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隨著時(shí)間的快速發(fā)展,公司的機(jī)關(guān)事業(yè)單位將不得不存放各種商品,然后選擇存儲(chǔ)設(shè)備,現(xiàn)在,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案智能庫(kù)房也在自主創(chuàng)新,很多企業(yè)選擇定制檔案智能庫(kù)房的新項(xiàng)目,為了更好地掌握這些常識(shí),本文將介紹檔案智能庫(kù)房其功能,方便您的選擇和定制。
一、檔案的管理方法功能
智能化智慧檔案管理庫(kù)房具備實(shí)體線檔案管理方法功能。融合智能密集架、條碼掃描槍、RFID安全通道門(mén)、RFID操作臺(tái)、RFID庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)車(chē)、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)收集終端設(shè)備等機(jī)器設(shè)備,完成實(shí)體線檔案數(shù)據(jù)的采集、存檔、倉(cāng)儲(chǔ)物流、發(fā)布、下線、閱覽、消毀,完成實(shí)體線檔案的順序儲(chǔ)存和合理管理方法,使檔案管理更為便捷。
二、環(huán)境管理的功能
智能化智慧檔案管理庫(kù)房具備倉(cāng)庫(kù)環(huán)境管理的功能。檔案?jìng)}庫(kù)生態(tài)環(huán)境操縱是智能化檔案?jìng)}庫(kù)基本建設(shè)的關(guān)鍵構(gòu)成部分,包含防潮、防干燥、防污等。關(guān)鍵根據(jù)搜集環(huán)境溫度、環(huán)境濕度、濃煙、空氣質(zhì)量指數(shù)、工作人員侵入等數(shù)據(jù)信息,自動(dòng)調(diào)節(jié)環(huán)境溫度、環(huán)境濕度,凈化室內(nèi)空氣,完成檔案?jìng)}庫(kù)的環(huán)境管理。
三、安全工作的功能
智能化智慧檔案管理庫(kù)房具備檔案?jìng)}庫(kù)安全工作功能,關(guān)鍵根據(jù)警報(bào)器RFID門(mén)禁系統(tǒng)與電子計(jì)算機(jī)相互影響,完成檔案安全性保障管理方法。若有不法工作人員侵入,將開(kāi)啟警報(bào)系統(tǒng),立即發(fā)出聲響,提示職工。除此之外,系統(tǒng)軟件還將向管理者發(fā)送短信,以達(dá)到可靠的防止和管理方法。
除開(kāi)完成實(shí)體線檔案管理方法、檔案?jìng)}庫(kù)環(huán)境管理和檔案?jìng)}庫(kù)安全工作外,定制智能化檔案?jìng)}庫(kù)還能夠維護(hù)檔案自身,增加檔案儲(chǔ)存時(shí)長(zhǎng),維護(hù)檔案管理者的身心健康。
檔案庫(kù)房管理包括哪些內(nèi)容
檔案庫(kù)房管理由傳統(tǒng)的人工管理逐步邁向現(xiàn)代化管理,傳統(tǒng)檔案庫(kù)房也隨之向智能庫(kù)房演變。所謂智能庫(kù)房,就是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為核心,結(jié)合建筑、通信控制等新技術(shù),將庫(kù)房的溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控、空氣質(zhì)量控制、消防、安防以及檔案的自動(dòng)定位、識(shí)別等有機(jī)集成,實(shí)現(xiàn)設(shè)備控制和管理自動(dòng)化、智能化的庫(kù)房。
智能庫(kù)房能夠使檔案得到及時(shí)、有效的安全保護(hù),能夠讓檔案管理更加便捷有序,同時(shí)又可以降低檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。從實(shí)踐來(lái)看,智能庫(kù)房所需的庫(kù)房現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施一般由環(huán)境智能管理、消防智能管理、安防智能管理和檔案實(shí)體智能管理等設(shè)施共同組成。
1.環(huán)境智能管理設(shè)施
(1)溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)調(diào)控設(shè)施
溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)調(diào)控設(shè)施主要由智能控制器、溫濕度傳感器、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備構(gòu)成?;驹硎侵悄芸刂破魍ㄟ^(guò)溫濕度傳感器實(shí)時(shí)采集庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度,并按照庫(kù)房溫濕度要求自動(dòng)開(kāi)啟或關(guān)閉空調(diào)、去濕機(jī)、加濕器等外圍設(shè)備,實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)控制。溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)調(diào)控應(yīng)實(shí)現(xiàn)庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)記錄、統(tǒng)計(jì)分析和日?qǐng)?bào)表、月報(bào)表、日曲線、月曲線等報(bào)表打印等功能。
?。?)庫(kù)房漏水自動(dòng)檢測(cè)報(bào)警設(shè)施
漏水自動(dòng)檢測(cè)報(bào)警設(shè)施主要由智能控制器、水浸傳感器、漏水感應(yīng)線構(gòu)成。當(dāng)庫(kù)房發(fā)生漏水、浸水等情況時(shí),系統(tǒng)能夠及時(shí)發(fā)出報(bào)警并顯示發(fā)生漏水、浸水位置,以便工作人員能夠迅速處理,避免或降低對(duì)檔案的損害。
?。?)通風(fēng)換氣自動(dòng)控制設(shè)施
通風(fēng)換氣自動(dòng)控制設(shè)施主要由智能控制器、通風(fēng)換氣設(shè)備、消毒滅菌設(shè)備構(gòu)成?;驹硎侵悄芸刂破魍ㄟ^(guò)控制通風(fēng)換氣設(shè)備自動(dòng)開(kāi)啟與關(guān)閉,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)通風(fēng)換氣功能。通風(fēng)換氣設(shè)備應(yīng)支持通過(guò)手動(dòng)操作打開(kāi)或關(guān)閉。
