專題檔案整理規(guī)定專題歸檔是檔案管理過(guò)程中收集整理檔案的一種重要的歸類儲(chǔ)存方式，即打破常規(guī)的按部門、按時(shí)間歸檔思路，選擇按同一類或同一專項(xiàng)工作進(jìn)行歸類的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理分類儲(chǔ)存。它有兩大好處。

　　一是提高了檔案參考價(jià)值，專題歸檔的資料邏輯性強(qiáng)，對(duì)一項(xiàng)工作記錄完整，時(shí)間線清晰，便于后人歸納、總結(jié)、參考、借鑒，充分發(fā)揮檔案改善工作的作用。

　　二是查詢方便，對(duì)查詢?nèi)硕?，如果不記得具體時(shí)間、具體部門，只需要知道是什么工作就可以查詢，大大降低了查詢門檻。

　　突發(fā)事件檔案是各級(jí)黨委和政府在應(yīng)對(duì)處置突發(fā)事件中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括文字、圖表、聲像等不同形式。新冠肺炎疫情防控期間，檔案部門認(rèn)真貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記重要指示精神，采取有效措施，加強(qiáng)疫情防控檔案資料收集管理，對(duì)突發(fā)事件專題檔案管理方法進(jìn)行了有益探索。

　　工作機(jī)制上做到“三?！?/p>

　　突發(fā)事件的突然性、偶然性決定了其檔案形成呈現(xiàn)出階段性、分散性、多樣性的特點(diǎn)，增加了相關(guān)檔案管理難度，檔案部門、有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)提前介入、及時(shí)跟進(jìn)、加強(qiáng)指導(dǎo)。

　　選派專人跟進(jìn)。突發(fā)事件的主管部門，是突發(fā)事件專題檔案形成數(shù)量最大、重要程度最高的核心部門，檔案部門提前介入，選派專人參與、指導(dǎo)相關(guān)單位檔案工作，往往能起到事半功倍的效果。

　　新冠肺炎疫情防控初期，省檔案館作為省疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位積極開(kāi)展工作，選派政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的干部直接參與省疫情防控指揮部檔案收集、歸類、整理等相關(guān)工作。各地檔案部門指定專人參與本地區(qū)疫情防控指揮部工作，確保疫情防控專題檔案從一開(kāi)始就有專人指導(dǎo)、管理。

　　及時(shí)專題部署。突發(fā)事件發(fā)生后，各級(jí)檔案主管部門要及時(shí)作出部署、提出要求、明確責(zé)任。各地各部門要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類實(shí)施、統(tǒng)籌協(xié)作”的原則，制訂工作方案，抓好工作落實(shí)。

　　新冠肺炎疫情防控期間，省檔案館及時(shí)研究出臺(tái)疫情防控檔案收集歸檔工作的指導(dǎo)意見(jiàn)，并以省疫情防控指揮部名義印發(fā)通知，要求各地各單位將檔案工作與防疫工作同部署、同檢查、同落實(shí)，明確職責(zé)、齊抓共管，為疫情防控專題檔案工作提供組織保障。

　　開(kāi)展專項(xiàng)檢查。加強(qiáng)對(duì)突發(fā)事件專題檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)解決存在的困難和問(wèn)題，定期通報(bào)有關(guān)情況，推動(dòng)工作落實(shí)。省檔案館在疫情防控期間采取電話、微信及現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)相結(jié)合的方式，對(duì)各地各部門疫情防控專題檔案收集管理情況進(jìn)行檢查督辦，定期向省疫情防控指揮部報(bào)告有關(guān)情況，并將疫情防控專題檔案工作納入年度檔案目標(biāo)管理考核，推動(dòng)工作落到實(shí)處。

　　資源管理上突出“三全”

　　突發(fā)事件專題檔案工作涉及單位多，形成檔案數(shù)量大，要按照《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》等要求，認(rèn)真做好檔案資源管理工作。

