在信息數(shù)字化時(shí)代下，檔案工作發(fā)生翻天覆地的變化，傳統(tǒng)檔案管理模式已無(wú)法滿足信息時(shí)代的需求與發(fā)展，不僅查找檢索繁瑣費(fèi)時(shí)、檔案管理的效率和質(zhì)量低下，而且檔案存放空間大不便捷，難以實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案館信息共享。

　　《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》、檔案法等對(duì)檔案工作與保存期限做出規(guī)定，同時(shí)新型檔案管理“存量數(shù)字化，“增量電子化”落實(shí)與電子檔案數(shù)據(jù)異質(zhì)備份歸檔至關(guān)重要。

　　無(wú)論是個(gè)人檔案或者集體檔案，檔案承擔(dān)著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會(huì)利用的責(zé)任，利用光盤檔案整理規(guī)范落實(shí)好檔案管理工作十分重要。

　　隨著我國(guó)信息化建設(shè)的快速發(fā)展和推進(jìn)，新型電子檔案產(chǎn)生并逐步完善，電子化檔案以其便捷、便于傳輸?shù)忍攸c(diǎn)提高了檔案管理的水平，而且有取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)。于此同時(shí)，檔案數(shù)字化進(jìn)程中，也面臨著諸多挑戰(zhàn):

　　長(zhǎng)

　　“長(zhǎng)”：長(zhǎng)即存儲(chǔ)年限要求長(zhǎng)，根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，不管是機(jī)關(guān)，還是企業(yè)，檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。而對(duì)于機(jī)關(guān)和企業(yè)的重要文件材料、新聞單位的重大宣傳報(bào)道等都需要永久保存。

　　多

　　“多”：多即存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)多，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案行業(yè)一直采用紙質(zhì)化管理，檔案電子化不僅要解決歷史檔案的電子化，還要對(duì)新生的檔案文件進(jìn)行歸檔，海量的檔案數(shù)據(jù)不僅造成人工工作強(qiáng)度大，而且還容易對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全帶來(lái)隱患！

　　高

　　高”：高即存儲(chǔ)壞境要求高，根據(jù)《電子檔案存儲(chǔ)管理制度》，電子檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，作到防塵、防變形，避免陽(yáng)光直接照射；環(huán)境溫度選定范圍為17—20"C，相對(duì)濕度選定范圍為35%--45%；存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離，遠(yuǎn)離熱源。

　　由此可見，傳統(tǒng)的硬盤、磁盤等存儲(chǔ)方式在存儲(chǔ)空間、存儲(chǔ)時(shí)限和存儲(chǔ)安全上都無(wú)法滿足要求，而光盤，尤其是檔案級(jí)光盤無(wú)疑肩負(fù)其檔案數(shù)字化發(fā)展的重要使命！

　　而檔案光盤化過(guò)程中，各檔案部門反映，依然存在諸多問(wèn)題亟待解決和升級(jí)：

　　1、檔案軟件太多太雜，檔案管理軟件，掃描設(shè)備、刻錄設(shè)備、歸檔設(shè)備等，且且部分軟件之間不兼容性，檔案刻錄、歸檔、檢索各環(huán)節(jié)之間不能順暢進(jìn)行。

　　2、檔案部門之前無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。檔案數(shù)字化發(fā)展要求檔案數(shù)據(jù)能夠互通互聯(lián)，與縣、市、省各級(jí)檔案館之間實(shí)現(xiàn)共享，方便檢索。為了安全，還要做好重要數(shù)據(jù)的異質(zhì)異地備份。

　　為此，作為專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案服務(wù)商，迪美視特別為檔案領(lǐng)域定制了一套檔案數(shù)字化的全自動(dòng)光盤刻錄打印歸檔管理系統(tǒng)，能夠解決目前檔案電子化發(fā)展存在的系列問(wèn)題，保證檔案文件的長(zhǎng)久安全存儲(chǔ)。

　　系統(tǒng)推薦搭配檔案級(jí)藍(lán)光光盤，在材料的穩(wěn)定性、制作工藝、質(zhì)量檢測(cè)方面都有嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，歸檔壽命大于50年。

