檔案管理整理做為過程資料歸檔是非常重要的，首先市政工程從建設(shè)到竣工投入使用是一個動態(tài)過程，有些質(zhì)量隱患會隨著使用慢慢顯現(xiàn)出，工程資料的歸檔能把施工過程的施工情況保存起來，有問題出現(xiàn)后能夠正確判斷責任問題，并為問題的解決創(chuàng)造有利條件。

　　工程從開工到竣工的各個階段中，都會產(chǎn)生大量的技術(shù)資料，如何做好這些資料的填寫、收編、建檔、整理歸納是每個做檔案整理的資料員日常工作內(nèi)容，那么如何更有效，更快捷的做好資料員的工作呢？下面根據(jù)這幾年的工作經(jīng)驗總結(jié)出幾大提高工作效率的要點，希望可以幫助到廣大的檔案工作者。

　　一、如何做好工程開工前的準備工作

　　1．圖紙交底會審：熟悉施工圖紙，提出疑問并解決

　　工程開工前的準備是最重要的：首先熟悉設(shè)計施工圖、設(shè)計說明，填寫和準備工程開工必備的資料。填寫工程開工報審表（開工報告）、施工組織設(shè)計報審表（施工組織設(shè)計、安全施工組織設(shè)計）、專項施工方案表、工程進度計劃報審表施工現(xiàn)場質(zhì)量、安全生產(chǎn)管理體系報審表、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審表(原材料報審包括封面、清單、出廠合格證檢測報告、復檢送檢檢測報告）、水準導線復測、原地面測量（包括封面、說明、原始記錄、計算表、匯總表、設(shè)計院成果、水準點平面位置、儀器檢測合格證、校準證書）、工程安全防護措施費使用計劃報審表等，資料準備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。

　　2.分類存放各種資料

　　為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就按照檔案館的市政道路（排水）工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔。

　　對于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來往資料雖不歸檔，也應分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、單位放好，便于使用時拿取。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗評定材料和竣工圖四部分。

　　二、工程開工后應著手的工作

　　1．原材料送檢

　　開工時原材料必須送有檢測資質(zhì)的檢測中心檢驗。送檢應注意嚴把質(zhì)量關(guān)，檢測合格的材料才允許使用。

　　2．同時可進行的收集工作

　　將工程預算、測量交樁復核記錄、圖紙會審記錄、技術(shù)交底記錄，與開工報告、施工組織設(shè)計、施工許可證一起歸檔。

　　三、施工過程中收集和填報資料的注意事項

　　1．收集材料質(zhì)量證明文件

　　在施工過程中不斷會購進各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報告，必須是原件。有效證件的時間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進場的時間相符，特別是水泥要有28天強度的出廠檢驗單；鋼材的標識、規(guī)格與出廠合格證相符。

　　2．填報資料

　　對于質(zhì)檢資料的填報需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格一式兩份。按照規(guī)范標準的相應工序驗收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對資料的要求不完全一樣，填寫報驗資料前應積極與監(jiān)理溝通，達成一致后填寫。隱蔽記錄與工序表應寫明具體部位、工序名稱、樁號，這樣便于日后整理資料時更清晰、直觀；其內(nèi)容應符合實際，不能照搬。例如溝槽開挖工序，在冬季不應寫無凍土；平基管座工序在規(guī)范中歸在一起，卻是不同的兩道工序，且混凝土澆注時間不同，必須分開填報；填報溝槽開挖隱蔽記錄時，應附溝槽開挖斷面圖，并標注尺寸、當開挖土質(zhì)較復雜時大致標注土質(zhì)；當?shù)缆分懈鞑课坏幕鶎庸ば驁篁炌戤吅?，未隱蔽的工序不用填寫隱蔽記錄，如快車道和非機動車道的面層、站、臥石、人行道步磚（面層）、預制塊護坡等；填報工序表時應注意檢查項目的選擇，因為規(guī)范中未包含全部的工序，遇到不同的工序時，一般選擇較接近的，例如規(guī)范中路基分路床、基層、面層等，卻未分快車道、非機動車道，當非機動車道需報驗時跟快車道一樣都套路床這一項，但檢查項目卻不同，非機動車道設(shè)有中線高程；工序表中填寫偏差值時也應注意一些細節(jié)。

　　3．收集試驗報告

　　試驗報告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，在進入每道工序施工前后都有相應的試驗，需要熟悉各種試驗，試驗完成后的試驗報告應收集完整，跟資料中的樁號、時間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合，工程中的大多數(shù)資料都相互聯(lián)系，不僅相符，匯總和評定記錄也需要根據(jù)試驗報告進行填寫。

　　四、工程接近尾聲時可提前進行的竣工資料整理工作

　　1．匯總資料

　　檢查報驗資料中有無報漏、書寫錯誤等情況；將所有工序評定表的點數(shù)匯總并計算填寫工序質(zhì)量評定匯總表、部位質(zhì)量評定表、單位工程質(zhì)量評定表，所有工序、部位和單位工程的合格率都在這三種表格中反映，完成后需監(jiān)理及業(yè)主方的簽字蓋章手續(xù)。將所有施工技術(shù)、質(zhì)量保證、評定資料和竣工圖按城建檔案館統(tǒng)一的檔案清單順序整理、匯總到一起。

　　2．復印裝訂

　　復印所需的套數(shù)（業(yè)主、接受單位各一套；監(jiān)理與設(shè)計只看不存檔），裝訂成冊。送備案館的一套需用牛皮紙裝訂，送檔案館的一套為不裝訂的原件，且檔案館對竣工固有特殊要求，編制竣工圖目錄，有監(jiān)理蓋章。

　　3．竣工圖的編制要求

　　竣工圖應畫出所有變更內(nèi)容，如實反映竣工后的現(xiàn)狀，道路所處地段若有大型設(shè)施的也須標注，完成后加蓋竣工圖章，簽字手續(xù)完備。五、工程竣工后的資料收集工作

　　填寫工程竣工報告、工程交工驗收證書和質(zhì)量保修書。必須是原件，簽字、蓋章手續(xù)完備?？⒐を炇諘h結(jié)束后將竣工會議記錄放入竣工資料中，就基本是一套完整的工程竣工資料了。

　　隨著市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的迅速發(fā)展，要求市政工程資料內(nèi)容更加全面、完善，唯有不斷的學習和掌握新的整理方法，才能做好這項工作，做市政資料要細心，有責任心，這是做任何事情都需要的。