在整理檔案時(shí)，遇到請(qǐng)示與批復(fù)，自然會(huì)將同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)放在一起整理，而且還必定按照"批復(fù)在前，請(qǐng)示在后"的順序排列。這已成為專(zhuān)兼職檔案員最基本的業(yè)務(wù)常識(shí)之一。但從批復(fù)和請(qǐng)示的形成順序而言，一定是先有請(qǐng)示，再有批復(fù)的，也可以理解為因果關(guān)系。

　　下面檔案整理請(qǐng)示和批復(fù)順序分別從文書(shū)檔案和科技檔案兩個(gè)層面來(lái)演示。

　　一、文書(shū)檔案整理

　　1、組件與排序

　　文書(shū)檔案的構(gòu)成相對(duì)單純，以件為單位整理歸檔，與該檔案的形成有密切內(nèi)在聯(lián)系的文件組為一件，在實(shí)際操作中更加靈活、實(shí)用。排序如下：

　?、僬呐c附件：正文在前，附件在后；

　?、谡九c定稿：正本在前，定稿在后；

　?、墼c復(fù)制件：原件在前，復(fù)制件在后；

　　④會(huì)議紀(jì)要：終版（簽字/蓋章版）會(huì)議紀(jì)要+會(huì)上達(dá)成的重要文件+會(huì)議通知+會(huì)議簽到表+會(huì)議材料；

　　⑤請(qǐng)示與批復(fù)（報(bào)告與批示）：批復(fù)/批示在前，請(qǐng)示/報(bào)告在后；

　　⑥文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件：文件處理單在前，收文（相關(guān)文件）在后。

　　需要注意的是：

　?、傥臅?shū)檔案的管理功在平時(shí)，要注重日常文件的收集，確保每一份歸檔文件齊全、完整，也就是“該歸則歸”。

　　②不必牽強(qiáng)附會(huì)，比如一次沒(méi)有正式發(fā)文通知的例行會(huì)議，沒(méi)必要把短信、微信通知截圖保存，或與之相關(guān)卻無(wú)關(guān)緊要的文件作為附件一并歸檔，一份會(huì)議紀(jì)要完全可以獨(dú)立成檔。也就是要剔除冗余文件，“不該歸不歸”。

　　2、分類(lèi)

　　①首先要做個(gè)分類(lèi)方案，最簡(jiǎn)單明了的方法就是分類(lèi)方案圖。

　?、谂空頇n案時(shí)，先根據(jù)分類(lèi)方案，將每份文件固定位置用鉛筆標(biāo)上類(lèi)別。

　?、廴缓笤侔凑找欢ǖ囊?guī)律，比如檔案形成時(shí)間，將同一類(lèi)檔案按先后順序排列起來(lái)。

　?、茏詈螅瑯?biāo)注檔號(hào)或蓋上檔號(hào)章。

　　3、編頁(yè)碼

　?、俟ぞ撸?、2B鉛筆；2、數(shù)字章；3、手動(dòng)/自動(dòng)打碼機(jī)。根據(jù)習(xí)慣和需要選取合適的標(biāo)碼工具。

　?、谖恢茫悍茄b訂線一側(cè)下角。

　?、燮鹗紨?shù)：從數(shù)字“1”開(kāi)始，不空頁(yè)、不跳碼（數(shù)）。

　　④起止頁(yè)：組件/卷后每一件/卷的首頁(yè)開(kāi)始，至每一件/卷的最后一頁(yè)止。

　?、葑⒁猓何募瞻醉?yè)、目錄、自制封皮、備考表不用標(biāo)注頁(yè)碼。

　　4、標(biāo)注檔號(hào)

　　檔號(hào)標(biāo)注方式：

　?、偕w歸檔章/檔號(hào)章（六格歸檔章和兩格檔號(hào)章），填寫(xiě)內(nèi)容，其中：

　　六格歸檔章填寫(xiě)方法：第一格填寫(xiě)全宗號(hào)，第二格年度，第三格室編件號(hào)，第四格機(jī)構(gòu)問(wèn)題，第五格保管期限，第六格館編件號(hào)（或總頁(yè)數(shù)）。