?。?)照明、電源自動(dòng)控制設(shè)施
庫(kù)房燈光照明狀態(tài)監(jiān)測(cè)管理是通過(guò)安裝燈光照明監(jiān)測(cè)模塊,實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房燈光照明的自動(dòng)控制,做到人走燈熄,減少燈光對(duì)檔案照射,保障庫(kù)房及檔案安全。在檔案庫(kù)房強(qiáng)電前端加裝智能控制器及檢測(cè)模塊,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房強(qiáng)電電源的統(tǒng)一控制管理功能。當(dāng)強(qiáng)電設(shè)備發(fā)生故障,電源短路或斷路時(shí),系統(tǒng)能迅速報(bào)警并提示故障點(diǎn),同時(shí)通知工作人員及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)處理。
2.消防智能管理設(shè)施
消防智能管理設(shè)施主要由智能控制器、火災(zāi)探測(cè)器、電話語(yǔ)音模塊、聲光報(bào)警器和滅火裝置等組成?;驹硎钱?dāng)探測(cè)到火情出現(xiàn)時(shí)聲光報(bào)警器發(fā)出聲光報(bào)警并由電話語(yǔ)音模塊通知相關(guān)人員,同時(shí)智能控制器控制滅火裝置啟動(dòng)滅火。
3.安防智能管理設(shè)施
?。?)門(mén)禁自動(dòng)控制設(shè)施
庫(kù)房大門(mén)安裝電控門(mén)鎖,工作人員進(jìn)行身體生物特征識(shí)別、刷卡、輸入密碼,通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)后,方可開(kāi)啟大門(mén)進(jìn)入庫(kù)房。系統(tǒng)自動(dòng)記錄工作人員進(jìn)出庫(kù)房信息,為追溯查詢提供依據(jù)。
?。?)防盜報(bào)警自動(dòng)控制設(shè)施
防盜報(bào)警系統(tǒng)主要由智能控制器、防盜報(bào)警探測(cè)器、電話語(yǔ)音模塊、聲光報(bào)警器等組成?;驹硎菍?duì)報(bào)警探測(cè)器的信號(hào)進(jìn)行采集、分析,警情出現(xiàn)時(shí),驅(qū)動(dòng)報(bào)警器發(fā)出聲光報(bào)警,并采取語(yǔ)音等方式通知工作人員。
?。?)動(dòng)態(tài)視頻自動(dòng)控制設(shè)施
動(dòng)態(tài)視頻自動(dòng)控制設(shè)施可以監(jiān)控各種安全隱患,并產(chǎn)生報(bào)警信息和視頻記錄。當(dāng)無(wú)授權(quán)檔案或無(wú)權(quán)限人員出入庫(kù)房時(shí),報(bào)警器發(fā)出報(bào)警并記錄具體信息,同時(shí)啟動(dòng)與之關(guān)聯(lián)的攝像頭進(jìn)行錄像。監(jiān)控視頻預(yù)覽可以多屏或全屏任意切換查看,并可按攝像頭、報(bào)警時(shí)間查詢、回放報(bào)警錄像。
4.檔案實(shí)體智能管理設(shè)施
檔案實(shí)體智能管理設(shè)施由檔案自動(dòng)定位、識(shí)別系統(tǒng)和智能密集架組成。檔案定位、識(shí)別系統(tǒng)一般采用條形碼或射頻識(shí)別(RFID)技術(shù),通過(guò)讀取設(shè)備、應(yīng)用系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體出入庫(kù)時(shí)自動(dòng)同步、自動(dòng)記錄庫(kù)房管理數(shù)據(jù),提高實(shí)體檔案出入庫(kù)效率,保障檔案實(shí)體安全。而且,通過(guò)智能定位功能,檔案在架體上的存儲(chǔ)位置可以精確到盒,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案位置的精確管理。
使用射頻識(shí)別(RFID)技術(shù)的,還能通過(guò)射頻識(shí)別(RFID)出入門(mén)禁控制檔案進(jìn)出庫(kù)房,實(shí)現(xiàn)檔案在庫(kù)房?jī)?nèi)的全過(guò)程管控。檔案自動(dòng)定位、識(shí)別系統(tǒng)與智能密集架相結(jié)合,可以實(shí)現(xiàn)架體自動(dòng)開(kāi)合和遠(yuǎn)程控制,能夠提高檔案存取效率,減輕檔案工作人員管理負(fù)擔(dān)。
智能檔案庫(kù)房建設(shè)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,技術(shù)也在不斷更新中,在現(xiàn)有的技術(shù)條件下,把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建造與檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合在一起,實(shí)現(xiàn)科學(xué)的、現(xiàn)代化管理的智能檔案庫(kù)房建設(shè)新模式現(xiàn)已成為可能。
傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀
目前,90%以上的檔案管理仍然采用人工管理方式,使用的傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)、檔案盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)、對(duì)失效檔案管理滯后等問(wèn)題。
如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和條形碼技術(shù)的飛速發(fā)展,在現(xiàn)有的技術(shù)條件下,把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合在一起,實(shí)現(xiàn)一種科學(xué)高效,高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)新模式已經(jīng)成為可能。
RFID檔案管理運(yùn)用
RFID檔案管理系統(tǒng),是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理,包括:采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成,是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括:集成RFID功能的RFID標(biāo)簽、通道門(mén)、手持終端、發(fā)卡器等設(shè)備,是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。
