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隨著信息技術的飛速發(fā)展,檔案管理系統化、數字化引發(fā)的新浪潮正席卷而來,不斷顛覆、重構我們的生產和生活。而檔案管理也正面臨著從傳統管理向科學化、信息化的管理模式轉變,檔案的數字化、信息化成為數字化浪潮中不可或缺的一環(huán)。我國檔案法明確提到各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃。
在檔案的收、管、存、用四階段,其終極目的是為了高效利用,而傳統的檔案利用模式基本處于“你來我查,你問我答,重藏輕用”的局面。在數字化浪潮及政策支持下,中博奧檔案管理系統應運而生,基于前沿的NLP、OCR、搜索推薦、知識圖譜等技術,使得檔案管理更加方便、快捷、高效。
檔案管理現狀:知識化利用能力不足
根據艾略特提出的DIKW模型,知識化利用是對有邏輯解釋的數據進行加工,實現真正的知識化利用離不開4個關鍵詞:有用、體系化、結構化、聯結。
DIKW模型圖解
傳統檔案的檢索方式是:檔案人員從一本本目錄中,找出檔案所在位置,然后根據這個位置到檔案室里找出相應檔案,整個過程相當費時、費力,且這些紙質的實體檔案沒有結構化、體系化進行聯結,不能形成信息網絡,如果沒有明確的查找目標,想要查閱相關檔案幾乎是不可能的。這對于檔案管理、統計、對外交流產生了很大不便,大大降低了企業(yè)的工作效率。
智能檔案管理深度挖掘檔案價值,沉淀企業(yè)知識
中博奧檔案管理系統內嵌智能搜索、智能推薦、知識圖譜、文檔智能處理等能力,讓用戶快速發(fā)現、學習、利用知識。
檔案智能搜索:
業(yè)界強大搜索能力,全面囊括標準搜索組件
深度結合檔案業(yè)務,可針對專業(yè)檔案靈活配置元數據搜索條件
支持從案卷名稱、立卷日期等12種維度迅速定位,外化檔案利用能力,檔案一觸即達
檔案智能搜索助力檔案搜的快、搜的準
檔案智能推薦:
內置豐富“推薦”組件,輔助檔案高效利用,喚醒沉睡檔案。例如:在進行年終評定時,領導查看了候選人張三當年的年度工作總結,可能還想查看他的季度工作總結以及月度績效完成情況等
基于百種算法模型,預置多種規(guī)則,支持相關文檔、熱門借閱文檔及推薦借閱等多種類型推薦,實現推你所想,大幅提升工作效率
檔案智能推薦實現推你所想,提高人效
檔案知識圖譜:
深耕多年圖譜能力打造檔案專屬知識圖譜
全面整合關聯現有檔案,形成網絡化、信息化結構
可快速追蹤相關檔案,實現檔案關聯探索、檔案溯源
打破傳統的制度檔案應用局限,徹底解決檔案信息分散掣肘
檔案知識圖譜整合關聯現有檔案,實現信息化要求
智能檔案已成為未來的發(fā)展方向,中博奧檔案管理系統集深耕多年的搜索、推薦、圖譜能力于一體,全方位立體化滿足企業(yè)檔案收、管、存、用全生命周期難題,已成為該賽道中的強勢黑馬。
目前,中博奧檔案管理系統已廣泛應用于政務政企、銀行、廣電等行業(yè)。在某大型央企項目中,中博奧檔案管理系統對接檔案數據300w+,案卷數據25w+,利用NLP服務提取標簽1Ow+,協助企業(yè)建設完成了一整套涵蓋收、管、存、用全流程的電子檔案管理系統,為業(yè)務人員展開后續(xù)工作進行有力支持。
在服務客戶過程中,中博奧檔案團隊將根據業(yè)務方需求持續(xù)深度優(yōu)化檔案利用效果,幫助客戶實現目標需求,從測試、優(yōu)化到維護,提供全方位服務,助力企業(yè)實施精細化檔案管理,持續(xù)提升用戶體驗。
檔案系統化整理制度
1、檔案整理的原則。按照文件形成的特點和規(guī)律,保持文件之間的歷史聯系,區(qū)分保存價值,能夠反映歷史真實面貌,便于保管和利用。
2、檔案整理的范圍。一是本單位現有檔案案卷質量達不到要求的;二是在檔案鑒定中因檔案價值改變保管期限需調整的;三是由于某種原因出現了零散材料。
3、檔案整理的依據。檔案整理要執(zhí)行國家和天津市有關檔案業(yè)務建設和案卷質量的規(guī)定,使整理后的檔案達到規(guī)范化、標準化要求、保持較高的案卷質量。
檔案管理系統操作流程
中博奧檔案管理系統擁有系統首頁、辦公桌面、文件收集中心、預歸檔中心、檔案管理中心、檔案利用中心、安全控制中心、檔案管理等8大功能模塊、50+子功能,實現檔案收集、整理、歸檔、移交、統計和利用等全方位功能覆蓋、全流程在線審批,提供涵蓋檔案管理的全生命周期管理解決方案,破局傳統的檔案管理模式下檔案“收、管、存、用”標準不規(guī)范、整體效率低、審批流程亂、信息查詢難。
檔案管理系統操作流程及特色
一、全流程在線審批,加強規(guī)范管理
