檔案整理與歸檔的要求中規(guī)定整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，裝盒，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。歸檔文件：是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理，是將文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　社會(huì)組織登記檔案的整理與歸檔

　　社會(huì)團(tuán)體類、民辦非企業(yè)單位類、基金會(huì)類的歸檔范圍主要有：

　　01、成立登記材料

　　如籌備成立的文件材料；成立登記文件資料；設(shè)立分支（代表）機(jī)構(gòu)登記文件材料；章程修訂及其核準(zhǔn)文件材料；

　　02、審批材料

　　如機(jī)構(gòu)備案文件材料；

　　03、變更和注銷登記材料

　　如變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍文件材料；注銷登記文件材料；

　　04、年檢材料

　　如年檢報(bào)告、登記表及其他材料：

　　05、行政處罰文件材料

　　行政處罰決定書、復(fù)議決定書、訴訟判決(裁定)書；其他材料。

　　整理前應(yīng)檢查文件材料的齊全、完整性，材質(zhì)、書寫字跡需符合文件規(guī)定要求并滿足歸檔條件。

　　分類與排序

　　社會(huì)組織檔案按社會(huì)團(tuán)體類、民辦非企業(yè)單位類、基金會(huì)類三類分類，各類社會(huì)組織登記檔案按照社會(huì)組織登記證號(hào)的順序進(jìn)行排列，一個(gè)社會(huì)組織的文件材料按照文件形成的時(shí)間順序排列。

　　組件

　　根據(jù)《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》要求，社會(huì)組織登記檔案整理遵循一個(gè)社會(huì)組織一檔的原則，保持文件之間的內(nèi)部聯(lián)系，以一個(gè)社會(huì)組織為保管單位，參照文書檔案以“件”為單位整理的標(biāo)準(zhǔn)，每份文件在右上角加蓋檔號(hào)章。一般一份文件為一件，正文與附件為一件，請(qǐng)示與批復(fù)各為一件，一次上報(bào)的多份表格，每份表格可為一件。

　　裝盒及編制檢索工具

　　一個(gè)社會(huì)組織的所有文件材料應(yīng)按組件順序依次放入無酸紙檔案盒中，一個(gè)社會(huì)組織的文件材料視數(shù)量裝一盒或多盒，不同社會(huì)組織的文件不應(yīng)放入同一個(gè)檔案盒中。因社會(huì)組織登記文件材料動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)，其按件整理形式不同于文書檔案，因一個(gè)社會(huì)組織每年產(chǎn)生的文件是遞增的，直到社會(huì)組織的注銷為止，因此其存放應(yīng)滿足其隨時(shí)補(bǔ)充歸檔的需求。

　　建設(shè)工程檔案資料如何管理、歸檔文件的詳細(xì)要求

　　工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。

　　主要是對(duì)文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等?；窘ㄔO(shè)工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

　　一、什么是基本建設(shè)工程檔案資料

　　1.基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。

　　二、檔案資料如何管理

　　1.工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　2.為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3.工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

　　4.設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

　　5.購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

　　三、歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

　　1.凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。

　　2.施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

　　3.調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　4.主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。

　　5.書寫規(guī)定

　　A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

　　B）書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

　　C）文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡化應(yīng)符合國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。

　　6.書寫材料的大小尺寸應(yīng)規(guī)范,裝訂邊空白間距應(yīng)為25mm，裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進(jìn)行書寫和留有信息。

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。

　　電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016）

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T 2828.1—2012計(jì)數(shù)抽樣檢驗(yàn)程序第1部分：按接收質(zhì)量限（AQL）檢索的逐批檢驗(yàn)抽樣計(jì)劃（ISO 2859-1：1999，IDT）

　　GB/T 7156—2003文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí)

　　GB/T 9704—2012黨政機(jī)關(guān)公文格式

　　GB/T 11821—2002照片檔案整理規(guī)范

　　GB/T 11822—2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

　　GB/T 12628—2008硬磁盤驅(qū)動(dòng)器通用規(guī)范

　　GB/T 17678—1999 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求

　　GB/T 20988—2007信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范

　　GB/T 26163.1—2010信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則（IS0 23081-1，IDT）

