檔案整理數(shù)字化工作的發(fā)展和推進(jìn)，離不開眾多企業(yè)公司的幫助，發(fā)揮企業(yè)優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)市場(chǎng)資源，有利于檔案數(shù)字化向更好更高的方向發(fā)展。檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)工作就是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，依托檔案整理數(shù)字化公司參與海量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，壓縮了數(shù)字化時(shí)間，提高了信息化進(jìn)程。在檔案整理數(shù)字化公司參與工作的過程中，需要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、要求做好保密、協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)督導(dǎo)等工作。

　　一、檔案外包服務(wù)的政策法規(guī)依據(jù)

　　1、《中華人民共和國(guó)檔案法》（中華人民共和國(guó)主席令第47號(hào)）

　　第三十五條各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

　　第三十八條國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。

　　2、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局第13號(hào)令）

　　第十一條機(jī)關(guān)通過政府購(gòu)買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。

　　第五十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

　　二、檔案外包服務(wù)的國(guó)標(biāo)規(guī)范

　　1、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）5.7檔案數(shù)字化外包

　?。?）紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T 20530-2006第5章的要求評(píng)估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

　?。?）在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號(hào)），從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

　?。?）檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　2、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68-2020）

　?。?）檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類型。

　　（2）檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫(kù)房、設(shè)備,進(jìn)行日常保管、安全防護(hù),并按需要提供利用的服務(wù)過程。

　?。?）檔案數(shù)字化服務(wù)是指承包方利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)發(fā)包方的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務(wù)過程。

　?。?）檔案整理服務(wù)是指承包方按照一定原則對(duì)發(fā)包方形成的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的服務(wù)過程。

　?。?）檔案管理咨詢服務(wù)是指承包方通過口頭或書面形式為發(fā)包方提供意見、建議,指導(dǎo)、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問題的服務(wù)過程。

　　（6）檔案開發(fā)利用服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過多種途徑、手段和技術(shù)、方法進(jìn)行開發(fā),形成各種形式的信息、知識(shí)產(chǎn)品,提供利用,發(fā)揮檔案價(jià)值的服務(wù)過程。

　　（7）檔案銷毀服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將經(jīng)過鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務(wù)過程。

　　三、檔案數(shù)字化外包服務(wù)選擇的注意事項(xiàng)

　　1、對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目的檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)研

　　需要詳細(xì)了解數(shù)字化項(xiàng)目檔案的內(nèi)容，是什么類型的檔案，是哪個(gè)時(shí)期的檔案，是否需要修復(fù)，檔案的材質(zhì)如何，采用哪個(gè)規(guī)則進(jìn)行整理，掃描分辨率如何，圖像文件的格式、命名、壓縮、存儲(chǔ)等等。作為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行外包，項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算有多少，招投標(biāo)的形式如何，項(xiàng)目的實(shí)施工期有多長(zhǎng)，如何實(shí)施，在哪里實(shí)施，如何監(jiān)管，驗(yàn)收工作如何開展等等。

　　2、外包服務(wù)公司的選擇

　　檔案數(shù)字化外包服務(wù)是一種政府采購(gòu)的委托服務(wù)形式，需要按照政府采購(gòu)的流程確定外包服務(wù)公司，一般都是采取公開招投標(biāo)的形式來(lái)確定選取哪家公司。在采購(gòu)的時(shí)候需要對(duì)公司做出相關(guān)要求，如企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面資質(zhì)條件，安全保密、技術(shù)認(rèn)定、履約情況等技能實(shí)力。通過市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的形式，選擇資質(zhì)條件最優(yōu)，技能實(shí)力最強(qiáng)的公司來(lái)勝任外包服務(wù)項(xiàng)目。

　　3、制定規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)

　　為保障檔案實(shí)體和檔案信息數(shù)據(jù)的安全，需要制定崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的規(guī)章制度。制度的生命力在于落實(shí)，作為業(yè)主的檔案館室，需要做好監(jiān)督指導(dǎo)工作，作為承包項(xiàng)目的外包服務(wù)公司需要按照規(guī)定流程操作，將制度嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中。

