按照干部人事檔案整理方案要求，從注重實(shí)踐、服務(wù)一線的目的出發(fā)，主要介紹干部人事檔案整理的方法，在下一步工作中，將進(jìn)一步提高干部人事檔案管理規(guī)范化水平，讓檔案在干部人事工作中發(fā)揮基礎(chǔ)性作用，確保干部人事信息的真實(shí)性。

　　1、嚴(yán)格檔案日常管理。嚴(yán)格按照中組部《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》和省委組織部《關(guān)于嚴(yán)格干部檔案日常管理的通知》要求，嚴(yán)把檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)新納入管理范圍的干部檔案進(jìn)行審核，對(duì)擬存檔的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，確保材料真實(shí)性。嚴(yán)格遵守干部檔案管理中心的相關(guān)規(guī)定，在查閱干部檔案時(shí)，由我院統(tǒng)一開具審批表，檔案工作人員全程陪同。

　　2、加強(qiáng)檔案信息的利用。一是嚴(yán)格執(zhí)行干部任前檔案審核制度。要將干部任前檔案審核作為干部選拔任用的必經(jīng)程序和干部監(jiān)督的有力手段，對(duì)所有擬選拔任用干部、新進(jìn)任用干部的檔案，均進(jìn)行嚴(yán)格審核。任前審核中發(fā)現(xiàn)存在問題的，立即查核，未核準(zhǔn)前一律暫緩考察并停止任職、錄用程序。

　　3、確保檔案真實(shí)性。每名干部的基本信息予以審核確認(rèn)，規(guī)范填寫《干部任免審批表》。每進(jìn)入一名干警，要嚴(yán)格審查其檔案中的三齡兩歷，和身份信息，確保干警檔案的真實(shí)性，要及時(shí)更新人員數(shù)據(jù)信息，為組織決策提供有價(jià)值的人事檔案信息。

　　干部人事檔案整理中存在的難點(diǎn)

　　1.檔案材料的收集

　　檔案材料收集工作中最突出問題的是不能及時(shí)轉(zhuǎn)交、材料手續(xù)不完整、以及個(gè)別材料缺失。檔案材料是多部門形成的原始資料，要全面完整正確地收集到應(yīng)該歸檔材料，必須多部門聯(lián)動(dòng)，做好檔案管理工作宣講，讓相關(guān)部門了解到檔案管理工作的重要性、嚴(yán)肅性和真實(shí)性，能夠?qū)⒊商椎摹?zhǔn)確的、手續(xù)完備的材料及時(shí)轉(zhuǎn)交檔案管理人員。

　　2.檔案材料的甄別

　　檔案材料可分為十項(xiàng)內(nèi)容，若要達(dá)到真實(shí)、準(zhǔn)確反映當(dāng)事人成長歷程和基本情況，必須對(duì)所收集整理的材料進(jìn)行細(xì)致地甄別。在整理檔案過程中，遇到有些材料明顯與履歷不符、印章不清晰、沒有落款日期或者不能提供原件等此類情況，應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待，不可隨意將材料入檔；應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)沒有核準(zhǔn)前材料一律不得入檔，以免誤導(dǎo)查閱人員對(duì)信息準(zhǔn)確度的把握，影響該檔案的參考價(jià)值。

　　3.檔案材料的修復(fù)

　　檔案材料修復(fù)工作是一項(xiàng)非常艱巨地任務(wù)。在整理檔案中會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)檔案中多張?jiān)疾牧险吃谝黄?，而且已?jīng)泛黃，紙質(zhì)薄、脆、易爛。對(duì)于此類問題，在沒有有效方法解決之前，建議不要魯莽行事將材料強(qiáng)行分開，造成不必要的、不可挽回的損失。對(duì)于紙張較小，已打孔破壞完整性的材料，應(yīng)重新裱糊、裝訂，盡量還原其原始狀態(tài)，使損失降到最小。

