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檔案管理的系統(tǒng)軟件

時間:2022-10-11 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  檔案管理的系統(tǒng)軟件為電子檔案管理搭建一個公共支撐環(huán)境,為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺,主要實現(xiàn)以下功能:系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實現(xiàn)用戶對數(shù)據(jù)訪問的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發(fā)放等。

檔案管理的系統(tǒng)軟件

  檔案信息化管理平臺的目標是:實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。紙質(zhì)檔案信息化管理是:以電子影像技術(shù)為支撐,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進行管理。電子信息的檔案化管理是:把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進行憑證化處理后,形成電子檔案,將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨立出來,形成用應(yīng)用無關(guān)的,不可抵賴的,能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。

  檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標準,規(guī)范整個文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理,包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。

  檔案管理系統(tǒng),為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理,提供完整的解決方案,檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng),為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能,形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

  功能介紹

 ?。ㄒ唬┒喾N瀏覽方式。

  檔案管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)手工管理的顯著差別,也就是這個功能帶來的方便性了。因為檔案的類型錯綜復(fù)雜,但是每一個部門都希望可以利用檔案,那么瀏覽的方式就極為重要了。

  二)分類查看

  因為系統(tǒng)在存儲檔案時,會建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫,所有的檔案信息都會存在數(shù)據(jù)庫中,這樣就可以做到“數(shù)出一門”

  要做到高效率的目標,系統(tǒng)提供了分類查看的功能,可以根據(jù)檔案的分類、歸檔的部門、存儲的日期、保密等級等條件,進行單個分類的查看。

  三)自定義錄入頁面

  每個人的操作習(xí)慣不同,操作的流程也不同,所以要做到所有人統(tǒng)一是一件不小的工程,既不耽誤效率,又可以讓每個人做到舒適快捷。

  系統(tǒng)提供了自定義頁面的功能,可以根據(jù)自己的操作習(xí)慣來設(shè)置自己的界面,這樣一來,每個人都可以使用自己習(xí)慣的頁面,保證工作效率。

  四)整理檔案

  支持多種方式錄入檔案,支持Excel表格錄入檔案信息。

  檔案管理系統(tǒng)主要是實現(xiàn)查詢存儲簡單方便化,本系統(tǒng)包括整理檔案、檔案查詢、存儲歸檔、檔案借閱等功能。

  系統(tǒng)優(yōu)勢

  1.方便安全增強了信息的安全性,利用該管理系統(tǒng)可對學(xué)生的信息進行適當?shù)拇鎯凸芾?,方便學(xué)生信息的收集。此外,鑒于電子信息的輸入與保存,因此安全性較高,且不易丟失。

  2.

  簡單快捷錄入紙質(zhì)信息往往會浪費大量的人力物力,學(xué)生檔案信息的管理可以不需要過多的人力并能節(jié)約時間。只需要少量人工操作電腦就可以完成信息管理,更簡單快捷。

  3.提高效率按照傳統(tǒng)的歸檔方法,如果要提取有效的信息,在尋找信息的過程需要很長時間。使用學(xué)生檔案信息系統(tǒng)可以統(tǒng)一管理學(xué)生的信息,學(xué)校的動態(tài)得到及時更新。

  電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定

  第一章總則

  第一條為推動電子檔案科學(xué)管理,規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),明確電子檔案管理系統(tǒng)基本功能,確保電子檔案真實、完整、可用與安全,按照國家有關(guān)法律法規(guī)和標準規(guī)范,制定本規(guī)定。

  第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng),是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。

  第三條本規(guī)定明確了電子檔案管理系統(tǒng)(以下簡稱系統(tǒng))必備的功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依據(jù)先進、實用、安全、發(fā)展的原則。

  第四條本規(guī)定適用于國家各級各類檔案館,機關(guān)、團體、企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

  第二章系統(tǒng)總體要求

  第五條系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具備開放性,可實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。

  第六條系統(tǒng)功能應(yīng)具備可擴展性,應(yīng)滿足當前及可預(yù)見的時間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求,可方便地進行功能擴展。

  第七條系統(tǒng)實現(xiàn)應(yīng)具備靈活性,支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。

  第八條系統(tǒng)運行應(yīng)安全可靠,保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄,根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認證等技術(shù)手段,保障電子檔案安全,防止非授權(quán)訪問。

  第九條系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。

  第十條系統(tǒng)應(yīng)能夠管理符合國家、行業(yè)標準規(guī)定的多種門類、多種格式的電子檔案。

  第十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對實體檔案進行輔助管理的功能。

  第三章檔案接收

  第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。

  第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能,對不合格的進行標注。

  第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能,支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證,賦予電子檔案唯一標識。

  第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進行管理的功能。

  第四章檔案整理

  第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動歸類與排序等功能,支持分類與排序的調(diào)整處理。

  第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標引等功能,形成電子檔案目錄,并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。

  第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能,生成符合國家、行業(yè)相關(guān)標準的用于長期保存和提供利用的電子檔案。

  第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。

  第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫功能,并保存入庫處理過程記錄。

  第五章檔案保存

  第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復(fù)功能,設(shè)置備份與恢復(fù)策略,制作備份數(shù)據(jù),對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進行登記、檢測與管理,使用備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)處理,記錄備份恢復(fù)過程信息。

  第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能,對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時等情況發(fā)出警告,跟蹤和記錄警告事項處理過程。

  第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。

  第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護功能,保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除,記錄長期保存過程中的變動信息。

  第六章檔案利用

  第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能,支持電子檔案的檢索、篩選和輸出,能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。

  第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能,支持跨全宗、跨門類和遞進檢索,檢索結(jié)果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。

  第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能,支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理,并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。

  第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能,對檔案編研成果進行管理。

  第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能,保存檔案利用者信息,并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。

  第七章檔案鑒定與處置

  第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能,按照電子檔案的處置規(guī)則,建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程,支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。

  第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能,支持密級、價值和開放等鑒定處理。

  第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息,記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時間等信息。

  第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能,對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀,留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。

  第八章檔案統(tǒng)計

  第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能,可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。

  第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。

  第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。

  第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報表制作工具,支持用戶自定義統(tǒng)計報表。

  第九章系統(tǒng)管理

  第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。

  第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護功能,支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理;系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案;系統(tǒng)應(yīng)支持對會計、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。

  第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能,內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。

  第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能,支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能,支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理,以及按照功能和數(shù)據(jù)進行授權(quán)等功能。

  第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能,記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。

  第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項進行審計、跟蹤的功能,記錄發(fā)現(xiàn)問題。

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