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戶籍檔案整理規(guī)范(戶籍檔案整理及數(shù)字化)

時(shí)間:2022-09-27 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  在檔案整理之前,檔案員應(yīng)學(xué)習(xí)戶籍檔案整理規(guī)范,力求做實(shí)做細(xì)戶籍檔案日常的整理工作。在整理過(guò)程中,戶籍員嚴(yán)格按照《戶籍檔案管理規(guī)定》,做到每項(xiàng)業(yè)務(wù)有記錄、有依據(jù)、有資料、有審批,確保每項(xiàng)業(yè)務(wù)信息不丟失,以便于查找、使用為目的,將各類戶籍檔案按照姓氏、年份、受理時(shí)間進(jìn)行分類歸檔、編寫目錄、規(guī)范裝訂,使戶籍檔案一目了然。

戶籍檔案整理規(guī)范

  戶籍檔案整理規(guī)范

  一、檔案整理概述

  檔案整理,就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和編目,使之有序化的過(guò)程。

  (一)檔案整理的類型檔案整理可以分為三種類型:系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整和全過(guò)程整理。

 ?。ǘn案整理的內(nèi)容和步驟

  檔案整理的內(nèi)容,包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠?。檔案整理工作的主要步驟有:區(qū)分全宗-全宗內(nèi)檔案的分類--立卷(組件)--案卷(件)的排列--檔號(hào)的編制--案卷目錄(歸檔文件目錄)的編制。

 ?。ㄈn案整理的原則

  按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的歷史聯(lián)系,充分利用原有的整理基礎(chǔ),便于檔案的管理和利用。所謂文件之間的歷史聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。

  二、全宗

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  全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。全宗的基本含義有三方面:全宗是一個(gè)有機(jī)整體;全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的;全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。

 ?。ǘ┝n單位及其構(gòu)成條件

  立檔單位,又稱全宗構(gòu)成者,是指形成全宗的單位或個(gè)人。立檔單位的構(gòu)成條件:可以獨(dú)立行使職權(quán),并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文;是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位,獨(dú)立編制預(yù)算;設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員,有一定的人事任免權(quán)。

 ?。ㄈ┝n單位變化對(duì)全宗劃分的影響

 ?。保?quán)更迭的全宗處理;

 ?。玻n單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理;

 ?。常n單位其他變化情況的全宗處理。

 ?。ㄋ模┤诘难a(bǔ)充形式

  全宗的補(bǔ)充形式。主要有:聯(lián)合全宗;匯集全宗;檔案匯集。

 ?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

  判定檔案所屬全宗,關(guān)鍵是確定檔案的形成者,具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。

  三、全宗內(nèi)檔案的分類

  (一)分類的基本要求客觀性;邏輯性;可操作性。

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  檔案分類法,是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù),歸納起來(lái)有按來(lái)源分類、按時(shí)間分類、按內(nèi)容分類和按形式分類等類型。

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 ?。保畽C(jī)關(guān)全宗分類方案的編制機(jī)關(guān)檔案分類方案中,第一層次的分類一般采用門類分類法,將全部檔案分為文書類、業(yè)務(wù)(專門)類、科技類、會(huì)計(jì)類、特殊載體類等類目,每個(gè)一級(jí)類目再根據(jù)其檔案的特點(diǎn),劃分二、三級(jí)類目。

 ?。玻髽I(yè)全宗分類方案的編制

  工業(yè)企業(yè)檔案分類一般設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。

  四、檔號(hào)和目錄的編制

 ?。ㄒ唬n號(hào)編制原則

  檔號(hào)是檔案館(室)在整理和管理檔案的過(guò)程中,以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記,并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則:唯一性原則;合理性原則;穩(wěn)定性原則;擴(kuò)充性原則;簡(jiǎn)單性原則。

 ?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)

  分為三種:第一種結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)(張)號(hào)。第二種結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)(張)號(hào)。第三種結(jié)構(gòu)為:類別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)(張)號(hào)。

 ?。ㄈn號(hào)的編制方法

  全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、件號(hào)、頁(yè)(張)號(hào)的編制方法。

 ?。ㄋ模┠夸浀木幹凭幹颇夸浭钦砉ぷ鞯淖詈笠徊健A⒕碚響?yīng)編制案卷目錄,組件整理應(yīng)編制歸檔文件目錄。

戶籍檔案整理及數(shù)字化

  戶籍檔案整理及數(shù)字化

  開展戶籍檔案數(shù)字化掃描工作之前,應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實(shí)際情況,按步驟對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行整理鑒別,對(duì)需要說(shuō)明、修裱、掃描等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識(shí),以確保掃描加工質(zhì)量和效率。

  1、分件

  按傳統(tǒng)方法整理的檔案,應(yīng)將案卷拆分為件進(jìn)行掃描。件的劃分應(yīng)遵照DA/T22的規(guī)定進(jìn)行,注意保持文件的齊全、完整,盡量避免以組合件的方式進(jìn)行掃描。按新方法整理的檔案,件的劃分遵循檔案形成規(guī)律和DA/T22的要求。

  分件過(guò)程中,應(yīng)注意理順文件的排列順序。對(duì)文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的,除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復(fù)件及沒(méi)有保存意義的制表說(shuō)明等不予掃描的頁(yè)面,應(yīng)加以標(biāo)注。

  為便于數(shù)字檔案(正文)的利用,應(yīng)將文件處理簽或領(lǐng)導(dǎo)(職能部門)簽署的意見(jiàn)、有本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)親自批示和審改內(nèi)容的文件底稿等不便提供利用的文件,在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

  2、編頁(yè)

  沒(méi)有編頁(yè)或編頁(yè)不規(guī)范的檔案,原則上應(yīng)重新進(jìn)行編頁(yè)。文書檔案正面頁(yè)號(hào)應(yīng)編在右下角、背面頁(yè)號(hào)應(yīng)編在左下角,科技檔案頁(yè)號(hào)應(yīng)統(tǒng)一編在右下角,沒(méi)有信息的檔案頁(yè)面不編號(hào)。

  頁(yè)號(hào)不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容;重新編寫頁(yè)號(hào)時(shí),應(yīng)將原頁(yè)號(hào)用鉛筆劃去,以示區(qū)分

  3、裝訂物處理

  對(duì)已裝訂成冊(cè),不去除裝訂物會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí),應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

  對(duì)已裝訂成冊(cè),不去除裝訂物不影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)維持原樣。

  4、頁(yè)面修整

  對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法掃描或折皺不平影響圖像質(zhì)量的紙質(zhì)檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)或壓平等相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描。

  5、裝訂還原

  紙質(zhì)檔案掃描加工完成后,對(duì)拆除過(guò)裝訂物的檔案實(shí)體進(jìn)行裝訂還原。裝訂還原應(yīng)符合國(guó)家檔案裝訂規(guī)范,要保持案卷整齊、卷內(nèi)文件排列順序正確、不掉頁(yè)、不壓字等。

  對(duì)裝訂還原的檔案實(shí)體進(jìn)行質(zhì)量檢查、登記,出現(xiàn)卷內(nèi)文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國(guó)家規(guī)范等情況,應(yīng)退回重新整理。

  6、交接登記

  檔案整理及數(shù)字化過(guò)程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)填寫檔案調(diào)還卷登記表,確保交接清楚,手續(xù)完備,有據(jù)可查。

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