　　管理范圍上全覆蓋。確定歸檔范圍清單，是做好突發(fā)事件專題檔案的重要環(huán)節(jié)。新冠肺炎疫情發(fā)生后，省檔案館及時(shí)出臺(tái)指導(dǎo)意見(jiàn)，明確各地各單位疫情防控檔案歸檔范圍，各級(jí)防疫指揮部、各級(jí)機(jī)關(guān)、各有關(guān)單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)（村）按照范圍，制定檔案歸檔清單，有力推動(dòng)了疫情防控檔案資料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

　　管理對(duì)象上全納入。將突發(fā)事件專題檔案納入本單位檔案工作統(tǒng)一管理，按照本單位文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表和門類劃分進(jìn)行整理，確保突發(fā)事件專題檔案在收集范圍、分類方法和整理規(guī)則上與單位其他檔案的一致性。在新冠肺炎疫情防控檔案管理中，省檔案館將省疫情防控指揮部所有疫情防控檔案作為獨(dú)立全宗進(jìn)行管理。對(duì)于其他職能部門和相關(guān)單位，則要求其根據(jù)本單位檔案分類方法和整理規(guī)則進(jìn)行分類和整理，并歸入相應(yīng)全宗集中統(tǒng)一管理。

　　管理方法上全專題。為便于后續(xù)查考利用，對(duì)于各部門而言，不論是否按照專題進(jìn)行實(shí)體檔案管理，都應(yīng)當(dāng)建立專題目錄。在疫情防控檔案管理上，各級(jí)單位都建立了專題目錄，由各級(jí)檔案館收集報(bào)送至省檔案館。

　　開(kāi)發(fā)利用上強(qiáng)化“三力”

　　突發(fā)事件專題檔案管理的最終目的在于提供利用，用黨領(lǐng)導(dǎo)人民成功處置突發(fā)事件的真實(shí)歷史記錄鼓舞人心、激發(fā)斗志，凝聚同心共筑中國(guó)夢(mèng)的強(qiáng)大合力。

　　強(qiáng)化信息獲取力。加強(qiáng)信息共享平臺(tái)建設(shè)，能夠精確定位檔案存放位置，快速查找獲取相關(guān)檔案信息，為今后黨委、政府決策及學(xué)者研究提供參考。目前，省檔案館正在建設(shè)全省疫情防控檔案專庫(kù)，成為“新時(shí)代新成就國(guó)家記憶工程”的重要組成部分，為常態(tài)化疫情防控和全省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供高效服務(wù)，并擬建設(shè)資源平臺(tái)整合全省新冠肺炎疫情防控檔案資源，開(kāi)發(fā)共享平臺(tái)依法依規(guī)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享共用。

　　強(qiáng)化資源開(kāi)發(fā)力。通過(guò)檔案編研、陳列展覽、檔案文創(chuàng)產(chǎn)品等形式，對(duì)突發(fā)事件檔案資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，能夠充分挖掘檔案價(jià)值，提升突發(fā)事件專題檔案的影響力。

　　強(qiáng)化媒體宣傳力。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，要“讓歷史說(shuō)話，用史實(shí)發(fā)言”。與主流媒體合作，對(duì)突發(fā)事件專題檔案背后的感人故事進(jìn)行宣傳報(bào)道，傳播正能量，弘揚(yáng)主旋律，是發(fā)揮檔案工作資政育人作用的具體體現(xiàn)。省檔案館利用館藏抗疫檔案開(kāi)展“6·9國(guó)際檔案日”直播活動(dòng)，并與人民廣播電臺(tái)的“湖北之聲”節(jié)目聯(lián)合制播20期《檔案背后的戰(zhàn)疫故事》音視頻節(jié)目、舉辦“我們一起走過(guò)——檔案里的戰(zhàn)疫故事”分享會(huì)。

　　省各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體，實(shí)行獨(dú)立核算、具有獨(dú)立法人資格、建有中國(guó)共產(chǎn)黨基層組織或工會(huì)基層組織的各種所有制形式的企業(yè)、事業(yè)單位認(rèn)真貫徹中央文明委和省、市文明委關(guān)于精神文明創(chuàng)建工作的一系列文件精神。

