檔案室是信息管理系統(tǒng)的重要組成部分，是對各類檔案進行收集、保管有效使用的機構。數(shù)字檔案室是將檔案信息數(shù)字化，信息來源于實體檔案室館藏原件，數(shù)字檔案室的建設需要大量的資金、人力、物力的投入，傳統(tǒng)檔案室向數(shù)字檔案室轉化是時代發(fā)展的趨勢。

　　為了解決檔案管理中存在的各種問題，在深入調查用戶需求的基礎上，推出了智能檔案庫房管理系統(tǒng)，從根本上解決檔案管理中存在的痛點難點問題，理順檔案管理流程，正規(guī)檔案管理秩序，提升檔案管理工作效率和信息化水平。

　　《中華人民共和國檔案法》中要求提高檔案信息化建設的水平。由于檔案管理是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，采用的檔案管理系統(tǒng)除了檔案的錄入、查閱、交換、利用等常規(guī)功能外，還應當充分發(fā)揮檔案管理信息化建設的統(tǒng)籌管理、自動化、智能化的優(yōu)勢，幫助檔案管理機構大幅度提升檔案處理的效率，最大化地發(fā)揮檔案利用的效能。

　　智能化的檔案管理系統(tǒng)應具備哪些突出特點？

　　智能化檔案管理系統(tǒng)可以充分發(fā)揮計算機和網(wǎng)絡通信的自動化、智能化的特征，在各種需要大量重復手工處理的錄入、歸檔等環(huán)節(jié)能夠大幅度提高工作效率，減少乃至于避免人工因素產生的誤差。對于檔案管理的專業(yè)性規(guī)范化的要求，可以通過軟件系統(tǒng)嚴格的權限設置、檔案借閱手續(xù)、流程管控等方法保障檔案和信息的安全。

　　還可以借助各類智能外設提高實體檔案的自動化管理，降低人員配置和專業(yè)化素質不足等因素對檔案的規(guī)范化管理產生的可能影響。

　　智能化可以極大提高檔案錄入的效率

　　檔案庫主要管理包括紙質檔案在內的實體檔案材料，這些原始材料經(jīng)過紙質檔案的電子化加以電子文件形式保存，才能借助檔案管理系統(tǒng)進行在線查詢和借閱。借助掃描儀、高拍儀等輸入設備實現(xiàn)大批量采集圖片和文件資料，可以極大地提高數(shù)據(jù)錄入的速度和準確性。

　　此外，通過的專用接口，檔案管理系統(tǒng)能夠跨系統(tǒng)采集多個來源的文檔信息，與辦公自動化（OA）、ERP、財務等軟件系統(tǒng)無縫集成，實現(xiàn)多來源信息的采集和自動歸檔。而對于大批量的電子文檔數(shù)據(jù)，則可以利用Excel表格批量導入電子文檔和元數(shù)據(jù)，并依據(jù)設定的條件進行自動歸檔。

　　借助AI識別轉化格式文檔，利用大數(shù)據(jù)技術進行全文搜索

　　檔案管理系統(tǒng)提供了多種模板可以對各類證件進行識別，包括不同發(fā)票格式的識別，各銀行回單的識別，以及條形碼、二維碼的識別。還可以對公文、合同、委托書等格式文檔進行識別，將整頁的圖形文字轉化為信息容量更大的文本信息。

　　按照大數(shù)據(jù)存儲和利用的思路，用戶可以對系統(tǒng)內管理的所有知識內容實行標簽化管理，自定義文檔內容的屬性標簽，以便于知識內容的快捷查找。對于所有經(jīng)過OCR文本識別轉化過的文本文檔信息，可以通過強大的全文搜索功能對知識庫進行關鍵詞全文搜索，以得到更為全面而精確的搜索結果。

　　智能化能讓檔案管理更規(guī)范，更便捷

　　利用檔案管理系統(tǒng)自帶的常規(guī)流程模板和用戶自定義的流程模板，文檔可以與業(yè)務流程協(xié)同流轉，在實現(xiàn)協(xié)同工作和文件修改、審批的辦公流程的同時，文檔本身也將形成最終的版本并歸檔入庫。