　　GB/T 29194—2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

　　DA/T 13—1994檔號(hào)編制規(guī)則

　　DA/T 15—1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

　　DA/T 18—1999檔案著錄規(guī)則

　　DA/T 22歸檔文件整理規(guī)則

　　DA/T 28—2002國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

　　DA/T 31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　DA/T 32—2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則

　　DA/T 38—2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　DA/T 46—2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

　　DA/T 47—2009版式電子文件長期保存格式需求

　　ISO 13008：2012信息與文獻(xiàn)數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過程（Information and documentation—Digital records conversion and migration process）

　　ISO/TR 13028：2010信息與文獻(xiàn)檔案數(shù)字化實(shí)施指南（Information and documentation Implementation guidelines for digitization of records）

　　ISO 16175.2：2011信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求第2部分：數(shù)字檔案管理系統(tǒng)指南與功能要求（Principles and functional requirements for records in electronic office environments—Part 2：Guidelines and functional requirements for digital records management systems）

　　ISO 16175.3：2010信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求第3部分：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中檔案管理指南與功能要求（Information and documentation—Principles and functional requirements for records in electronic office environments—Part3：Guidelines and functional requirements for records in business systems）

　　3術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1電子文件electronic document

　　國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

　　3.2電子檔案electronic records

　　具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

　　3.3元數(shù)據(jù)metadata

　　描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。

　　注：改寫GB/T 26162.1—2010，定義3.12。

　　3.4組件component

　　構(gòu)成電子文件、電子檔案且獨(dú)立存在的一個(gè)比特流。

　　[ISO 16175.2—2011，3術(shù)語和定義]

　　示例：文書類電子檔案的組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等。

　　3.5真實(shí)性authenticity

　　電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)。

　　3.6可靠性reliability

　　電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)的性質(zhì)。

　　3.7完整性integrity

　　電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。

　　3.8可用性u(píng)seability

　　電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。

　　3.9業(yè)務(wù)系統(tǒng)business system

　　形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

　　示例：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進(jìn)機(jī)構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

　　3.10電子檔案管理系統(tǒng)electronic records management system

　　對(duì)電子檔案（3.2）進(jìn)行采集（3.11）、歸檔（3.12）、編目、管理和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

　　3.11采集capture

　　對(duì)電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)的方法與過程。

　　3.12歸檔archiving

　　將具有憑證、査考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件（3.1）及其元數(shù)據(jù)（3.3）管理權(quán)限向檔案部門提交的過程。

　　3.13移交transfer

　　按照國家規(guī)定將電子檔案（3.2）的保管權(quán)交給國家檔案館的過程。

　　3.14登記registration

　　電子檔案進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)（3.10）時(shí)賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)符的行為。

　　注：改寫GB/T 26162.1—2010，3.18。

　　3.15轉(zhuǎn)換conversion

　　在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過程。

　　注：改寫GB/T 26162.1—2010，3.7。

　　3.16遷移migration

　　在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)的過程。

　　注：改寫GB/T 26162.1—2010，3.13。

　　4總則

　　4.1電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)遵循納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃、技術(shù)與管理并重、便于利用和安全可靠的原則。

　　4.2應(yīng)對(duì)電子文件、電子檔案實(shí)施全程和集中管理，確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性。

　　4.3應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，明確相關(guān)部門電子文件歸檔和電子檔案管理的職責(zé)與分工，主要包括以下四類部門的職責(zé)與分工：

　　a）檔案部門負(fù)責(zé)制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應(yīng)歸檔電子文件；負(fù)責(zé)電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項(xiàng)工作；

　　b）電子文件形成或辦理部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作；

　　c）信息化部門負(fù)責(zé)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為電子檔案管理提供信息化支持；

　　d）保密部門負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。

　　4.4應(yīng)明確各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時(shí)間、程序、接口和格式等要求。

