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關(guān)于整理檔案的信息(關(guān)于整理檔案的信息簡報(bào))

時(shí)間:2022-11-26 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  關(guān)于整理檔案的信息


  檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。匡易檔案包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

關(guān)于整理檔案的信息(關(guān)于整理檔案的信息簡報(bào))

  這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。


  檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。


  檔案整理工作的基本內(nèi)容包括什么


  1檔案整理工作的內(nèi)容


  1.1系統(tǒng)排列和編目


  在正規(guī)的工作條件下,檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷;檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對(duì)所接收的檔案,根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要,進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列,檢索工具的某些加工等等。


  1.2局部調(diào)整


  已經(jīng)整理人館、室保存的檔案,經(jīng)過檢驗(yàn)或?qū)iT的質(zhì)量檢查,對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另外,隨著時(shí)間的推移,檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進(jìn)行必要的調(diào)整。


  1.3全過程整理


  由于一些特殊原因,檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件,或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí),就必須進(jìn)行全過程的整理工作。


  2檔案整理工作的意義


  2.1檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件


  檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心,僅以檔案室保管的檔案來說,就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中,因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜,就必須加以系統(tǒng)的整理,從而使其井然有序,方便管理,容易檢索利用。否則,眾多的檔案雜亂堆放在一起,查找利用如大海撈針,不僅浪費(fèi)時(shí)間,也會(huì)影響工作。因此,檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理,才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn),反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來面貌,更好地發(fā)揮檔案的作用。


  2.2檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)


  在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中,收集]:作是起點(diǎn),利用工作是白的,而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作,可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量,有力地促進(jìn)收集工作。


  檔案只有經(jīng)過整理以后,才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值,確定其保管期限;只有把檔案分類整理好,用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來,才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管;只有把檔案加以分類和整理,才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。


  總之,檔案整理工作是檔案館(室)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作,它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。


  3檔案整理工作的原則


  檔案整理工作的基本原則是:按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律,充分利用原有基礎(chǔ),保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。


  3.1按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理


  檔案是在一定歷史時(shí)期,由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況,它們既有密切的聯(lián)系,又有各自的特點(diǎn)。所以,整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期,再分不同的政權(quán),把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起,以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。


  同樣,一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案,反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史,是一個(gè)不可分割的整體,不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律,才能實(shí)事求是地整理檔案,最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系,使整理好的檔案,客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌,從而便于查找利用。


  3.2充分利用原有基礎(chǔ)


  在不同的時(shí)空條件下,對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手,確定何種類型的整理力式和要求,成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物,它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng),而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候,要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng),充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率,以適應(yīng)提供利用的需要。


  我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案,是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法,也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面:


  第一,充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。一般地說,只要不是零散文件,已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查,即應(yīng)力求保持其原有的整理體系?;蛘卟蝗街匦抡?,而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ);或者只作必要的部分加工整理。


  第二,在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說,對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮A?。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡,如原有的捆、包,簡單的綱目,隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí),也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。


  3.3保持文件之間的歷史聯(lián)系


  所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生,而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此,整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,必須按照檔案形成的規(guī)律,保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理,才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。


  文件群體的這種聯(lián)系,在某些書籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的?!皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”,其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法,對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn),我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”,它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。


  總之,保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案,便于保管和利用。但是,保持文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時(shí)也不盡一致。比如,一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓?,以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證,就其內(nèi)容而言,無疑互有密切聯(lián)系,而且是重要的聯(lián)系。


  但把這些形式不同的材料全部混同起來進(jìn)行整理,則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作,同樣是在保持聯(lián)系的情況下,往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí),特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候,不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。


  如何整理檔案


  一、檔案整理概述


  檔案整理,就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),通過整理,使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動(dòng)面貌,提示文件材料之間的相互聯(lián)系,以便于檔案的管理和利用。


 ?。ㄒ唬n案整理的類型


  檔案整理可以分為以下三種類型:


