檔案數(shù)字化管理人員就是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描然后修輯后匯編成原冊(cè)形成電子檔，里面內(nèi)容保持紙質(zhì)原貌，由紙質(zhì)檔形成電子檔，需要調(diào)閱從電腦直接可以調(diào)出，優(yōu)點(diǎn)不需大量庫(kù)房存檔，調(diào)閱方便快捷，缺點(diǎn)是權(quán)限設(shè)置，容易泄密，制做，程序投入比較大，做檔案數(shù)字化工作者要細(xì)心認(rèn)真，吃苦耐勞，拆裝紙質(zhì)檔要小心，掃描目前還是半自動(dòng)化，所以手工成份還比較多。

　　電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)在檔案管理、利用等環(huán)節(jié)的應(yīng)用，檔案信息化和數(shù)字化已成為一種發(fā)展必然趨勢(shì)，從而推動(dòng)數(shù)字檔案館和虛擬檔案館不斷涌現(xiàn)，由于檔案館數(shù)字化是以現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)的現(xiàn)代設(shè)備為基礎(chǔ)，在數(shù)字環(huán)境下檔案信息的收集、整理、貯存和利用等工作方法、管理方式發(fā)生了巨大的變化。

　　因此，數(shù)字化檔案環(huán)境對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求更高，給檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。

　　一、數(shù)字化檔案環(huán)境下對(duì)檔案管理人員職業(yè)技能的挑戰(zhàn)

　　1．對(duì)工作內(nèi)容、方式和管理方法的挑戰(zhàn)。隨著電子計(jì)算機(jī)等新技術(shù)的普遍應(yīng)用，人們的工作環(huán)境和管理手段發(fā)生了巨大變化，檔案工作亦如此，檔案信息的載體形態(tài)由原來(lái)的單一化發(fā)展為多樣化，檔案類型在以往的紙張型載體的基礎(chǔ)上向高密度、輕量化、小型化的非紙張型數(shù)字化、電子化載體發(fā)展。

　　如電子檔案、聲像、電子圖片、光盤(pán)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段以及跨行業(yè)和地區(qū)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等。許多有價(jià)值的檔案信息也不一定以紙張的形式出現(xiàn)，而是以各種各樣的形式存在于人們的日常交流中。

　　由于檔案信息載體的多樣化，促使了檔案資料的收集、整理、貯存、傳播、服務(wù)等傳統(tǒng)檔案館工作方式、工作內(nèi)容和管理體制發(fā)生重大變革。這些變革將導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案和“館藏”的含義被擴(kuò)展，它不僅包括不同的信息格式和信息類型(如應(yīng)用軟件、電子文件、全文信息等)，而且形成了以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的數(shù)字信息資源的虛擬館藏。

　　這對(duì)于長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于紙質(zhì)檔案管理的檔案人員來(lái)說(shuō)是一大挑戰(zhàn)。

　　2．對(duì)技術(shù)服務(wù)手段的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案館的業(yè)務(wù)活動(dòng)基本都是靠手工來(lái)完成的。隨著數(shù)字檔案信息資源迅速增長(zhǎng)，數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用越來(lái)越廣，檔案信息的數(shù)字化程度越來(lái)越高，使檔案的服務(wù)方式產(chǎn)生新的變化:

　　由原先的陣地服務(wù)擴(kuò)展到空間服務(wù);由定時(shí)服務(wù)或限時(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槔谜唠S時(shí)自我服務(wù);由紙質(zhì)式載體服務(wù)轉(zhuǎn)向電子載體和紙質(zhì)資源并用服務(wù);從平面服務(wù)轉(zhuǎn)向平面與網(wǎng)絡(luò)空間相結(jié)合的主體服務(wù);從專門(mén)提供利用轉(zhuǎn)向利用、休閑一體化服務(wù)，檔案的利用宗旨不變，利用的形式卻發(fā)生了巨大改變。這對(duì)習(xí)慣于采用傳統(tǒng)手工技術(shù)提供利用的檔案管理人員來(lái)說(shuō)也是一大挑戰(zhàn)。

