檔案整理文員

　　檔案文員是負(fù)責(zé)接收、整理、編排、保管、保護(hù)、提供借閱檔案等。工作內(nèi)容：

　　1、負(fù)責(zé)起草公司行政會(huì)議及其他例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要。

　　2、負(fù)責(zé)各類(lèi)文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類(lèi)檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

　　3、負(fù)責(zé)各類(lèi)文件檔案的入庫(kù)工作并做好統(tǒng)計(jì)。

　　4、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門(mén)的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好使用記錄。

　　5、及時(shí)收集各類(lèi)檔案，做好平時(shí)的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作。

　　檔案文員的職業(yè)技能要求

　　1、專(zhuān)業(yè)技能。信息社會(huì)對(duì)檔案工作人員提出新要求，檔案工作人員不僅需要具備檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要具備多方面的素質(zhì)，如：廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)的使用能力，這樣，才能實(shí)施和勝任數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案管理工作?，F(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用的能力包括：信息處理能力、信息問(wèn)題解決能力和信息交流能力。

　　2、心理素質(zhì)。在復(fù)雜多變的當(dāng)今社會(huì)，個(gè)人的心理素質(zhì)正起著愈加重要的作用。檔案管理工作由于其復(fù)雜的資料來(lái)源，枯燥無(wú)味的工作內(nèi)容，使得檔案工作人員很容易出現(xiàn)心理問(wèn)題，如職業(yè)厭倦等，進(jìn)而嚴(yán)重影響檔案工作人員工作時(shí)的積極性與熱心程度，影響檔案事業(yè)的發(fā)展。良好的心理素質(zhì)便逐漸成為檔案工作人員不可或缺的品質(zhì)，檔案工作人員要注意提高自身素質(zhì)，克服心理障礙。

　　文員應(yīng)該如何進(jìn)行檔案的收集和整理？

　　(一)做好檔案收集工作。

　　1、為防止文件傳閱過(guò)程中遺失，當(dāng)文件送達(dá)承辦人時(shí)，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時(shí)、完整歸檔的責(zé)任。

　　2、定期收集各部門(mén)檔案，部門(mén)助理、秘書(shū)，負(fù)責(zé)收集部門(mén)檔案。對(duì)一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的方法。

　　3、在交接過(guò)程中全面清理資料，對(duì)散落在個(gè)人手頭上的資料，由各部門(mén)檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。

　　(二)制定合理的分類(lèi)方案。

　　1、將檔案分為文書(shū)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等類(lèi)型。

　　2、將文書(shū)檔案按年度—類(lèi)目—級(jí)別—保管期限進(jìn)行分類(lèi)。

　　3、音像、實(shí)物檔案以不同期限按行政事務(wù)類(lèi)、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目類(lèi)、技術(shù)研發(fā)類(lèi)等排列，根據(jù)分類(lèi)方案和保管期限類(lèi)，切實(shí)做好平時(shí)的立卷工作。

　　(三)認(rèn)真做好日常檔案管理。

　　各類(lèi)檔案、資料按類(lèi)別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷(xiāo)毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計(jì)等多種臺(tái)帳。

　　(四)加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)習(xí)。

　　恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時(shí)工作要有計(jì)劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

　　檔案文員是做什么的?

　　大部分的文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽(tīng)電話及處理辦公室日常事務(wù)（接待客人、掃地、清潔衛(wèi)生、購(gòu)買(mǎi)辦公用品等）之類(lèi)的工作。

　　還有銷(xiāo)售文員主要負(fù)責(zé)協(xié)助銷(xiāo)售合同及其他營(yíng)銷(xiāo)文件資料的管理、歸類(lèi)、整理、建檔和保管工作。作為一名文員要有一定的語(yǔ)言組織及表達(dá)能力，另外還需善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

　　工行文員分兩類(lèi)：

　　第一類(lèi)，文員即普通意義的文員；

　　第二類(lèi)，“文員”即非普通意義的文員。

　　主要分：行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷(xiāo)售文員行政文員主要負(fù)責(zé)辦公室日常事務(wù)。人事文員主要負(fù)責(zé)人事考勤、人員招聘、薪酬計(jì)算、社保辦理及后勤的管理。文案文員主要負(fù)現(xiàn)起草文件合同等文件。