　　檔案管理系統(tǒng)能夠連接外設對檔案借閱人員的身份證進行識別，快速校驗用戶信息，判斷該用戶是否具備借閱權限，令檔案借還的過程非?？旖莺啽?。

　　檔案庫房建設管理可根據(jù)庫房規(guī)模和檔案密集架的實際布局情況配置虛擬庫房，全面支持分區(qū)、列、組、排、層管理。用戶既可以在虛擬庫房中查看對應位置的電子檔案，也可以在查看電子檔案信息的時候，獲取到對應實體檔案的存放位置。

　　借助軟硬件技術確保檔案安全

　　庫房溫濕度控制是庫房管理的重要工作，需要依靠精確的溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)。傳統(tǒng)的人工巡查和監(jiān)控已經(jīng)無法滿足多點監(jiān)測、多庫房、異地庫房等復雜的條件要求，更達不到24小時監(jiān)控和自動化報警的要求。

　　《檔案管理系統(tǒng)》的庫房管理模塊提供了專業(yè)的溫濕度監(jiān)測功能，可以在統(tǒng)一的界面監(jiān)控分處在不同地理位置的多個庫房，也可以在同一個庫房布置多個溫濕度監(jiān)測點。當溫濕度探測器監(jiān)測到超出規(guī)定閾值的情況時，系統(tǒng)能夠即時發(fā)出報警，提醒用戶及時作出處理，避免實體檔案受到損害。

　　傳統(tǒng)檔案收集、存儲以手工為主，盤點工作量大、耗時長，檔案提交標準不規(guī)范，沒有完善的分類和編碼格式，檔案借閱信息更新不及時，借閱過程追蹤、提醒難。

　　但一些年代久遠、具有歷史價值或憑證價值的檔案原件，其所具有的空間感、時間感與真實感是無法通過計算機模擬的，為了彌補傳統(tǒng)檔案室對檔案管理、保護等手段的不足，同時基于對檔案信息真跡的保護角度，依靠云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等一系列新技術，根據(jù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢，智慧檔案室這一新興的概念也開始有了較大發(fā)展。

　　建設智慧檔案室，實現(xiàn)檔案建立、檔案存放環(huán)境安全、使用便捷、高效、智能、互聯(lián)，是軍隊信息化建設對檔案庫房建設管理工作的必然要求，也是契合智慧檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需求。

　　一、系統(tǒng)組成

　　智慧檔案室是檔案資料的集中存儲和收發(fā)中心，根據(jù)技防要求和功能劃分，由以下系統(tǒng)組成：

　　智能檔案密集架系統(tǒng)：包括智能檔案密集架、智能檔案密集架控制系統(tǒng)、密集架保護組件等。

　　智能檔案柜管理系統(tǒng)：包含RIFD智能檔案柜、RFID智能檔案柜控制系統(tǒng)、RFID電子標簽等。

　　智能門禁系統(tǒng)：包括智能門禁控制器、電控鎖等。

　　RFID實體檔案管理系統(tǒng)：包括檔案超高頻標簽、層架標簽、館員工作站、RFID標簽打印機、出入檢測通道門、智能盤點設備等。

　　環(huán)境控制系統(tǒng)：包括區(qū)域顯示測控屏、空氣質量云測儀、溫濕度監(jiān)測儀、除濕加濕消毒凈化一體機、空調控制模塊等。

　　庫房預警系統(tǒng)：包括漏水報警模塊、紅外微波雙鑒探測器、煙感探測器、聲光報警器、短信貓等設備。

　　視頻監(jiān)控系統(tǒng)：包括紅外網(wǎng)絡攝像機、網(wǎng)絡硬盤錄像機、監(jiān)控級硬盤等。

　　庫房支撐系統(tǒng)：包括系統(tǒng)服務器、檔案庫房一體化平臺、智慧大屏等。

　　二、建設原則

　　智慧檔案室的建設是在追求性能優(yōu)越、經(jīng)濟實用的前提下，遵循技術先進、功能齊全、性能穩(wěn)定、節(jié)約成本的原則。力圖使該系統(tǒng)真正成為符合檔案管理的實際應用管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)的設計和實現(xiàn)中，嚴格遵守以下原則：

　　先進性原則

　　智慧檔案室所有的組成要素均充分地考慮其先進性，使系統(tǒng)的擴充和維護簡單化，并滿足不斷提升的信息化建設與應用的要求，保證其在相當長的時間內具有技術優(yōu)勢，能夠適應未來技術發(fā)展的潮流。