　　3．對(duì)職業(yè)素質(zhì)的挑戰(zhàn)。未來(lái)檔案館是一種電子技術(shù)密集型信息機(jī)構(gòu)，它需要使用大量高技術(shù)電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，這對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，而對(duì)于從未接觸或很少接觸電子技術(shù)的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，無(wú)疑也是一大挑戰(zhàn)。

　　信息的交換可通過(guò)功能強(qiáng)大的電子信息網(wǎng)絡(luò)傳輸，整套信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施把檔案館與外界連接成巨大的信息庫(kù)，形成一個(gè)無(wú)限的信息空間，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)使各地區(qū)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)廣泛共享。

　　由于檔案新形式的產(chǎn)生，檔案工作人員傳統(tǒng)的角色和職能將很大的變化，未來(lái)的檔案館管理人員將從現(xiàn)在主要是檔案實(shí)體的保管者、調(diào)卷者轉(zhuǎn)為檔案信息資料的管理者、檔案信息利用的咨詢者、提供者、傳播者、導(dǎo)航者，檔案信息的“解讀”者。適應(yīng)這些變化，檔案管理人員必須加強(qiáng)提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

　　二、數(shù)字化檔案對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求

　　科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展及其在檔案工作領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用，數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃發(fā)展，使檔案工作的科技含量越來(lái)越高，對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求也越來(lái)越高。檔案工作人員是數(shù)字檔案館工作的實(shí)踐者，其信息素養(yǎng)的高低決定著數(shù)字檔案館建設(shè)的成敗。在數(shù)字檔案環(huán)境下檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求應(yīng)包括以下幾方面：

　?。ㄒ唬┪幕仞B(yǎng)。數(shù)字檔案館工作人員的文化素養(yǎng)，主要是指文化知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。數(shù)字檔案館工作人員不僅應(yīng)具有較高的檔案專業(yè)知識(shí)水平，還要熟悉與數(shù)字檔案館工作相關(guān)的理論與技術(shù)知識(shí)，如文史知識(shí)、社會(huì)學(xué)、情報(bào)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等知識(shí)。特別是從事信息開(kāi)發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。

　　（二）信息技能。信息技能指從事檔案數(shù)字化處理工作人員應(yīng)具備的對(duì)信息搜集、理解、分析、處理的能力。這里的信息技能主要指信息處理能力、用戶分析能力和新技術(shù)的應(yīng)用能力。

　　1.數(shù)字化檔案處理工作人員要具備較高的信息處理能力。數(shù)字化檔案處理工作人員需要具備的信息處理能力主要包括信息收集和開(kāi)發(fā)的能力、信息選擇的能力和信息加工能力。

　　2.數(shù)字化檔案處理工作人員要具備一定的用戶分析能力。數(shù)字化檔案處理工作人員不僅要對(duì)檔案信息的內(nèi)容做到充分分析，對(duì)用戶的需求分析也是十分必要的。對(duì)不同類型用戶的需求進(jìn)行分析，增強(qiáng)檔案信息傳播的專指度，將有效提高檔案信息的利用效率。

　　3.數(shù)字化檔案處理工作人員要具備對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用能力。計(jì)算機(jī)在檔案工作中的普及要求檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件有一定了解和熟練運(yùn)用，因此，掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)是檔案人員必須具備的能力。

　?。ㄈ┬畔⒁庾R(shí)。信息意識(shí)就是檔案人員對(duì)檔案工作信息的敏感程度。數(shù)字化檔案處理工作人員要提高檔案信息意識(shí)，要高度關(guān)注經(jīng)濟(jì)建設(shè)與檔案資料信息的聯(lián)系，提高對(duì)未來(lái)信息的預(yù)測(cè)能力，更好地開(kāi)展檔案工作；

　　要敏銳地感受社會(huì)信息的變化對(duì)檔案工作的影響，積極主動(dòng)地挖掘、搜集、利用各種有用的信息，不斷完善檔案工作，使檔案工作在各方面建設(shè)中發(fā)揮最大作用；要保持高度的信息安全意識(shí)。科技的發(fā)展給工作生活帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)了一些隱患，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息轉(zhuǎn)移存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。

