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科技檔案的整理工作,就是按照一定的原則和方法,對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目,并將其內(nèi)容與成分揭示出來的一種工作。
技檔案管理辦法科技檔案的系統(tǒng)整理,包括對(duì)于科技檔案的科學(xué)分類、組織、保管單位和有秩序地排列??萍紮n案全部整理工作,是通過歸檔前將科技文件材料組成保管單位,并將保管單位進(jìn)行基本編目,然后在歸檔后所進(jìn)行的工作。
整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫上架等工序,由科技檔案部門獨(dú)立完成。
1.組卷
?。?)科研檔案的組卷
按照課題階段分別組卷,包括可行性研究、立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段。
?。?)項(xiàng)目檔案的組卷
項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件:按照事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。
招標(biāo)投標(biāo)、合同文件:按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷。
勘察、設(shè)計(jì)文件:按階段、專業(yè)組卷。
施工技術(shù)文件:按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。
竣工圖:按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。
原材料質(zhì)量證明文件:按單位工程組卷。
信息系統(tǒng)開發(fā)文件:按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。
設(shè)備文件:按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)/套組卷。
監(jiān)理(監(jiān)造)文件:按監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文件種類組卷。
科研項(xiàng)目文件:按科研項(xiàng)目(課題)組卷。
竣工驗(yàn)收文件:按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。
?。?)設(shè)備檔案
按設(shè)備的臺(tái)(套)為單位組卷,一臺(tái)(套)設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。
2.案卷排列
科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律,按照系統(tǒng)性、成套性的特點(diǎn)進(jìn)行排列。
?。?)科研檔案的排列
按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)與過程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。
?。?)項(xiàng)目檔案的排列
項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件:結(jié)合主題、事由按時(shí)間順序排列。
施工文件:按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工(安裝)記錄、檢測試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收的順序排列。
信息系統(tǒng)開發(fā)文件:按照需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測試、運(yùn)行、驗(yàn)收的順序排列。
設(shè)備文件:質(zhì)量證明、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測試驗(yàn)和運(yùn)行維修的順序排列。
監(jiān)理文件:按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。
?。?)設(shè)備檔案的排列
按照購置文件、隨機(jī)文件、安裝文件、使用維護(hù)文件等順序排列,數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。
3.卷內(nèi)文件排列
科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。
(1)圖樣文件排列:
形成時(shí)編制了圖樣目錄,只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。
形成時(shí)沒有編制圖樣目錄,排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序?yàn)椋嚎傮w布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖(立面圖、剖面圖)、大樣圖等。
總體性、綜合性的圖樣在前,局部性的圖樣居中,細(xì)部的、大樣性的圖樣在后。
?。?)文字文件排列:
按重要程度排列,重要文件在前,次要文件在后:按時(shí)間排列,按照科技文件的形成時(shí)間或者內(nèi)容所反映的時(shí)間排列;按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列,對(duì)反映同意問題的來問和復(fù)文,正文和附件,復(fù)文在前,來文在后,正文在前,附件在后,正本在前,定稿在后。
?。?)圖文混合文件的排列:
案卷內(nèi)的文字文件對(duì)整個(gè)對(duì)象(產(chǎn)品、工程、課題等)或整個(gè)案卷(部件、專業(yè)等)或多份圖樣進(jìn)行的總體說明,則文字文件在前,圖樣在后;案卷內(nèi)的文字文件只是對(duì)案卷內(nèi)的某份圖樣文件進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的說明的,則圖樣在前,文字在后。
4.裝訂
?。?)去除易氧化的金屬裝訂用品。
(2)卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的,應(yīng)折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風(fēng)琴式。
?。?)對(duì)于破損的、小于A4幅面的文件要修復(fù)和托裱
?。?)成冊(cè)的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。
?。?)以件為單位裝訂的,在每件文件的首頁右上角加蓋檔號(hào)章。
?。?)一般采用三孔一線的方式裝訂。
5、編寫卷內(nèi)文件頁碼
?。?)卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼,以有效內(nèi)容的頁面為一頁。
(2)統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“001”開始依次標(biāo)注。
?。?)印刷成冊(cè)的已有也好的文件可以不再重新編寫頁碼。如成套圖樣、說明書、論文等,在編制時(shí)已經(jīng)編有頁碼,就不必另行重復(fù)編碼。
?。?)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。
6.編制卷內(nèi)目錄
卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。
?。?)序號(hào):使用阿拉伯?dāng)?shù)字從01起一次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。
(2)文件編號(hào):填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、醒目代號(hào)。
