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深圳市城建檔案整理規(guī)范:城建檔案的竣工圖整理中,圖紙是比較難的一項,折疊圖紙的要求很高,不同大小的圖紙都要以A4大小為準,而且折好后,不可有高低不平,新手剛開始折一定有難度。多練就能折好。先把竣工圖分類,以建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、給排水竣工圖、電氣竣工圖這的的順序分類分卷。
如:建筑竣工圖,每一卷按3公分盒子裝滿為標準,多出來另立一卷。結(jié)構(gòu)竣工圖,每一卷按3公分盒子裝滿,多出來另立一卷,以此類推。
分卷完成后,每一卷的圖紙要核實目錄的順序,并調(diào)整正確順序,如有缺陷,馬上通知資料員補齊。
竣工圖的折疊要求,先把圖紙的所破損之處完整修補,修補的要求是,用圖紙同顏色的紙粘破損處。不可用白紙粘上,圖紙上有白紙都要清理好再藍圖紙修復(fù),而且粘的整齊。再將邊框線以外多余的都切除。
邊框線以外如果有章蓋,不可切除,不小心切除的,馬上粘回去。每份圖紙必須以A4大小折疊整齊,確保完整后開始打上頁碼。
折疊竣工圖有兩種,一種是在資料中的圖紙,左邊必須留有裝訂邊。第二種無需裝訂,直接以標準手法折成A4大小。
一、深圳市城建檔案整理規(guī)范
城建檔案整理應(yīng)遵循城建文件材料的自然形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ),便于保管和提供利用。城建檔案的整理就是對文件材料進行組卷、排列、編目、裝訂,使之有序化和系統(tǒng)化的過程。城建檔案整理工作是城建檔案歸檔工作的前提和基礎(chǔ),是城建檔案館(室)的一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作之一,也是城建檔案人員的基本專業(yè)技能。
?。ㄒ唬┏墙n案整理的工作內(nèi)容
從城建檔案整理工作的步驟來看,它主要包括兩個方面的內(nèi)容:城建檔案的系統(tǒng)整理和科學(xué)編目。
系統(tǒng)整理,是對城建檔案進行合理分類、有序排列,使之條理化和系統(tǒng)化,從而反映城建檔案的自然形成規(guī)律,保持城建檔案內(nèi)在的有機聯(lián)系。其具體工作內(nèi)容有:分類、組卷和排列。
科學(xué)編目,就是通過一定的形式,按照一定的要求,正確地固定系統(tǒng)整理的成果,準確地提示城建檔案的內(nèi)容和成分。其具體工作內(nèi)容有:卷內(nèi)文件編目、案卷編目和編制案卷目錄。
整理和編目是城建檔案整個整理工作相互聯(lián)系、不可缺少的兩個方面。
?。ǘ┏墙n案整理工作的意義
城建檔案整理工作是城建檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié),在城建檔案整個管理工作中具有十分重要的意義。
數(shù)量龐大的城建檔案材料,如不進行科學(xué)規(guī)范的整理,查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。而且不把文件材料聯(lián)系組合起來,就不能充分體現(xiàn)城建檔案的特點,就會影響以至失去城建檔案的利用價值。只有把城建檔案組成合理化的體系,才能客觀地反映各種城建活動的本來面貌,便于系統(tǒng)地查考研究。
所以,做好整理工作是城建檔案利用、開放,發(fā)揮城建檔案作用的一項重要而必須的前提條件。同時,優(yōu)化城建檔案整理工作,可以促進城建檔案工作各個環(huán)節(jié)的良性運行和協(xié)調(diào)發(fā)展。
通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質(zhì)量,促進其改善和提高。城建檔案經(jīng)過整理,為全面鑒定檔案的價值和建立計算機檢索系統(tǒng)奠定科學(xué)基礎(chǔ),還能為檔案的保護、統(tǒng)計、檢查工作提供基本的單位和完整的體系,便于維護城建檔案的完整和安全。所以,城建檔案整理工作是開發(fā)城建檔案信息資源的重要基礎(chǔ),整理工作科學(xué)化、標準化水平的提高,對于城建檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。
二、城建檔案整理工作的原則
整理工作的原則,就是應(yīng)當(dāng)遵循城建檔案的自然形成規(guī)律,充分尊重和利用原有的整理結(jié)果,最大限度地保持城建檔案文件之間的有機聯(lián)系,便于城建檔案保管和利用。
?。ㄒ唬┏墙n案整理工作應(yīng)當(dāng)遵循城建檔案的自然形成規(guī)律
城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動的伴生物,產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動的全過程,它伴隨著城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動的各個階段、各個程序的運行而自然地、逐步地形成的。
