會計檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動結(jié)果最直觀的數(shù)據(jù)記錄，記錄了企業(yè)各項活動產(chǎn)生的各種經(jīng)營數(shù)據(jù)。如平時最常用的費用報銷單、支出憑證、借款單等財務(wù)單據(jù)，都需要按照原始憑證所要求填列的項目逐項填列齊全，不得遺漏和省略，而會計電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。

　　傳統(tǒng)會計檔案與電子會計檔案管理模式

　　包括會計憑證在內(nèi)的會計賬簿、財務(wù)會計報告等組成的會計核算專業(yè)資料，即會計檔案，是企業(yè)經(jīng)營過程中不可忽視的重要經(jīng)濟(jì)資料，也是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、推動有效經(jīng)營決策的“定盤星”。

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理存在諸多不便，如：

　?。薄⒐芾沓杀靖?，海量業(yè)務(wù)及財務(wù)數(shù)據(jù)都需要打印成紙質(zhì)，經(jīng)人力匹配、貼票、裝訂后才可歸檔；需要占用大量物理空間，費紙費空間；

　?。?、信息存儲無索引關(guān)聯(lián)，檔案資料借閱、檢索非常不便，查閱、調(diào)用困難較大，且存在丟失風(fēng)險和安全隱患問題；

　?。?、財務(wù)人員的工作量大，整理檔案工作耗時耗力卻對個人而言能力提升空間較少；

　?。础⑿畔?shù)據(jù)共享受到極大限制，對財務(wù)的工作效率影響較大，且不利于進(jìn)行數(shù)據(jù)分析并對業(yè)務(wù)做出決策支持；

　　傳統(tǒng)會計檔案縱然較為復(fù)雜，但在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中，會計檔案對于企業(yè)的經(jīng)營管理至關(guān)重要。

　　因此，推進(jìn)企業(yè)檔案電子化管理已成為必然趨勢。

　?。玻埃玻澳辏吃拢玻橙眨斦?、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔２０２０〕６號文）中明確規(guī)定：

　　對單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證——“可以僅使用電子會計憑證進(jìn)行報銷入賬歸檔”。

　　同時也提到：單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。

　　這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節(jié)能減排，有利于形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

　　會計電子檔案的推行也將大力推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

　　電子會計檔案對企業(yè)的影響

　　對員工來說，檔案查詢更便利，線上即可查看只讀文件；

　　對管理者來說，檔案齊全流程清晰，分析數(shù)據(jù)更高效；

　　對于財務(wù)：

　?。保?jié)約打印及歸檔管理成本，節(jié)約人力的時間成本，更有利于培養(yǎng)人才；

　　２－便于索引和借閱，提高企業(yè)會計檔案的利用和管理的規(guī)范性；

　　３－降低檔案丟失和損毀風(fēng)險，利于對會計工作的監(jiān)督和檢查；

　?。矗瓕崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。

　?。眩?xí)r間

　?。?、以電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為報銷依據(jù)，是否需要同時保存ＰＤＦ版電子發(fā)票，并且把發(fā)票單獨打印出來裝訂歸檔？這樣操作符合要求嗎？

　　答：使用電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔憑證，必須同時保存該紙質(zhì)打印件的電子會計憑證原件，并建立相應(yīng)的檢索關(guān)系。

　?。?、電子發(fā)票的掃描影像文件算電子會計憑證嗎？

　　答：拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件，并不是電子會計憑證原件。不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔，仍應(yīng)按紙質(zhì)會計憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。發(fā)票地址、二維碼均不是電子會計憑證原件。電子發(fā)票等電子會計憑證原件如何認(rèn)定、如何獲取，建議咨詢稅務(wù)等制證部門。

　　３、如果電子發(fā)票原版文件丟失了，只有打印的紙質(zhì)版，可以用紙質(zhì)掃描件電子檔來存檔嗎？電子發(fā)票紙質(zhì)掃描件是有效電子檔嗎？

　　答：單位如使用電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔憑證，必須同時保存該紙質(zhì)打印件的電子會計憑證原件。不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔，仍須按紙質(zhì)會計憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　?。础⑷绻槐Ａ綦娮訒嫅{證的形式，企業(yè)內(nèi)部的會計核算系統(tǒng)需要具備哪些功能？

　　答：企業(yè)的會計核算系統(tǒng)能夠接收、讀取和輸出符合要求的電子會計憑證，且設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，采取了風(fēng)險控制手段。同時，由于電子會計憑證具有易復(fù)制且難察覺的特點，會計核算系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的程序或功能，防止重復(fù)利用同一電子會計憑證的原件及其復(fù)制件報銷入賬。

　　中博奧科技耕耘多年，推出“中博奧會計檔案管理系統(tǒng)”，綜合運用海量數(shù)據(jù)歸檔存儲、多介質(zhì)分級存儲、設(shè)備監(jiān)控預(yù)警等手段實現(xiàn)電子檔案的長久、安全存儲。

