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工程檔案系統(tǒng)(工程檔案系統(tǒng)對(duì)檔案的功能和作用)

時(shí)間:2022-09-22 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  工程檔案系統(tǒng)數(shù)字化不僅僅意味著技術(shù)的變革,更意味著以人為關(guān)鍵因素的管理方式的變革。通過(guò)實(shí)踐案例可以看出,建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng),使得企業(yè)能夠通過(guò)信息化技術(shù),提高檔案管理的整體水平和質(zhì)量。

  這不僅有利于規(guī)范化管理工程檔案,減少人力資源消耗,同時(shí)能推動(dòng)企業(yè)知識(shí)資源的沉淀與傳播,為企業(yè)的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步提供源源活力。相信,以數(shù)字化賦能工程檔案管理,讓信息技術(shù)融入檔案管理的方方面面,將會(huì)為企業(yè)帶來(lái)的效能回報(bào)。

  工程檔案記錄了工程項(xiàng)目建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程,是工程項(xiàng)目不可或缺的一部分。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),該如何布局規(guī)范化的工程檔案管理系統(tǒng)呢?從下面這幾個(gè)方面為大家分享一下。

工程檔案系統(tǒng)

  1、工程檔案有什么特點(diǎn)?

  工程檔案,是指工程從提出、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、監(jiān)理至驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的材料,包括文字、表格、聲像,圖紙等各種載體材料形式,是工程項(xiàng)目不可或缺的一部分。

  2、工程檔案為什么這么重要?

  一方面,工程檔案是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備依據(jù)。如果工程檔案資料在建設(shè)過(guò)程中發(fā)生了遺失、損毀等情況,將會(huì)導(dǎo)致工程驗(yàn)收不能順利進(jìn)行。另一方面,工程檔案是已完工項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)、維修、改造的重要依據(jù),如果沒(méi)有妥善管理,工程后續(xù)工作將難以推進(jìn)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō),工程檔案是工程質(zhì)量的重要憑證,也是儲(chǔ)備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的重要載體,具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要價(jià)值。

  3、工程檔案管理的難點(diǎn)在哪?

  管理難度大、檢查強(qiáng)度大。為了保障工程的正常進(jìn)行,工程檔案資料必須確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,與工程實(shí)際相符合。此外,工程資料的歸檔、立卷等步驟需按照嚴(yán)格而細(xì)致的要求來(lái)執(zhí)行,這些在《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》都有相關(guān)規(guī)定。

  時(shí)間周期長(zhǎng)、工作量大。無(wú)論是新建、改建、擴(kuò)建等建筑工程,工程檔案管理需覆蓋工程項(xiàng)目前期、工程建設(shè)期和竣工驗(yàn)收期等階段,時(shí)間可能長(zhǎng)達(dá)數(shù)年,工作量大,耗費(fèi)人力大。

  標(biāo)準(zhǔn)化難度高。工程項(xiàng)目中包括有建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的參與,涉及組織及環(huán)節(jié)多,管控難度高。

  綜上所述,企業(yè)在工程檔案管理的推進(jìn)過(guò)程中,往往面臨著諸多挑戰(zhàn)。

工程檔案系統(tǒng)對(duì)檔案的功能和作用

  工程檔案管理系統(tǒng)實(shí)踐

  在引進(jìn)工程檔案管理系統(tǒng)前,公司的工程文件和檔案資料分散在各部門(mén)員工電腦上,未形成統(tǒng)一化歸檔。這不僅給檔案管理帶來(lái)了諸多掣肘,員工查閱、利用的效率亦有待提高,公司亟需一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

  為此,經(jīng)過(guò)多方考察,引進(jìn)了工程檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)針對(duì)在工程檔案管理工作中遇到的難點(diǎn),作出了以下部署:

  01、統(tǒng)一平臺(tái)管理,工程檔案系統(tǒng)全把控

  針對(duì)工程檔案資料分散的情況,為其構(gòu)建了一個(gè)一站式工程檔案管理平臺(tái)。企業(yè)通過(guò)一個(gè)平臺(tái),即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理,并能對(duì)實(shí)體與電子檔案實(shí)施同步管理。

  應(yīng)用后,無(wú)論是工程實(shí)施過(guò)程中的過(guò)程文件,還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件,都能集中統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化歸檔。保障了歸檔及時(shí)性的同時(shí),也能通過(guò)檔案到位情況,實(shí)時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控,推動(dòng)了工程管理效率的提高。

  02、有序化分類,滿足規(guī)范管理需求

  通過(guò)自定義分類及屬性的功能,按不同船舶工程項(xiàng)目對(duì)進(jìn)行了檔案分類,并根據(jù)管理需求在對(duì)應(yīng)分類下進(jìn)行檔案立卷,規(guī)范收錄從工程項(xiàng)目從招投標(biāo)階段、立項(xiàng)階段、建設(shè)階段到竣工驗(yàn)收階段的各類報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性明確,分類清晰,員工可快速查找到所需檔案,后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。