　　四大系統(tǒng)亮點(diǎn)：

　　強(qiáng)大——一體化系統(tǒng)解決方案：針對(duì)不同設(shè)備、軟件組合造成的不兼容問(wèn)題，我們提供一站式系統(tǒng)解決方案。該系統(tǒng)由全自動(dòng)光盤打印刻錄機(jī)、智能刻錄管理軟件、光盤柜及管理軟件等組成。系統(tǒng)之間環(huán)環(huán)相扣，且與各檔案部門檔案管理系統(tǒng)、掃描設(shè)備等無(wú)縫對(duì)接，完美兼容，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)掃描——刻錄——自定義封面打印——光盤歸檔管理等一站式操作。

　　智能——自動(dòng)化智能操作：針對(duì)檔案電子化過(guò)程中存在的工作強(qiáng)度大、人工介入安全問(wèn)題，本系統(tǒng)充分發(fā)揮智能設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，內(nèi)置2臺(tái)專業(yè)級(jí)刻錄機(jī)，配備智能機(jī)械手手臂，自動(dòng)取盤、放盤，且支持定時(shí)、定量、大文件自動(dòng)分盤刻錄，多客戶端遠(yuǎn)程批量打印刻錄等功能，按需刻錄，且可實(shí)現(xiàn)檔案文件異質(zhì)異地備份！全程無(wú)需人工值守，刻錄高效穩(wěn)定！

　　安全——全方位安全存儲(chǔ)備份：除了上述的安全功能，光盤本身刻錄文件不可修改，而檔案級(jí)光盤更加安全；搭配智能光盤柜，具有防塵、防光、防污染、防干擾、防靜電、防盜，防篡改等優(yōu)勢(shì)，特有的用戶權(quán)限管理功能，更加增加了數(shù)據(jù)的安全性。

　　便捷——智能歸檔和節(jié)約管理：智能光盤柜可容納720張專業(yè)歸檔光盤，一盤一倉(cāng)獨(dú)立存存儲(chǔ)方式，且支持?jǐn)U容滿足海量檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)之需。更重要的是，光盤柜管理軟件還能實(shí)現(xiàn)光盤查詢、入庫(kù)、出庫(kù)、借出、歸還等完備的借閱管理功能，完備的自動(dòng)借閱管理功能方便檔案文件的調(diào)取和查閱。

　　特殊載體的種類：磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案、照片檔案、光盤檔案、實(shí)物檔案等。

　　1、磁帶檔案：可分為錄音磁帶、錄像磁帶、數(shù)字磁帶和儀用磁帶等四類。

　　2、磁盤檔案：磁盤主要有軟磁盤和硬磁盤兩類。

　　3、膠片檔案：膠片檔案是利用膠片上的感光材料，把文字、圖像等通過(guò)光波形式記錄在膠片上。

　　4、照片檔案：

　?。?）、普通照片：是指企業(yè)在生產(chǎn)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影為主要反映形式的，主要由底片、照片及文字說(shuō)明構(gòu)成。

　?。?）、數(shù)碼照片：數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

　　5、光盤檔案：光盤（CD、VCD、DVD）是一種光學(xué)存儲(chǔ)器，激光束通過(guò)在光盤記錄介質(zhì)上形成長(zhǎng)短不同的熔坑來(lái)記錄信息。

　　6、實(shí)物檔案：包括證書、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、印章等。

　　第二部分

　　特殊載體的整理方法

　　一、傳統(tǒng)照片檔案整理

　?。ㄒ唬┱掌瑱n案整理依據(jù)

　　2002年批準(zhǔn)發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821-2002。

　?。ǘ┱掌瑱n案的分類

　　照片檔案分為傳統(tǒng)照片檔案和數(shù)碼照片檔案，傳統(tǒng)照片檔案又分為底片檔案和照片檔案。

　?。ㄈ┱掌瑱n案的作用

　　1、歷史記錄的真實(shí)見證。

　　2、維護(hù)單位利益的旁證。

　　3、為其它種類檔案提供印證。

　　4、為新聞報(bào)道提供服務(wù)。

　　5、為利用者提供藝術(shù)享受。

　　（四）照片檔案的收集范圍

　　1、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)重大公務(wù)活動(dòng)的照片。

　　2、本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。

　　3、記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

　　4、記錄本單位地理概貌、廠區(qū)建設(shè)、重點(diǎn)工程、自然風(fēng)光、標(biāo)志性物體的照片。

　　5、其他具有保存價(jià)值的照片。

　?。ㄎ澹┱掌瑱n案的收集歸檔

　　1、歸檔時(shí)間：隨時(shí)歸檔、階段性工作結(jié)束歸檔、年底歸檔。

　　2、歸檔要求：照片、說(shuō)明二者齊全；照片影像相符；注意畫面形象；反映同一主題若干張照應(yīng)選有代表性的照片歸檔；具有保存價(jià)值的照片要定期歸檔。

