電子檔案系統(tǒng)軟件，按照文件類型其實(shí)有功能細(xì)分，有單純的檔案管理系統(tǒng)，也有合同管理系統(tǒng)，也有知識管理系統(tǒng)，即使功能一樣，根據(jù)企業(yè)習(xí)慣也有不同叫法。

　　每個企業(yè)的檔案都有不同的規(guī)范方法，如果軟件能契合企業(yè)的做法，會讓檔案管理更加符合員工的習(xí)慣，實(shí)現(xiàn)管理的效率，也能更好地讓管理制度為企業(yè)帶來效益。

　　對于需要高度個性化的系統(tǒng)，推薦用云表企業(yè)軟件開發(fā)平臺，通過這個免代碼的開發(fā)工具，企業(yè)可以自行開發(fā)管理系統(tǒng)。

　　《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（Ｇｅｎｅｒａｌｆｕｎｃｔｉｏｎａｌｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔｓｆｏｒｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｒｃｈｉｖｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍ）由國家密碼管理局提出并歸口，由國家檔案局、清華大學(xué)、北京市檔案館、中國人民大學(xué)、等單位共同起草。

　　標(biāo)準(zhǔn)簡介：

　　本文件規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)功能的總體要求，以及電子檔案的接收、整理、保存、利用、鑒定、統(tǒng)計、審計跟蹤和系統(tǒng)管理等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和系統(tǒng)管理的通用性功能要求，包括電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的必選功能和可選功能，但不對實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的平臺和具體技術(shù)應(yīng)用做出規(guī)定。文件適用于國家各級各類檔案館進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)、實(shí)施、使用和檢測。國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會組織的電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)可參照執(zhí)行。

　　術(shù)語和定義：

　　電子檔案ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｒｃｈｉｖｅ

　　具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件及其相關(guān)信息的集合。

　　電子檔案管理系統(tǒng)

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　　實(shí)現(xiàn)對電子檔案進(jìn)行接收、管理、保存和利用的計算機(jī)管理信息系統(tǒng)。

　　總體功能要求：

　　系統(tǒng)結(jié)構(gòu)開放性

　　功能擴(kuò)展性

　　配置靈活性

　　安全可靠性

　　電子檔案分庫管理

　　多類電子檔案管理

　　實(shí)體檔案輔助管理

　　很多企業(yè)在選擇什么樣的檔案管理軟件時都不知所措，不知道如何選擇，才能選擇對自己有用的電子檔案系統(tǒng)軟件。從以下幾個方面來看，可以幫助企業(yè)選擇更適合自己的檔案管理軟件。

　?。保M(jìn)行需求分析。在選擇檔案管理軟件之前，我們必須首先了解單位的實(shí)際情況和我們自己的工作需要。所以不妨先列出需求清單，例如管理哪些管理哪些文件，這些文件需要管理哪些字段，以及在管理中需要實(shí)現(xiàn)哪些功能，等等。如果你不知道這些，它們的選擇將是盲目和無效的。

　　２．這取決于檔案管理軟件的功能介紹，因?yàn)橛行┸浖恍枰δ埽麄儾恍枰芏?，這樣的檔案管理軟件肯定不適合自己，當(dāng)然，可以排除在外。

　?。常容^價格，注意合理的性價比。選擇檔案管理軟件的訣竅是比較價格，但比較價格并不是越便宜越好。當(dāng)質(zhì)量和服務(wù)得到保證時，我們應(yīng)該追求低價。如果買它沒用，那就是浪費(fèi)。

　?。矗畽n案管理軟件應(yīng)該能夠免費(fèi)提供試用。試用可以讓你發(fā)現(xiàn)你的計算機(jī)硬件是否支持軟件的運(yùn)行，它的運(yùn)行速度和穩(wěn)定性也可以實(shí)際感受到，而不僅僅是在一些理論狀態(tài)下，這將對你最終決定是否購買起到非常重要的作用。

　　以上四個方面可以幫助企業(yè)選擇適合自己公司情況的檔案管理軟件。

　　檔案電子化管理軟件

　　檔案管理的智慧化，是基于企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的長遠(yuǎn)考量。在數(shù)字中國發(fā)展戰(zhàn)略下，中博奧檔案電子化管理軟件充分運(yùn)用新技術(shù)，推進(jìn)無紙化辦公，貫徹“雙碳”政策，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，加快經(jīng)濟(jì)社會綠色轉(zhuǎn)型貢獻(xiàn)力量。

　　數(shù)字時代，以云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能為代表的新技術(shù)高速發(fā)展，成為驅(qū)動企業(yè)高效管理和應(yīng)用創(chuàng)新的新動力。中博奧軟件聚焦新技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新，重塑檔案管理模式，推出全新的“智慧型”檔案管理解決方案，幫助企業(yè)檔案管理工作智能化升級，推進(jìn)無紙化辦公，助力國家“雙碳”目標(biāo)的落地。

　　中博奧“智慧檔案”是中博奧檔案電子化管理軟件基于在電子檔案多年的研究與實(shí)踐，深度融合區(qū)塊鏈、人工智能、大數(shù)據(jù)、邊緣計算、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，精研軟硬一體化整合應(yīng)用，遵循電子票證管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將電子檔案系統(tǒng)與智能設(shè)備相結(jié)合，推出的全新一體化解決方案，滿足了企業(yè)對檔案的全生命周期流程的管理需求，為檔案管理工作進(jìn)行全面賦能。

　　中博奧“智慧檔案”解決方案

　　具有以下三大亮點(diǎn)

　　亮點(diǎn)一

　　業(yè)務(wù)處理全流程無紙化

　　從源頭入手，將檔案管理活動向前延伸至檔案的形成階段，確保歸檔數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，歸檔過程建立檔案數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系，構(gòu)建多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的自動匯聚歸檔，實(shí)現(xiàn)線上數(shù)據(jù)的一體化管理，加速推進(jìn)無紙化辦公。

　　亮點(diǎn)二

　　線下管理無人自動化

　　通過引入智能制造、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)，結(jié)合票據(jù)交收設(shè)備、裝盒設(shè)備、ＡＧＶ機(jī)器人、智能密集架、智能檔案盒等軟硬一體化的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案從交收、裝盒、歸檔全過程的無人自動化管理，并與線上電子檔案對接匹配，強(qiáng)化一體化管理。

　　亮點(diǎn)三

　　數(shù)字技術(shù)加持升級智慧化

　　通過統(tǒng)一身份認(rèn)證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、ＰＤＦ固化等技術(shù)手段，全方位提升電子檔案安全，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、知識圖譜等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動聚類，可滿足不同業(yè)務(wù)場景的精準(zhǔn)化數(shù)字檔案管理需求，基于ＯＣＲ＋ＮＬＰ等技術(shù)，構(gòu)建一站式檔案利用服務(wù)平臺，促進(jìn)檔案向知識服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面智慧升級。

　　中博奧“智慧檔案”囊括了檔案電子化管理軟件和智慧檔案館，能夠聯(lián)通實(shí)物檔案與電子檔案。其中，電子檔案管理系統(tǒng)貫穿電子文件的產(chǎn)生、關(guān)聯(lián)引用、電子歸檔的完整過程，根據(jù)國家電子歸檔相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及要求，實(shí)現(xiàn)電子檔案歸集、檢索、借閱、鑒定、移交、盤點(diǎn)等管理。智慧檔案館，在電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，集結(jié)了智能報賬機(jī)、智能歸檔柜、智能檔案柜和ＡＧＶ機(jī)器人等多個智能硬件，為企業(yè)提供一站式檔案管理服務(wù)。