(3)責(zé)任者:填寫文件形成者或第一責(zé)任者。
?。?)文件題名:填寫文件或圖紙的全稱,文件沒有題名的,應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。
?。?)日期:填寫文件或圖紙的形成時(shí)間,要求以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。
?。?)頁號(hào)(以卷為單位裝訂):填寫每件文件首頁上標(biāo)注的頁號(hào),最后一件文件寫起止頁號(hào)。
?。?)頁數(shù)(以件為單位裝訂):卷內(nèi)文件以件為單位,采用不裝訂組卷的,填寫每件文件總頁數(shù)。
7.填寫案卷封面和脊背
?。?)檔號(hào):由全宗號(hào)、分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)或者目錄號(hào))、案卷號(hào)組成:
全宗號(hào):需向檔案館移交的檔案,其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定,不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號(hào)。
分類號(hào):根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。
項(xiàng)目代號(hào):由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或者代號(hào)確定。
目錄號(hào):目錄編號(hào)。
案卷號(hào):填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。
?。?)案卷題名:
簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容,主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或者代號(hào),結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。
?。?)立卷單位:
填寫負(fù)責(zé)組卷部門或者單位。
?。?)起止日期:
填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。
?。?)密級(jí):
填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。
?。?)保管期限:
填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。
8.填寫卷內(nèi)備考表
?。?)互見號(hào):
填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號(hào),并在括號(hào)內(nèi)注明其載體類型。
?。?)說明:
標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁數(shù),卷內(nèi)文件殘缺破損的情況,在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。
?。?)立卷人:
由立卷責(zé)任者簽名,一般是檔案整理者。
?。?)立卷日期:
填寫完成立卷的時(shí)間。
?。?)檢查人:
由案卷質(zhì)量審核者簽名,一般是科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,或者檔案室主任、鑒定小組組長。
?。?)檢查日期:
填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。
9.編制案卷目錄
案卷目錄是案卷的名冊(cè),是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表,是檔案檢索、統(tǒng)計(jì)和管理的必要工具??萍紮n案案卷目錄一般按照一級(jí)類目分別編制,即科研、項(xiàng)目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。
案卷目錄上的檔號(hào)、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面上的內(nèi)容一致。
10.入庫上架
按照檔案密集架從上到下,從左到右的順序進(jìn)行排列??萍紮n案一般歸檔周期長,一個(gè)項(xiàng)目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以,科技檔案排架按最小類目進(jìn)行排列,并在后面都要留有相應(yīng)空間,以便存放新增檔案。
科技檔案管理辦法細(xì)則
科學(xué)技術(shù)檔案工作條例
第一章總則
第一條為了建立、健全科學(xué)技術(shù)檔案工作,完整地保存和科學(xué)地管理科學(xué)技術(shù)檔
案(以下簡稱科技檔案),充分發(fā)揮科技檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用,特制定本條例。
第二條科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)(以下簡
稱科研、生產(chǎn)、基建)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。
第三條科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分,各工業(yè)、交通、基建、科研、農(nóng)林、軍事、地質(zhì)、測繪、水文、氣象、教育、衛(wèi)生等單位(以下簡稱各單位),都應(yīng)當(dāng)把科技檔案工作納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。
第四條各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則,建立、健全科技檔案工作,達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。
第二章科技文件材料的形成和歸檔
第五條各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度,做到每一項(xiàng)科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng),都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存。
第六條各單位應(yīng)當(dāng)把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計(jì)劃中,列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。
第七條各單位在對(duì)每一項(xiàng)科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收的時(shí)候,要有科技檔案部門參加,對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗(yàn)收。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項(xiàng)目,不能驗(yàn)收。
第八條一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目,在完成或告一段落以后,必須將所形成的科技文件材料加以系統(tǒng)整理,組成保管單位,填寫保管期限,注明密級(jí),由課題負(fù)責(zé)人、產(chǎn)品試制負(fù)責(zé)人、工程負(fù)責(zé)人等審查后,及時(shí)歸檔。
第九條凡是需要?dú)w檔的科技文件材料,都應(yīng)當(dāng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰,有利于長久保存。
第十條科技檔案部門有責(zé)任檢查和協(xié)助科技人員做好科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔的工作。