這就是城建檔案的自然形成規(guī)律,這種規(guī)律表現(xiàn)為城建檔案形成的過程性、階段性、程序性的特點。城建檔案的整理,必須遵循這個規(guī)律,這樣才能保持城建檔案內(nèi)部固有的“過程性、階段性、程序性”,才能真實反映城市建設(shè)的原貌,才是科學(xué)的整理。
?。ǘ┏墙n案整理工作應(yīng)當(dāng)充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)
城建檔案整理工作要充分尊重歷史和繼承前人的勞動,充分地利用原有的整理基礎(chǔ),這樣有利于提高整理工作的質(zhì)量和效率,以適應(yīng)提供利用的需要。
所謂“利用原基礎(chǔ)”整理檔案的含義和要求包括兩個方面:
?。ǎ保┏浞值刂匾暫屠孟惹暗恼砘A(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整,應(yīng)力求保持其原有的整理體系。
?。ǎ玻┰跈n案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
?。ㄈ┏墙n案整理工作應(yīng)當(dāng)最大限度地保持城建文件之間的有機聯(lián)系
所謂城建文件之間的有機聯(lián)系,就是城建文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。這種關(guān)系主要表現(xiàn)在城建文件的來源、時間、內(nèi)容和形式幾個方面。
城建文件的來源關(guān)系,是指城建文件的產(chǎn)生和形成單位的關(guān)系。如建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、管理審批部門等。形成城建文件的這些單位,使城建文件構(gòu)成了來源方面不可分割的內(nèi)在聯(lián)系,整理時必須保持這種來源方面的固有聯(lián)系。
城建文件的時間關(guān)系,是指城建文件產(chǎn)生的一個階段或一個年度的關(guān)系。整理這種文件時,應(yīng)該在保持來源聯(lián)系的同時,注意保持城建文件之間的這種時間聯(lián)系。
城建文件的內(nèi)容關(guān)系,是指城建文件形成單位的同一活動或同一個項目的文件之間在內(nèi)容上具有密切的聯(lián)系。這種聯(lián)系,是城建檔案整理工作中要考慮的最重要的一個方面。
城建文件的形式關(guān)系,是指城建文件的載體和記錄方式方面的聯(lián)系。由于城建文件載體、記錄方式不同,整理工作的要求也有所不同,因此在整理工作中也要充分考慮城建文件的形式關(guān)系。
對于保持城建文件之間的聯(lián)系,我們應(yīng)該辯證地看待和處理。不能只要一看到城建文件之間的某種聯(lián)系,即隨意整理,應(yīng)該從整理工作的全過程看,從檔案的來源、內(nèi)容、時間和形式等各方面,全面地保持聯(lián)系。同時,城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系是相對的,應(yīng)該根據(jù)不同檔案的特點及其不同的形成情況,而采取保持城建文件聯(lián)系的不同方法。
總之,就是既要把握保持城建文件聯(lián)系的客觀限度,又要發(fā)揮主觀能動性,從特定的整理對象出發(fā),對整理方法進行優(yōu)選,使城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系保持最合理的狀態(tài)。
?。ㄋ模┏墙n案整理工作應(yīng)當(dāng)便于城建檔案保管和利用
保持城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系,不是整理城建檔案的主要目的,所以不能“為聯(lián)系而聯(lián)系”。便于城建檔案保管和利用,才是城建檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。
總的來說,整理檔案時,恰當(dāng)?shù)乇3殖墙ㄎ募g的有機聯(lián)系,應(yīng)當(dāng)是便于保管和利用的,所以它們基本上是一致的。但是,保持城建文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時也不盡一致。
如同一項目的會議記錄、照片和錄音磁帶,就其內(nèi)容而言,無疑是有相互重要的內(nèi)在聯(lián)系。但是把這些形式不同的材料全部混同進來進行整理,則顯然不便于保管和利用。在整理檔案時,特別是在保持城建文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候,不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。
因此,對于不同種類的城建檔案,或記錄方式、載體材料、機密程度、保管價值等顯然不同的文件,應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況分別整理,恰當(dāng)?shù)亟M合,而在相應(yīng)的范圍內(nèi)要求保持文件最優(yōu)化的聯(lián)系。