　　4.檔案材料的保管

　　檔案材料的保管非常講究，必須防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。在完善制度的同時(shí)，嚴(yán)格把控進(jìn)入檔案室人員，禁煙、禁止攜帶火種，對(duì)于檔案管理人員必須提高防火意識(shí)，學(xué)習(xí)滅火器的使用及危機(jī)情況下如何搶救檔案材料。另外在整理材料時(shí)，需嚴(yán)格按照要求進(jìn)行，剔除材料中所有金屬材質(zhì)，例如訂書針、大頭針等。以免金屬材質(zhì)生銹，造成檔案材料的破壞。

　　5.檔案材料的補(bǔ)充

　　關(guān)于檔案整理的要求先后出臺(tái)了多次，其中不乏個(gè)別材料是否歸檔的問題，致使有些材料缺失。例如：行政介紹信、招工體檢表、聘任通知、聘用合同等。部分材料如果在文書檔案保存的話可以及時(shí)歸檔，但遇到人員調(diào)動(dòng)原單位重組或撤銷、文書檔案管理不完善、人事檔案銷毀未嚴(yán)格按程序進(jìn)行導(dǎo)致材料缺失等問題，材料的補(bǔ)充將面臨很大難度。

　　6.檔案材料的轉(zhuǎn)遞

　　檔案轉(zhuǎn)遞嚴(yán)格按照要求由專人送達(dá)或通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞，但是有時(shí)會(huì)出現(xiàn)“無頭檔案”。遇到此類情況，可通過檔案材料中家庭成員情況，積極與當(dāng)?shù)鼐游瘯?huì)或村委會(huì)聯(lián)系，以找到家人或本人，說明檔案對(duì)本人的重要性，確定檔案轉(zhuǎn)出部門，及時(shí)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)?；?qū)n案材料轉(zhuǎn)至當(dāng)?shù)厝耸戮只蛉瞬沤涣髦行谋９?，確保手中無死檔。

　　7.檔案材料的查閱

　　查閱檔案必須填寫“人事檔案查閱單”，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，查閱人必須是中國共產(chǎn)黨黨員。而且查閱檔案只能在指定地點(diǎn)、檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔制度，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行拍攝、涂改、圈畫、抽出、撤換和損壞，更不能查閱、借用本人及其直系親屬的檔案材料。一般情況下，不允許將檔案帶離檔案室或借走，如確實(shí)需要，須提供行政介紹信并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理相關(guān)登記手續(xù)，按期歸還。

　　干部人事檔案整理的幾點(diǎn)建議

　　1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

　　領(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案管理工作的前提條件，通過加大宣傳力度、普及相關(guān)法律法規(guī)，以增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)及各部門檔案管理意識(shí)、明確各自在檔案管理中的職責(zé)，配備專人負(fù)責(zé)人事檔案管理，并將人事檔案管理納入日常管理工作范圍，分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同主管領(lǐng)導(dǎo)定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

　　2.完善規(guī)章制度

　　為順應(yīng)時(shí)代潮流，不斷改變其管理模式，從而更好地發(fā)揮檔案的參考價(jià)值。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代組織需要，而人事檔案管理改革的前提就是建立一套完善的規(guī)章制度。通過制度來管理人事檔案管理人員，深知檔案的嚴(yán)肅性、保密性，嚴(yán)格按制度執(zhí)行查閱登記制;也通過制度來規(guī)范檔案收集、鑒別、入檔程序和時(shí)限要求，從而提高工作效率。

　　3.提高檔案管理人員素質(zhì)

　　加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升個(gè)人政治思想水平的同時(shí)，通過專業(yè)培訓(xùn)不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，做到檔案整理按新要求實(shí)時(shí)更新，檔案入檔要仔細(xì)甄別去偽存真，檔案保存需因地制宜嚴(yán)密科學(xué)，檔案管理應(yīng)制度嚴(yán)謹(jǐn)堅(jiān)持原則。