  1.系統(tǒng)排列和編目;


  2.局部調(diào)整;


  3.全過程整理


  (二)檔案整理的內(nèi)容和步驟


  檔案整理的內(nèi)容,從性質(zhì)上分,包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化,就是對(duì)檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作,即按照一定的原則和方法對(duì)檔案分門別類、組織案卷、有序排列,使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體,具體內(nèi)容包括:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等;檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作,具體內(nèi)容包括:卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號(hào)和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ),編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。


 ?。ㄈn案整理的原則


  檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的歷史聯(lián)系,充分利用原有的整理基礎(chǔ),便于檔案的管理和利用,這是檔案整理的基本原則。


  1.保持文件之間的歷史聯(lián)系


  所謂文件之間的歷史聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。


  2.充分利用原有的整理基礎(chǔ)


  充分利用原有的整理基礎(chǔ),是指對(duì)于已經(jīng)整理過的檔案,不要輕易打亂原有的整理體系,重新整理,這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。


  3.便于檔案的保管和利用


  便于檔案的保管和利用,是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的,也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。


  二、全宗


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  全宗是一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講,全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案,是檔案工作中的一個(gè)基本原則和核心理論。


 ?。ǘ┝n單位及其構(gòu)成條件


  立檔單位,又稱全宗構(gòu)成者,是指形成全宗的單位或個(gè)人。判斷一個(gè)單位是否立檔單位,主要看它是否具有以下三方面的條件:


  1.可以獨(dú)立行使職權(quán),并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文;


  2.是一個(gè)的會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位,獨(dú)立編制預(yù)算;


  3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員,有一定的人事任免權(quán)。


  其中,第一個(gè)條件是首要的、必要的條件,后兩個(gè)是補(bǔ)充條件。


 ?。ㄈ┝n單位變化對(duì)全宗劃分的影響


  1.政權(quán)更迭的全宗處理


  2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理


  3.立檔單位其他變化情況的全宗處理


 ?。ㄋ模┤诘难a(bǔ)充形式


  1.聯(lián)合全宗;


  2.匯集全宗;


  3.檔案匯集


 ?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗


  判定檔案所屬全宗,關(guān)鍵是確定檔案的形成者,具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對(duì)于那些沒有標(biāo)明作者或收受者的“無頭無尾”文件,則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證,綜合判定其所屬全宗。


  三、全宗內(nèi)檔案的分類


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  全宗內(nèi)檔案的分類,就是把立檔單位所形成的檔案,按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同,分成若干層次和類別,使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。


  分類應(yīng)遵循以下基本要求:


  1.客觀性;


  2.邏輯性;


  3.可操作性。


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  檔案分類法,是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù),也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多,常用的主要有以下四種:


  1.年度分類法;2.組織機(jī)構(gòu)分類法;3.問題分類法;4.門類分類法


  (三)分類方案的編制


  所謂分類方案,就是標(biāo)列各個(gè)層次的類目名稱,表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要,又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù),但在分類過程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。


  1.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制


  機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制,應(yīng)以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象,依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn),進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中,第一層次的分類一般采用門類分類法。


  2.企業(yè)全宗分類方案的編制


  根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定,工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè),有些檔案難以歸入上述十大類目時(shí),可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。


  四、檔號(hào)和案卷目錄的編制


 ?。ㄒ唬n號(hào)編制原則


  檔號(hào)是檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中,以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記,并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則:


  1.唯一性原則;2.合理性原則;3.穩(wěn)定性原則;4.?dāng)U充性原則;5.簡單性原則。


 ?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)


  根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定,檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?!稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后,又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。


 ?。ㄈn號(hào)的編制方法


  1.全宗號(hào)的編制方法


  全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性,后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。


  2.案卷目錄號(hào)的編制方法


  案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況,可按不同時(shí)間,不同組織結(jié)構(gòu),不同保管期限,不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。