　　因此，檔案信息管理人員需具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，盡量把風(fēng)險(xiǎn)降到最低；另外，數(shù)字化信息的竊取和篡改不易被識(shí)別，使信息真?zhèn)坞y辨，一旦信息被人拷貝或篡改，就可能造成巨大損失，所以檔案人員在注意網(wǎng)絡(luò)信息安全的同時(shí)還要注意物理存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全。

　　三、檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化挑戰(zhàn)的對(duì)策

　　1．轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念。觀念轉(zhuǎn)變是檔案管理人員適應(yīng)信息技術(shù)時(shí)代特點(diǎn)的關(guān)鍵。首先，要轉(zhuǎn)變角色觀念，過(guò)去檔案管理人員一直擔(dān)當(dāng)檔案信息資料的整理、保管與提供利用的角色，隨著檔案數(shù)字化帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)用戶的增加，任何一個(gè)上網(wǎng)者都可能是數(shù)字檔案資源的潛在用戶，但只有有針對(duì)性的信息才能吸引其成為現(xiàn)實(shí)用戶。

　　為此，檔案管理人員應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)的條件，及時(shí)、廣泛地收集、整理整合檔案信息資源，并承擔(dān)起網(wǎng)海導(dǎo)航員的角色，為用戶指引正確的數(shù)字檔案檢索方向。其次，要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，檔案館的各項(xiàng)工作是圍繞著檔案查閱利用而開(kāi)展的，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案查閱利用服務(wù)工作從內(nèi)容到形式都需要?jiǎng)?chuàng)新和發(fā)展。

　　與電子技術(shù)相伴而生的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和光盤(pán)技術(shù)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等信息技術(shù)構(gòu)成的現(xiàn)代化數(shù)字檔案館，使以提供紙質(zhì)檔案資料為主的服務(wù)功能延伸為以向社會(huì)提供各類型載體的服務(wù)功能，使查閱利用工作從以你來(lái)我查為主的被動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)化為參與性的主動(dòng)服務(wù)方式，使查檔服務(wù)的組織形式從集中、單一形式轉(zhuǎn)化為分散、多元化的形態(tài)。

　　因此，等客上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式已不適應(yīng)數(shù)字檔案館的發(fā)展要求。因此檔案管理人員必須首先從思想上轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，才能更好地適應(yīng)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案查閱利用者的需求。

　　2、強(qiáng)化數(shù)字化信息素質(zhì)教育。信息技術(shù)時(shí)代檔案館對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求是建立在數(shù)字化信息知識(shí)基礎(chǔ)之上的。檔案管理人員只有具備現(xiàn)代信息技術(shù)素質(zhì)，才能在信息技術(shù)時(shí)代順利地進(jìn)行信息處理工作。

　　為使檔案管理人員成為數(shù)字化信息技術(shù)時(shí)代合格檔案工作者，必須對(duì)他們進(jìn)行數(shù)字化信息知識(shí)教育。數(shù)字化信息知識(shí)教育的內(nèi)容包括數(shù)字化信息意識(shí)、數(shù)字化信息法律道德、數(shù)字化信息能力、數(shù)字化信息覺(jué)悟、數(shù)字化信息觀念、數(shù)字化信息心理等。在此主要論述前三個(gè)內(nèi)容。

　　(1)數(shù)字化信息意識(shí)教育。檔案管理人員數(shù)字化信息意識(shí)表現(xiàn)為檔案人員對(duì)數(shù)字化信息的敏銳度，捕捉、分析、判斷和吸收信息的自覺(jué)程度。檔案人員作為信息的傳播者，要在長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐中逐漸形成對(duì)信息重要性的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)自身在信息活動(dòng)中的獨(dú)立性、自主性，并最終形成一種信息主體的精神，形成敏銳的信息意識(shí)，對(duì)發(fā)現(xiàn)和傳遞信息形成一種積極的應(yīng)對(duì)態(tài)度，為用戶提供卓越的數(shù)字化信息服務(wù)。

　　(2)數(shù)字化信息法律道德教育。數(shù)字化信息法律道德是指檔案管理人員在整個(gè)數(shù)字化信息活動(dòng)中應(yīng)遵守的法律和具有的道德。

