檔案整理服務公司泰州地區(qū)的業(yè)務也是跟隨時代在不斷拓展，根據(jù)企業(yè)檔案管理辦法，若要進行檔案分類，需要遵循對應的不同類型檔案整理的方法。

　　根據(jù)國家和有關部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

　　分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　企業(yè)生產(chǎn)、技術等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設備等類中統(tǒng)一編號。

　　常用的分類方法有:(1)按產(chǎn)品型號分類;(2)按設備型號分類;(3)按科研課題分類;(4)按工程項目分類;(5)按專業(yè)性質(zhì)分類;(6)按組織機構分類;(7)按時間分類。

　　公司檔案管理制度及流程

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門的相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　1）負責對部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制本部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識

　　各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

　　c)檔案資料的日常管理：

　?、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募?，應當及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

　?、莆募⒑贤Y料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便

　　檢索利用。

　?、俏募Y料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排列

　　放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，

　　不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；

　?、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　?、墙栝啓n案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

　?、冉铏n人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

　　e)檔案銷毀

　?、艑σ咽ダ脙r值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。

　?、茍?zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　?、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　?、潜竟九c其他單位來往的文書及權益文書等；

　?、裙绢I導的批示、指示等；

　?、芍匾臅h材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

　?、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾妗⒖偨Y、工作日記、工作備忘等；

　?、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

　?、瘫竟九c有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　?、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　?、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　?、型獬龉珓栈顒樱ㄈ鐚W習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財務檔案資料；

　　⒁各種實物檔案；

　?、悠渌哂欣煤捅４鎯r值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　?、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　?、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存

　　檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　?、茸游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的歸檔。

　　檔案工作制度

　　一、檔案工作是機關行政管理工作的重要組成部分，依法建立健全檔案管理制度和檔案工作管理機制，指定檔案工作負責部門，明確檔案工作負責人和分管領導，配備與工作量相匹配的專（兼）職檔案工作人員。

　　二、檔案工作負責人應及時將上級檔案部門的有關要求向分管領導匯報，以便分管領導及時了解檔案工作動向，協(xié)調(diào)解決檔案工作中人、財、物等問題，部署安排檔案工作。

　　三、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則，本單位各類檔案應集中存放在機關檔案室，實行統(tǒng)一管理。

　　四、檔案工作人員在做好檔案工作的同時，要對各科室的兼職檔案員進行業(yè)務指導和檔案移交時審核把關。

　　五、檔案工作人員要編制各種檢索工具、參考工具，積極為單位的檔案利用工作提供便利，及時做好檔案利用情況登記和統(tǒng)計工作。

　　六、機關檔案管理部門認真做好下屬單位檔案業(yè)務工作的檢查指導工作。組織專（兼）職檔案工作人員參加由檔案主管部門開展的各類業(yè)務培訓。

　　檔案工作人員崗位責任制

　　一、認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項法律、法規(guī)和規(guī)章制度。

　　二、認真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計等工作。

　　三、認真做好檔案的防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作，確保檔案的安全。

　　四、按規(guī)定開展檔案查閱工作，不得私自將檔案外借。

　　五、努力學習檔案業(yè)務知識，提高業(yè)務能力和學術水平，努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。

　　文件材料歸檔制度

　　一、各科室在工作中形成的具有保存價值的應當歸檔的文件材料和專業(yè)檔案資料，由兼職檔案員按照規(guī)定定期向機關檔案管理部門或檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理，任何個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。

　　二、各科室兼職檔案員于次年3月底前將工作中形成的各種應歸檔的文件材料收集齊全完整后移交檔案管理部門，由檔案工作人員整理歸檔。

　　三、專業(yè)檔案資料嚴格實行部門立卷制，各科室兼職檔案員本著“誰形成、誰整理、誰移交”的原則，對本科室的專業(yè)檔案和專業(yè)性管理材料按專業(yè)（行業(yè)）要求規(guī)范整理歸檔，于次年6月底前移交機關檔案室集中管理（因工作需要，部分專業(yè)檔案資料可再延遲一年移交）。

　　四、各科室兼職檔案員移交檔案前須經(jīng)單位檔案工作人員驗收，移交時履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。