　　4.5應(yīng)執(zhí)行規(guī)范的工作程序，采取必要的技術(shù)手段，對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理全過程實(shí)行監(jiān)控。

　　4.6應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)和離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施電子文件歸檔和電子檔案管理。

　　5業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)

　　5.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能

　　5.1.1應(yīng)能按6、7、8.1～8.4給出的相關(guān)要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　5.1.2應(yīng)內(nèi)置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　5.1.3應(yīng)能以單個(gè)流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過程中對(duì)其進(jìn)行的全部修改信息。

　　5.1.4能按內(nèi)置規(guī)則自動(dòng)命名、存儲(chǔ)電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

　　5.1.5能按標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　5.1.6能對(duì)已收集、積累的電子文件的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計(jì)。

　　5.1.7需通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子檔案管理活動(dòng)時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理功能應(yīng)參照GB/T 29194—2012、ISO 16175-3：2010等標(biāo)準(zhǔn)以及5.2給出的要求執(zhí)行。

　　5.2電子檔案管理系統(tǒng)基本功能

　　5.2.1電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)參照CB/T 29194—2012、DA/T 31、ISO 13028—2010、ISO 16175-2：2011等標(biāo)準(zhǔn)以及同級(jí)國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。

　　5.2.2應(yīng)具備電子檔案管理配置功能，包括分類方案管理、檔號(hào)規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門類定義等功能。

　　5.2.3應(yīng)具備電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交、備份、報(bào)表管理等功能。

　　5.2.4應(yīng)具備電子檔案安全管理功能，包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計(jì)、生成固化信息等功能。

　　5.2.5應(yīng)具備系統(tǒng)管理功能，包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配、事件報(bào)告等功能。

　　5.2.6應(yīng)具備各門類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序、編制檔號(hào)等功能。

　　5.2.7應(yīng)具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。

　　5.3檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

　　5.3.1檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施應(yīng)能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿足電子文件歸檔與電子檔案管理活動(dòng)的實(shí)際需求。

　　5.3.2應(yīng)為檔案部門配備局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，網(wǎng)絡(luò)性能應(yīng)能適應(yīng)各門類電子文件、電子檔案傳輸、利用要求。

　　5.3.3應(yīng)配備電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應(yīng)的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲(chǔ)、備份等設(shè)備。

　　5.3.4應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的安全保障設(shè)施，包括殺毒軟件、防火墻等設(shè)備。

　　5.4電子檔案管理系統(tǒng)安全管理

　　5.4.1電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》、涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)等規(guī)定執(zhí)行。

　　5.4.2應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。

　　5.4.3電子檔案管理系統(tǒng)以及檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息安全設(shè)施等各種設(shè)備的選型、采購應(yīng)符合國家有關(guān)信息安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的規(guī)定。

　　5.4.4支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)通過一次性寫入光盤實(shí)施。

　　5.4.5嚴(yán)格管理電子檔案管理系統(tǒng)的專用離線存儲(chǔ)介質(zhì)及其用戶，定期查殺病毒，監(jiān)控非授權(quán)用戶的登錄與操作行為。

　　5.4.6應(yīng)制定并實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，明確職責(zé)分工和保障措施，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急響應(yīng)和獎(jiǎng)懲等應(yīng)急處置機(jī)制。

　　6電子文件歸檔范圍

　　6.1電子文件歸檔范圍

　　6.1.1反映單位職能活動(dòng)、具有查考和保存價(jià)值的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔。

　　6.1.2文書類電子文件歸檔范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行。

　　6.1.3照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821—2002執(zhí)行。

　　6.1.4科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　6.1.5各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　6.1.6郵件類電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32—2005等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　6.1.7網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件歸檔范圍可參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

　　6.2電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍

　　6.2.1應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。

　　6.2.2文書類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)按照DA/T 46—2009等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，至少包括：

　　a）題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實(shí)體元數(shù)據(jù)；

　　b）記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理活動(dòng)的業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間和機(jī)構(gòu)人員名稱等元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的擬制、辦理活動(dòng)包括：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。