　　數(shù)字檔案館不單純是一個(gè)涉及信息、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等領(lǐng)域的技術(shù)問(wèn)題，它還涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等領(lǐng)域，數(shù)字檔案館所依托的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又具有開(kāi)放性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，在這樣一個(gè)大環(huán)境中，數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行必須要以法律法規(guī)為保障，要尊重他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)；正確處理數(shù)字化信息創(chuàng)造、數(shù)字化信息傳播和數(shù)字化信息使用三者之間的關(guān)系：

　　恰當(dāng)使用和合理發(fā)展數(shù)字化信息技術(shù)，不非法攝取他人的秘密，不制造和傳播偽劣數(shù)字化信息等。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化信息法律道德教育，就是要學(xué)習(xí)、了解數(shù)字化信息社會(huì)應(yīng)遵循的法律法規(guī)，自覺(jué)抵制違法數(shù)字化信息行為，以道德準(zhǔn)則來(lái)規(guī)范自身的數(shù)字化信息行為，預(yù)防在數(shù)字化信息收集、加工、傳播過(guò)程中發(fā)生泄密、犯罪等問(wèn)題。

　　(3)數(shù)字化信息能力教育。數(shù)字化信息能力是指檔案管理人員應(yīng)具有的數(shù)字化信息知識(shí)和技能。隨著檔案館向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展，檔案管理人員的工作要從傳統(tǒng)檔案收集、整理、保管和利用延展至從各種服務(wù)和媒體中存取、評(píng)價(jià)、使用和傳播數(shù)字化信息。檔案管理人員學(xué)會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化信息進(jìn)行分析判斷、去偽存真、去粗取精；

　　要建立和掌握檔案信息源，掌握檔案數(shù)字化信息檢索的技術(shù)、方法、途徑，指導(dǎo)用戶使用各種檔案數(shù)字化信息源和檔案數(shù)字化信息技術(shù)找到所要的信息；了解檔案數(shù)字化信息分析研究及成果評(píng)價(jià)的程序、方法，通過(guò)分析形成為具有科學(xué)價(jià)值的新信息并傳遞和交流。

　　3．培養(yǎng)終身學(xué)習(xí)能力。信息時(shí)代知識(shí)更新的周期大大縮短，終身學(xué)習(xí)的過(guò)程就是進(jìn)行信息的獲取、理解、轉(zhuǎn)化并生成新信息的過(guò)程。檔案管理人員只有掌握正確的獲取數(shù)字化信息、建立數(shù)字化信息的方法，才能提高獲取與創(chuàng)造知識(shí)的能力，才能使學(xué)習(xí)不再受時(shí)空的限制，自由地進(jìn)行知識(shí)的整合、分析、研究和利用。

　　目前，基層檔案部門(mén)管理人員，普遍呈現(xiàn)知識(shí)老化，缺乏高層次數(shù)字化信息開(kāi)發(fā)知識(shí)、管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，外語(yǔ)水平偏低，因而只有通過(guò)終身學(xué)習(xí)獲得敏銳的數(shù)字化信息意識(shí)和較強(qiáng)的數(shù)字化信息能力，掌握獲取知識(shí)的方法和途徑，提高檔案信息化業(yè)務(wù)技能，才能實(shí)現(xiàn)自我完善，勝任新時(shí)代數(shù)字化檔案信息服務(wù)工作。

　　檔案數(shù)字化人員管理制度

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitization of paper-based records，是采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過(guò)程。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范（DA/T31—2017）

　　管理制度

　　1.應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的制度。

　　（1）崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé)，形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲辦法等；

　?。?）人員管理制度主要對(duì)人員的安全責(zé)任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來(lái)訪登記等進(jìn)行規(guī)范；

　?。?）場(chǎng)地管理制度主要對(duì)人員出入和工作場(chǎng)地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場(chǎng)物品、證件等的管理進(jìn)行規(guī)范；

　　（4）設(shè)備管理制度主要對(duì)數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范；

　　（5）數(shù)據(jù)管理制度主要對(duì)數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范；

　?。?）檔案實(shí)體管理制度主要對(duì)檔案實(shí)體在數(shù)字化過(guò)程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。