系統通過自定義表單及工作流引擎構建流程,實現檔案管理與流程的集成與貫通,消除業(yè)務流程的斷點現象,打通跨部門銜接,確保每次審批都能規(guī)范、高效地完成。
根據預設的流程,跨層級、跨部門、跨門類的檔案業(yè)務會自動銜接、自動推進,自動記錄所有的執(zhí)行動作,為全流程提供應用服務,實現全過程的閉環(huán)管理,使業(yè)務流程得到持續(xù)優(yōu)化。
比如,檔案利用中心以“網購式服務”創(chuàng)新體驗。用戶將電子檔案或實體檔案的借閱申請加入“借閱車”后,工作流會自動完成審批,賦能用戶高效在線查檔用檔。
二、管理要素融合,打破“管理體系孤島”
系統采用B/S結構和分級授權管理,滿足不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理。通過總部集中的數據目錄,可對全公司范圍內的檔案數據進行維護,確保檔案數據的安全。
系統基于不同組織按照不同標準執(zhí)行的準則,將審批流程與崗位、風險等管理要素進行融合。比如,通過流程關聯崗位,可清楚了解相關崗位參與流程的情況;通過對數字檔案信息的采集、加工、存儲、管理等各流程節(jié)點關聯風險控制,可為數字檔案資源的安全處理、傳輸和存儲提供保障。
三、開放集成,滿足個性化需求
系統預留擴展集成接口,可與OA辦公系統以及ERP、CRM等業(yè)務系統無縫對接,實現采集數據的統一管理,形成更加完善的現代化檔案管理體系。此外,系統還能根據用戶的業(yè)務需求,靈活配置功能模塊,建立個性化的數字檔案管理系統。
系統功能
系統首頁:用戶合法性認證
采用“用戶名+口令”的方式進行用戶合法性校驗,可與用戶統一認證系統做集成,支持門戶系統集成,還能按需自定義首頁LOGO及背景圖片信息。
辦公桌面:界面簡潔易操作
個人工作桌面囊括待辦事項、經辦事項、我的借閱、檔案籃等功能,分門別類羅列菜單欄、文件展示及辦理區(qū)域。
文件收集中心:多渠道信息采集
對接OA、ERP、CRM等系統,自動收集文件數據;支持離線操作,快速收集文書材料、錄入不歸檔文件,自動檢查檔案的數量、質量、完整性及規(guī)范性,方便用戶對文件進行統一管理;可單獨瀏覽所有不歸檔文件,對數據進行文件歸卷、文件歸檔操作。
預歸檔中心:操作高效智能化
自動智能化設計,操作簡易便捷,提供自動排序、組卷、編號、裝盒等功能,實現高效率歸檔,減少手工歸檔可能出現的數據錯漏或遺失,減輕檔案管理人員的工作量。
檔案管理中心:管理能力全覆蓋
輕松點擊就可完成檔案的歸類與排序、鑒定、銷毀、報表打印、數據統計、年報、編研、劃控、資料管理與庫房管理,無需費時費力去查詢、學習檔案整理的相關規(guī)定與標準,把用戶從繁重的體力勞動中釋放出來。
檔案利用中心:數字資源高度共享
提供檔案檢索、查借閱管理、電子檔案借閱、實體檔案借閱服務,實現隨時隨地隨需查詢、利用檔案,提高檔案利用率。
安全控制中心:采用銀行級數據安全策略
基于“三員分立”的安全控制模式,對功能及數據進行授權,防止信息丟失、泄露或被盜;自動記錄用戶瀏覽、存儲、傳輸電子檔案的行為,并進行審計追蹤,實現可查可控可管。
檔案管理:檔案業(yè)務一體化
提供立檔單位管理、全宗管理、檔案庫管理、數據回收站、項目管理、數據備份等功能,全面細致地記錄所有數據,建立健全的安全保障機制。
技術亮點
四性校驗:對準確性、完整性、安全性、可用性進行自動監(jiān)控與檢查,確保電子檔案長期可用。
打印控制:實現對電子文件的下載保存、打印輸出、輸出內容控制等方面的利用控制。
數字水?。翰捎脛討B(tài)數字水印,保證利用文件的唯一身份證,防止非授權文件擴散。
文件加密:支持上傳加密、服務器批量加密;加密文件只能通過平臺瀏覽器打開,脫離系統則無法正常瀏覽、利用。
文件備份:提供在線數據備份服務。支持異地、異質備份,電子文件數據封裝導出,以及結構化非結構化數據同步、異步備份。
部署方式:全面支持各類云環(huán)境部署與集中式或分布式部署,滿足不同客戶的業(yè)務需求。
國產化:信創(chuàng)體系國產自主開發(fā)的一體化檔案管理平臺,自主可控、安全可靠。
實施價值
?。?)確保數字檔案永久存儲與安全保管。
?。?)提高檔案管理工作效率和現代化水平。
?。?)促進公共檔案服務能力拓展,實現檔案信息資源共享。
?。?)促進國家信息資源總量增加、質量提高和結構優(yōu)化。
檔案管理數字化是發(fā)展的必然趨勢。中博奧檔案管理系統通過對檔案進行安全、規(guī)范的收集、管理、存儲和利用,助力組織大幅提升檔案管理效率與綜合服務能力,讓檔案管理更高效、更智慧。