城建檔案整理應遵循城建文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，充分尊重和利用原有的整理基礎，便于保管和提供利用。深圳市城建檔案整理規(guī)范對城建檔案的整理的定義就是對文件材料進行組卷、排列、編目、裝訂，使之有序化和系統(tǒng)化的過程。城建檔案整理工作是城建檔案歸檔工作的前提和基礎，是城建檔案館（室）的一項基礎業(yè)務工作之一，也是城建檔案人員的基本專業(yè)技能。

　?。ㄒ唬┏墙n案收集工作的意義

　　城建檔案收集是指城建檔案機構(gòu)按照國家有關法規(guī)、規(guī)范，通過接收和征集的手段，把分散的檔案資料集中起來的一項專業(yè)性業(yè)務工作。

　　城建檔案館開展的檔案收集工作必須按照法規(guī)、規(guī)范的要求進行。城建檔案機構(gòu)是一個城市集中保管重要城建檔案的基地，城建檔案的收集是以國家法律、法規(guī)為保障。

　　城建檔案整理工作是城建檔案業(yè)務工作的中心環(huán)節(jié)，在城建檔案整個管理工作中具有十分重要的意義。

　　數(shù)量龐大的城建檔案材料，如不進行科學規(guī)范的整理，查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。而且不把文件材料聯(lián)系組合起來，就不能充分體現(xiàn)城建檔案的特點，就會影響以至失去城建檔案的利用價值。只有把城建檔案組成合理化的體系，才能客觀地反映各種城建活動的本來面貌，便于系統(tǒng)地查考研究。

　　所以，做好整理工作是城建檔案利用、開放，發(fā)揮城建檔案作用的一項重要而必須的前提條件。同時，優(yōu)化城建檔案整理工作，可以促進城建檔案工作各個環(huán)節(jié)的良性運行和協(xié)調(diào)發(fā)展。通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質(zhì)量，促進其改善和提高。

　　城建檔案經(jīng)過整理，為全面鑒定檔案的價值和建立計算機檢索系統(tǒng)奠定科學基礎，還能為檔案的保護、統(tǒng)計、檢查工作提供基本的單位和完整的體系，便于維護城建檔案的完整和安全。

　　所以，城建檔案整理工作是開發(fā)城建檔案信息資源的重要基礎，整理工作科學化、標準化水平的提高，對于城建檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　各級城建檔案館應當按照國家法律、法規(guī)，在“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則下，全力收集屬于本地區(qū)收集范圍內(nèi)的城建檔案和有關資料，不斷豐富館藏，完善館藏結(jié)構(gòu)。

　　城建檔案收集工作的意義，主要體現(xiàn)在以下三個方面：

　　（1）城建檔案收集工作是檔案工作的基礎。俗語說“巧婦難為無米之炊”。沒有檔案收集工作為前提，檔案館（室）就缺乏開展檔案工作的基本條件，檔案的整理、保管、鑒定、利用工作就無從談起，檔案工作就沒有賴以存在的物質(zhì)基礎。因此，收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的首要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起點。

　?。?）城建檔案收集是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段和具體措施。城建檔案是國家重要的寶貴財富和重要的信息資源，對國家規(guī)定應該歸檔的各種重要城建檔案，各單位不得分散保存，任何個人都不能據(jù)為己有。

　　只有通過行之有效的檔案收集工作，才能將分散的檔案材料集中到城建檔案館，形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實行科學規(guī)范的管理，才能便于社會各方面的有效利用。

　?。?）城建檔案收集是決定檔案館存在和發(fā)展的重要條件。收集工作的效果決定檔案館（室）藏檔案的數(shù)量多少與質(zhì)量高低。檔案數(shù)量的多少決定檔案工作規(guī)模的大??；檔案質(zhì)量的好壞決定檔案業(yè)務工作水平的高低。收集工作的質(zhì)量還直接影響到城建檔案工作的其他業(yè)務環(huán)節(jié)，影響到整個檔案館的工作水平和質(zhì)量。

　　只有將檔案收全、收好，才有條件為社會各界提供良好的城建檔案信息利用服務，滿足社會對城建檔案信息的需要，才能使城建檔案館真正成為保存重要城建檔案資料的基地和開發(fā)利用城建檔案信息的中心。檔案收集在整個檔案工作中具有十分重要的地位。

