電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.tpiin.com
郵 箱:zboao@qq.com
物業(yè)管理跨越的時(shí)間長(zhǎng),變數(shù)也多,使得建立和規(guī)范使用檔案成為物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分。然而,在實(shí)際的物業(yè)管理檔案的建立和日常管理過程中,經(jīng)常會(huì)遇到査詢困難、內(nèi)容缺失嚴(yán)重、借閱混亂等問題。因此,物業(yè)客服檔案整理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物業(yè)管理檔案的建檔、分類、使用方法進(jìn)行歸納整理,顯得尤為重要。
日常物業(yè)管理期檔案主要包括:物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。
物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括:建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括:建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案。物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括:小區(qū)及公用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝飾裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。
01物業(yè)檔案的建立
1、什么是物業(yè)檔案?
指人們?cè)谖飿I(yè)的開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的,作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件。
2、物業(yè)檔案的兩個(gè)重要作用
①憑證作用
?、趨⒖甲饔?/p>
3、建立動(dòng)態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機(jī)制
由于物業(yè)檔案資料管理具有動(dòng)態(tài)性,因此必須建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制凡是管理程序的各個(gè)環(huán)節(jié),有關(guān)人員都要進(jìn)行及時(shí)性、經(jīng)常性、完備性的動(dòng)態(tài)記錄。
4、資料的收集
?、贆n案室
◇物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室,由專人負(fù)責(zé)管理
◇在資料收集時(shí)應(yīng)保證資料真實(shí)及渠道廣泛
?、谫Y料收集的兩種方式
※按時(shí)間順序收集
◇設(shè)計(jì)規(guī)劃階段信息
◇施工及驗(yàn)收階段信息
◇委托管理階段信息
◇業(yè)主收樓信息
◇日常管理信息
※按物業(yè)管理參與者的各方面來收集
◇在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作,力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)資料等原始資料
◇在業(yè)主入伙,進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料
◇在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等以及其相關(guān)資料,并將檔案整理形成制度化
◇通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息
5、資料的整理和分類
資料整理要求:
收集到原始資料后,統(tǒng)一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無(wú)效的記錄,然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到條理清晰、分類合理、便于檢索。
資料分類①:根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類
行政
上級(jí)文件、內(nèi)部發(fā)文、人事后勤…
工程
工程圖紙、設(shè)備檔案、維修記錄…
客服
業(yè)主資料、裝修資料、客戶投訴…
安保
巡查記錄、緊急事件、車輛檔案…
財(cái)務(wù)
各類帳冊(cè)、發(fā)票存根、預(yù)算報(bào)告…
資料分類②:根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類
實(shí)際工作中,文件資料、檔案一般不作嚴(yán)格區(qū)分,另外歸檔時(shí)可照顧到從文件到檔案的連貫性,進(jìn)行分類。
◆產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料
◆?。ㄓ茫魴n案
◆裝修檔案資料
◆工程維修資料
◆設(shè)備設(shè)施管理資料
◆治安消防安全管理資料
◆綠化清潔資料
◆員工管理資料
◆業(yè)主日常資料
◆行政文件資料
◆業(yè)主委員會(huì)資料
02物業(yè)檔案的管理
1、什么是物業(yè)檔案的管理?
指物業(yè)公司在物業(yè)管理管理活動(dòng)中,對(duì)物業(yè)的原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用,為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。
2、檔案管理注意事項(xiàng)
◇強(qiáng)調(diào)原始記錄的重要性
◇數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料詳實(shí)
◇不錯(cuò)不漏、帳實(shí)相符
◇妥善保管、查閱方便
◇保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、新鮮、安全
3、檔案的建立的四個(gè)環(huán)節(jié)
a收集
b整理
c歸檔
d使用
a收集——是將分散在樓盤內(nèi)各部門的有保存價(jià)值的文件資料向公司檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。
收集的關(guān)鍵是盡可能完整
完整的檔案收集體現(xiàn)在三個(gè)方面:
◇從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工
◇從地下到樓頂
◇從主體到配套的技術(shù)資料
b整理——重點(diǎn)是去偽存真
留下物業(yè)管理有用的資料。整理干凈不是最終目的,而是避免查找時(shí)浪費(fèi)時(shí)間,提高工作效率。
c歸檔——指按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)地分類與保存,如按每一棟建筑分類。歸檔形式—同時(shí)采用原始資料與計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制,使儲(chǔ)存方式的多元化。
*對(duì)業(yè)主和公司利益影響較大的檔案都應(yīng)加以保存。
檔案歸檔應(yīng)根據(jù)部門、年度、內(nèi)容、保存期及保密程度的分類順序進(jìn)行組卷,逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。為保證檔案的安全與完善,檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮。
歸檔作用——“十清”
◆物業(yè)來源清
◆物業(yè)數(shù)量清
◆物業(yè)質(zhì)量清
◆物業(yè)價(jià)值清
◆結(jié)構(gòu)類型清
