在實際會計檔案整理與保管過程中經(jīng)常會遇到調(diào)閱查詢會計檔案速度慢，整理會計檔案費時、費力，效率低的問題，尤其是接手檔案工作時間不長的檔案管理人員就顯得尤為突出，如何使新會計檔案管理人員在工作上少走彎路、少做無用功，并且在最短的時間內(nèi)適應(yīng)會計檔案管理，做好會計檔案歸檔工作。

　　如何將這些問題結(jié)合到工作實踐并且在一定程度上進行了探索創(chuàng)新得以解決，收到了事半功倍的效果？在這里整理一些不成熟的看法和做法，作為參考。

　　一、準(zhǔn)備工作

　　要想使會計檔案歸檔快速高效，應(yīng)該特別注重統(tǒng)籌規(guī)劃會計檔案歸檔前的各項準(zhǔn)備工作。

　　會計檔案管理人員應(yīng)根據(jù)會計檔案整理具有周期性的特點，在沒有檔案整理時加強對檔案業(yè)務(wù)技能、知識的學(xué)習(xí)，做好歸檔時所需要工具、用具的準(zhǔn)備，收集相關(guān)的信息，建立會計檔案預(yù)編輯電子目錄等，這些基礎(chǔ)性工作都應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃走在正式歸檔的前面。

　　很多時候檔案管理工作不到位，歸檔質(zhì)量不高理，調(diào)閱檔案速度慢均源于這些基礎(chǔ)性的工作沒做到位，從影響到了歸檔程序的有序操作，影響到了歸檔質(zhì)量，影響到了快速調(diào)閱卷，只有對各項工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，并做好了歸檔前的各項基礎(chǔ)性準(zhǔn)備工作，才能使歸檔快速高效，才能使歸檔質(zhì)量有保證，才可以起到事半功倍的效果。

　　二、創(chuàng)新優(yōu)化

　　在會計檔案整理過程中要不斷創(chuàng)新，優(yōu)化其歸檔過程。

　　只有在會計檔案歸檔整理過程中通過不斷的理論結(jié)合實際，注重優(yōu)化各工序間的銜接有序，實現(xiàn)歸檔過程的標(biāo)準(zhǔn)化的操作，才能夠達到會計檔案歸檔整理既快速高效又減輕勞動強度，才是保證歸檔質(zhì)量，提升會計檔案管理水平的關(guān)鍵。

　　三、編制合適的檢索工具

　　編制簡單實用的檢索工具是實現(xiàn)會計檔案快速查詢的必備條件。

　　通過設(shè)計將“會計科目編制一個流水號”“檔案定置組柜分布圖”“會計檔案案卷情況說明”等方法來達到簡單實用的目的。

　　現(xiàn)將采取的具體方法介紹如下：

　　首先，掌握信息建預(yù)編表。在會計檔案未歸檔前就到會計部門咨詢了解掌握當(dāng)年需要移交的，會計檔案中會計憑證冊數(shù)、賬冊、報表、其他類等會計檔案的詳細信息后，便開始著手建立“會計檔案案卷目錄預(yù)編目錄”，將其中的案卷號、保管號（保管號的起始號因為上一年度的結(jié)尾號可事先得知）、保管期限、移交人、接收人等有規(guī)律可循，可預(yù)先獲知的信息先編制出來，會計憑證號碼這一項預(yù)留，等待會計憑證正式歸檔整理時在填入。

　　其次，會計裝具打號及封面填寫。根據(jù)預(yù)先編制的“會計檔案案卷預(yù)編目錄”中會計憑證的保管號，提前用打碼機在會計憑證案卷裝具上打印上保管號并嚴格按保管號依次序排列，其中要特別注意在會計憑證案卷裝具上所打的保管號應(yīng)略少于實際獲知的會計憑證冊數(shù)10冊左右，“寧缺勿多”目的是預(yù)防會計部門提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)有出入時可預(yù)防實際歸檔的會計憑證冊數(shù)少于已經(jīng)打了號的會計憑證案卷裝具數(shù)量造成會計憑證案卷裝具的浪費，實際歸檔的會計憑證冊數(shù)多于已經(jīng)打了號的會計憑證案卷裝具數(shù)只需加打缺額的會計憑證案卷裝具便可。