　　開放性原則

　　智慧檔案室在遵循標準性原則的基礎上，采用開放的技術、結構、系統(tǒng)組件、用戶接口，采用開放式通信協(xié)議和技術標準，確保系統(tǒng)在互聯(lián)或以后的擴展過程中能夠穩(wěn)定有效的運行，滿足業(yè)務應用需求。

　　安全性原則

　　智慧檔案室對安全性的要求極高，因此系統(tǒng)在建設中對敏感信息加密存儲，防信息泄露，并對系統(tǒng)和服務軟件及時更新，開啟防火墻，限制端口和服務，有應急預案機制，充分保障智慧檔案室的實體防護與數(shù)據(jù)安全。

　　可靠性原則

　　智慧檔案室的可靠性原則貫穿于系統(tǒng)設計、設備選型、軟硬件配置到系統(tǒng)施工的全過程。只有可靠的系統(tǒng)，才能發(fā)揮有效的作用。在軟件部分具有高MTBF(平均無故障時間)和低MTBR(平均無故障率)，提供容錯設計，有故障檢測和恢復手段，從實際應用的需要出發(fā)，并不是功能越多越好。

　　可擴展性原則

　　智慧檔案室的結構具有可擴展性，即在系統(tǒng)結構、系統(tǒng)容量與處理能力、物理聯(lián)接、產品支持等方面具有擴充與升級換代的可能，采用的產品遵循通用的工業(yè)標準，以便不同類型的設備能方便靈活地接入，并滿足系統(tǒng)規(guī)模擴充的要求。

　　三、系統(tǒng)功能

　　1.智能檔案密集架系統(tǒng)

　　智能檔案密集架是針對智慧檔案室管理需求，結合傳統(tǒng)密集架工藝與人工智能技術、網(wǎng)絡技術、視頻采集技術、生物識別技術等多技術手段綜合運用多項開發(fā)工具和技術，打造的智慧密集架系統(tǒng)。

　　密集架按檔案存放類別有文書檔案密集架、財務檔案密集架、報刊檔案密集架、獎牌獎杯實物密集架、底圖式密集架、掛畫類密集架和防磁柜密集架，具有智能交互、防霉、防蛀、防鼠、防塵、防光、防盜、防火、防傾倒、防水、防污染、防擠壓保護的功能。

　　安全權限控制:智能密集架系統(tǒng)具備權限控制功能，只有具備相關權限的用戶才能進行密集架的操作，系統(tǒng)鎖定后用戶可通過人臉識別、九宮格、密碼等方式進行解鎖。

　　無感人臉識別：智能密集架屏幕支持無感人臉識別功能，當人員靠近時，智能密集架系統(tǒng)自動喚醒進入人臉檢測界面，具備權限的用戶可直接通過人臉識別解鎖架體，節(jié)省用戶的操作時間。

　　手動控制功能：智能密集架可實現(xiàn)手動控制，每列密集架配備一個搖手柄，和傳統(tǒng)的密集架一樣，通過搖動手柄可以打開或關閉架體，并確保在斷電情況下密集架仍能正常使用。

　　電動控制功能：智能密集架電動控制部分結構包括：主控板、電機控制板、到位感應傳感器等；其中主控板包括固定列控制器通信模塊、溫濕度傳感器、通信接口等模塊，能夠與計算機通信，對電機驅動板進行控制，采集到位感應傳感器信號以及控制指示燈等功能。

　　信息提示功能：在檢索檔案時，檔案所在的移動列通過控制器可顯示檔案名稱、檔案條碼、在庫情況、存放位置，并可以圖形化顯示所有位置檔案在庫情況，架體運行時，屏幕上的動態(tài)畫面，與架體運行方向一致。

　　查詢定位功能：智能密集架具備精確定位檔案位置功能，執(zhí)行檔案任務時，智能密集架以語音提示檔案所在的層組位置，同時檔案位置也可在固定列、移動列屏幕圖形化直觀顯示。

　　掃碼完成檔案管理：智能密集架可通過二維碼、條形碼方式對檔案進行管理，通過管理平臺對檔案信息進行錄入并自動生成二維碼，管理員通過密集架控制器攝像頭掃描二維碼即可完成對檔案的上架、下架、借閱、歸還等任務操作。