　　企業(yè)里可選兩格檔號(hào)章，第一格填寫(xiě)檔號(hào)中除卷/件序號(hào)外的其它段位，第二格填寫(xiě)卷/件序號(hào)。

　?、阢U筆手寫(xiě)，直接標(biāo)注檔號(hào)。

　　企業(yè)結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和自身狀況，自行設(shè)置檔號(hào)編制規(guī)則。

　　企業(yè)里推薦使用鉛筆手寫(xiě)標(biāo)注檔號(hào)。

　　檔號(hào)標(biāo)注（蓋歸檔章/檔號(hào)章）位置：

　　①檔案首頁(yè)右上角空白處；

　　②若無(wú)空白處，可單獨(dú)做封面，檔號(hào)直接打印在封面右上角，或蓋檔號(hào)章。

　　5、目錄編制

　　目錄基本要素：

　　序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注，等。

　　目錄編制/填寫(xiě)注意事項(xiàng)：

　?、倌夸浽O(shè)置應(yīng)切實(shí)，基本要素不缺失；

　?、诟駸o(wú)虛設(shè)，應(yīng)填盡填，不空項(xiàng)。

　?、厶顚?xiě)規(guī)范，有據(jù)可依。

　　6、裝訂

　　常用檔案裝訂工具：

　?、儆啎?shū)機(jī)、不銹鋼訂書(shū)釘、起釘器；

　　②三孔一線裝訂機(jī)或電鉆或打孔器、鉤錐（木柄錐）、剪刀、棉線或蠟線；

　?、劭p紉機(jī)、鋼針、裁紙刀、剪刀、紙片、棉線或蠟線；

　?、軣崛勰z裝機(jī)、熱熔裝訂膠條。

　　裝訂步驟：

　?、偃コ?、夾等金屬材質(zhì)類(lèi)裝訂材料；

　?、谀ㄆ结斂住A痕等原來(lái)的裝訂痕跡（這步操作也是為電子化掃描做準(zhǔn)備）。

　?、圻x擇合適的裝訂方式進(jìn)行裝訂（三孔一線、直角裝訂、縫紉機(jī)裝訂、不銹鋼釘裝訂，等）。

　　7、備考表

　　填寫(xiě)說(shuō)明：

　?、倬?盒內(nèi)基本信息，包括：卷/盒內(nèi)主要內(nèi)容、起止件號(hào)及特殊情況說(shuō)明等。

　?、诹⒕砣耍?a href="http://www.tpiin.com/tags/59.html" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">檔案整理歸檔人；檢查人：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

　?、哿⒕砣掌冢赫須w檔日期。

　　注意：

　　文書(shū)檔案一般是按年度歸檔，但日常整理而非批量操作的話(huà)，備考表立卷日期可統(tǒng)一為年末最后一日，或第二年第一月任意一天。

　　（科技（項(xiàng)目工程）檔案是按項(xiàng)目歸檔，可根據(jù)實(shí)際情況，或從項(xiàng)目竣工交付前后三個(gè)月內(nèi)選定立卷日期。）

　　8、裝盒

　　注意事項(xiàng)：

　?、偻缓袃?nèi)裝相同類(lèi)別的檔案文件，不能混裝。

　?、跈n案盒內(nèi)存放內(nèi)容與順序：目錄（最上方）、檔案文件、備考表（最下方）。

　?、酆袃?nèi)檔案文件按檔號(hào)順序依次排列。

　　④盒內(nèi)檔案不易裝得太滿(mǎn)，保留一定余地，以免損傷盒子，且便于插卷/件或更改。

　　9、盒脊

　　基本信息：

　?、贆n號(hào)（起止檔號(hào)）；②案卷題名。

　　拓展信息：

　?、俦９芷谙?；②密級(jí)；③機(jī)構(gòu)；④年度；⑤全宗號(hào)；⑥盒號(hào)，等。

　　方式：

　　①手工填寫(xiě)：字跡工整、無(wú)涂抹，內(nèi)容準(zhǔn)確、不含糊。

　?、诖蛴≌迟N：使用專(zhuān)用粘貼材料，貼緊、抹平、晾干；側(cè)封條略窄于盒脊，以減免使用過(guò)程中磨損側(cè)封條。

　　③機(jī)打：需專(zhuān)門(mén)的檔案盒打印機(jī)。