◆設(shè)備設(shè)施清
◆綠化苗木清
◆租金費(fèi)用清
◆使用情況清
◆維修更新清
d使用
檢索——計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù);審批——按檔案的不同密級(jí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱;手續(xù)——借閱手續(xù)的辦理(借、還登記;檢查完好程度;借閱時(shí)間規(guī)定等)
03物業(yè)檔案的銷毀
銷毀——根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì),定期對(duì)過期或作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。
◆經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過方可銷毀◆建立已銷毀文檔清單備查
物業(yè)人事檔案管理
第一章
總則
第一條目的
員工檔案工作是人事工作的一部分,為加強(qiáng)員工檔案管理,更好地適應(yīng)公司人事工作的需要,結(jié)合公司實(shí)際,制定本制度。
第二條檔案工作的任務(wù)
(一)保管員工檔案;
(二)收集、鑒別和整理員工檔案材料;
(三)辦理員工檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
(四)通過檔案熟悉員工,為人事工作提供情況;
(五)調(diào)查研究檔案工作情況,逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第二章
管理內(nèi)容與方法
第三條檔案材料的內(nèi)容
(一)入職履歷
1、應(yīng)聘人員登記表;
2、面試評(píng)估表;
3、身份證、戶口本復(fù)印件;
4、學(xué)歷證書復(fù)印件;
5、相關(guān)資格證書復(fù)印件;
6、體檢表;
7、無(wú)犯罪紀(jì)錄證明(安防人員);
8、擔(dān)保書(財(cái)務(wù)人員);
9、離職證明;
10、照片。
(二)轉(zhuǎn)正、晉級(jí)、異動(dòng)資料
1、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正審批表,轉(zhuǎn)正答辯(主管級(jí)以上員工),轉(zhuǎn)正試題(安防、客服、工程等普通員工);
2、晉級(jí)/晉職審批表;
3、調(diào)崗/異動(dòng)審批表;
(三)勞動(dòng)合同、協(xié)議
1、勞動(dòng)合同;
2、保密協(xié)議;
(四)黨關(guān)系
1、入黨志愿書;
2、心得體會(huì)、思想?yún)R報(bào)材料;
3、政審、背景調(diào)查材料。
(五)先進(jìn)個(gè)人、表彰、獲獎(jiǎng)、記功
1、先進(jìn)員工;
2、通報(bào)表?yè)P(yáng)、表彰;
3、記功、任免。
(六)社會(huì)團(tuán)體資料
1、人大代表;
2、行業(yè)專家。
(七)工傷、仲裁
1、工傷鑒定;
2、仲裁、法院判決材料。
(八)處分、違紀(jì)處罰材料
1、通報(bào)批評(píng);
2、違紀(jì)處罰材料。
第四條檔案的管理:?jiǎn)T工檔案按照管理(任免)權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理。
(一)各服務(wù)中心人事專員、綜合管理部負(fù)責(zé)人事權(quán)限下放員工的檔案管理;
(二)公司人事負(fù)責(zé)所屬權(quán)限員工的檔案管理;
(三)公司人事負(fù)責(zé)代管有特殊情況的員工檔案(掛靠、崗位承包)。
第五條檔案材料的收集和歸檔
(一)人事檔案管理人員要根據(jù)檔案管理規(guī)定和檔案缺少材料的情況,及時(shí)通知有關(guān)部門收集或要求員工填寫,并將材料補(bǔ)充歸檔。有關(guān)部門和員工個(gè)人應(yīng)積極配合,及時(shí)提供必要材料,檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)及時(shí)登記。
(二)凡歸檔的材料,均應(yīng)認(rèn)真鑒別,材料應(yīng)詳實(shí)、完整,用鋼筆或簽字筆謄寫,本人簽字后生效。
(三)整理員工檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
第六條檔案的保管與期限
(一)員工檔案設(shè)專員保管。
(二)員工檔案應(yīng)存文件柜并落鎖。檔案室必須堅(jiān)固適用,具有防盜、防火、防潮等安全措施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查這些安全設(shè)施,保證完好。
(三)對(duì)保管的檔案要逐一登記造冊(cè)、編號(hào),每年要全面檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少,及時(shí)查找。
(四)檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。
(五)嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其他后果的,將視情節(jié)輕重,給予嚴(yán)肅處理。
(六)員工辭職、辭退檔案保管期限為兩年。
第七條檔案的查閱和借用
(一)外單位前來查閱員工檔案需憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(二)公司部門領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)檢及監(jiān)察職能人員查閱檔案應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(三)檔案管理專員應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示提供有關(guān)材料。
(四)檔案一般不外借,在特殊情況下,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以借用,但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),并要按期歸還。
(五)任何人不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。
(六)查閱檔案,必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁涂改、圈劃、拆換檔案材料,不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。
第八條檔案工作人員守則
(一)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。
(二)熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,努力為人事工作服務(wù)。
(三)保護(hù)檔案安全,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品。
(四)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密制度,不得擅自向他人提供或泄露檔案內(nèi)容,對(duì)無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室應(yīng)嚴(yán)加勸阻。
(五)堅(jiān)持原則,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)定制度辦事。
(全國(guó)總部)河南省鄭州市金水區(qū)博雅廣場(chǎng)4號(hào)樓1104
+18937133779
zboao@qq.com
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有
工信部備案號(hào):豫ICP備11015869號(hào)-8