　　檔案庫房管理制度

　　一、檔案庫房應與查閱、辦公用房分開。

　　二、檔案庫房由檔案工作人員負責管理，并負責每天檢查門窗電源的開關情況。

　　三、檔案庫房內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號，檔案、資料要按分類順序排列整齊。

　　四、檔案庫房必須具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護條件，并每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　五、檔案庫房內(nèi)不得堆放其他物品，以保證庫房整潔。

　　六、檔案工作人員要做好檔案庫房的日常安全檢查，排查整改安全隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案負責人匯報。

　　七、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員要嚴格遵守保密規(guī)定，堅持原則，認真執(zhí)行各項保密制度。

　　二、檔案庫房和檔案柜必須明確專人管理，鑰匙由專管人員保管。檔案人員工作調(diào)動時，必須辦理檔案交接手續(xù)。

　　三、檔案管理人員不得擅自將文件、檔案資料帶離崗位，確有工作需要，應經(jīng)單位分管領導審批、登記備案。

　　四、不得擅自翻印、復印涉密文件或資料，不得在私人通信（含QQ、微信等）、普通電話或網(wǎng)絡中涉及檔案秘密；不得向無關人員談論、泄露有關檔案內(nèi)容。

　　檔案資料查閱借閱制度

　　一、查閱各種檔案必須在查閱室進行，未經(jīng)同意，不準私自帶走。

　　二、凡查閱本單位重要的檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案，應經(jīng)單位分管領導批準。

　　三、檔案嚴格控制借出，如確因工作需要，應經(jīng)單位分管領導批準，履行借閱手續(xù)，填寫借閱登記，借出時間一般不得超過三天。借閱期間，要確保檔案的安全。

　　四、查閱人員因工作需要，凡摘抄單位檔案材料，應寫明時間、資料號、目錄，并認真校核。出具證明材料，要加蓋公章，方能有效。如需要復制，須經(jīng)單位分管領導同意。

　　五、查閱檔案，必須注意保守秘密，不得任意泄露和向外公布檔案內(nèi)容。如確因工作需要對外公布的，參照本單位信息公開管理辦法，經(jīng)單位分管領導審批、登記備案。

　　六、查閱檔案，必須注意愛護檔案，不得在文件材料上圈點、批注、勾畫、添加、篡改、污損，更不得損毀原件。

　　七、查（借）閱完畢交檔案工作人員驗收，查（借）閱人應填寫利用效果記錄表，以反映查（借）閱檔案資料所取得的社會和經(jīng)濟效益。

　　檔案銷毀制度

　　一、檔案銷毀前應當建立由檔案分管領導、檔案工作負責人、相關科室負責人及檔案工作人員（含科室兼職檔案員）組成的鑒定小組，嚴格進行檔案鑒定，形成鑒定報告，按規(guī)定報經(jīng)領導批準、上級業(yè)務部門同意，經(jīng)檔案主管部門審核后方可予以銷毀。（以上材料存入全宗卷永久保存，并在各種統(tǒng)計臺賬上注明）

　　二、凡需銷毀的檔案必須編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容。

　　三、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并須簽名蓋章以示負責，銷毀清冊應永久保存。

　　四、被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進行，打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。

　　五、涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

　　檔案統(tǒng)計與匯報制度

　　一、應指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作，負責單位檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作，負責檔案部門需要的各種報表填報和上報上級檔案部門工作。

　　二、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案登記是檔案統(tǒng)計的基礎，應客觀、準確地做好各項原始材料的登記，主要包括以下內(nèi)容：檔案目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

　　三、建立健全統(tǒng)計臺賬，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和各種情況數(shù)據(jù)，按上級部門要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。

　　四、上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準確無誤地報出，所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。

　　五、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行，保證檔案與賬目相符，每年年底對本年度各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計，形成完整的統(tǒng)計資料。

　　六、統(tǒng)計人員要依據(jù)統(tǒng)計數(shù)字及報表中的各項統(tǒng)計指標，找出存在問題，將提出改進措施的業(yè)務分析材料向檔案工作負責人匯報。