  3.類別號(hào)的編制方法


  類別號(hào)由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí),在一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi),不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。


  4.項(xiàng)目號(hào)的編制方法


  項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。


  5.案卷號(hào)的編制方法


  案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。


  6.件號(hào)的編制方法


  件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩種情況:一種是不裝訂的案卷,卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào),每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案,同一個(gè)類目下的文件按排列次序流水編號(hào)。


  7.頁(張)號(hào)的編制方法


  頁(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),卷內(nèi)文件各頁(張)按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。


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  案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具,也是檔案登記的基本形式,是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。


  案卷目錄必須按全宗編制,有兩種類型:一種是以全宗為單位編制的綜合目錄,主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗;另一種是以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄,在實(shí)際工作中,大多采用第二種。


  檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過程。


  更全面地說,檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱,是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理,主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別,對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理,主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案,進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目,組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理,主要指檔案的實(shí)體整理,它包括以下三方面的工作內(nèi)容:


  (一)檔案館對(duì)接收與征集檔案的整理


  1、系統(tǒng)排列和編目


  在正規(guī)的工作條件下,檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣,檔案室和檔案室館的檔案整理工作,主要是對(duì)所接收的檔案,在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的加工等等。


  2、局部調(diào)整


  對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案,經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)iT質(zhì)量檢查,檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面,某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長,其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化,因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。


  3、全過程整理


  檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件,這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。


  檔案整理工作的重要意義:


  它是檔案利用、開放,發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件,是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ),檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高,對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。


  檔案整理的基本要求:


  遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。


  檔案整理的方法有兩種:


  一是以“案卷”為單位整理。


  按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法,一般可分以下幾個(gè)步驟:


 ?。?)分類。分類方法有多種,常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門別類。在檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認(rèn)為文書檔案運(yùn)用年度――問題分類法來分類是比較符合實(shí)際需要的;


 ?。?)組卷(即組成案卷)。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié),其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起,便于保管和利用。文書處理部門通過平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾,為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前,還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整,然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。


  對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括:應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整;歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍;每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系,反映了立卷的特征;檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致,并確定保管期限;檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng);


  (3)卷內(nèi)文件材料排列(按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列);


  (5)編制卷內(nèi)目錄(樣式附后)和備考表;


  (6)按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi);


 ?。?)擬寫案卷標(biāo)題,填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名,是案卷的名稱,是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切,文字上要簡練通順,標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成;


 ?。?)案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性,一般可按先永久,長期,短期來進(jìn)行排列,然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào);


 ?。?)編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成,案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。


  按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件,主要步驟有:


 ?。?)對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定;


 ?。?)對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類(不確定期限的,只按年度――問題分類即可);


 ?。?)對(duì)分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列,其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中;(4)根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”(樣式附后),并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容;


  企業(yè)檔案該如何整理?


  每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡明扼要的方法,供大家參考。


  第一步清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國家檔案局8號(hào)令)制定好本單位的檔案保管期限表,對(duì)照條款,逐份文件進(jìn)行鑒定。


  概要地說,即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:


  永久(Y):


  1.收文中針對(duì)性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。


  2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見等。


  3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料;本單位開展重大活動(dòng)形成的文件材料。


  4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào),重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等)。


  定期30年(D30):


  1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);


  2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎(jiǎng)勵(lì)制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。


  定期10年(D10):


  1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;


  2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。


  簡單扼要地講,區(qū)(縣)級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進(jìn)館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來;文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。


  第二步按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機(jī)軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號(hào)章”。


  第三步排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會(huì),③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì),在①下按時(shí)間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。


  行政管理類下設(shè)二級(jí)類目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財(cái)產(chǎn)管理,①下按時(shí)間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書工作;事務(wù):后勤保障一類;財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。


  業(yè)務(wù)管理類:本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。


  第四步編號(hào):永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào),一年一編(即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息)。


  第五步編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。


  第六步填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。

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