檔案數(shù)字化驗收與移交。要經(jīng)過專門的驗收組對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗收，收的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果（數(shù)字圖像、檔案目錄、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。

　　參與驗收工作人員認(rèn)真仔細(xì)對比核實各種數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和完整性，縣檔案局參與驗收領(lǐng)導(dǎo)從專業(yè)的角度提出了精確指導(dǎo)，并要檔案人員，要以對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)的高度責(zé)任感，持續(xù)抓好本單位的檔案數(shù)字化工作。

　　檔案數(shù)字化驗收方案

　　一、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)

　　1、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 31-2017)

　?。?）驗收方式

　　1.1.1建議檔案部門成立專門的驗收組對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗收。

　　1.1.2應(yīng)采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗收檢驗。

　?。?）驗收內(nèi)容

　　1.2.1包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。

　　1.2.2應(yīng)對目錄數(shù)據(jù)驗收，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項是否填寫等。

　　1.2.3應(yīng)對元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　1.2.4應(yīng)對數(shù)字圖像進(jìn)行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　1.2.5應(yīng)對數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　1.2.6應(yīng)對工作文件進(jìn)行驗收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　1.2.7應(yīng)對存儲載體進(jìn)行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。

　　（3）驗收指標(biāo)

　　能夠采用計算機自動檢驗的項目應(yīng)采用計算機自動檢驗的方式進(jìn)行100%檢驗，檢驗合格率應(yīng)為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

　?。?）驗收結(jié)論

　　1.4.1每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)2和3的要求，予以驗收“通過”。驗收未通過應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗收。

　　1.4.2驗收完成后須經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　2、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T 68-2020)

　　（1）發(fā)包方工作規(guī)范

　　2.1.1數(shù)據(jù)檢驗

　　一般應(yīng)采用計算機自動檢驗的方式進(jìn)行100%檢驗,檢驗合格率應(yīng)為100%。對于無法使用計算機自動檢驗的項目,可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗,抽檢率不得低于5%。對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)據(jù)內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性,抽檢合格率應(yīng)為100%,其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。抽檢合格才能通過項目驗收,抽檢不合格則要求承包方返工直至抽檢合格。

　　發(fā)包方應(yīng)要求承包方將檔案數(shù)字化加工成果相關(guān)的各種工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等一并移交給發(fā)包方。

　　2.1.2安全確認(rèn)

　　發(fā)包方應(yīng)對承包方交付的檔案數(shù)字化加工的各種存儲介質(zhì)、視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄、工作人員變更記錄等進(jìn)行安全檢查。

　　發(fā)包方應(yīng)對承包方自帶的各種硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查,以確保其無信息留存。凡存有信息的,在檔案數(shù)字化外包服務(wù)驗收后,須作清除信息的安全處理。發(fā)包方應(yīng)將承包方自帶設(shè)備的硬盤予以拆除,并將其與數(shù)字化加工過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一并予以接收。

　　2.1.3驗收總結(jié)

　　發(fā)包方應(yīng)對檔案數(shù)字化外包項目進(jìn)行項目驗收,對不符合法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、合同的交付成果,應(yīng)要求承包方限期整改。

　　經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗、安全確認(rèn)、驗收評估之后,發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案、數(shù)據(jù)、硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)及其他相關(guān)記錄的交接手續(xù)。

　　發(fā)包方應(yīng)將檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中形成的重要文件歸檔保存,并總結(jié)經(jīng)驗,持續(xù)改進(jìn)。

　　（2）承包方工作規(guī)范

　　2.2.1流程與作業(yè)管理

　　2.2.1.1承包方應(yīng)按照DA/T31的規(guī)定設(shè)計檔案數(shù)字化流程，主要包括:檔案出庫、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案入庫等。每一環(huán)節(jié)均應(yīng)填表記錄。

　　2.2.1.2承包方應(yīng)防止工作人員在檔案數(shù)字化過程中，尤其是對檔案進(jìn)行拆卷、預(yù)整理、復(fù)卷等過程中損壞檔案載體，篡改檔案內(nèi)容。

　　2.2.1.3承包方應(yīng)根據(jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進(jìn)行數(shù)字化，防止因不當(dāng)掃描儀器和方法損害檔案。