　　6.2.3科技、專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)可參照6.2.2給出的要求執(zhí)行。

　　6.2.4聲像類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、密級(jí)、計(jì)算機(jī)文件名等。

　　7電子文件的收集與整理

　　7.1電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集

　　7.1.1應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成電子文件的收集，聲像類電子文件、在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件的收集由電子文件形成部門基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。

　　7.1.2應(yīng)齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)保持一致，包括但不限于以下6個(gè)方面的要求：

　　a）同一業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的電子文件應(yīng)齊全、完整；

　　b）電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全、完整，電子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有關(guān)要求；

　　c）在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造過程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計(jì)與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整；

　　d）聲像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等；

　　e）郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動(dòng)畫、音視頻文件等應(yīng)齊全、完整，網(wǎng)頁版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集網(wǎng)站設(shè)計(jì)文件、維護(hù)手冊(cè)等；

　　f）以專有格式存儲(chǔ)的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等。

　　7.1.3以公務(wù)電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應(yīng)下載并收集、歸入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲(chǔ)文件夾中。

　　7.1.4應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照6.2.2、6.2.3給出的要求，在電子文件擬制、辦理過程中采集文書、科技、專業(yè)等類電子文件元數(shù)據(jù)。

　　7.1.5可使用WPS表格或電子檔案管理系統(tǒng)按照6.2.2 a）、6.2.4給出的要求著錄、采集在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)，以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)。

　　7.2電子文件的整理

　　7.2.1應(yīng)在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)，并同步完成會(huì)議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理。

　　7.2.2應(yīng)以件為管理單位整理電子文件，也可根據(jù)實(shí)際以卷為管理單位進(jìn)行整理。整理活動(dòng)應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。

　　7.2.3應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成電子文件、紙質(zhì)文件的整理，聲像類電子文件的整理由電子文件形成部門基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。

　　7.2.4應(yīng)歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年等。

　　7.2.5電子文件分類按照電子檔案分類方案執(zhí)行，可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或分類方案有：

　　a）文書類電子文件的分類整理按照DA/T 22執(zhí)行；

　　b）科技類電子文件應(yīng)按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等進(jìn)行分類；

　　c）專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體等類電子文件可參照DA/T 22等要求進(jìn)行分類。有其他專門規(guī)定的，從其規(guī)定；

　　d）聲像類電子文件應(yīng)按照年度——保管期限——業(yè)務(wù)活動(dòng)，或保管期限——年度——業(yè)務(wù)活動(dòng)等分類方案進(jìn)行分類。

　　7.2.6應(yīng)在整理過程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)庫建立紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)，涉密紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)的錄入應(yīng)符合國家保密管理要求，目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)參照6.2.2 a）給出的要求執(zhí)行。

　　7.2.7應(yīng)在分類方案下按照業(yè)務(wù)活動(dòng)、形成時(shí)間等關(guān)鍵字，對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行同步排序，排序結(jié)果應(yīng)能保持電子文件、紙質(zhì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　7.2.8應(yīng)按規(guī)則命名電子文件，命名規(guī)則應(yīng)能保持電子文件及其組件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系與排列順序，能通過計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)建立電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，具體要求如下：

　　a）應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件及其組件命名；

　　b）在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等類應(yīng)用軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整、準(zhǔn)確的電子文件題名命名；

　　c）聲像類電子文件可采用數(shù)字?jǐn)z錄設(shè)備自動(dòng)賦予的計(jì)算機(jī)文件名。

　　7.2.9可參照分類方案在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中建立文件夾集中存儲(chǔ)電子文件及其組件，完成整理活動(dòng)。

　　8電子文件歸檔與電子檔案編目

　　8.1電子文件歸檔程序與要求

　　8.1.1電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn)、鑒定、登記、填寫電子文件歸檔登記表（見表A.1）等主要?dú)w檔程序。

　　8.1.2應(yīng)清點(diǎn)、核實(shí)電子文件的門類、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。