　　狀態(tài)顯示功能：密集架智能管理系統(tǒng)主界面可顯示溫度、濕度等實時架內環(huán)境數(shù)據(jù)，密集架的操作狀態(tài)、人員進出通道的實時狀態(tài)、各項報警信息以及控制系統(tǒng)網(wǎng)絡狀態(tài)等。顯示內容清晰，界面布局合理。

　　2.智能檔案管理系統(tǒng)

　　RFID智能檔案柜采用單面5層設計，可存放1200份檔案文件，柜體正面安裝12寸電容觸摸屏，可快速查詢檔案信息；可選擇密碼、指紋、人臉識別等方式登錄，可進行組合驗證，保證產品安全；配合監(jiān)控攝像及語音提示，讓檔案文件管理更加安全、智能、高效。

　　智能檔案柜系統(tǒng)采用全鋁合金外殼設計，具備防水、防塵、防高溫等特性。檔案柜內置RFID超高頻天線。可實現(xiàn)檔案精準定位到格，實現(xiàn)有序存放、有序管理。智能檔案柜可進行多柜體級聯(lián)控制，最多可實現(xiàn)1主20從模式。主柜控制器可查詢任意柜體檔案信息，并通過生物識別，將檔案取出。

　　3.智能門禁系統(tǒng)

　　智能門禁系統(tǒng)采用全鋁合金外殼設計，具備防水、防塵、防高溫等特性，面板采用7英寸LCD觸摸顯示屏。人臉識別選用200萬分辨率的紅外活體雙目攝像頭，攝像頭自帶白光和紅外補光燈，可實現(xiàn)人臉檢測、人臉識別、活體檢測等，使用寬動態(tài)攝像頭實現(xiàn)逆光識別，人臉識別速度＜0.5秒，人臉識別準確率可達99.99%。

　　4.檔案室?guī)旆恐蜗到y(tǒng)

　　檔案管理員工作站采用整機ABS防火材質，集成RFID桌面讀寫系統(tǒng)，具備標簽轉換功能，可將檔案信息快速寫入RFID標簽，標簽讀寫速度大于100次/秒，并可通過工作電腦完成對檔案的查詢、檢索、借閱、歸還等操作，方便快捷。

　　通過RFID智能盤點設備可完成對檔案的上架、盤點、理架、查找等操作，對檔案進行盤點時能顯示當前層應有檔案數(shù)，并能夠生成在架檔案列表，同在借檔案列表比對后能生成未在架檔案列表、錯架檔案列表，以及提示錯架檔案正確位置。

　　出入檢測通道門具備RFID標簽檢測與防盜報警功能，門體自帶門禁軟件監(jiān)控系統(tǒng)，實時顯示非法出入檔案詳細信息，內置紅外檢測裝置，可識別運動方向，并進行人員雙向計數(shù)；同時具備離線報警功能，在網(wǎng)絡斷開時能夠檢測檔案是否辦理出庫手續(xù)，并正常報警。

　　5.環(huán)境控制系統(tǒng)

　　環(huán)境控制系統(tǒng)

　　針對檔案管理環(huán)境的專業(yè)特殊要求，環(huán)境管理軟件具備環(huán)境溫濕度、PM2.5、PM10等環(huán)境數(shù)據(jù)顯示，以及上下班模式切換、空氣除濕、加濕、消毒凈化、空調智能控制等功能。

　　環(huán)境控制系統(tǒng)配置有空氣質量云測儀，實時采集檔案室內各項環(huán)境指標并顯示在區(qū)域顯示測控屏上，方便用戶根據(jù)顯示數(shù)據(jù)遠程進行除濕機及空調控制。

　　除濕機具有除塵、除味、除濕、加濕、微生物凈化等多種模式，PM2.5凈化可達99.9%，既可以通過區(qū)域顯示測控屏進行啟動關閉，也可單機進行控制，滿足用戶對檔案室環(huán)境的多項要求。

　　6.檔案室?guī)旆款A警系統(tǒng)

　　檔案室?guī)旆款A警系統(tǒng)

　　通過檔案管理網(wǎng)絡平臺、區(qū)域顯示測控屏對報警探測器狀態(tài)進行實時監(jiān)測，可查看各探測器當前狀態(tài)及歷史狀態(tài)信息。支持外接聲光報警器，發(fā)生異常時聯(lián)動聲光報警器產生聲光警號，同時檔案管理網(wǎng)絡平臺可彈出異常窗口進行提示。