　　辦公室文員是怎樣整理檔案資料管理的

　　一般來(lái)說(shuō)辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。

　　1.紙質(zhì)文件資料。盡量別留，或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。

　　其次建議購(gòu)4孔A4活頁(yè)文件夾及配套透明活頁(yè)文件袋(可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)看看，是晨光旗下專(zhuān)門(mén)的辦公用品采購(gòu)平臺(tái)，品類(lèi)很多，需要可以私聊)和打孔機(jī)。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁(yè)文件袋，放入文件夾；

　　資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專(zhuān)用的A4活頁(yè)文件袋就買(mǎi)了用，沒(méi)有的可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁(yè)文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼，分門(mén)別類(lèi)放好，會(huì)非常整齊。

　　2.電子文檔。首先，名稱(chēng)要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時(shí)間地點(diǎn)的形式進(jìn)行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過(guò)3個(gè)。并且定期做好備份和清理，置辦個(gè)上T的移動(dòng)硬盤(pán)，也建立對(duì)應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱(chēng)統(tǒng)一很重要，加上年月日時(shí)，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。

　　管檔案的文員需要什么專(zhuān)業(yè)知識(shí)

　　崗位名稱(chēng)：檔案文員

　　直接上級(jí)：文秘科科長(zhǎng)

　　工作目標(biāo)：負(fù)責(zé)檔案的管理工作

　　權(quán)力和責(zé)任：

　　1．負(fù)責(zé)收集公司分散在各個(gè)部門(mén)和個(gè)人手中的文件、資料集中起來(lái)，經(jīng)過(guò)整理、立卷、當(dāng)檔保存；

　　2．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限；

　　3．負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷(xiāo)毀等情況隨時(shí)以表冊(cè)、數(shù)字形式，進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)；

　　4．負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全；

　　5．負(fù)責(zé)編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等；

　　6．負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度；

　　7．遵守國(guó)家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程；

　　8．做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)；

　　9．熟悉計(jì)算機(jī)的使用；

　　崗位要求：

　　1．具有高中以上的文化程度；

　　2．具有檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)；

　　3．工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)；

　　參加會(huì)議：

　　1．參加每周一次的工作會(huì)議；

　　2．參加每月一次的管理工作評(píng)比會(huì)；

　　3．參加公司召開(kāi)的職工大會(huì)。

　　項(xiàng)目檔案員、檔案文員、資料文員是做什么的?

　　具體工作內(nèi)容

　　打碼：用打碼機(jī)在檔案上打碼（等于用蓋章在作業(yè)本上蓋，蓋第一個(gè)，頁(yè)碼001，蓋第二個(gè)，頁(yè)碼002）。

　　掃描：把檔案放在掃描機(jī)上掃，變成電子圖片JPG（等于把作業(yè)本放在復(fù)印機(jī)上掃，電腦上出現(xiàn)圖片）。

　　著錄：把檔案的文字錄入到系統(tǒng)里（相當(dāng)于把作業(yè)本上的字打在電腦上）。

　　質(zhì)檢：檢查檔案內(nèi)容和錄入內(nèi)容是否一致（相當(dāng)于檢查下電腦上，作業(yè)本的內(nèi)容有沒(méi)有打錯(cuò)）。

　　還原：把檔案整理好，還回去（等于寫(xiě)完作業(yè)，把作業(yè)收拾好，放回書(shū)包）。

　　這些工作，要不是小學(xué)生太調(diào)皮搗蛋，小朋友都能勝任，沒(méi)有任何的技術(shù)含量，對(duì)后期職業(yè)基本沒(méi)有任何幫助。本質(zhì)是坐在辦公室的工廠生產(chǎn)工人，不斷重復(fù)著簡(jiǎn)單的操作，生產(chǎn)相應(yīng)的產(chǎn)品，完成產(chǎn)量。

　　項(xiàng)目周期

　　一般來(lái)說(shuō)，檔案項(xiàng)目周期，短期項(xiàng)目3-4個(gè)月，長(zhǎng)一點(diǎn)就5-8個(gè)月。A公司只是接了政府的一個(gè)項(xiàng)目，然后招人進(jìn)去干活。一旦項(xiàng)目完成，就會(huì)解散所有員工。這就是為什么它本質(zhì)是臨時(shí)工的原因，沒(méi)有任何保證和發(fā)展前途。