　　4.加快建立人事檔案電子化管理

　　干部職工個(gè)人信息最原始依據(jù)就是人事檔案。鑒于其歷史性、唯一性、不可復(fù)制性，為避免多次翻閱造成紙張的破壞，也為了便于查閱，人事檔案電子化已勢(shì)在必行。

　　總之，干部人事檔案長期以來都有著極其重要的作用，是黨的組織工作、人事工作不可或缺的重要參考依據(jù)。加強(qiáng)檔案管理人員自身素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，還需注重組織領(lǐng)導(dǎo)、完善制度、與時(shí)俱進(jìn)，確保干部人事檔案能夠歷史地、真實(shí)地、全面地反映個(gè)人成長歷程，從而成為最有價(jià)值的原始資料。

　　干部人事檔案管理解決方案

　　干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是黨的重要執(zhí)政資源，是國家檔案的重要組成部分，所以干部人事檔案材料收集歸檔工作應(yīng)當(dāng)遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)工作的需要，不斷充實(shí)完善干部人事檔案的內(nèi)容。

　　作為人事管理中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容——干部人事檔案管理也面臨著挑戰(zhàn)。開展干部人事檔案智能化管理建設(shè)，保護(hù)紙質(zhì)檔案、保障檔案信息安全準(zhǔn)確，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)干部人事檔案工作的必然選擇。

　　人事檔案管理中存在的問題

　　1.人事檔案管理工作模式較為傳統(tǒng)

　　目前事業(yè)單位干部人事檔案管理采用的人工管理的方式，忽視了人事檔案管理信息化的建設(shè)。

　　一是資料采集、查詢停留在人工手寫記錄的階段，存在工作效率低、出錯(cuò)率高，后期訂正困難、時(shí)效性差等方面的問題；

　　二是忽視人事檔案的動(dòng)態(tài)規(guī)律，無法全面、準(zhǔn)確反映一名干部的真實(shí)狀況，僅能提供出生年月、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等基本數(shù)據(jù)，無法全面掌握職工的能力；

　　三是人事管理的服務(wù)性、延展性不足，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)較為簡單，無法準(zhǔn)確、及時(shí)形成有效的領(lǐng)導(dǎo)決策數(shù)據(jù)，把合適的人用到最優(yōu)的崗位上，造成人力資源的浪費(fèi)；

　　四是人員開發(fā)延展性不足，現(xiàn)在的檔案管理工作停留在一個(gè)記錄歷史檔案的階段，無法為每一名職工提供其最優(yōu)發(fā)展的方向和可能。

　　2.檔案安全性管理有所欠缺

　　在中央“凡提四必”的新要求下，干部人事檔案直接關(guān)系到每名干部的切身利益和前途命運(yùn)，但目前的干部人事檔案管理過程中還存在以下問題：

　　一是人事檔案管理規(guī)范化落實(shí)不到位，時(shí)常出現(xiàn)借閱手續(xù)不完善、轉(zhuǎn)接傳遞不規(guī)范、業(yè)務(wù)工作流程不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}。

　　二是檔案管理安全措施現(xiàn)代化不到位，例如檔案室建設(shè)不達(dá)標(biāo)，防火、防潮措施不到位，應(yīng)急救援措施不到位。

　　三是檔案管理人員專業(yè)化意識(shí)淡薄，信息化認(rèn)識(shí)不到位，進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)，管理水平和專業(yè)知識(shí)停留在較低的水平。

　　新形勢(shì)下的干部人事檔案管理方案

　　《干部人事檔案工作條例》提出要不斷地研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。本設(shè)計(jì)方案以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐，將干部人事檔案庫房所有“物”集中一體化管理，在實(shí)現(xiàn)各功能設(shè)備獨(dú)立運(yùn)行的同時(shí)，亦可根據(jù)設(shè)定邏輯和特定要求聯(lián)動(dòng)運(yùn)行。

