檔案整理規(guī)定收集是基礎(chǔ)，整理是剔除無價(jià)值的資料，修復(fù)破損材料，分門別類，歸檔就是按照分類歸入相應(yīng)的檔案類別中。首先需要熟悉規(guī)范要求，對文件歸檔整理規(guī)范，了解具體項(xiàng)目對檔案管理的有關(guān)規(guī)定要求，監(jiān)理單位對資料的有關(guān)要求。根據(jù)要求，收集后分類、分項(xiàng)目部位、分先后按規(guī)范排列順序分別裝入專用檔案盒中，放在文件柜中，貼上標(biāo)簽，以便檢查。

　　審計(jì)工作的規(guī)定

　　為了規(guī)范公司內(nèi)部審計(jì)檔案的管理工作，保證內(nèi)部審計(jì)檔案的質(zhì)量，發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國審計(jì)法》《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》及《公司關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》制定本辦法。

　　內(nèi)部審計(jì)檔案是指審計(jì)部在各項(xiàng)審計(jì)活動(dòng)中形成和取得的具有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文檔、圖表及電子形態(tài)的信息等記錄資料，及以實(shí)物形態(tài)存在的實(shí)物證據(jù)。以電子形態(tài)存在的審計(jì)檔案需刻錄光盤和硬盤分開備份存放。

　　審計(jì)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對公司內(nèi)部審計(jì)檔案的監(jiān)督和管理，并指定專（兼）職檔案管理員，對內(nèi)部審計(jì)文件的立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，負(fù)責(zé)審計(jì)[內(nèi)審網(wǎng)注:各類審計(jì)方法案例報(bào)告模板關(guān)注公眾號(hào)內(nèi)審網(wǎng)可查閱獲取]檔案的收集、整理、保管、利用、借閱和移交工作。審計(jì)檔案立卷、歸檔、保管具體規(guī)定如下：

　　一、應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件和材料

　　（一）審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)書、審計(jì)通知書、審計(jì)決定及公司、部門領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，以及審計(jì)建議書和移送處理書等審計(jì)業(yè)務(wù)資料；

　?。ǘ徲?jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告征求意見書、被審計(jì)單位的書面意見和審計(jì)項(xiàng)目組的書面說明，審計(jì)取證、審計(jì)工作底稿及相關(guān)資料；

　　（三）審計(jì)方案、審計(jì)發(fā)現(xiàn)整改計(jì)劃表的整改情況、后續(xù)審計(jì)及審計(jì)結(jié)果執(zhí)行情況的報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批示和記錄；

　?。ㄋ模┡c審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的訪談?dòng)涗?、?huì)議記錄；

　?。ㄎ澹┢渌匆?guī)定應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件和材料。

　　二、審計(jì)卷宗內(nèi)的文件和材料的排列

　?。ㄒ唬徲?jì)卷宗內(nèi)的文件和材料的排列

　　審計(jì)卷宗內(nèi)的文件和材料按結(jié)論性文件資料、證明性文件資料、立項(xiàng)性文件資料、其他備查文件資料順序進(jìn)行排列。

　　順序一：結(jié)論性文件資料

　　采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列

　　最后發(fā)出的審計(jì)報(bào)告

　　審計(jì)決定或?qū)徲?jì)意見書

　　被審計(jì)單位對審計(jì)決定或?qū)徲?jì)意見書的執(zhí)行情況

　　審計(jì)事項(xiàng)的報(bào)告及公司領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批示，及審計(jì)結(jié)果的實(shí)施

　　被審計(jì)單位或人員對審計(jì)報(bào)告的書面意見

　　有關(guān)本項(xiàng)目的通報(bào)、處理意見

　　移送處理意見書

　　順序二：證明性文件資料

　　按與審計(jì)方案所列審計(jì)事項(xiàng)或會(huì)計(jì)報(bào)表科目對應(yīng)的順序排列

　　審計(jì)證實(shí)問題匯總記錄

　　審計(jì)證實(shí)問題分項(xiàng)記錄

　　其他審計(jì)工作底稿及審計(jì)證據(jù)

　　順序三：立項(xiàng)性文件資料

　　按文件資料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件資料的重要程度進(jìn)行排列

　　公司領(lǐng)導(dǎo)對審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)的審批

　　審計(jì)通知書

　　本項(xiàng)目的審計(jì)方案

　　順序四：其他備查文件資料

　　按文件資料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件資料的重要程度進(jìn)行排列

　　公司有關(guān)審計(jì)工作的規(guī)章制度、工作計(jì)劃等文件

　　其他與審計(jì)有關(guān)的檔案

　　每份或每組文件的排列規(guī)則

　　正件在前，附件在后

　　定稿在前，修改稿在后

　　批示在前，請示在后

　　重要文件在前，次要文件在后

　　匯總性文件在前，基礎(chǔ)性文件在后

　　三、審計(jì)檔案立卷

　　審計(jì)檔案應(yīng)按項(xiàng)目立卷，一個(gè)項(xiàng)目的文件資料立一卷，不得把兩個(gè)以上項(xiàng)目的文件資料歸為一卷?？缒甓鹊膶徲?jì)事項(xiàng)存在于審計(jì)結(jié)束的年度。