　　（六）照片檔案的整理原則

　　應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管、有利于提供利用的原則。

　　（七）照片檔案檔案整理

　　照片分類、照片排列、照片編號(hào)照片裝冊(cè)、編寫文字說(shuō)明、編制卷內(nèi)目錄、填寫照片冊(cè)內(nèi)容、編制照片檔案案卷目錄。

　　2、照片排列：按照片拍攝時(shí)間先后順序排列。

　　3、照片編號(hào)：照片編號(hào)采取兩段式照片冊(cè)號(hào)——編號(hào)如：14—5表示第14本照片冊(cè)中的第5張照片

　　4、照片裝冊(cè)：照片冊(cè)由297㎜×210㎜大小、紙質(zhì)的若干芯頁(yè)和封面、內(nèi)封、封底組成。照片要按照照片號(hào)順序依次固定在照片冊(cè)芯頁(yè)上。

　　5、編寫文字說(shuō)明：照片的文字說(shuō)明由總說(shuō)明和分說(shuō)明兩部分組成?？傉f(shuō)明主要包括六要素：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影

　　者。它是具體反映這組照片的說(shuō)明。分說(shuō)明是指每一張照片的說(shuō)明，其位置在照片冊(cè)芯頁(yè)上每一張照片旁邊。

　?、偈掠桑褐刚掌跋袼从呈录?、事件的情由；

　?、跁r(shí)間：指拍攝時(shí)間或事件發(fā)生、事物變化所產(chǎn)生的時(shí)間；

　　③地點(diǎn)：指被拍攝物所在具體地點(diǎn)；

　?、苋宋铮褐刚掌跋裆现饕宋锏男彰?，身份以及在照片中的位置；

　　⑤背景：指對(duì)揭示照片影像主題具有襯托作用的背景；

　　⑥攝影者：指照片的拍攝單位和拍攝人；

　　⑦參見號(hào)：即與該張照片有密切聯(lián)系的其他載體形式檔案的檔號(hào)、案卷號(hào)或盒號(hào)等。

　　⑧對(duì)組聯(lián)號(hào)的特別說(shuō)明：對(duì)反映一個(gè)事件或一次活動(dòng)的，兩張以上的照片，需在小卡片左上角編制組聯(lián)號(hào)，組聯(lián)號(hào)依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯(lián)號(hào)相同。如冊(cè)內(nèi)只有一組照片，其他均為散片時(shí)，只需對(duì)這組照片編號(hào)。注意：組聯(lián)號(hào)不宜越冊(cè)。

　　6、編制卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄是對(duì)每張照片編制目錄，其要求是：要先編制每組照片的目錄（總說(shuō)明），再在每組照片目錄下面編制每張照片的目錄（分說(shuō)明）。包括：照片號(hào)、照片題名、拍攝時(shí)間、照片所在頁(yè)號(hào)、底片所在卷號(hào)頁(yè)號(hào)底片號(hào)、備注等欄目。

　　7、填寫照片冊(cè)內(nèi)容：包括填寫照片冊(cè)內(nèi)封面、填寫照片冊(cè)內(nèi)備考表、填寫照片冊(cè)冊(cè)脊三方面內(nèi)容。

　　8、編制照片檔案案卷目錄：照片檔案案卷目錄的項(xiàng)目包括：

　?、侔妇硖?hào)：照片冊(cè)的號(hào)碼；

　?、陬}名：照片冊(cè)的案卷標(biāo)題（總說(shuō)明匯總）；

　?、燮鹬鼓暝拢赫掌纬傻钠鹬箷r(shí)間；

　?、苷掌瑥垟?shù)：照片的數(shù)量；

　?、荼９芷谙蓿赫掌谋９苣晗?；

　　⑥備注：著錄各項(xiàng)目中需要解釋和補(bǔ)充說(shuō)明的事項(xiàng)；