　　打完會計憑證的保管號后在將會計憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號、財務(wù)主管、經(jīng)辦會計、全宗等已知固定項提前填寫完畢后排序整理待用。

　　再次，會計檔案整理。在正式接收到實物會計憑證、賬冊、報表等會計檔案后，根據(jù)會計部門在會計憑證上編制的憑證順序號、憑證附件號及憑證的流水號等信息對其進行統(tǒng)一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序“一冊一填寫一裝入”的流程進行歸檔。

　　對于會計憑證的歸檔應(yīng)先根據(jù)其會計憑證上所反映的信息，在事先打印出來的“會計檔案案卷預(yù)編目錄”憑證號碼預(yù)留欄內(nèi)填寫記錄該會計憑證的順序號，在同時填寫補充案卷裝具的封皮。

　　包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊數(shù)、第幾冊、憑證張數(shù)、憑證順序號等內(nèi)容，待該冊會計憑證案卷封皮全部需要補充填寫的內(nèi)容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊會計憑證裝入會計憑證案卷裝具內(nèi)，累計裝好6-10冊會計憑證就及時入庫。

　　對于檔案庫內(nèi)會計檔案的分布，排架、擺放我結(jié)合工作實際統(tǒng)一規(guī)定按“順時針方向由下至上依次分布補充檔案，檔案柜的標(biāo)引由上至下以組柜流水號+組柜縱向1至5的方式標(biāo)注，會計檔案內(nèi)容的標(biāo)識由下至上進行標(biāo)注，檔案柜內(nèi)會計憑證由左至右先下后上擺放”的原則，來規(guī)范會計檔案的分布，排架、擺放。

　　對于賬冊、報表等每年項目、冊數(shù)均相對穩(wěn)定的會計檔案歸檔，采取卷內(nèi)對賬冊、報表的具體會計科目編制一個流水號的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊類1、為現(xiàn)金日記帳；2、為銀行存款日記帳；3、為內(nèi)部存款日記帳等；完成會計科目固定后在對其卷內(nèi)文件編張?zhí)?、打印卷?nèi)目錄和備考表。

　　四、庫存統(tǒng)計記錄

　　待會計檔案入庫工作全部完成后對新入庫檔案及檔案柜內(nèi)的檔案情況做全面的統(tǒng)計記錄，為下一步計算機錄入建立“會計檔案定置組柜分布圖”、制作標(biāo)引、標(biāo)識等工作做好準(zhǔn)備。主要內(nèi)容包括對案柜內(nèi)檔案的冊數(shù)、分布情況、所在組柜編碼等信息進行詳細統(tǒng)計記錄。

　　五、信息化錄入

　　將整理過程中記錄的會計憑證號碼等信息錄入計算機，編制當(dāng)年正式的“會計檔案案卷目錄”“檔案定置組柜分布圖”“會計檔案案卷情況說明”等。

　　其中“檔案定置組柜分布圖”與常規(guī)的“定置分布圖”有所不同之處在于“定置分布圖”只是標(biāo)引檔案的大區(qū)間，“檔案定置組柜分布圖”已經(jīng)細化標(biāo)識到將每份會計檔案所在的定置分布展示出來，圖目錄與實物檔案的保管位置完全一樣，通過看圖目錄、看柜號即可馬上知道所需會計檔案的位置，能夠方便快捷而準(zhǔn)確的提取相關(guān)會計檔案，解決了會計檔案調(diào)閱查詢慢的問題。

　　而“會計檔案案卷情況說明”則對上一年度做了說明、本年度做了總結(jié)、下一年度做了安排，起到了承上啟下提前準(zhǔn)備、統(tǒng)籌兼顧的作用。

　　六、打印案卷目錄

　　全面回顧、檢查案卷整理、計算機錄入等相關(guān)工作無遺漏后，在打印正式的會計檔案案卷目錄等材料。

　　通過提前做好準(zhǔn)備工作，編制簡單實用的檢索工具，按上述流程整理歸檔會計檔案，實際所用時間比按常規(guī)歸檔方式至少快3倍以上，達到了以提高會計檔案的歸檔質(zhì)量、減輕勞動強度、減少調(diào)檔時間，提升會計檔案管理水平的目的，從而為充分發(fā)揮檔案服務(wù)生產(chǎn)，實現(xiàn)效益最大化做出了貢獻。