　　中博奧為企業(yè)檔案管理生命周期全過程提供信息化支撐，幫助企業(yè)實現(xiàn)會計檔案的無紙化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和專業(yè)化管理，徹底解決了企業(yè)在傳統(tǒng)會計檔案管理中遇到的困難，實現(xiàn)了電子檔案的憑證抽取、附件收集、整理、保管、利用、銷毀的全生命周期管理。

　　通過實施會計檔案電子化管理，企業(yè)能夠有機(jī)會實現(xiàn)更高的企業(yè)財務(wù)和會計信息資產(chǎn)管理價值。我們有理由相信，這也是會計檔案管理電子化將區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案管理價值的最大之處。

　　會計檔案電子化

　　會計檔案電子化即電子會計檔案是與當(dāng)今企業(yè)數(shù)字化、智能化、網(wǎng)聯(lián)化同步的財務(wù)管理新趨勢，其重要意義不僅在于利用電子化技術(shù)手段對會計檔案起到方便檢索、保障安全、提升效率作用，亦使會計檔案電子化管理日益科學(xué)、合理、高效。

　　一、實現(xiàn)會計檔案電子化的意義：

　　財政部力推的會計檔案電子化試點看起來是會計檔案管理形式上的變化，其實質(zhì)是促進(jìn)財務(wù)智能化實質(zhì)性的變革。通過會計檔案的電子化管理推動實現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全高效采集，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將直接轉(zhuǎn)化為財務(wù)、檔案數(shù)據(jù)，通過業(yè)務(wù)、財務(wù)、檔案一體化流程打通，最終實現(xiàn)企業(yè)整體的業(yè)財檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其實這就是一條業(yè)財一體化路徑。

　　同時，業(yè)財檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對于新環(huán)境下的財務(wù)及檔案管理提供了最新的智能計算，從而杜絕數(shù)據(jù)誤差，使業(yè)務(wù)與財務(wù)真正實現(xiàn)一個平臺對話，基于同一數(shù)據(jù)的分析、判斷與決策，即時調(diào)整業(yè)務(wù)行為，達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)。

　　當(dāng)然，會計檔案電子化對于財務(wù)部門本身來說，其作用不可小覷，首先，會計檔案電子的智能組裝、自動歸檔功能使得企業(yè)的報銷業(yè)務(wù)流程得到大大優(yōu)化，同時實現(xiàn)對檔案的多維檢索，并且通過設(shè)置借閱權(quán)限，實現(xiàn)可視化監(jiān)督。

　　其次，由于實現(xiàn)了會計檔案電子化，從而改變了紙質(zhì)會計檔案的整理、裝訂、歸檔傳統(tǒng)工作方法。再次，會計檔案電子化，通過組織數(shù)據(jù)分離與分布存儲，加密技術(shù)以及防篡改預(yù)警功能，更好地保證了電子檔案的合規(guī)性與安全性。

　　二、實現(xiàn)會計檔案電子化的途徑：

　?。ㄒ唬┙⒐芾碇贫?。明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范管理流程。制度應(yīng)當(dāng)包括會計電子檔案形成、整理、移交等日常業(yè)務(wù)方面的內(nèi)容，還包括電子數(shù)據(jù)備份管理、數(shù)據(jù)防篡改管控、信息系統(tǒng)運營安全等內(nèi)容。需要信息化部門或第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)、檔案管理部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門的專業(yè)人員共同參與，以使制度得以執(zhí)行。

　?。ǘ╅_發(fā)管理系統(tǒng)。對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行全面升級，實現(xiàn)與現(xiàn)有會計核算系統(tǒng)相結(jié)合，根據(jù)本企業(yè)業(yè)務(wù)運作特點，開發(fā)完善的會計檔案電子化管理系統(tǒng)。

　?。ㄈ┡囵B(yǎng)管理人才。從紙質(zhì)文件的看護(hù)保管，變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)庫，甚至是“檔案云”的管理、使用、維護(hù)，要求引進(jìn)或招聘具備財務(wù)管理、計算機(jī)應(yīng)用等復(fù)合性人才，一專多能，要求財務(wù)人員既能做財務(wù)管理，也能維護(hù)會計檔案電子化管理系統(tǒng)。

　?。ㄋ模┍Ｕ线\行環(huán)境。會計檔案電子化，安全的運行環(huán)境至關(guān)重要。一要保障存儲介質(zhì)安全，以標(biāo)準(zhǔn)格式定期備份，計算機(jī)硬件設(shè)備和存儲介質(zhì)要放在指定場所，避免外界因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

　　二要保證信息系統(tǒng)安全，系統(tǒng)維護(hù)商應(yīng)當(dāng)定期完善、維護(hù)信息安全管理體系、保密體系、技術(shù)體系，以保證會計檔案信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全。提升檔案管理人員的電子化管理意識和安全防護(hù)能力，意識到位、能力到位、執(zhí)行到位。