　　審計(jì)項(xiàng)目終結(jié)后，審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對審計(jì)項(xiàng)目形成的全部文件資料按立卷順序進(jìn)行歸類整理、鑒別和篩選，對確定立卷歸檔的文件材料，應(yīng)當(dāng)檢查有關(guān)程序、簽批等是否完備，不符合要求的應(yīng)當(dāng)予以補(bǔ)救。審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將立卷的審計(jì)檔案移交審計(jì)部檔案管理員。

　　審計(jì)部檔案管理員應(yīng)對接收的審計(jì)[內(nèi)審網(wǎng)注:各類審計(jì)方法案例報(bào)告模板關(guān)注公眾號(hào)內(nèi)審網(wǎng)可查閱獲取]檔案全面認(rèn)真檢查，凡有不符合歸檔要求的應(yīng)當(dāng)由立卷人進(jìn)行補(bǔ)救或返工。對于符合要求的審計(jì)檔案，應(yīng)裝好檔案盒，編好檔案編號(hào)、項(xiàng)目名稱、登記備查表等。

　　四、檔案的保管、借（查）閱

　　審計(jì)檔案裝訂成冊后，按照規(guī)定標(biāo)注保管年限和密級(jí)，登記后專柜保管。應(yīng)長期保存，涉密檔案應(yīng)做好加密保管措施。

　　公司外部借（查）閱審計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審計(jì)部負(fù)責(zé)人和公司管理層或?qū)徲?jì)委員會(huì)批準(zhǔn)。

　　公司內(nèi)部借（查）閱審計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)需經(jīng)公司管理層或?qū)徲?jì)委員會(huì)批準(zhǔn)。

　　辦理借（查）閱審計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)履行相關(guān)手續(xù)；借（查）閱檔案者應(yīng)當(dāng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)。

　　城市建設(shè)檔案管理規(guī)定

　　（1997年12月23日建設(shè)部令第61號(hào)發(fā)布，根據(jù)2001年7月4《建設(shè)部發(fā)布關(guān)于修改城市建設(shè)檔案管理規(guī)定的決定》修正）

　　第一條為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案）管理，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定適用于城市內(nèi)（包括城市各類開發(fā)區(qū)）的城建檔案的管理。本規(guī)定所稱城建檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

　　第三條國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)全國城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　縣級(jí)以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　城市的建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機(jī)構(gòu)或者配備城建檔案管理人員，負(fù)責(zé)全市城建檔案工作。城市的建設(shè)行政主管部門也可以委托城建檔案館負(fù)責(zé)城建檔案工作的日常管理工作。

　　第四條城建檔案館的建設(shè)資金按照國家或者地方的有關(guān)規(guī)定，采取多種渠道解決。城建檔案館的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求。城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

　　第五條城建檔案館重點(diǎn)管理下列檔案資料：

　?。ㄒ唬└黝惓鞘薪ㄔO(shè)工程檔案：

　　1、工業(yè)、民用建筑工程；

　　2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；

　　3、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；

　　4、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；

　　5、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；

　　6、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；

　　7、城市防洪、抗震、人防工程；

　　8、軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。

　　（二）建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

　?。ㄈ┯嘘P(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。

　　第六條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案。凡建設(shè)工程檔案不齊全的，應(yīng)當(dāng)限期補(bǔ)充。停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。撤銷單位的建設(shè)工程檔案，應(yīng)當(dāng)向上級(jí)主管機(jī)關(guān)或者城建檔案館移交。

　　第七條對改建、擴(kuò)建和重要部位維修的工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施

　　工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原建設(shè)工程檔案，凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制建設(shè)工程檔案，并在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案館報(bào)送。

　　第八條列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件。

　　第九條建設(shè)單位在取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可組織工程竣工驗(yàn)收。建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)工程檔案認(rèn)可文件。

　　第十條建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，凡具有

　　永久保存價(jià)值的，在本單位保管使用一至五年后，按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長期保存價(jià)值的檔案，由城建檔案館根據(jù)城市建設(shè)的需要選擇接收。

　　城市地下管線普查和補(bǔ)測補(bǔ)繪形成的地下管線檔案應(yīng)當(dāng)在普查、測繪結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)接收進(jìn)館。地下管線專業(yè)管理單位每年應(yīng)當(dāng)向城建檔案館報(bào)送更改、報(bào)廢、漏測部分的管線現(xiàn)狀圖和資料。

　　房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，由國務(wù)院建設(shè)行政主管部門另行規(guī)定。

　　第十一條城建檔案館對接收的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記、整理，編制檢索工具。做好檔案整理的保管、保護(hù)工作，對破損或者變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)搶救。特別重要的城建檔案應(yīng)當(dāng)采取有效措施，確保其安全無損。

　　城建檔案館應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)檔案信息資源，并按照國家的有關(guān)規(guī)定，向社會(huì)提供服務(wù)。

　　第十二條建設(shè)行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第十三條違反本規(guī)定有下列行為之一的，由建設(shè)行政主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

　?。ㄒ唬o故延期或者不按照規(guī)定歸檔、報(bào)送的；

　　（二）涂改、偽造檔案的；

　?。ㄈn案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第十四條建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位未按照本規(guī)定移交建設(shè)工程檔案的，依照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的規(guī)定處罰。

　　第十五條省、自治區(qū)、直轄市人民政府建設(shè)行政主管部門可以根據(jù)本規(guī)定制定實(shí)施細(xì)則。

　　第十六條本規(guī)定由國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)解釋。

　　第十七條本規(guī)定自1998年1月1日起施行。以前發(fā)布的有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不符的，按本規(guī)定執(zhí)行。