　　4、互助互利，共同完成數(shù)字化項(xiàng)目

　　發(fā)包與承包，是互助互利的關(guān)系，檔案館室與外包服務(wù)公司需要明確責(zé)任與義務(wù)，完成進(jìn)度的快慢，成果質(zhì)量的好壞，直接影響著整體項(xiàng)目的進(jìn)展。檔案館室與外包服務(wù)公司需要共同努力，良性循環(huán)，想方設(shè)法共同完成數(shù)字化項(xiàng)目。

　　檔案整理數(shù)字化的工作流程

　　一、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》對(duì)工作流程控制的規(guī)定

　　1.應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。

　　2.應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。

　　3.應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。

　　二、檔案數(shù)字化項(xiàng)目開展中如何做好流程控制工作

　　1、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確工作責(zé)任制

　　檔案數(shù)字化項(xiàng)目開展不是某一個(gè)科室就能獨(dú)立完成的工作，也不是完全甩手托付于外包服務(wù)公司完成，而是檔案部門與外包服務(wù)公司需要通過共同努力而完成的一個(gè)項(xiàng)目，一個(gè)工程。要想按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范完成好項(xiàng)目工作，無(wú)論是檔案部門還是外包服務(wù)公司，都需要有牽頭領(lǐng)導(dǎo)，需要有分管負(fù)責(zé)，需要有具辦人員，并且按照相關(guān)職責(zé)進(jìn)行履職盡責(zé)。

　　檔案的出入庫(kù)、數(shù)字化前處理的規(guī)范化、數(shù)字化掃描、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、成果驗(yàn)收，可能涉及到各個(gè)科室，需要大家共同參與完成整個(gè)項(xiàng)目。

　　2、組織培訓(xùn)，掌握檔案數(shù)字化工作技能

　　現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展的速度越來(lái)越快，覆蓋面越來(lái)越廣，檔案部門的同志也需要掌握現(xiàn)代化的管理手段，而不是僅僅依賴于外包服務(wù)公司，否則檔案數(shù)字化開展的過程中會(huì)出現(xiàn)很多問題，如標(biāo)準(zhǔn)不明確，操作不統(tǒng)一等等，甚至影響整個(gè)項(xiàng)目的整體質(zhì)量。

　　檔案外包服務(wù)公司也需要對(duì)參與的員工積極開展培訓(xùn)，檔案整理規(guī)范、著錄規(guī)范、數(shù)字化掃描規(guī)范、安全保密要求等等，全方位的提高參與者的綜合素質(zhì)。

　　3、適時(shí)監(jiān)督，控制項(xiàng)目成果質(zhì)量

　　作為檔案部門需要對(duì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目進(jìn)行適時(shí)監(jiān)督，事前規(guī)范，事中抽查，事后驗(yàn)收。檔案部門的具辦同志，需要熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案數(shù)字化技能。監(jiān)督成果質(zhì)量的同時(shí)，既是保證項(xiàng)目順利進(jìn)行的保證，也是對(duì)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平的提高。外包服務(wù)公司也需要積極配合，對(duì)監(jiān)督的過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)補(bǔ)差補(bǔ)缺，并總結(jié)提高避免再發(fā)生類似事件。

　　4、及時(shí)反饋，協(xié)調(diào)解決問題

　　項(xiàng)目開展的過程中，總是會(huì)有各種不確定因素的產(chǎn)生，無(wú)論是檔案業(yè)主，還是數(shù)字化公司，都需要及時(shí)反饋，在共同協(xié)商的基礎(chǔ)上群策群力解決問題，推進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)行。

　　5、組織驗(yàn)收，確保項(xiàng)目順利完工

　　數(shù)字化成果的驗(yàn)收是對(duì)項(xiàng)目的肯定與答復(fù)，也是對(duì)成果質(zhì)量的一個(gè)確認(rèn)。大型的檔案數(shù)字化項(xiàng)目可以分批次、分階段組織成果驗(yàn)收，最終正式驗(yàn)收的時(shí)候能減輕很多壓力。