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檔案整理方式首先是收集檔案資料,再將檔案整理分類,然后再將分類的檔案進(jìn)行編號,分類存檔,作好檔案目錄表,這樣一個檔案框架就基本建成了。
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作,就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,逐步完善檔案管理工作,培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。
檔案整理程序
一、整理含義
檔案的整理,就是對辦理完畢的、具有保存價值的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化、條理化的過程。
二、整理原則
遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管利用。
一個單位形成的檔案,具有內(nèi)在聯(lián)系,是一個有機(jī)聯(lián)系整體。同一單位的檔案不允許拆散,不同單位檔案不容許混淆。
三、整理程序
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1.原則
應(yīng)遵循必要的邏輯規(guī)則正確設(shè)置類目,做到類目間的界限清楚,又不交叉重疊;
2.含義
將歸檔文件按某些特征分別歸類;
3.要求
歸檔文件的分類按照年度、機(jī)構(gòu)(問題)保管期限進(jìn)行分類并保持分類體系的穩(wěn)定;
4.方法
?。?)年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法
采用此分類法,有一個機(jī)構(gòu)就分一個類,機(jī)構(gòu)的名稱就是類名。
?。?)年度——問題——保管期限分類法
凡單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較簡單或單位職能機(jī)構(gòu)交叉不便于按機(jī)構(gòu)分類的適合此種方法
(二)排列
1.含義
根據(jù)一定的方法確定文件內(nèi)及文件之間的前后順序及存放位置
?。?)同一份文件內(nèi)其組成部分的排列
?。?)每一份之間的文件排列按照是由結(jié)合時間、重要程度排列
2.要求
歸檔單位以件為單位,在分類方案的最低一級類目內(nèi)按照事由結(jié)合時間重要程度排列
按照重要程度是指:將主要職能或重要活動形成文件排在前面將其它工作形成排在后面
3.方法
同一年度、同一機(jī)構(gòu)(問題)、同一保管期限的文件之間按文件形成時間和先后順序排列。(方法比較簡單,適用于隨用隨歸的企業(yè))
一般同一事由的文件辦理完后就可以相關(guān)文件整理完畢歸檔保存。采用年終集中整理的單位或部門,也可以按事由辦結(jié)時間排列不同事由的文件。
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歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。
檔號的結(jié)構(gòu)宜為:全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問題)代碼-件號。
上、下位代碼之間用“-”連接,同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
檔號按照以下要求編制:
a)全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號,用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識,按照DA/T13-1994編制。
b)檔案門類代碼·年度:歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度,以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如“2013”。
c)保管期限:保管期限分為永久、定期30年、定期10年,分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。
d)機(jī)構(gòu)(問題)代碼:機(jī)構(gòu)(問題)代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)(問題)分類的,應(yīng)省略機(jī)構(gòu)(問題)代碼。
e)件號:件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號,用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,不足4位的,前面用“0”補(bǔ)足,如“0026”。
?。ㄋ模w檔章
文書材料排列完畢后應(yīng)逐件編號,在每件文書材料首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。
歸檔章的式樣
歸檔章是一個長50mm,寬30mm由六個提示項(xiàng)目,六個編制項(xiàng)目組成的長方形實(shí)體。
歸檔章填寫方法
1.全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
2.年度:文書材料的形成年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。
3.保管期限:整理時確定的文書材料保管期限,即“永久”、“長期”或“短期”。
4.件號:包括室編件號和館編件號,分別在歸檔文書材料整理和檔案移交進(jìn)館時編制。室編件號即同一年度、同一保管期限中文書材料的順序號,館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。
5.機(jī)構(gòu)(問題):作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。此項(xiàng)目為選擇項(xiàng),不選用時無須填寫。
歸檔章式樣及示例(規(guī)范性附錄)
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歸檔文書材料應(yīng)依據(jù)室編件號順序編制歸檔文件目錄,逐件填寫。
歸檔文件目錄式樣如圖所示:
編寫方法:
a)序號:填寫歸檔文件順序號。
b)檔號:檔號按照(四、檔號)編制。
c)文號:文件的發(fā)文字號。沒有文號的,不用標(biāo)識。
d)責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
e)題名:文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范,或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的,應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題,自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。
f)日期:文件的形成時間,以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日,如19990909。
g)密級:文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的,不用標(biāo)識。
h)頁數(shù):每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
i)備注:注釋文件需說明的情況。
(六)裝訂
1.含義
裝訂是從實(shí)體上確定“件”的形態(tài),同時,可以起到固定文件頁次,防止文件張頁丟失,便于歸檔后的保管和利用
2.方法
?。?)歸檔文件按“件”用線裝訂,也可以采用其他方法裝訂,但要符合檔案保護(hù)要求。
對字跡模糊的或容易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制
裝訂材料不易腐蝕
裝訂材料不應(yīng)過多增加歸檔文件自身體積蓋歸檔章
(七)裝盒
將歸檔材料按件號順序依次裝入檔案盒,依據(jù)檔案盒的大小,酌情每幾件裝入一個檔案盒,同一保管期限的檔案才能裝入一個檔案盒,不同保管期限的檔案不能裝入同一檔案盒。包括盒內(nèi)目錄(同檔案目錄)、備考表等。并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
同一保管期限的文書材料按室編件號順序裝入檔案盒,每盒裝滿后再換下一盒,并填寫檔案盒封面、背脊和備考表項(xiàng)目。
