檔案數(shù)字化工作內(nèi)容主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室，檔案數(shù)字化管理人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

　　檔案數(shù)字化，就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。

　　而檔案安全是檔案事業(yè)發(fā)展的基石，抓安全、保安全是檔案工作的底線，也是檔案數(shù)字化工作開展的前提保證。為做好檔案數(shù)字化過程中的安全工作可以從項目的規(guī)劃設(shè)計、規(guī)章制度、設(shè)施設(shè)備、人員配備、技術(shù)標準、管理流程等方面入手，確保檔案實體安全，檔案數(shù)據(jù)安全。

　　1、制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量，包含崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等。

　　2、依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標準，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　3、加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。

　　4、紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì).

　　5、在項目實施過程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號），從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求。

　　6、檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　7、應(yīng)加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全，加強對外聘工作人員的審核。

　　8、加工涉密檔案時，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。

　　9、加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。

　　10、應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。

　　檔案數(shù)字化工作流程

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進行檢查復(fù)核，確定各方面細節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標準規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。