　　2.2.1.4檔案數(shù)字化加工的具體操作方法和質(zhì)量要求應(yīng)符合DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62的相關(guān)規(guī)定。

　　2.2.2成果管理

　　2.2.2.1對于尚未移交發(fā)包方的檔案數(shù)字化成果，承包方應(yīng)做好備份管理，以免數(shù)據(jù)丟失。

　　2.2.2.2承包方應(yīng)將經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗的檔案數(shù)字化成果，包括檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等，以及使用的各種存儲介質(zhì)，及時移交發(fā)包方，并履行書面交接手續(xù)。

　　2.2.2.3承包方應(yīng)將各種工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項目驗收報告，以及工作過程中形成的其他記錄歸檔保存兩份，其中一份提交發(fā)包方。

　　二、數(shù)字化成果移交條件及要求

　　根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工合同的規(guī)定，檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)經(jīng)檢查通過，檔案數(shù)字化加工機構(gòu)應(yīng)及時對驗收合格數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并按照要求準(zhǔn)備好所有工作文件，形成檔案數(shù)字化成果，即可進(jìn)入檔案數(shù)字化成果驗收移交環(huán)節(jié)。

　　檔案數(shù)字化成果移交須按照以下文件要求進(jìn)行：

　　《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T 18894-2016；

　　《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T 31—2017；

　　《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》DA/T 68—2020

　　《國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2012〕7號）；

　　《國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)〈檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范〉的通知》（檔辦發(fā)〔2014〕7號）；

　　《安徽省歸檔電子文件移交與接收暫行辦法》（皖電聯(lián)發(fā)〔2014〕1號）

　　檔案數(shù)字化加工合同。

　　三、數(shù)字化成果驗收移交內(nèi)容

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。

　　1、檔案數(shù)字化成果的數(shù)據(jù)

　?。?）檔案目錄數(shù)據(jù)：XML/Execl格式的案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)。

　?。?）檔案原文數(shù)據(jù)：未經(jīng)圖像處理的單頁JPEG/TIFF格式的圖像數(shù)據(jù)（原圖），經(jīng)圖像處理的單頁JPEG/TIFF格式的圖像數(shù)據(jù)（修圖），JPEG/TIFF格式轉(zhuǎn)化的以件為單位多頁PDF格式圖像數(shù)據(jù)（利用圖）。

　　（3）存儲磁盤：移交數(shù)據(jù)包括多頁PDF格式、修圖圖像JPEG/TIFF格式、原圖圖像JPEG/TIFF格式各兩套存儲磁盤。推薦使用硬磁盤，所移交的硬盤應(yīng)規(guī)格統(tǒng)一，并選用主流品牌，如西部數(shù)據(jù)、希捷等。

　　2、數(shù)字化工作中形成的文件

　　包括檔案數(shù)字化加工合同、管理人員任命書、工作人員保密協(xié)議和證件復(fù)印件、檔案數(shù)字化工作方案、檔案數(shù)字化審批單、檔案出入庫交接單、檔案數(shù)字化工作流程單、檔案數(shù)字化工作質(zhì)量檢查表、檔案數(shù)字化工作驗收表、檔案數(shù)字化成果移交清單、數(shù)字化成果驗收會議材料，及其他有價值的工作文件。

　　有監(jiān)理單位的還應(yīng)包括檔案數(shù)字化監(jiān)理合同、檔案數(shù)字化服務(wù)監(jiān)理通知單、檔案數(shù)字化服務(wù)監(jiān)理通知回復(fù)單、監(jiān)理結(jié)果抽樣檢查情況函。所有文件均需按照要求進(jìn)行規(guī)范整理，移交進(jìn)館。

　　四、數(shù)字化成果驗收移交程序及要求

　　1、提出驗收移交申請

　　檔案服務(wù)機構(gòu)對備份后的數(shù)據(jù)、存儲介質(zhì)及工作文件進(jìn)行檢查合格后，向數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組提出數(shù)字化成果驗收移交書面申請，并報送檔案數(shù)字化成果移交情況登記表等相關(guān)資料。

