要的條件，后兩個(gè)是補(bǔ)充條件。

　　（三）立檔單位變化對(duì)全宗劃分的影響

　　1、政權(quán)更迭的全宗處理

　　2、立檔單位其他變化發(fā)生根本性變化的全宗處理

　　3、立檔單位其他變化情況的全宗處理

　?。ㄋ模┤诘难a(bǔ)充形式

　　1、聯(lián)合全宗；2、匯集全宗；3、檔案匯集

　　（五）判定檔案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對(duì)于那些沒(méi)有標(biāo)明作者或收受者的“無(wú)頭無(wú)尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證，綜合判定其所屬全宗。

　　三、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)

　?。ㄒ唬┓诸?lèi)的基本要求

　　全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類(lèi)別，使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。它包括分類(lèi)方法的選擇、分類(lèi)方案的制訂、檔案歸類(lèi)和案卷排列等內(nèi)容。

　　分類(lèi)應(yīng)遵循以下基本要求：

　　1、客觀性；2、邏輯性；3、可操作性

　　（二）常用的分類(lèi)方法

　　檔案分類(lèi)法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱(chēng)“分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)”、“分類(lèi)原則”或“分類(lèi)特征”。全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的方法很多，常用的主要有以下四種：

　　1、年度分類(lèi)法；2、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法；3、問(wèn)題分類(lèi)法；4、門(mén)類(lèi)分類(lèi)法

　　（三）分類(lèi)方案的編制

　　所謂分類(lèi)方案，就是標(biāo)列各個(gè)層次的類(lèi)目名稱(chēng)，表示全宗內(nèi)檔案分類(lèi)體系的綱要，又稱(chēng)“分類(lèi)大綱”。分類(lèi)方案是檔案分類(lèi)的依據(jù)，但在分類(lèi)過(guò)程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。

　　1、機(jī)關(guān)全宗分類(lèi)方案的編制

　　機(jī)關(guān)全宗分類(lèi)方案的編制，應(yīng)以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案中，第一層次的分類(lèi)一般采用門(mén)類(lèi)分法。

　　2、企業(yè)全宗分類(lèi)方案的編制

　　根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)設(shè)置十個(gè)一級(jí)類(lèi)目，即黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案類(lèi)。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類(lèi)目，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類(lèi)目。

　　四、檔號(hào)和案卷目錄的編制

　　（一）檔號(hào)編制原則

　　檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔案的編制應(yīng)遵循以下原則：

　　1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩(wěn)定性原則；4、擴(kuò)充性原則；5、簡(jiǎn)單性原則。

　?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)

　　根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。

　?。ㄈn號(hào)的編制方法

　　1、全宗號(hào)的編制方法

　　全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類(lèi)全宗的順序號(hào)。

　　2、案卷目錄號(hào)的編制方法

　　案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專(zhuān)題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

　　3、類(lèi)別號(hào)的編制方法

　　類(lèi)別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類(lèi)別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)，在一個(gè)檔案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類(lèi)別號(hào)。

　　4、項(xiàng)目號(hào)的編制方法

　　項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門(mén)編制的項(xiàng)目代號(hào)。

　　5、案卷號(hào)的編制方法

　　案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

　　6、件號(hào)的編制方法

　　件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號(hào)，每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個(gè)類(lèi)目下的文件按排列次序流水編號(hào)。

　　7、頁(yè)（張）號(hào)編制方法

　　頁(yè)（張）號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，卷內(nèi)文件各頁(yè)（張）按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

　　（四）案卷目錄的編制

　　案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。

　　案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類(lèi)型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類(lèi)方案中的一級(jí)類(lèi)目為單位編制的分類(lèi)目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。