備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后,項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。
a)盒內(nèi)文件情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
b)整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
c)整理日期:歸檔文件整理完成日期。
d)檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。
e)檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。
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歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。
立檔單位在其他職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料,包括紙質(zhì)和電子文件材料。
歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等),使之有序化的過程。
整理原則
1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系;
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值,便于保管和利用;
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化要求,便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理;
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
一、組件
歸檔文件一般以每份文件為一件,其中:
正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;原件與復(fù)制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等)一般獨(dú)立成件,也可為一件。
有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時應(yīng)注意件內(nèi)排列順序。
二、分類
立檔單位應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類,同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。
1、按年度分類
將文件按其形成年度分類??缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年??缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時,年度為其歸檔年度,并在附注項(xiàng)加以說明。
2、按機(jī)構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類。機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法應(yīng)擇一適用,不能同時采用。
采用機(jī)構(gòu)分類的,應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類,涉及多個部門形成的歸檔文件,歸入文件主辦部門。
采用問題分類的,應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。
3、保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
三、排列
1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列;
2、同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列;
3、會議文件、統(tǒng)計(jì)報表等成套性文件可集中排列。
四、編號
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。
檔號結(jié)構(gòu)宜為:全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問題)代碼-件號,上、下位代碼之間用“-”連接,同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。
歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。
歸檔章的組成:全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)作為必備項(xiàng),機(jī)構(gòu)(問題)作為選擇項(xiàng)。
五、編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索。
歸檔文件應(yīng)逐件編目,設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、提名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面,頁面宜橫向設(shè)置。
歸檔文件目錄除保存電子版外,還應(yīng)打印裝訂成冊。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)。
紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、、裝盒和排架
一、修整
1、歸檔文件已破損的,應(yīng)予以修復(fù):字跡模糊或易褪變的,應(yīng)予復(fù)制;
2、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
3、幅面過大的文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。
二、裝訂
1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護(hù)和管理;
2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。
3、永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,使用直角裝訂。
4、永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。
三、編頁
1、以件為單位編制頁碼;
2、頁碼應(yīng)逐頁編制,宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
四、裝盒
將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒,并填寫檔案盒合集及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
五、排架
1、歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應(yīng)避免頻繁倒架;
2、歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)(問題)序列依次上架,便于實(shí)體管理;
3、歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進(jìn)館。
歸檔電子文件整理要求
1、紙質(zhì)檔案的掃描色彩模式統(tǒng)一采用彩色模式,掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi,建議以PDF格式存儲;
2、掃描形成文件保存為多頁pdf格式,文件命名為檔號。
3、掃描完成后,把目錄和掃描件移交區(qū)檔案館進(jìn)行轉(zhuǎn)換,轉(zhuǎn)換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒,完成電子檔案數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份工作。
檔案工作對于現(xiàn)代社會的發(fā)展將會帶來的積極的作用,促使人們可以明確未來發(fā)展的具體方向。因此,企事業(yè)單位必須要加大對檔案管理工作的重視程度,采取有效的方式解決檔案管理工作中存在的問題,掌握檔案管理歸檔整理分類的技巧,提高檔案管理工作的成效。