檔案室整理首先是檔案鑒定，先判定檔案室內(nèi)的檔案是否有保存價值——請不要僅憑自己的主觀判定，一定要依據(jù)檔案法規(guī)規(guī)范，而且必須要征求檔案形成部門的意見。其次是檔案整理，對判定有保存價值的檔案進(jìn)行分類，編號，編目等整理后，上架保管。

　　做好檔案整理的五個流程及其原則是：檔案的分類，排列，編號，編目，裝訂（裝盒）。就是將同一類別或者是同一問題的檔案分類，按序排列，編號，編寫目錄，進(jìn)行裝訂或者是裝盒。檔案是歷史的真實(shí)記錄，整理檔案要遵循檔案形成的自然規(guī)律，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，更好的為提供利用服務(wù)。

　　檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。

　　檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：

　?。ㄒ唬n案館對接收與征集檔案的整理1、系統(tǒng)排列和編目在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調(diào)整對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進(jìn)行整理。

　　3、全過程整理檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　?。ǘ┱掌瑱n案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點(diǎn)，從室藏檔案的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達(dá)到分類的客觀性、邏輯性與實(shí)用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項(xiàng)目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　?。?）照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進(jìn)行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——問題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補(bǔ)充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點(diǎn)與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補(bǔ)充的作用。文字說明編寫得準(zhǔn)確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項(xiàng)內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。

　　一般按照重要程度或時間順序進(jìn)行排列，按順序嵌進(jìn)照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。

　　照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)?、全宗號——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制的目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照編號排序。

　　照片檔案目錄參考格式

　　照片檔案目錄

　?。ㄈ┱掌瑱n案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務(wù)是集中統(tǒng)一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫房

　　既有條件又有必要建設(shè)照片檔案專門庫房的單位，應(yīng)建設(shè)符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應(yīng)當(dāng)選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件，要求庫房內(nèi)晝夜

　　溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不應(yīng)大于±5%。同時，庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　?。?）普通相冊

　　即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點(diǎn)是方便、美觀；缺點(diǎn)是規(guī)格不一，不便于寫文字說明。

　?。?）自制相冊

　　即模仿一般商店出售的相冊的形式，自制相冊。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復(fù)雜，成本也不低。

　?。?）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設(shè)計(jì)的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁相應(yīng)的位置上，冊內(nèi)芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

　?。?）新型照片檔案冊

　　它是按照國家標(biāo)準(zhǔn)，從封面到內(nèi)芯，使用質(zhì)量上乘的中性紙，并采用活頁裝訂，便于組卷，照片冊與底片冊相互對應(yīng)，存用方便。對于大照片檔案的保管，應(yīng)該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說明，并在文字說明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。

　　同時，在照片檔案卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨(dú)存放和保管。

　　檔案室管理系統(tǒng)軟件

　　在不斷更新變化的時代里，高科技技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，使得企業(yè)發(fā)展更加順利。在企業(yè)中檔案管理工作質(zhì)量與效率對企業(yè)發(fā)展來說非常重要，因此，需要不斷加強(qiáng)檔案管理水平，結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所建立的檔案室管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化、專業(yè)化、法律化，完全彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，并且起到了優(yōu)化檔案管理模式、提高管理質(zhì)量、降低檔案管理工作量、節(jié)約部分人力、物力、財(cái)力等作用

　　一、檔案管理現(xiàn)狀

　　在高科技應(yīng)用性、使用性、功能性越來越強(qiáng)大的新時代里，很多企業(yè)都已借助高科技的力量來推動發(fā)展速度。檔案管理也已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)抄錄模式上轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的電子數(shù)字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質(zhì)抄錄的工作量，檔案室管理系統(tǒng)軟件一定程度上節(jié)省了紙張費(fèi)用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

　　然而由于很多企業(yè)中對電子數(shù)字化軟件系統(tǒng)的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，例如：

　　對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結(jié)果其不滿意，很難完成接收與認(rèn)同，進(jìn)而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴(yán)重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

　　因此，為了更好地使企業(yè)檔案管理人員能夠熟練接收此項(xiàng)工作，并保證操作能力、技術(shù)能力以及管理能力，我國相關(guān)部門與計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)公司共同針對此種現(xiàn)象進(jìn)行更深一步的研究。

　　經(jīng)過不斷努力研發(fā)出一項(xiàng)具有專業(yè)性質(zhì)的檔案室管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)管理統(tǒng)一化、維護(hù)自動化的檔案管理系統(tǒng)，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統(tǒng)軟件具備高效、準(zhǔn)確、簡單、實(shí)用等優(yōu)點(diǎn)。基于此，我們更應(yīng)該對檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢及功能加以了解。

　　二、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢

　　1.提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源；

　　如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　檔案相關(guān)文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。

　　2.能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費(fèi)時間，也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等功能。

　　3.更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。

　　在查檔人員進(jìn)行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機(jī)分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

　　三、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多功能

　　1.收文登記

　　文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統(tǒng)，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統(tǒng)自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數(shù)據(jù)可提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保存，方便以后查詢及入檔時調(diào)??；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統(tǒng)中調(diào)出對應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。

　　2.發(fā)文登記

　　可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統(tǒng)可以按年度自動對發(fā)文進(jìn)行編號；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動銜接上次結(jié)束時的行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可以分期分批統(tǒng)一打??；登記時內(nèi)容在備選項(xiàng)中進(jìn)行選擇即可，如“主送”“抄送”“標(biāo)題”等；發(fā)文檔案數(shù)據(jù)同樣可以到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行調(diào)取。

　　3.組建檔卷

　　可依據(jù)本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”分類法、“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）”分類法、“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）”分類法等；檔案文件進(jìn)行輸入時，對于收文和發(fā)文，只需搜索相應(yīng)序號，即可調(diào)出相應(yīng)文件；會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統(tǒng)自動產(chǎn)生，檔號格式可以自定義輸入。

　　4.公文查詢

　　可對檔案管理系統(tǒng)軟件中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢；可指定一個或多個匹配條件進(jìn)行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內(nèi)容，由系統(tǒng)自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統(tǒng)軟件的功能強(qiáng)大，優(yōu)勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應(yīng)用，謹(jǐn)慎行事，方能讓檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。