　　積極開(kāi)展精神文明創(chuàng)建活動(dòng)，堅(jiān)持以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，服務(wù)改革發(fā)展和穩(wěn)定大局，以提高單位文明程度和職工的文明素質(zhì)為宗旨，以服務(wù)各級(jí)黨委、政府工作大局為目標(biāo)，各項(xiàng)工作在務(wù)實(shí)中取得新成效，在創(chuàng)新中贏得新發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)中原崛起、構(gòu)建和諧中原營(yíng)造了良好的社會(huì)環(huán)境。

　　這些單位在創(chuàng)建文明單位活動(dòng)中，形成了大量的精神文明創(chuàng)建工作文件材料。這些文件材料反映了我省精神文明創(chuàng)建工作的全貌，是我省精神文明創(chuàng)建工作活動(dòng)的歷史記錄，是國(guó)家檔案資源的一個(gè)重要組成部分，具有重要的保存利用價(jià)值。

　　從某種程度上說(shuō)，這些文件材料體現(xiàn)了機(jī)關(guān)文明程度和職工文明素質(zhì)提升的成果，凝結(jié)了單位職工在文明單位創(chuàng)建過(guò)程中付出的智慧和汗水。它不僅對(duì)正在創(chuàng)建文明單位有直接的學(xué)習(xí)、借鑒、提高作用，而且對(duì)今后豐富精神文明創(chuàng)建工作內(nèi)涵、創(chuàng)新活動(dòng)載體，推動(dòng)精神文明創(chuàng)建工作向深層次發(fā)展，具有參考作用。

　　一、精神文明創(chuàng)建工作文件材料的收集

　　各參與精神文明創(chuàng)建工作的單位，對(duì)精神文明創(chuàng)建工作文件材料的收集工作比較重視，因?yàn)閷?duì)創(chuàng)建專題檔案的整理是否規(guī)范，在考核中就占一定的分值。所以，在創(chuàng)建工作中，哪個(gè)單位也不愿在創(chuàng)建專題檔案材料的收集上、整理上丟分。

　　從我們單位借來(lái)的精神文明創(chuàng)建專題檔案范本看，創(chuàng)建單位在文件材料的收集上下了很大的功夫，可以說(shuō)，幾乎涵蓋了創(chuàng)建單位全年形成的所有工作文件材料。精神文明創(chuàng)建專題檔案成了框，什么文件材料都可往里裝。大有一網(wǎng)打盡的味道。

　　精神文明創(chuàng)建工作文件材料的收集，必須扣緊精神文明創(chuàng)建活動(dòng)這個(gè)專題，凡是和精神文明創(chuàng)建活動(dòng)有關(guān)的。就收集；凡是和精神文明創(chuàng)建活動(dòng)實(shí)在搭不上邊的（不能強(qiáng)拉硬扯），就不收集。根據(jù)掌握的情況，精神文明創(chuàng)建單位文件材料的收集范圍，主要包括：

　　1、本單位精神文明建設(shè)組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及任命文件材料；

　　2、本單位精神文明創(chuàng)建年度工作要點(diǎn)、創(chuàng)建工作簡(jiǎn)報(bào)、創(chuàng)建工作總結(jié)等文件材料；

　　3、本單位定期召開(kāi)會(huì)議、研究精神文明創(chuàng)建工作形成的會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等文件材料；