　　系統(tǒng)支持外接短信設備，發(fā)生報警時實時向檔案管理人員推送相關區(qū)域報警警情，無需24小時值守即可對檔案室安全進行實時監(jiān)測。

　　7.視頻監(jiān)控系統(tǒng)

　　視頻監(jiān)控系統(tǒng)為檔案管理人員提供視覺延伸，直接監(jiān)視檔案室內外實時狀況，使管理人員在控制中心便可以監(jiān)視整個檔案室內外的情況，從而大大加強了檔案管理的安全性。

　　NVR硬盤錄像機支持IPC（IPCamera）集中管理，包括IPC參數(shù)配置、信息的導入/導出等功能，支持600W像素高清網(wǎng)絡視頻的預覽、存儲與回放，全新的UI操作界面，支持一鍵開啟錄像功能，并可通過檔案室綜合管理平臺查看視頻。

　　NVR硬盤錄像機支持“錄像/抓圖模式”、“回放模式”、“備份模式”等多種模式進行錄像管理，錄像/抓圖模式可進行手動錄像、定時錄像、移動偵測錄像、報警錄像，回放模式支持即時回放、常規(guī)回放、事件回放、標簽回放、日志回放等，用戶可根據(jù)需要進行靈活配置。

　　8.檔案室?guī)旆科脚_系統(tǒng)

　　檔案庫房一體化平臺可按照規(guī)定的流程實現(xiàn)日常檔案出入庫、檔案借閱、歸還等日常業(yè)務的管理工作。通過在借檔案界面查看所有在借檔案信息，支持查詢、篩選、排序、打印、導出等功能，支持未歸還的檔案出借信息統(tǒng)計功能；支持檔案直接歸還、在借檔案列表中歸還、掃描歸還等多種歸還檔案方式。

　　檔案庫房一體化平臺支持檔案批量入庫，支持通過表格批量填寫等方式進行檔案批量入庫。檔案庫房一體化平臺可實時同步檔案的在位、領用、歸還等狀態(tài)，用戶可隨時查詢檔案的領用歸還記錄，同時平臺可實時查看密集架的運行狀態(tài)、門禁狀態(tài)、環(huán)境狀態(tài)、報警狀態(tài)、視頻狀態(tài)，并根據(jù)需要進行控制。

　　檔案庫房一體化平臺可對智能密集架進行開架、合架、通風等遠程操作，根據(jù)環(huán)境溫濕度等數(shù)據(jù)顯示對空調、除濕機等環(huán)境設備進行遠程控制。檔案庫房一體化平臺可通過庫房建模，進行3D庫房模擬；可進行3D智能導航，展示所有庫室3D視圖、密集架擺放位置順序、視頻監(jiān)控點位、空調除濕機點位、各報警器點位等信息。

　　支持鼠標點擊視圖中的某一設備，顯示當前設備的詳細信息和報警信息記錄；支持對庫室中設備數(shù)據(jù)進行修改，修改后的數(shù)據(jù)自動同步到設備端；若有報警器發(fā)生報警，可直接通過點擊設備進行報警處理操作；使庫房結構顯示更直觀、設備操作互動性更強，為用戶提供真實清晰的可視范圍，提升庫房的安全性和設備操作便捷性。

　　檔案庫房一體化平臺可對智能密集架進行開架任務全面監(jiān)控，智能密集架每3列安裝一個攝像頭，可通過檔案室綜合管控平臺實時查看操作視頻，也可保存記錄對開架視頻進行回放查看。

　　綜上所述，智能檔案室管理系統(tǒng)適用于機關檔案室、保密室、資料室、文印室等文件檔案管理單位和場所，系統(tǒng)有利于整合管控檔案及公文信息資源，實現(xiàn)統(tǒng)用統(tǒng)管；有利于利用信息技術管控檔案資料，及時掌握檔案動態(tài)，實現(xiàn)檔案管理工作智能化、自動化、科學化。

　　檔案存放環(huán)境安全、便捷、高效、智能、互聯(lián)，快速處理突發(fā)事件，防范于未然，把控檔案分發(fā)、管理及安全保密業(yè)務工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節(jié)約成本、節(jié)約人力，降低工作量，提高檔案管控及保密工作效率，提升檔案管理信息化建設水平。