　　8.1.3應(yīng)對(duì)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行鑒定，鑒定合格率應(yīng)達(dá)到100%，包括：

　　a）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求；

　　b）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對(duì)應(yīng)，數(shù)量準(zhǔn)確且齊全、完整；

　　c）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合8.3、8.4給出的要求；

　　d）以專有格式歸檔的，其專用軟件、技術(shù)資料等齊全、完整；

　　e）加密電子文件已解密；

　　f）電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)傳輸、移交；

　　g）電子文件無病毒，電子文件離線存儲(chǔ)介質(zhì)無病毒、無損傷、可正常使用。

　　8.1.4檔案部門應(yīng)將清點(diǎn)、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫，自動(dòng)采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，通過計(jì)算機(jī)文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。

　　8.1.5應(yīng)依據(jù)清點(diǎn)、鑒定結(jié)果，按批次或歸檔年度填寫電子文件歸檔登記表（見表A.1），完成電子文件的歸檔。

　　8.2電子文件歸檔時(shí)間與歸檔方式

　　8.2.1電子文件形成或辦理部門應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔，歸檔時(shí)間最遲不能超過電子文件形成后的第2年6月。

　　8.2.2應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。

　　8.2.3應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及本單位實(shí)際，確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書面說明，歸檔接口通常包括但不限于以下三種：

　　a）webservice歸檔接口；

　　b）中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口；

　　c）歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。

　　8.3電子文件歸檔格式

　　8.3.1電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定硬軟件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級(jí)國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換。

　　8.3.2電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照DA/T 47—2009執(zhí)行，可采用PDF、PDF/A格式。

　　8.3.3以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：

　　a）電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔；或

　　b）電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個(gè)版式文件。

　　8.3.4在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造過程中形成的科技類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：

　　a）二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔；

　　b）三維矢量文件，需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要按8.3.4 a）給出的要求轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。

　　8.3.5以數(shù)據(jù)庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔：

　　a）以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔，或

　　b）參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式，將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。

　　8.3.6照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。

　　8.3.7公務(wù)電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

　　8.3.8專用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。

　　8.4電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式

　　8.4.1應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式。

　　8.4.2經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式：

　　a）選擇8.2.3 a）或8.2.3 c）所述歸檔接口時(shí)，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔；

　　b）選擇8.2.3 b）所述歸檔接口時(shí)，可與電子文件一并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫推送至中間數(shù)據(jù)庫，也可再由中間數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件。

　　8.4.3聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件，可以ET、XLS、DBF等格式歸檔。

　　8.5電子檔案的編目

　　8.5.1應(yīng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理審核、編制檔號(hào)等編目活動(dòng)。

　　8.5.2應(yīng)對(duì)整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類結(jié)果進(jìn)行審核和確認(rèn)，對(duì)不合理或不準(zhǔn)確的應(yīng)進(jìn)行修正。

　　8.5.3應(yīng)在整理審核基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序，并依據(jù)排序結(jié)果編制文件級(jí)檔號(hào)。

　　8.5.4應(yīng)采用文件級(jí)檔號(hào)或唯一標(biāo)識(shí)符作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時(shí)更新相應(yīng)的計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)。

　　8.5.5應(yīng)按照DA/T 18—1999以及6.2.4給出的要求對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案做進(jìn)一步著錄，規(guī)范、客觀、準(zhǔn)確地描述主題內(nèi)容與形式特征。

　　8.5.6完成整理編目后，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫，并參照7.2.9給出的要求分類、有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件。

　　8.6檔號(hào)編制要求

　　8.6.1應(yīng)按照DA/T 13—1994等標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案全程管理要求確定檔號(hào)編制規(guī)則。

　　8.6.2應(yīng)采用同級(jí)國家綜合檔案館檔號(hào)編制規(guī)則為室藏電子檔案、紙質(zhì)檔案編制檔號(hào)。

　　8.6.3檔號(hào)應(yīng)能唯一標(biāo)識(shí)全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案。