　　4、本單位思想道德教育活動(dòng)計(jì)劃、教材、考核記錄等文件材料；

　　5、本單位開(kāi)展崗位練兵、技術(shù)比武、知識(shí)競(jìng)賽、演講比賽等活動(dòng)形成的文件材料；

　　6、本單位開(kāi)展文明職工、文明處（科）室、文明班組創(chuàng)建活動(dòng)形成的文件材料；

　　7、本單位開(kāi)展文明樓院、文明家庭創(chuàng)建活動(dòng)形成的文件材料；

　　9、本單位開(kāi)展文藝活動(dòng)形成的文件材料；

　　10、本單位開(kāi)展體育活動(dòng)形成的文件材料；

　　公益活動(dòng)，為幫扶對(duì)象精神文明創(chuàng)建工作做貢獻(xiàn)形成的文件材料；

　　12、本單位樹(shù)立的精神文明創(chuàng)建工作先進(jìn)個(gè)人典型材料；

　　13、本單位建立文明行為規(guī)范和文明服務(wù)規(guī)范制度的文件材料；

　　14、本單位建立安全防范制度的文件材料；

　　15、本單位建立精神文明創(chuàng)建工作獎(jiǎng)懲制度的文件材料；

　　16、本單位和各處（科）室獲得各種榮譽(yù)的文件材料（包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)匾、錦旗及獲獎(jiǎng)紙質(zhì)文件材料）；

　　17、本單位在文明單位考評(píng)過(guò)程中形成的文件材料（本單位精神文明創(chuàng)建工作情況匯報(bào)和考評(píng)組的考評(píng)意見(jiàn)）；

　　18、各級(jí)文明辦在媒體上公示的擬通過(guò)文明單位名單（本單位榜上有名）和正式通過(guò)考評(píng)的審批意見(jiàn)；

　　19、本單位在精神文明創(chuàng)建活動(dòng)中形成的照片、錄音帶、錄像帶和多媒體電子（光盤）文件材料。

　　二、精神文明創(chuàng)建專題檔案的整理

　　精神文明創(chuàng)建專題檔案如何整理，首先看精神文明創(chuàng)建單位采用哪種分類方法，如采用年度——組織機(jī)構(gòu)分類法的單位，就把精神文明創(chuàng)建工作文件材料分到單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)——機(jī)關(guān)黨委類里，按單件進(jìn)行裝訂和整理，在機(jī)關(guān)黨委當(dāng)年黨務(wù)工作文件材料排完之后，接著排精神文明創(chuàng)建工作文件材料。

　　如采用年度——問(wèn)題分類法的單位，就把精神文明創(chuàng)建工作文件材料分到黨群工作類里，按單件進(jìn)行裝訂和整理，這些材料排在當(dāng)年黨群工作文件材料之后。這是各創(chuàng)建單位檔案室一項(xiàng)正常的檔案整理工作，沒(méi)有什么特別之處。

　　這里需要說(shuō)明的是，各創(chuàng)建單位報(bào)送文明辦的精神文明創(chuàng)建材料，大多是送印刷廠裝訂的，有的是平裝本，有的是精裝本（彩色封面、內(nèi)文附有彩色照片），美觀精致。由于創(chuàng)建文件材料多，有的分為上、下冊(cè)，有的分為上、中、下冊(cè)。

　　這套材料盡管裝訂考究，說(shuō)是精神文明創(chuàng)建專題檔案，但嚴(yán)格意義上說(shuō)，它不是精神文明創(chuàng)建專題檔案。因?yàn)樗皇堑谝皇謾n案材料，沒(méi)有發(fā)文底稿，一般情況下，這是檔案和資料的根本區(qū)別（主要是從機(jī)關(guān)公文的角度）。

　　這套材料就是我們平常所說(shuō)的第二套（多套制情況下），是作為資料保管的。它不分保管期限，是精神文明創(chuàng)建工作文件材料的匯集。這套材料是按文明辦的要求整理的，內(nèi)容上反映了本單位精神文明創(chuàng)建的全過(guò)程，材料全面、系統(tǒng)，利用起來(lái)非常方便。

　　這套材料在本單位精神文明創(chuàng)建工作考評(píng)結(jié)束之后，應(yīng)移交到本單位檔案室，作為精神文明創(chuàng)建專題檔案材料的副本保存。以后利用，不提供原件，只提供副本，起到保護(hù)檔案原件的作用。