　?。ǘ┏墙n案收集工作的內(nèi)容

　　從城建檔案整理工作的步驟來看，它主要包括兩個方面的內(nèi)容：城建檔案的系統(tǒng)整理和科學編目。

　　系統(tǒng)整理，是對城建檔案進行合理分類、有序排列，使之條理化和系統(tǒng)化，從而反映城建檔案的自然形成規(guī)律，保持城建檔案內(nèi)在的有機聯(lián)系。其具體工作內(nèi)容有：分類、組卷和排列。

　　科學編目，就是通過一定的形式，按照一定的要求，正確地固定系統(tǒng)整理的成果，準確地提示城建檔案的內(nèi)容和成分。其具體工作內(nèi)容有：卷內(nèi)文件編目、案卷編目和編制案卷目錄。

　　整理和編目是城建檔案整個整理工作相互聯(lián)系、不可缺少的兩個方面。

　　從廣義上講，城建檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三個方面：

　　（1）對本單位形成的需要歸檔的各類檔案進行接收歸檔。這是單位檔案室收集檔案工作的主要途徑。

　?。?）對列入進館范圍的各類城建檔案進行接收。這是城建檔案館檔案收集工作的主要來源，也是城建檔案館收集工作的經(jīng)常性任務。

　?。?）對城建歷史檔案、重要檔案、珍貴檔案等進行廣泛征集。主要是采取有效措施，通過有關途徑，將流散在社會上或個人手中的城建檔案收集到城建檔案館來。

　　（三）城建檔案收集工作的要求

　　1.加強城建檔案形成單位的調(diào)查和指導

　　收集工作是解決檔案的集中問題，就是因為收集的對象本來是分散的，這就要求收集工作必須事先做好調(diào)查，掌握應集中進館（室）的檔案分散、流動、管理和使用等方面的信息。同時，要協(xié)助和指導城建檔案移交單位做好移交準備工作，使之符合接收的要求。并根據(jù)城建檔案分散的情況、使用情況和城建檔案館（室）的條件，制定計劃統(tǒng)籌安排。

　　2.保證進館檔案的完整、齊全和準確

　　保證檔案在收集進館時的完整、齊全和準確是貫穿收集工作始終的基本要求。在收集檔案過程中，必須把一個建設工程項目檔案或一個單位年度業(yè)務管理檔案全部集中起來，保證收集進館的檔案完整無缺，系統(tǒng)齊全。不允許把成套和系統(tǒng)的檔案人為地分割、抽走，分散保存在幾個地方。同時，在收集時還要注意檔案內(nèi)容信息的完整性。

　　3.積極推行進館（室）檔案的標準化

　　在檔案收集工作中推行標準化，是城建檔案工作現(xiàn)代化的要求。標準化是現(xiàn)代化的基礎，現(xiàn)代化的程度越高，就越要求標準化。檔案工作標準化，應從收集工作做起。如果接收進來的檔案不標準，將給科學管理和實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化帶來困難。

　　在收集工作中，應當認真執(zhí)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）、《城市建設檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323）、《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）及其他建設工程管理和檔案管理方面的規(guī)范與技術標準，推行城建檔案分類、案卷質(zhì)量與格式、編目等方面的具體規(guī)范要求，大力提高收集城建檔案的質(zhì)量。

　?。ㄋ模┏墙n案收集工作的方式

　　城建檔案館和單位（部門）城建檔案室在檔案收集工作的方式上有所不同。

　　1.城建檔案館的收集方式

　　按國家有關規(guī)定，各級城建檔案館屬于國家專門檔案機構(gòu)，負責收集、保管具有本地方意義的與本館專業(yè)對口的同類內(nèi)容或同類載體形態(tài)的專門檔案，工作內(nèi)容是負責接收本城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)有關城市建設檔案，收集有關城市建設的基礎資料。

　　城建檔案館在確定收集范圍時，應通過調(diào)查研究，根據(jù)檔案的實際價值，確定收集對象和時間，并編制被收集單位的名冊，建立科學的進館順序。

　　城建檔案館收集方式是以接收和征集兩種方法為主。

　　2.單位（部門）檔案室的收集方式

　　按國家有關規(guī)定，單位（部門）檔案室負責收集管理本單位（部門）及其所屬單位形成的有關城建檔案。非本單位（部門）及其所屬單位產(chǎn)生和形成的城建檔案不是其收集范圍。單位（部門）檔案室收集工作的方式只以接收為主。

　　檔案室的檔案收集工作的主要途徑，是建立和健全單位內(nèi)部文件的歸檔制度，加強歸檔工作。單位各部門產(chǎn)生的文件，處理完畢后，經(jīng)初步整理，定期移交給檔案室集中保存。也稱之為“歸檔”。