　　8.6.4以檔號(hào)作為電子檔案命名要素時(shí)，計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)能在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)、有序存儲(chǔ)全宗內(nèi)任意一件電子檔案及其組件。

　　9電子檔案的管理

　　9.1電子檔案的存儲(chǔ)

　　9.1.1應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。

　　9.1.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符構(gòu)成要素在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄電子檔案在線存儲(chǔ)路徑。

　　9.1.3在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處置。

　　9.2電子檔案的備份

　　9.2.1應(yīng)結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際，在確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定電子檔案備份方案和策略，實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。

　　9.2.2電子檔案近線備份與災(zāi)難備份的基本要求如下：

　　a）宜采用磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行近線備份，應(yīng)定期對(duì)電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份；

　　b）電子檔案數(shù)量達(dá)到一定量且條件許可時(shí)，可實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份；

　　c）本單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時(shí)，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納入規(guī)劃之中，進(jìn)行同步分析、設(shè)計(jì)和建設(shè)。電子檔案的災(zāi)難備份和災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)參照GB/T 20988—2007等標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。

　　9.2.3電子檔案離線備份的基本要求如下：

　　a）應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)，參照GB/T 2828.1—2012、GB/T 12628—2008、GB/T 17678—1999、DA/T 15—1995、DA/T 38—2008等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份；

　　b）電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)至少應(yīng)制作一套?？筛鶕?jù)異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應(yīng)用需要等實(shí)際情況，制作第二套、第三套離線存儲(chǔ)介質(zhì)，并在裝具上標(biāo)識(shí)套別；

　　c）應(yīng)對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范管理，按規(guī)則編制離線存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)，按規(guī)范結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)備份對(duì)象和相應(yīng)的說明文件，標(biāo)識(shí)離線存儲(chǔ)介質(zhì)。禁止在光盤表面粘貼標(biāo)簽；

　　d）離線存儲(chǔ)介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)符合下列條件：

　　——應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

　　——應(yīng)裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓；

　　——應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；

　　——保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤17℃～20℃，磁性載體15℃～27℃；相對(duì)濕度選定范圍：光盤20%～50%，磁性載體40%～60%。具體要求見DA/T 15—1995、DA/T 38—2008。

　　e）電子檔案或電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)自形成起一年內(nèi)可送同級(jí)國家綜合檔案館電子檔案中心進(jìn)行備份；

　　f）應(yīng)定期對(duì)磁性載體進(jìn)行抽樣檢測(cè)，抽樣率不低于10%；抽樣檢測(cè)過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時(shí)應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100%的檢測(cè)，并立即對(duì)發(fā)生永久性誤差的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新；

　　g）對(duì)光盤進(jìn)行定期檢測(cè)，檢測(cè)結(jié)果超過三級(jí)預(yù)警線時(shí)應(yīng)立即實(shí)施更新；

　　h）離線存儲(chǔ)介質(zhì)所采用的技術(shù)即將淘汰時(shí)，應(yīng)立即將其中存儲(chǔ)的電子檔案及其元數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)換至新型且性能可靠的離線存儲(chǔ)介質(zhì)之中；

　　i）確認(rèn)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的復(fù)制、更新和轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)成功時(shí)，再按照相關(guān)規(guī)定對(duì)原離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施破壞性銷毀。應(yīng)對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)管理活動(dòng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容參見表A.2。

　　9.3電子檔案的利用

　　9.3.1電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

　　9.3.2應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。

　　9.3.3利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。

　　9.3.4電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲(chǔ)介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。

　　9.3.5對(duì)電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。

　　9.4電子檔案的統(tǒng)計(jì)

　　9.4.1應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及本單位實(shí)際需要對(duì)各門類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　9.4.2可按檔案門類、年度、保管期限、密級(jí)、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時(shí)長、銷毀、移交等要素，對(duì)室藏電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　9.4.3可按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　9.5電子檔案元數(shù)據(jù)的維護(hù)

　　9.5.1應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)在電子檔案管理全過程中持續(xù)開展電子檔案元數(shù)據(jù)采集、備份、轉(zhuǎn)換和遷移等管理活動(dòng)。