  03、依權(quán)限利用,兼顧安全與高效

  在項(xiàng)目工程的推進(jìn)過(guò)程中,員工常常需要進(jìn)行檔案的查詢、借用等。這時(shí)候,通過(guò)受權(quán)限管控的搜索、借還功能,即可在保障安全性的前提上,實(shí)現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。

  檢索功能:應(yīng)用搜索平臺(tái),員工可隨時(shí)隨地在PC或移動(dòng)端上,通過(guò)組合關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式,快速、精準(zhǔn)找到所需檔案。搜索結(jié)果將會(huì)依權(quán)限展示,僅擁有對(duì)應(yīng)權(quán)限的用戶才能查看。

  借還功能:?jiǎn)T工通過(guò)借閱流程,即可申請(qǐng)以線上、線下或線上線下結(jié)合的方式借用檔案。借還過(guò)程通過(guò)流程化處理,申請(qǐng)人、借閱用途、歸還日期都會(huì)一一自動(dòng)登記,便于追溯。此外,管理人員可通過(guò)統(tǒng)計(jì)功能,直觀查閱工程檔案的利用情況,助力檔案管控更到位。

  工程檔案系統(tǒng)對(duì)檔案的功能和作用

  伴隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展,建筑資料管理方法也產(chǎn)生很大的變化,從傳統(tǒng)的的檔案保管向智能化檔案保管全過(guò)程已不可避免。怎樣在新的態(tài)勢(shì)下,加強(qiáng)檔案資料數(shù)字化管理,充足研發(fā)和運(yùn)用工程檔案系統(tǒng)也變成人們關(guān)心和考慮的話題討論。

  工程檔案系統(tǒng)對(duì)檔案的功能和作用

  一、工程檔案系統(tǒng)的運(yùn)用基本原理:

  1、工程檔案系統(tǒng)將工程施工管理中相關(guān)品質(zhì)動(dòng)態(tài)控制的各類文檔.檢驗(yàn)數(shù)據(jù)信息等品質(zhì)保證材料在電子計(jì)算機(jī)中開(kāi)展儲(chǔ)存.查看.解決,充分利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展相關(guān)資料的在網(wǎng)上送檢.審核.品質(zhì)簽認(rèn)工作中,完成施工質(zhì)量的動(dòng)態(tài)控制,減少報(bào)審周期時(shí)間,保證管理資料的電子化紀(jì)錄和全自動(dòng)存檔梳理。

  2、根據(jù)依靠電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息鍵入.導(dǎo)出及復(fù)印作用,將繁雜.混亂的材料定編.梳理和查看工作中越來(lái)越簡(jiǎn)易.輕輕松松和井然有序,使材料管理者可以便捷和便捷地定編各種各樣施工工藝用表,明顯提高效益。

  3、根據(jù)系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)和合理的材料管理體系,可以集中體現(xiàn)工程施工管理的程序化交易規(guī)范性和系統(tǒng)化,讓施工資料可以真真正正詳細(xì)體現(xiàn)工程施工流程的實(shí)際情況,進(jìn)而協(xié)助各相關(guān)責(zé)任人能夠更好地掌握和把握施工質(zhì)量,保證建筑項(xiàng)目的質(zhì)量管理,提升建設(shè)項(xiàng)目的品質(zhì)管理能力。

  二、中博奧軟件工程檔案系統(tǒng)的作用

  1、提高工作效率

  檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明,逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式,不用像以前過(guò)多編輯檔案的條目及內(nèi)容,完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息,可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改,省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié),節(jié)省了時(shí)間和資源;如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息,

  可直接插入補(bǔ)充,簡(jiǎn)單易行,省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤,使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù),直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索,一搜即可,不再需要查找翻閱等,極大地提高了工作效率。

  2、能夠更好地開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)容信息

  應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的編輯,還需要另附檔案的掃描文件,這樣既浪費(fèi)時(shí)間,也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件,可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后,添加此檔案的掃描電子圖片,這樣就做到了一點(diǎn)開(kāi)目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片,方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。

  檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯,這樣就可以輕松地通過(guò)檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找,使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解,使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

  3、更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

  一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼,極容易造成泄密,而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作,可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等,這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí),系統(tǒng)可自行記錄,形成查詢?nèi)罩荆瑢?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì),以保證檔案的使用安全。

  檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖,這樣便可以鎖、機(jī)分離,即使別人打開(kāi)了檔案管理人員的電腦,也無(wú)法打開(kāi)檔案管理系統(tǒng)軟件。

  過(guò)去工程項(xiàng)目施工技術(shù)資料的搜集整理,一直以來(lái)以人力填寫(xiě).手工制作測(cè)算.打印紙張傳送的傳統(tǒng)式方法開(kāi)展管理方法。現(xiàn)如今可以選用工程檔案系統(tǒng),逐步推進(jìn)工程項(xiàng)目施工技術(shù)資料的“自動(dòng)化技術(shù).電子化”,進(jìn)行材料在小區(qū)業(yè)主.工程監(jiān)理和施工方相互之間的全過(guò)程動(dòng)態(tài)性網(wǎng)絡(luò)化管理和工程施工質(zhì)量的實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)。

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