　　一、會計檔案內(nèi)容

　　會計檔案，是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　具體包括：

　　（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　?。ǘ嬞~簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

　?。ㄈ┴攧?wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

　　（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　各公司應(yīng)建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

　　二、會計檔案機構(gòu)

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國家機關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負責(zé)收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團、科技、會計、經(jīng)營等方面的全部檔案。

　　2.會計檔案室

　　會計檔案室，是形成會計檔案較多的單位建立在財會部門的專門性會計檔案機構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強對會計檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機構(gòu)的會計檔案有效集中起來保管，以保證會計檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng)，需要建立專門的會計檔案室。

　　三、會計檔案的整理

　　1.會計憑證

　?。?）去掉憑證中的金屬物

　?。?）憑證以左上對齊為準(zhǔn)

　　（3）填寫會計憑證封面

　　會計憑證封面應(yīng)寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)，并由會計主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對于數(shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

　　（4）裝訂

　?。?）填寫會計憑證盒正面及側(cè)面

　　正面應(yīng)寫明單位名稱，起止時間，本月共幾冊、本盒是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)、保管期限，由會計主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　側(cè)面應(yīng)寫明哪年，幾月共幾冊，本盒是第幾冊，記賬憑證從第幾號到第幾號，保管期限，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　2.會計賬簿

　　整理歸檔時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：

　?。?）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應(yīng)在使用完的那一個年度歸檔。

　　（2）訂本賬中的空白頁不能拆去，應(yīng)保持賬簿本身的完整性；

　?。?）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。

　?。?）會計賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會計機構(gòu)負責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財務(wù)報告

　　會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會計檔案的整理立卷。

　　會計移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個清冊就是一個保管單位，編一個卷號，不需整理。

　　采用計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，整理方法不變。

　　四、會計檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門及人員

　　各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　2.保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　?。?）永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務(wù)報告；

　　（2）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；

　?。?）5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；

　　（4）3年的：月度、季度財務(wù)報告；

　　（5）l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。

　　會計檔案管理辦法

　　第一條為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。

　　第二條國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

　　第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第五條單位應(yīng)當(dāng)加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護技術(shù)和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

　　單位的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員所屬機構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機構(gòu))負責(zé)管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理會計檔案。

　　第六條下列會計資料應(yīng)當(dāng)進行歸檔:

　　(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

　　(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

　　(三)財務(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;

　　(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　第七條單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。

　　第八條同時滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

　　(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸;

　　(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

　　(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;

　　(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

　　(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

　　(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

　　第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

　　第十條單位的會計機構(gòu)或會計人員所屬機構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會計管理機構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

　　第十一條當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。

　　單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。

　　第十二條單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　　紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

　　單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時,應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

　　第十三條單位應(yīng)當(dāng)嚴格按照相關(guān)制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù),嚴禁篡改和損壞。

　　單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

　　會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

　　第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

　　會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

　　第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

　　單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十六條單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

　　第十七條會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行。

　　第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:

　　(一)單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

　　(二)單位負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、會計管理機構(gòu)負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

　　第十九條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存,保管到未了事項完結(jié)時為止。

　　單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

　　第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

　　單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

　　單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

　　第二十三條建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案,需要移交給建設(shè)項目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十四條單位之間交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

　　移交會計檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

　　交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負責(zé)人負責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

　　第二十五條單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十六條單位委托中介機構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

　　第二十七條違反本辦法規(guī)定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

　　第二十八條預(yù)算、計劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。

　　第二十九條不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。

　　第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團財務(wù)局、檔案局,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法。

　　第三十一條本辦法由財政部、國家檔案局負責(zé)解釋,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。