　　一、無人庫房方案

　　在國家及行業(yè)有關(guān)庫房管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和總體框架下，以及檔案信息化工作建設(shè)規(guī)劃的指引下，按照“安全、智能、高效、快捷、實(shí)用、節(jié)約”原則和檔案管理“十防”（防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光、防鼠、防水、防高低溫、防有害氣體）要求，建成無人智能檔案庫房，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，單個(gè)實(shí)體檔案進(jìn)出庫房情況全時(shí)段的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、實(shí)時(shí)記錄；

　　實(shí)現(xiàn)自動(dòng)存取，在裝具設(shè)備和檔案查閱室之間，利用智能機(jī)械設(shè)備實(shí)現(xiàn)自動(dòng)傳輸檔案；實(shí)現(xiàn)一體化管理，實(shí)現(xiàn)防火、防盜等安全防護(hù)以及環(huán)境溫濕度、浸水、有害生物入侵感知與控制的一體化管理，實(shí)現(xiàn)三維顯示，實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)鬏斶^程、庫房軟硬件系統(tǒng)運(yùn)行情況、檔案管理情況等要素的實(shí)時(shí)三維顯示，建成全留痕、智能化、一體化、可視化、全封閉的軟硬件一體化無人智能檔案庫房。

　　項(xiàng)目建設(shè)工作包括無人智能庫房管理系統(tǒng)及硬件設(shè)備，具體建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)容有存儲(chǔ)系統(tǒng)和無人智能庫房管理系統(tǒng)。

　　檔案自動(dòng)識(shí)別及上下架

　　檔案通過RFID技術(shù)的進(jìn)行保存管理，存檔案時(shí)，通過識(shí)別檔案的RFID信息，傳送裝置將存入的檔案?jìng)魉椭翆?duì)應(yīng)的檔案架處，由自動(dòng)上下架機(jī)械手抓取檔案，精準(zhǔn)上架至目標(biāo)檔案架的架位上，實(shí)現(xiàn)檔案盤是自動(dòng)上架。取檔案時(shí)，通過識(shí)別檔案的RFID信息，通過自動(dòng)上下架機(jī)械手抓取目標(biāo)檔案，并將檔案?jìng)魉椭寥n口處，由工作人員至取檔口處取走檔案，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)下架。

　　日常巡檢及安全監(jiān)控

　　庫房內(nèi)部配備人體感應(yīng)裝置、煙霧感應(yīng)裝置、水浸感應(yīng)裝置、異物闖入感應(yīng)裝置、溫濕度感應(yīng)器、自動(dòng)感應(yīng)遮光簾等環(huán)境監(jiān)測(cè)控制裝置，保證庫房內(nèi)部環(huán)境符合檔案庫房十防標(biāo)準(zhǔn)。

　　無人檔案庫房外設(shè)置檔案利用大廳，經(jīng)過身份驗(yàn)證后可進(jìn)入，通過自助借還設(shè)備操作檔案的借還和取閱。

　　庫房實(shí)景在線模擬展示

　　配備三維虛擬庫房系統(tǒng)、遠(yuǎn)程監(jiān)控平臺(tái)和數(shù)據(jù)分析平臺(tái)，檔案管理人員可使用系統(tǒng)查詢軟件并圖形化顯示檔案精確位置、遠(yuǎn)程監(jiān)控?zé)o人庫房運(yùn)轉(zhuǎn)并根據(jù)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)及時(shí)對(duì)檔案庫房環(huán)境進(jìn)行調(diào)整、檔案庫房的使用數(shù)據(jù)可通過大屏幕以直觀的形式進(jìn)行展示。

　　溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)及控制

　　溫濕度自動(dòng)監(jiān)控設(shè)備是在傳統(tǒng)的溫濕度監(jiān)控設(shè)備基礎(chǔ)上，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)溫濕度監(jiān)控點(diǎn)統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控，并根據(jù)預(yù)先設(shè)定的溫濕度范圍進(jìn)行異常告警、自動(dòng)調(diào)節(jié)，具有實(shí)時(shí)采集、快速響應(yīng)、定時(shí)傳輸數(shù)據(jù)等特點(diǎn)，主要包括自動(dòng)加濕除濕設(shè)備、溫濕度監(jiān)控設(shè)備等。

