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機關事業(yè)單位檔案整理
文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例,我一般整理為上級下發(fā)文件、單位帶字號文件、單位無字號文件,中央的單位還有地方上報文件,重要的事件整理為專題卷宗。
以上分類還要冠以年份,如2014年上級下發(fā)文件。每一個文件夾內(nèi),按照機關排序,同一機關以字號區(qū)別排序,同一機關同一字號按時間排序。
做好以后,每頁用鉛筆寫上頁碼,每個卷宗或文件夾上做好目錄,標明頁碼。
最后再做一個借閱文件登記表。人事檔案比較嚴格,分為10大類。必須按照規(guī)則來,這個老人事干部肯定會教你,我暫時也記不清楚了。
文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例,一般整理為上級下發(fā)文件、單位帶字號文件、單位無字號文件,中央的單位還有地方上報文件,重要的事件整理為專題卷宗。
以上分類還要冠以年份,如2014年上級下發(fā)文件。每一個文件夾內(nèi),按照機關排序,同一機關以字號區(qū)別排序,同一機關同一字號按時間排序。
做好以后,每頁用鉛筆寫上頁碼,每個卷宗或文件夾上做好目錄,標明頁碼。最后再做一個借閱文件登記表。人事檔案比較嚴格,分為10大類。必須按照規(guī)則來,這個老人事干部肯定會教你,我暫時也記不清楚了。
機關事業(yè)單位檔案整理
檔案管理的主要內(nèi)容和作用包括:
對全部檔案進行鑒別,對全部檔案進行分類,建立和保存檔案單位,整理檔案,編制現(xiàn)有的檔案目錄。
在正常工作條件下,檔案主要接受文書部門和工商部門按照備案要求建立的檔案,檔案只需要接受機關的檔案,按照備案要求組織移交的檔案。因此,檔案的歸檔工作主要涉及到接收到的檔案和文件在更大范圍內(nèi)的進一步系統(tǒng)化,如整體和文件的組織、文件目錄的處理等。
如何對事業(yè)單位的檔案進行分類整理
企事業(yè)單位檔案分類原則是以企事業(yè)單位全部檔案為分類對象,依據(jù)企業(yè)職能分工,結(jié)合企業(yè)檔案內(nèi)容和形式特點,保持企業(yè)檔案之間的有機聯(lián)系,進行科學分類,便于科學管理和開發(fā)利用。
企事業(yè)單位分類的對象是企事業(yè)單位的全部檔案,就是說,企事業(yè)單位在各項工作活動形成的全部檔案看做一個有機整體來分類,不能再局限于文書檔案、科技檔案、會計檔案等各個局部的分類。
行政事業(yè)單位檔案整理裝訂方法
先將資料分成若干摞(否則50厘米厚沒有可能一下穿透),畫出統(tǒng)一的裝訂位置后打眼(眼要大一些否則線穿不過去),再合并到一起用,用粗線和大針象縫衣服一樣來回穿縫,最后在打眼的位置打個死結(jié),并把結(jié)扣按進打的眼里,保證裝訂后的平整。
根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》要求,干部檔案鑒定、分類、整理后要打孔裝訂成卷。
裝訂成卷整齊、美觀、不易散失,但在實際工作中存在許多弊端:
一是對檔案的損害。現(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具,須用打孔機打上三個0.6厘米的裝訂孔,用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來,多次整理、多次裝訂,左側(cè)已是千瘡百孔,再加上年代久遠的紙張薄軟,許多已必須經(jīng)過修補才能裝訂。
二是不方便檔案的整理。干部檔案,不同于文書檔案,立卷后基本固定不動。
干部檔案,一人一卷,每年都有年度考核、工資變動、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生,每年都要將人事材料插入相應的類別、相應的位置,都需要拆卷重新裝訂,工作量較大。
三是不方便檔案的利用。干部檔案在干部選拔、出國培訓、離退休辦理、職稱評定、福利待遇、政審等方面利用率較高,有時需要提供復印件或原件,也需要拆卷取出單份材料復制,再裝訂起來。
四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動化的推廣,信息化進程的推進,干部人事檔案信息化管理勢在必行,在一個系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機制在逐步建立和完善,干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務,而裝訂成卷無疑不便于掃描等技術(shù)處理。
五是不利于檔案的安全保密。對于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料,由于裝訂成卷不得不整卷提供利用,難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。
六是文書檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒。
從2000年開始,對文書立卷的方法進行了改革,簡化整理,深化檢索,實行單份文件裝訂,簡單分類,劃分保管期限,裝盒管理,便于操作,便于掌握,提高了工作效率。
干部檔案雖然不整卷裝訂,但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類方法整理。允許選擇靈活、方便、科學、安全的裝訂方式,比如用封套袋、燕尾夾等將不同類別的人事材料相對固定,再裝入人事檔案盒中,好管、好用,也省時、省力。
如何加強機關事業(yè)單位檔案管理工作
一、創(chuàng)新管理思路,借鑒現(xiàn)代管理理念
事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同,主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評價層面,但在管理制度上存在較多的共通之處。