RFID讀寫(xiě)設(shè)備的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫(xiě)入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù);RFID手持終端是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件,管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。
?。?)人員管理:對(duì)于館內(nèi)工作人員以及外來(lái)人員發(fā)放一張RFID門(mén)禁卡,作為出入檔案室的唯一身份標(biāo)識(shí),RFID門(mén)禁卡采用內(nèi)嵌RFID標(biāo)簽的卡片,可在其中的RFID標(biāo)簽的存儲(chǔ)晶片中多次讀取管理員以及外來(lái)人員的基本信息,用于身份辨識(shí)與查閱權(quán)限操作等。
(2)信息采集:對(duì)于需要管理的物品:檔案袋、檔案盒、密集架等。每個(gè)檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標(biāo)簽,每張標(biāo)簽作為檔案盒的唯一身份標(biāo)識(shí)。由于標(biāo)簽數(shù)量大,使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機(jī)能夠進(jìn)行大批量改寫(xiě),操作快,方便統(tǒng)一改寫(xiě)。
?。?)庫(kù)房檔案盤(pán)點(diǎn)時(shí),館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫(xiě)設(shè)備進(jìn)行庫(kù)內(nèi)盤(pán)點(diǎn)。達(dá)到速度快、準(zhǔn)確率高等效果。檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令,RFID手持機(jī)掃描檔案標(biāo)簽,收集存儲(chǔ)信息,并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息,由管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì),使用手持機(jī)修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息,從而完成檔案盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程不需要打開(kāi)檔案袋即可完成對(duì)整盒檔案的盤(pán)點(diǎn)。
(4)定位:利用上述手持終端去查找一個(gè)特定檔案,查詢和核對(duì)其詳細(xì)信息。當(dāng)需要將一份檔案上架到特定位置時(shí),需要用手持機(jī)掃描待上架的檔案rfid標(biāo)簽,然后掃描貨架儲(chǔ)位標(biāo)簽,完成檔案與儲(chǔ)位的綁定,記錄到軟件系統(tǒng)。
?。?)借閱利用:當(dāng)外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時(shí),我們提供一個(gè)小巧便捷的方式供零散檔案的登記。庫(kù)管員或者服務(wù)大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來(lái)現(xiàn)在一個(gè)桌面式RFID閱讀器掃描一遍,以登記到系統(tǒng)。登記過(guò)的檔案從庫(kù)房門(mén)口的RFID通道門(mén)經(jīng)過(guò)才不會(huì)報(bào)警。
?。?)歸檔:歸還時(shí)的工作流程一樣,需要先在窗口做歸還登記,掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng),如庫(kù)房門(mén)口時(shí)才不會(huì)報(bào)警。否則就會(huì)異常報(bào)警。
(7)安全管理:在檔案室、閱覽室的各個(gè)開(kāi)放式門(mén)口安裝非法出庫(kù)檢測(cè)RFID通道門(mén),后臺(tái)系統(tǒng)把需要出入庫(kù)的檔案信息(編號(hào)、RFID號(hào)、出庫(kù)類(lèi)型)推送到檢測(cè)服務(wù),檢測(cè)服務(wù)通過(guò)通道門(mén)實(shí)時(shí)讀取標(biāo)簽號(hào),把讀取到的標(biāo)簽號(hào)在待出庫(kù)標(biāo)簽中查詢,如果未查詢到,向后臺(tái)系統(tǒng)報(bào)告非法出庫(kù)標(biāo)簽,并聯(lián)動(dòng)通道門(mén)報(bào)警系統(tǒng)。同時(shí)檔案經(jīng)過(guò)RFID通道門(mén)時(shí),可以實(shí)時(shí)記錄檔案的位置信息,能夠?qū)n案進(jìn)行安全控制,達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。
依靠RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率,不僅速度提高,更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過(guò)館藏清點(diǎn),不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量,更能掌握檔案類(lèi)別和實(shí)時(shí)位置信息,實(shí)現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。
智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項(xiàng)技術(shù)的綜合應(yīng)用,應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便,也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將RFID技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮到了最大,實(shí)現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。
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