　　溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)及調(diào)節(jié)功能實(shí)現(xiàn)了在檔案庫房無人值守的情況下，能夠智能監(jiān)測(cè)檔案庫房溫濕度情況，并依據(jù)實(shí)際情況對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)控制，實(shí)現(xiàn)溫濕度的自動(dòng)調(diào)節(jié)，確保檔案庫房溫濕度符合相關(guān)要求，保證檔案的安全保管。

　　二、干部人事檔案系統(tǒng)方案

　　知行物聯(lián)通過市場(chǎng)調(diào)研，應(yīng)用大數(shù)據(jù)、AI等前沿技術(shù)，研發(fā)出RFID干部人事智能檔案系統(tǒng)，很好地解決了干部人事檔案保管工作存在的問題。

　　RFID干部人事智能檔案柜系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)干部人事檔案，通過人放人管人找的存放模式，人與人、面對(duì)面的交接方式。采用“人機(jī)”交互、機(jī)管模式，通過R F I D技術(shù)實(shí)現(xiàn)“一檔一芯”，智能干部人事檔案柜作為檔案管理的載體，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)時(shí)在線全封閉管理，存取自動(dòng)記錄。

　　RFID干部人事智能檔案柜系統(tǒng)具有安全可靠、管理便捷、查詢快捷等特性。在安全性上，設(shè)置多種身份權(quán)限識(shí)別，支持刷卡、指紋、人臉、虹膜等多種身份權(quán)限識(shí)別方式，單位可根據(jù)實(shí)際需要靈活設(shè)置權(quán)限；在管理上，根據(jù)管理要求自動(dòng)生成一系列統(tǒng)計(jì)報(bào)表，提升工作效率，管理上更方便快捷；在查詢上，遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)控在柜的檔案信息，檔案狀態(tài)和位置隨時(shí)可查詢。

　　此外，RFID干部人事智能檔案柜系統(tǒng)還具備無縫對(duì)接檔案管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，無需重復(fù)部署，節(jié)約成本的同時(shí)減少了不同系統(tǒng)來回切換等繁瑣操作，兼容性更高。

　　三.RFID亮燈標(biāo)簽方案

　　一直以來，在RFID檔案柜的應(yīng)用中，精確找到檔案在哪一層已經(jīng)不是問題了，問題是在密集的檔案袋中怎么精確找到想要的檔案袋。因此，RFID亮燈檔案標(biāo)簽就誕生了！

　　RFID亮燈電子標(biāo)簽是一種突破性的技術(shù)，它在傳統(tǒng)的RFID超高頻標(biāo)簽基礎(chǔ)上增加了LED燈，可以識(shí)別單個(gè)得非常具體的物體；可以透過外部材料讀取數(shù)據(jù)；可以同時(shí)對(duì)多個(gè)物體進(jìn)行識(shí)別；儲(chǔ)存的信息量也非常大。

　　RFID亮燈檔案標(biāo)簽是在傳統(tǒng)的RFID標(biāo)簽基礎(chǔ)上增加了LED燈提醒功能，有助于在智能檔案柜中實(shí)現(xiàn)快速定位并找到指定物品。RFID亮燈檔案標(biāo)簽集成了芯片、天線、LED燈，依舊輕薄如紙，支持個(gè)性化印刷和打印賦碼，燈光清晰可見。

　　RFID亮燈電子標(biāo)簽在傳統(tǒng)的超高頻標(biāo)簽上增加了聲光提示功能，能在物品管理中快速尋物（被尋的物品有發(fā)光發(fā)聲提示），特別適用于庫房盤點(diǎn)物品定位。

　　現(xiàn)如今，社會(huì)在飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案信息在有關(guān)決策中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息種類和數(shù)量不斷增加，這樣利用智能化檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的優(yōu)化，并推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，已然成了如今檔案管理部門需要側(cè)重考慮與解決的問題。