整理數(shù)字化檔案一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索起來(lái)非常費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)檔案空間又大，維護(hù)起來(lái)也不方便。備份檔案需要大量的人力物力，人工處理更不可靠。檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息。

　　數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全，開(kāi)展數(shù)字化掃描工作之前，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實(shí)際情況，按整理數(shù)字化檔案步驟對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行整理鑒別，對(duì)需要說(shuō)明、修裱、掃描等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以確保掃描加工質(zhì)量和效率。

　　1、分件

　　按傳統(tǒng)方法整理的檔案，應(yīng)將案卷拆分為件進(jìn)行掃描。件的劃分應(yīng)遵照DA/T22的規(guī)定進(jìn)行，注意保持文件的齊全、完整，盡量避免以組合件的方式進(jìn)行掃描。按新方法整理的檔案，件的劃分遵循檔案形成規(guī)律和DA/T22的要求。

　　分件過(guò)程中，應(yīng)注意理順文件的排列順序。對(duì)文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的，除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復(fù)件及沒(méi)有保存意義的制表說(shuō)明等不予掃描的頁(yè)面，應(yīng)加以標(biāo)注。

　　為便于數(shù)字檔案（正文）的利用，應(yīng)將文件處理簽或領(lǐng)導(dǎo)（職能部門(mén)）簽署的意見(jiàn)、有本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)親自批示和審改內(nèi)容的文件底稿等不便提供利用的文件，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

　　2、編頁(yè)

　　沒(méi)有編頁(yè)或編頁(yè)不規(guī)范的檔案，原則上應(yīng)重新進(jìn)行編頁(yè)。文書(shū)檔案正面頁(yè)號(hào)應(yīng)編在右下角、背面頁(yè)號(hào)應(yīng)編在左下角，科技檔案頁(yè)號(hào)應(yīng)統(tǒng)一編在右下角，沒(méi)有信息的檔案頁(yè)面不編號(hào)。

　　頁(yè)號(hào)不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容；重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)時(shí)，應(yīng)將原頁(yè)號(hào)用鉛筆劃去,以示區(qū)分

　　3、裝訂物處理

　　對(duì)已裝訂成冊(cè)，不去除裝訂物會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí),應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　對(duì)已裝訂成冊(cè)，不去除裝訂物不影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)維持原樣。

　　4、頁(yè)面修整

　　對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法掃描或折皺不平影響圖像質(zhì)量的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)或壓平等相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描。

　　5、裝訂還原

　　紙質(zhì)檔案掃描加工完成后，對(duì)拆除過(guò)裝訂物的檔案實(shí)體進(jìn)行裝訂還原。裝訂還原應(yīng)符合國(guó)家檔案裝訂規(guī)范，要保持案卷整齊、卷內(nèi)文件排列順序正確、不掉頁(yè)、不壓字等。

　　對(duì)裝訂還原的檔案實(shí)體進(jìn)行質(zhì)量檢查、登記，出現(xiàn)卷內(nèi)文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國(guó)家規(guī)范等情況，應(yīng)退回重新整理。

　　6、交接登記

　　檔案數(shù)字化過(guò)程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)檔案調(diào)還卷登記表，確保交接清楚，手續(xù)完備，有據(jù)可查。

　　中博奧實(shí)物檔案數(shù)字化管理方案

　　實(shí)物檔案數(shù)字化加工

　　規(guī)范要求：應(yīng)采用有效的管理和技術(shù)手段，確保實(shí)物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映實(shí)物檔案的有關(guān)信息，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

　　實(shí)物檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類(lèi)技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。

　　如何對(duì)于數(shù)字化加工成果進(jìn)行精確分類(lèi)，數(shù)字化的成果如何與實(shí)體檔案建立聯(lián)系以及數(shù)字化的成果怎樣才能更好的利用起來(lái)，中博奧文書(shū)定協(xié)助組織實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案數(shù)字化加工。

　　中博奧解決方案：

　　1、檔案梳理分類(lèi)

　　中博奧提供檔案管理分類(lèi)制度、歸檔要求模板，幫助組織實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的初步整理工作，補(bǔ)充檔案缺失信息，針對(duì)每個(gè)補(bǔ)充完整的檔案，形成目錄數(shù)據(jù)。

　　2、OCR識(shí)別

　　中博奧文書(shū)定可結(jié)合掃描儀，高拍儀等硬件設(shè)備對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行掃描加工處理，處理過(guò)程中利用OCR識(shí)別技術(shù)，對(duì)檔案正文部分的內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別，最終生成數(shù)字化的檔案文件或圖像文件，在檔案的檢索利用階段，可以直接通過(guò)關(guān)鍵字快速定位檔案。

　　3、數(shù)據(jù)管理

　　中博奧文書(shū)定可對(duì)整理后的檔案條目數(shù)據(jù)以及數(shù)字化加工處理后的成果文件進(jìn)行進(jìn)一步的檢查，最終將檔案條目數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入系統(tǒng)，并將數(shù)字化成果與條目數(shù)據(jù)批量掛接，建立檔室元數(shù)據(jù)及電子文件之間的關(guān)聯(lián)，預(yù)置實(shí)物檔案存放位置信息，實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)物檔案的實(shí)時(shí)同步管理。

　　庫(kù)房管理

　　規(guī)范要求：應(yīng)加強(qiáng)實(shí)物檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

　　現(xiàn)在，還需要有相應(yīng)的實(shí)體庫(kù)房對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行統(tǒng)一存放和管理。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧文書(shū)定把實(shí)體庫(kù)房虛擬化，把紙制檔案和電子檔案一一對(duì)應(yīng)，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案、實(shí)體庫(kù)房的線上化管理。

　　統(tǒng)一維護(hù)組織內(nèi)部的實(shí)體庫(kù)房，包括庫(kù)房基本信息、區(qū)域、密集架等，在系統(tǒng)中定義虛擬庫(kù)房及密集柜、檔案柜等，方便通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)于紙制檔室的流程化管理和操作記錄。

　　為了解決實(shí)體檔案保管的問(wèn)題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，中博奧檔案管理庫(kù)助力組織實(shí)現(xiàn)檔案入庫(kù)、上架、出庫(kù)、移庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)等全過(guò)程數(shù)字化管理。

　　檔庫(kù)房維護(hù)支持庫(kù)房、區(qū)域、密集架等設(shè)置，可以定義庫(kù)房等面積、位置、管理人員信息。

　　將庫(kù)房?jī)?nèi)部支持分隔成多個(gè)區(qū)域，每個(gè)可以設(shè)置多個(gè)不同等密集架，設(shè)置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作。

　?。n案庫(kù)房管理）

　　能夠錄入庫(kù)房的溫濕度信息，系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與外部溫濕度傳感器對(duì)接，自動(dòng)完成溫濕度采集工作。

　　為了檔案庫(kù)房安全，保障檔案實(shí)體和信息安全，需要定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

　　因?yàn)闄n案庫(kù)房專(zhuān)人管理，非工作人員允許不可隨意進(jìn)入，日常管理要求堅(jiān)持出入登記制度，隨時(shí)記錄利用崗?fù)鈾n案工作人員出入庫(kù)情況。