　　2、成果驗收程序及要求

　　數(shù)字化成果驗收分為分項驗收和會議總驗收兩個部分，各分項驗收由責(zé)任科室承擔(dān)，分為數(shù)據(jù)及載體驗收、數(shù)字化工作文件驗收、安全保密等，各分項驗收完成后才可以提交會議總驗收。

　　主管責(zé)任科室收到檔案數(shù)字化加工機構(gòu)成果驗收移交申請后，進(jìn)行材料審核，符合移交條件的，經(jīng)分管館長批準(zhǔn)同意后，提交數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組，開展數(shù)字化成果分項驗收并確定會議總驗收時間，協(xié)調(diào)數(shù)字化成果驗收移交工作。

　?。?）數(shù)字化成果分項驗收。包括數(shù)據(jù)及載體分項驗收、數(shù)字化工作文件分項驗收、安全保密分項驗收。

　　<1>數(shù)據(jù)及載體分項驗收

　　數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，包括：

　?、賹δ夸洈?shù)據(jù)進(jìn)行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項是否填寫等；

　?、趯υ獢?shù)據(jù)進(jìn)行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等；

　　③對數(shù)字圖像進(jìn)行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等；

　?、軐?shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等；

　?、輧商讉浞輸?shù)據(jù)的一致性。

　　數(shù)字化工作文件分項驗收，對數(shù)字化成果備份介質(zhì)和數(shù)字化過程及移交形成的材料進(jìn)行驗收，主要包括載體目錄、檔號、封面檢索項、載體盒標(biāo)識等是否規(guī)范等，確保數(shù)字化工作文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。

　　安全保密分項驗收，按照《國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)〈檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范〉的通知》（檔辦發(fā)〔2014〕7號）要求，對數(shù)字化保密協(xié)議簽訂和設(shè)施設(shè)備移交、移交的數(shù)字化加工的載體、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項檢查。

　　未進(jìn)行安全保密專項檢查或檢查不合格的，不得進(jìn)行項目檢驗移交。

　　在檔案數(shù)字化成果移交及加工項目完成后，檔案服務(wù)機構(gòu)應(yīng)會責(zé)任科室拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲介質(zhì)，將數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)整理編號及基本情況說明、移交清單進(jìn)行移交，辦理相關(guān)移交手續(xù)。

　　同時，組織專業(yè)人員對檔案服務(wù)機構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

　　移交載體的存儲格式及相關(guān)內(nèi)容檢驗，包括載體的可用性、有無病毒等，以確保數(shù)字化成果的完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性。

　　(2).會議總驗收

　　在各分項驗收合格的基礎(chǔ)上，數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織會議總驗收，檔案數(shù)字化加工機構(gòu)和檔案數(shù)字化監(jiān)理機構(gòu)參加。

　　檔案數(shù)字化成果會議總驗收聽取檔案數(shù)字化加工機構(gòu)報告項目實施及數(shù)字化成果自檢情況、檔案數(shù)字化監(jiān)理機構(gòu)項目監(jiān)理情況、各分項驗收組報告分項驗收情況及結(jié)論意見，數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式現(xiàn)場抽檢和測試，對檔案數(shù)字化成果情況進(jìn)行全面評價，給出驗收意見并簽字確認(rèn)。

　　能夠采用計算機自動檢驗的項目應(yīng)采用計算機自動檢驗的方式進(jìn)行100%檢驗，檢驗合格率應(yīng)為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

　　3、數(shù)字化成果移交程序及要求

　　檔案數(shù)字化加工機構(gòu)移交數(shù)字化成果，在數(shù)字化成果會議總驗收完成后即進(jìn)行。

　?。?）檔案數(shù)字化加工機構(gòu)移交檢驗合格的用于異地備份的一套硬盤及相關(guān)工作文件；

　　（2）檔案數(shù)字化加工機構(gòu)移交驗收合格的用于封存保管的一套硬盤以及相關(guān)工作文件；

　　（3）檔案數(shù)字化加工機構(gòu)在線或通過其他方式移交驗收合格的全文及目錄數(shù)據(jù)。

　　各方移交時需填寫《檔案數(shù)字化成果移交單》，辦理相關(guān)移交手續(xù)。

　　用于異地備份的硬盤，由責(zé)任科室組織送至異地備份單位進(jìn)行異地備份，相關(guān)工作文件按照要求進(jìn)行歸檔。