第三章科技檔案的管理
第十一條科技檔案部門對(duì)接收來的科技檔案,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。
國務(wù)院所屬各工業(yè)、交通、科研、基建等專業(yè)主管機(jī)關(guān)(以下簡稱專業(yè)主管機(jī)關(guān)),應(yīng)當(dāng)擬定本專業(yè)系統(tǒng)的科技檔案分類大綱。
第十二條各單位應(yīng)當(dāng)建立和健全圖紙更改、補(bǔ)充的制度。更改、補(bǔ)充圖紙,必須履行審批手續(xù)。
第十三條科技檔案部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)地提供科技檔案為科研、生產(chǎn)、基建等各項(xiàng)工作服務(wù),并編制必要的檢索工具和參考資料。
借閱和復(fù)制科技檔案要有一定的批準(zhǔn)手續(xù)。
第十四條各單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)科技檔案的密級(jí)進(jìn)行審查,根據(jù)上級(jí)的規(guī)定,及時(shí)調(diào)整密級(jí),擴(kuò)大利用與交流的范圍。
第十五條科技檔案部門對(duì)科技檔案的利用效果,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的調(diào)查和建立借閱檔案的統(tǒng)計(jì)制度。
第十六條國務(wù)院所屬各專業(yè)主管機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)編制本專業(yè)的科技檔案保管期限表??萍紮n案的保管期限,分為永久、長期、定期三種。
第十七條各單位應(yīng)當(dāng)定期做好科技檔案保存價(jià)值的鑒定工作。鑒定的方法是直接鑒定檔案的內(nèi)容。鑒定工作要在總工程師或科研負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,由科技領(lǐng)導(dǎo)干部、熟悉有關(guān)專業(yè)的科技人員和科技檔案人員共同進(jìn)行。
第十八條要銷毀的科技檔案,必須造具清冊(cè),經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審定,報(bào)送上級(jí)主管機(jī)關(guān)備案。銷毀科技檔案,要指定監(jiān)銷人,防止失密。
第十九條保管科技檔案必須有專用庫房,庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋⒂蟹辣I、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施??萍紮n案部門應(yīng)當(dāng)定期檢查科技檔案的保管狀況。對(duì)破損或變質(zhì)的檔案,要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。
第二十條科技檔案部門對(duì)重要的科技檔案應(yīng)當(dāng)復(fù)制副本,分別保存,以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。
第二十一條引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的檔案,由引進(jìn)單位的科技檔案部門統(tǒng)一管理。
第二十二條凡是幾個(gè)單位分工協(xié)作完成的科技項(xiàng)目或工程,由主辦單位保存一整套檔案,協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外,應(yīng)將復(fù)制本送交主辦單位保存。
第二十三條凡單位撤銷或變動(dòng),以及建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關(guān)系時(shí),其檔案要妥善整理,并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后向接受單位辦理交接手續(xù)。
第二十四條科技檔案部門增添設(shè)備和用品的費(fèi)用,分別從企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)費(fèi)、科研費(fèi)和事業(yè)費(fèi)中開支。
第二十五條新建的企業(yè)、事業(yè)單位,應(yīng)當(dāng)同時(shí)建設(shè)符合要求的科技檔案庫房。
第四章科技檔案工作管理體制
第二十六條國家檔案局和各級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)科技檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第二十七條科技檔案工作必須按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理。國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu),加強(qiáng)對(duì)所屬企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。
第二十八條國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān),根據(jù)需要建立專業(yè)檔案館,收集和保管本專業(yè)需要長期和永久保存的科技檔案。
大中城市應(yīng)當(dāng)建立城市基本建設(shè)檔案館,收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長期和永久保存的基本建設(shè)檔案。
專業(yè)檔案館和城市基本建設(shè)檔案館是科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位。
第二十九條大中型企業(yè)、事業(yè)單位要設(shè)立直屬的科技檔案機(jī)構(gòu);小型企業(yè)、事業(yè)單位可以設(shè)立單獨(dú)的科技檔案室,也可以設(shè)立文書檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室,或者配備專(兼)職人員管理。
各單位的科技檔案工作,由領(lǐng)導(dǎo)生產(chǎn)、科研的負(fù)責(zé)人或者總工程師分工領(lǐng)導(dǎo)。
第三十條專業(yè)檔案館或各單位的科技檔案機(jī)構(gòu),根據(jù)需要可以兼管科技資料工作。
第五章科技檔案干部
第三十一條國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)一支堅(jiān)持社會(huì)主義道路,具有科技檔案專業(yè)知識(shí)和懂得有關(guān)的科學(xué)技術(shù),有一定工作能力的科技檔案干部隊(duì)伍。
第三十二條科技檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想,認(rèn)真執(zhí)行國家的方針政策,刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提高管理工作水平,積極為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
第三十三條各單位要給科技檔案部門配備足夠數(shù)量和能勝任工作的干部,還應(yīng)當(dāng)配備一定數(shù)量的科技干部,以保證工作的需要。
第三十四條各單位要經(jīng)常對(duì)科技檔案干部進(jìn)行保守國家機(jī)密的教育,檢查遵守保密制度的情況。
第六章附則
第三十五條國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān),可以根據(jù)本條例的精神,結(jié)合本系統(tǒng)、本地區(qū)科技檔案工作況,制定實(shí)施細(xì)則。
第三十六條本條例自發(fā)布之日起施行。過去有關(guān)規(guī)定與本條例有抵觸的,以本條例為準(zhǔn)。
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