事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后,從根本上來說在于管理理念的落后,主要領導干部的思維不進步,整個單位的管理水平便難以提高,無法跟上時代的新變化。因此,事業(yè)單位檔案管理工作的升級優(yōu)化,需要自上而下地創(chuàng)新管理思路,通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念,有機地融入檔案管理工作中,樹立現(xiàn)代化的檔案管理機制,提高運行質(zhì)量。
二、創(chuàng)新制度管理,加強法規(guī)落實和制度考核
切實落實各項管理制度,是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎。
一方面,所執(zhí)行的制度要具有先進性,事業(yè)單位應該對機構(gòu)內(nèi)的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化,將陳舊刻板的管理制度進行改善,特別是檔案管理制度,事關每一項具體工作,要求制度與實際工作要嚴密結(jié)合;
另一方面,制度的執(zhí)行必須科學、穩(wěn)定,不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面,電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托,單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料,在保存一部分原始資料的基礎上,更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。
電子檔案已經(jīng)是大勢所趨,但在制度層面,還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化,哪些資料可以僅保存為電子檔案,哪些應該同時保存紙質(zhì)材料,都要嚴格分類和履行。
此外,如何保障電子檔案的安全性和真實性,也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn),解決這些問題并嚴格執(zhí)行,需要加強督導和考核,確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。
三、創(chuàng)新管理手段,數(shù)字檔案實現(xiàn)普遍化
檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面,通過采用現(xiàn)代化的管理設備和信息技術(shù),提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。
事業(yè)單位要加強內(nèi)部信息化建設,建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段,促進檔案管理工作的不斷完善,充實事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例,紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段,但數(shù)字檔案是當前的主流手段,如何平衡兩者之間的關系,確保互補性和安全性,是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差,一些資料的處理情況不盡如人意,甚至出現(xiàn)大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。
因此,將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面,成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平,具有重要意義。
四、創(chuàng)新人才培育機制,加強檔案管理專業(yè)培訓
要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化,就不能忽視對檔案管理人員的培訓。
事業(yè)單位要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng),通過開展定期或者不定期的培訓,來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性,使其能夠熟練掌握和運用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。
與此同時,還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升,可以嘗試員工輪崗制,即為員工提供外出培訓的機會,提高工作人員檔案管理知識和技能,使其明確自身職責,以此促進檔案管理工作科學、順利地開展。
五、創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制
確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的正常進行,離不開軟硬件設備的大力支持。
事業(yè)單位應當在充分結(jié)合檔案管理實際狀況的基礎上,對單位所要用到的軟硬件基礎設施做好相應的配置與更新工作,以便減少對信息化建設帶來的不利影響。
在最近幾年里,隨著檔案管理信息化建設的日益完善,事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風險上面,并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度,盡可能減少發(fā)生技術(shù)性的失誤而造成成本的過度浪費。
對檔案信息要進行統(tǒng)一化管理,同時還要在這個統(tǒng)一管理的基礎之下,建立一定的分散式系統(tǒng),這才是促進檔案管理信息化的最理想模式。
要想加強檔案管理的信息化水平,要成立專業(yè)的專家咨詢小組,這些專家成員可以在一起討論協(xié)商,經(jīng)過討論才能提出關于加強檔案管理的長期發(fā)展目標,制定出與之相關的標準和方案,不斷擴大投資規(guī)模,提高經(jīng)費的預算水平,盡快解決好重大的問題,為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。