人事檔案整理的重要性在于:便于保密、查閱、保管、保護(hù)、開發(fā)和利用,提高檔案管理人員的管理水平,強化服務(wù)意識，人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。

　　人事檔案整理實施方案，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把人事檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動。《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

　　按照上述原則，人事檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等步驟。

　　按照人事檔案整理實施方案《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定，干部檔案人事整理工作的基本要求有以下幾個方面:

　　第一，整理須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理精煉、實用的要求。

　　第二，整理前先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設(shè)備。

　　第三，整理人員必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

　　(一)干部人事檔案整理應(yīng)使每個相對人的檔案完整、真實、條理、精煉、實用

　　1.完整

　　所謂完整,是指將一個人的材料全部集中在一起。每份檔案內(nèi)容完整、來源清楚、有頭有尾、不缺張少頁手續(xù)完備；如果是系列材料，要保存檔案系列的完整。沒有空缺和斷檔，才能全面地、歷史地反映一個人的經(jīng)歷和德、能、勤、績、廉的情況。

　　2.真實

　　真實是指檔案材料的內(nèi)容符合本人實際情況，是經(jīng)過組織審核認(rèn)可歸檔的材料。凡屬于污蔑不實的冤假錯案材料，模棱兩可、未經(jīng)核實的材料，張冠李戴、錯放錯裝的材料，涂改造假的材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)都應(yīng)從干部人事檔案中剔除使整理后的干部人事檔案能夠真實客觀地反映干部的本來面目，成為了解、選拔培養(yǎng)和使用干部的可靠依據(jù)。

　　3.條理

　　條理就是按照有關(guān)規(guī)定將干部人事檔案材料分門別類、有序排列，并編制目錄，使檔案材料層次分明、有條不紊、井然有序。

　　4.精煉

　　精練就是在完整、真實的基礎(chǔ)上去粗取精，剔除重復(fù)的材料、“一事多證、一人多證”的材料、不屬于干部人事檔案的材料、喪失保存價值的材料，使干部人事檔案的內(nèi)容集中、簡潔、精干。

　　5.實用

　　實用就是干部人事檔案的整理要以方便利用為目的,對檔案內(nèi)容的分類、排列和技術(shù)加工等都要以便于檔案各項工作的開展為原則。完整是基礎(chǔ)，真實是核心,條理是方向,精煉是手段,實用是目的，它們相輔相成，忽視任何一個方面都會影響干部人事檔案的質(zhì)量。

　　(二)干部人事檔案的整理體系應(yīng)分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊

　　1.分類準(zhǔn)確

　　分類在整理工作中占有十分重要的地位，分類準(zhǔn)確是整理工作中的最基本要求,不僅直接影響整理工作的質(zhì)量，而且影響利用工作的進(jìn)行。如果做不到分類準(zhǔn)確，整理工作也就失去了意義。

　　2.編排有序

　　在分類基礎(chǔ)上，根據(jù)不同類別材料的具體情況和實際需要，采用科學(xué)的排列順序，使檔案材料在排列上有規(guī)律可循，從而達(dá)到便于利用的目的。

　　3.目錄清楚

　　每份經(jīng)過整理的干部人事檔案都應(yīng)編寫目錄。目錄登記要項目齊全、內(nèi)容規(guī)范、材料形成時間填寫無誤、材料份數(shù)與頁碼計算準(zhǔn)確、目錄登記情況與實際檔案材料完全相符、目錄本身字跡工整、無粘貼、涂改勾畫和錯別字。

　　4.裝訂整齊

　　為了將分類準(zhǔn)確和排列有序的檔案材料固定下來，保護(hù)檔案材料,整理后的檔案要加封面并裝訂成冊，使之表面平整、無脫頁漏裝、無損壞文字、材料整齊、外觀整潔。

　　人事檔案管理解決方案

　　核心價值

　　01、規(guī)范人事檔案管理流程

　　中博奧人事檔案管理解決方案以科學(xué)的人事檔案管理理念為指導(dǎo)，通過各類流程化功能設(shè)置，規(guī)范企業(yè)人事檔案管理流程，讓人事檔案的“收集、利用、管理”科學(xué)有序開展。

　　02、提升人事檔案利用效率

　　中博奧人事檔案管理解決方案將人工智能技術(shù)融入企業(yè)人事檔案管理全流程，用智能手段賦能檔案管理，通過批量化、智能化操作全方位提升檔案工作效率。

　　03、保障人事檔案管理安全

　　中博奧人事檔案管理解決方案通過清晰明了的權(quán)限設(shè)置、人員管理設(shè)置，以及多種技術(shù)手段保障人事檔案收集、存儲、管理、利用過程安全可靠，不泄密。

　　人事檔案管理解決方案

　　核心功能

　　01、人事檔案批量上傳

　　支持多個文件夾打包本地批量上傳；支持多選單個文件及文件夾批量上傳。

　　02、人事檔案批量搜索

　　全文搜索圖片、PDF、文件中的文本，快速又精確；批量搜索員工姓名，批量顯示數(shù)據(jù)，實用更方便。

　　03、人事檔案批量借閱

　　支持多人多份檔案一次批量借閱，提升檔案借閱效率；可利用Excel批量導(dǎo)入工號，對應(yīng)選擇檔案借閱，減少重復(fù)勞動。

　　04、人事檔案權(quán)限管理

　　根據(jù)企業(yè)管理規(guī)范，支持不同成員設(shè)置不同檔案管理、查看權(quán)限；管理人員、利用人員權(quán)責(zé)互相分離。