學(xué)習(xí)福建檔案整理服務(wù)公司檔案管理

　　福建檔案整理服務(wù)公司將紙質(zhì)檔案收集來(lái)后，第一步先歸類(lèi)，按照六大類(lèi)歸類(lèi)；第二步制作卷宗，第三步編寫(xiě)卷宗號(hào)；第四步制作電子文檔；第五步存檔，根據(jù)重要性確定保留時(shí)間。

　　換屆檔案的收集，是記錄換屆工作全過(guò)程的紀(jì)實(shí)資料，只有切實(shí)加強(qiáng)換屆檔案整理工作，才能保證我們的換屆后續(xù)工作整理到位，如何做好換屆檔案整理工作， 談一談自己的一點(diǎn)看法。

　　一是要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)建清單。要嚴(yán)格按照換屆選舉工作流程、時(shí)間順序，制定換屆選舉工作檔案目錄清單，對(duì)相關(guān)歸檔的文件資料進(jìn)行分類(lèi)和排序，確保歸檔文件材料齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　二是要嚴(yán)格要求抓規(guī)范。從上級(jí)下發(fā)的文件和資料，自身資料，換屆宣傳培訓(xùn)、組織發(fā)動(dòng)、實(shí)施過(guò)程、選舉結(jié)果等，特別是候選人的推薦、審查、確認(rèn)過(guò)程，選舉大會(huì)的組織和選票管理，選舉結(jié)果的報(bào)告和批復(fù)，重要會(huì)議記錄等，都納入換屆檔案整理范圍，確保換屆選舉檔案完整、規(guī)范。

　　三是明確責(zé)任強(qiáng)督導(dǎo)。我們每個(gè)選舉單位都要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)文件資料進(jìn)行分類(lèi)、排序后，再逐一核查各選舉單位換屆選舉檔案，確保換屆資料、會(huì)議記錄、照片等完善俱全。

　　只有做好換屆資料全過(guò)程的收集，才能經(jīng)得起各級(jí)檢查。

　　對(duì)于機(jī)關(guān)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案收集是指按照國(guó)家規(guī)定，通過(guò)接收或征集，將分散在各部門(mén)或個(gè)人手中的應(yīng)歸檔文件材料歸集起來(lái)，交本部門(mén)指定人員集中保管的過(guò)程。

　　1.責(zé)任主體

　　《規(guī)定》要求“機(jī)關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集形成的歸檔文件材料，交本部門(mén)指定人員保管”，明確了收集工作的責(zé)任主體是機(jī)關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)。在《規(guī)定》的制度設(shè)計(jì)中，文件材料收集、整理、歸檔是前后銜接、環(huán)環(huán)相扣的3個(gè)工作流程，依次實(shí)現(xiàn)歸檔文件材料的集中、整理和交接工作。三項(xiàng)工作均由文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)完成，并由文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)指定人員負(fù)責(zé)具體實(shí)施。

　　2.收集范圍

　　收集范圍即檔案工作人員熟知的歸檔范圍。之所以在收集這一流程中即明確該范圍，原因之一是《規(guī)定》細(xì)化了檔案管理流程，要求先后完成文件材料的收集、整理和歸檔工作，因而對(duì)于范圍的掌握應(yīng)當(dāng)從收集開(kāi)始，以便使收集工作有的放矢；原因之二是《規(guī)定》進(jìn)一步明確了職責(zé)分工，要求機(jī)關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)指定人員和檔案工作人員分別承擔(dān)相應(yīng)部門(mén)文件材料的收集、整理、歸檔工作和機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作，在收集流程中規(guī)定范圍可以更加明確機(jī)關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)指定人員的工作和責(zé)任。

　　實(shí)踐中，對(duì)于收集范圍的認(rèn)識(shí)往往局限于日常公務(wù)活動(dòng)形成的文書(shū)檔案上。為幫助檔案工作人員從更多角度認(rèn)識(shí)和把握，增加可操作性，《規(guī)定》從業(yè)務(wù)活動(dòng)性質(zhì)和檔案門(mén)類(lèi)2個(gè)角度規(guī)定了文件材料的收集范圍。

　　從業(yè)務(wù)活動(dòng)性質(zhì)角度來(lái)看，《規(guī)定》要求機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)、設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)開(kāi)展活動(dòng)（處理專(zhuān)項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)）、承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目和重大科研課題、機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)、向社會(huì)和個(gè)人征集活動(dòng)中產(chǎn)生或獲取的文件材料均應(yīng)納入收集范圍。

　　從檔案門(mén)類(lèi)角度來(lái)看，《規(guī)定》要求文書(shū)、會(huì)計(jì)、科研、基建、照片等檔案的收集范圍按照已發(fā)布的相應(yīng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其他門(mén)類(lèi)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行（參見(jiàn)下表）。

　　需要說(shuō)明的是，國(guó)家檔案局令第8號(hào)從檔案內(nèi)容角度規(guī)定的歸檔與不歸檔的范圍，與前述內(nèi)容是互補(bǔ)關(guān)系，可以結(jié)合起來(lái)共同指導(dǎo)文件材料的收集工作。

　　3.收集要求

　　由于在檔案的形成內(nèi)容中已經(jīng)提出了“歸檔文件材料真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整”等要求，《規(guī)定》沒(méi)有針對(duì)收集工作提出一般性要求，而是針對(duì)電子文件提出了“電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集”的要求。實(shí)際上，從反映職能工作角度上，電子文件收集范圍與傳統(tǒng)文件材料收集范圍是一致的。

　　但從電子文件本身構(gòu)成要件角度上，電子文件需要收集的內(nèi)容除了電子文件本身外，還應(yīng)當(dāng)包括元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)作為描述文件的背景、內(nèi)容、機(jī)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)，為電子文件提供了真實(shí)性、完整性、有效性保障，對(duì)于改進(jìn)電子文件的組織和查詢、改善電子文件管理模式和方法意義重大。

　　因此，《規(guī)定》非常重視元數(shù)據(jù)的收集工作，要求“收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》、《錄音錄像類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)定”。