　　9.5.2實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)升級(jí)或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)時(shí)，應(yīng)自動(dòng)采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等。

　　9.5.3應(yīng)參照GB/T 26163.1—2010等標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)并自動(dòng)采集電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的電子檔案管理過程包括登記、格式轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀、移交等，具體見8.1.4、10.2.5、10.3.4給出的要求。

　　9.5.4應(yīng)通過備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù)，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔后形成的電子檔案元數(shù)據(jù)。

　　9.5.5應(yīng)禁止修改電子檔案背景、結(jié)構(gòu)和管理過程元數(shù)據(jù)，對(duì)題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、人物、保管期限、密級(jí)等元數(shù)據(jù)的修改應(yīng)符合管理規(guī)定，修改操作應(yīng)記錄于日志文件中。

　　9.5.6應(yīng)確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù)。

　　10電子檔案的處置

　　10.1電子檔案的鑒定與審查

　　10.1.1應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行銷毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

　　10.1.2檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進(jìn)行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對(duì)象的續(xù)存或銷毀意見，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門。銷毀鑒定意見經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

　　10.1.3電子檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門、保密部門共同實(shí)施，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門。解密審查意見經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

　　10.1.4應(yīng)根據(jù)電子檔案所標(biāo)密級(jí)并結(jié)合國家有關(guān)政策、要求，參照GB/T 7156—2003等標(biāo)準(zhǔn)定期對(duì)涉密電子檔案進(jìn)行密級(jí)審查，實(shí)施解密、延長保密期限或提升密級(jí)等處置活動(dòng)。

　　10.1.5到期電子檔案移交進(jìn)館前，應(yīng)進(jìn)行解密審查。

　　10.2電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移

　　10.2.1應(yīng)在確保電子檔案的真實(shí)、可靠、完整和可用基礎(chǔ)上，參照ISO 13008—2012等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

　　10.2.2出現(xiàn)以下但不限于以下情況時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移：

　　a）電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換；

　　b）因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測(cè)不合格等原因需更換離線存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換；

　　c）支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級(jí)、更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移；

　　d）電子檔案管理系統(tǒng)更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。

　　10.2.3應(yīng)按照確認(rèn)轉(zhuǎn)換或遷移需求、評(píng)估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險(xiǎn)、制定轉(zhuǎn)換或遷移方案，審批轉(zhuǎn)換或遷移方案、轉(zhuǎn)換或遷移測(cè)試、實(shí)施轉(zhuǎn)換或遷移、評(píng)估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果、報(bào)告轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果等步驟實(shí)施電子檔案及/或元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

　　10.2.4應(yīng)在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動(dòng)成功實(shí)施之后，根據(jù)本單位實(shí)際對(duì)轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存的處置。

　　10.2.5電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、遷移活動(dòng)應(yīng)記錄于電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中，并填寫電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表。

　　10.2.6重新對(duì)經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

　　10.3電子檔案的移交與銷毀

　　10.3.1保管期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)應(yīng)向同級(jí)國家綜合檔案館移交，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級(jí)國家綜合檔案館的要求執(zhí)行。

　　10.3.2紙質(zhì)、銀鹽感光材料等各門類傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)以數(shù)字副本及其目錄數(shù)據(jù)移交進(jìn)館，以確保移交年度內(nèi)數(shù)字檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)按照DA/T 31、ISO/TR 13028—2010以及同級(jí)國家綜合檔案館的要求執(zhí)行。

　　10.3.3電子檔案的銷毀應(yīng)參照國家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。

　　10.3.4應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷毀活動(dòng)，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

　　10.3.5應(yīng)銷毀電子檔案的離線存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)對(duì)其實(shí)施破壞性銷毀。實(shí)施銷毀前，應(yīng)對(duì)備份其中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

　　10.3.6屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密規(guī)定實(shí)施。

　　10.3.7應(yīng)填寫電子檔案銷毀登記表并歸檔保存。