檔案整理存在的問題

　　很多人認為檔案管理工作不重要。這因為是這些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。實際上，檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展中起著重要的作用。下面是我?guī)痛蠹艺淼臋n案管理存在的問題及改進措施，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　檔案管理工作中存在的問題

　　1、忽視對檔案的管理工作

　　在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領導干部，認為此項工作既不能給單位帶來經(jīng)濟效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹n案工作的了解與正確認識，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

　　2、忽視檔案管理工作的環(huán)境設施設備

　　在現(xiàn)實工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應具備的硬件設施，個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導致在查檔、調(diào)檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風條件不好的地方，導致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象，嚴重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴謹性。使得檔案材料得不到很好地保存。

　　3、檔案管理水平較低

　　一些單位的檔案管理人員沒有充分認識檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學習培訓，缺乏對檔案的收集工作意識，對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對檔案材料僅限于存放，沒有進行及時分類歸檔，甚至缺乏對歸檔材料的準確性、真實性，導致檔案管理工作水平的滯后。

　　做好檔案管理工作的措施方法

　　隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

　　1、重視支持檔案管理工作

　　各單位領導要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強服務意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學習業(yè)務知識，擬定工作目標，樹立創(chuàng)新意識，端正工作態(tài)度，明確服務方向，提高服務質(zhì)量，充分利用檔案信息資源，為建設和諧社會服務。

　　2、加強提高檔案管理人員的工作作風

　　在檔案管理工作中，要加強提高檔案管理人員的工作作風建設，加強相關人員專業(yè)知識的培訓學習，熟練掌握檔案工作的要求、原則和方法，鼓勵引導創(chuàng)新意識，探索新的檔案管理模式，提高工作效率及檔案管理質(zhì)量。充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，使檔案管理工作更加科學、合理的發(fā)展。

　　3、逐步完善檔案工作管理制度

　　首先要切合實際、科學合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領導又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴肅性，制度面前人人平等，有獎有罰，獎懲分明，使規(guī)章制度的權威性得以充分發(fā)揮。

　　4、逐步改進并完善檔案功能

　　在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀、更真實、更全面、更準確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內(nèi)容應該予以完整保留;同時要進一步豐富和擴大檔案資料的內(nèi)涵，以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求，從而更好地為單位服務，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

　　5、采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務

　　隨著科技的不斷發(fā)展、社會的日益進步，信息化、數(shù)字化已是社會發(fā)展的一大趨勢，這對檔案管理工作也提出了更高的要求。世界各地發(fā)達國家的檔案管理工作都已是使用計算機進行管理，在國內(nèi)的一些大中城市使用計算機進行輔助管理檔案工作也逐漸增多。

　　掌握科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理技能，進行信息化、數(shù)字化的檔案管理，即高效快捷、又節(jié)省人力。檔案管理工作的數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，因此實現(xiàn)檔案計算機輔助管理工作是大勢所需，我們要利用現(xiàn)代科技為檔案管理工作服務。掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。

　　檔案管理工作是保持和維護歷史事實真實性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準確豐富的信息，匯集著大量的資源，對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

　　在新的歷史時期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，采取科學、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學的進行檔案管理，提高工作質(zhì)量、提高工作效率，促進單位今后的良好發(fā)展，促進和諧社會的發(fā)展。

　　總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

　　如何做好檔案管理工作

　　一、提高綜合工作素質(zhì)

　　要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領導對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領導對于檔案工作的認同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的工作人員應該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進行下去，讓領導明確這項工作的重要性。以下是日常工作中需要注意的方面：

　　1.管理人員應該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質(zhì)工作做好，要獲得領導對自己工作的滿意，領導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領導留下深刻的印象。

　　2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領導看，使領導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領導對于檔案工作產(chǎn)生極大的認同感。

　　二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

　　當前各個領域的工作都在循序發(fā)展，檔案工作也由此發(fā)生很大的改變，出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大，因此有關檔案的分類管理體系也逐漸變得復雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現(xiàn)代管理手段，將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。

　　1.加強職業(yè)素質(zhì)：檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的`專業(yè)知識，并且具備職業(yè)責任感和職業(yè)道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關的資料，使自身的知識領域得到拓展，從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。

　　2.提高綜合管理素質(zhì)：針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業(yè)技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關注，成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。

　　3.充分利用現(xiàn)有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復的工作，加大了勞動強度?，F(xiàn)代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統(tǒng)一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優(yōu)勢，避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。

　　三、加強培訓的工作力度

　　檔案管理工作這的自身素質(zhì)和業(yè)務水平對于檔案管理工作的質(zhì)量造成直接的影響。檔案管理者應該適應工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應，將工作強度進行簡化，從而認識工作觀念得到轉變，放棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷學習新的管理方式和管理工具。

　　1.加強繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進一步的適應，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。

　　2.加強制度建設：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴格的執(zhí)行下去。以此為基礎，建立有關繼續(xù)教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續(xù)教育運行機制得到有效的監(jiān)督和保障。

　　3.開展綜合培訓：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎，實現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進行提高。對于相關的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應用現(xiàn)代化的科學技術，從而將管理工作的效率得到提高。

　　四、深入和完善現(xiàn)代的檔案資料

　　檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現(xiàn)編號。與此同時，需要科學的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎，對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用進行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況，使服務質(zhì)量得到提高，使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

　　檔案工作的問題與不足

　　檔案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結合基層檔案工作中存在的問題，進行有效的分析，制定合理的對策，有利于促進基層檔案管理工作的順利開展。

　　基層檔案工作中的問題，由于檔案工作內(nèi)外因素的影響，工作中可能會出現(xiàn)以下問題。

　　檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

　　檔案學是一門綜合性學科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊，無論是業(yè)務熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

　　檔案意識相當薄弱?；鶎訂挝活I導主要精力都放在抓經(jīng)濟上，對與檔案相關的法律法規(guī)和業(yè)務知識學習甚少，一些領導將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識相當薄弱。有的領導干部甚至認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。

　　檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認真落實，管理松懈，檔案工作沒有形成制度化。

　　主要有以下四點問題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，等等因素。

　　檔案管理工作中存在的問題與建議

　　在檔案整理過程中，雖然整理方案明確了，但是在實際整理結果仍然與事先的方案相差很多，甚至背道而馳，通過近幾年的檔案整理經(jīng)驗，總結了如下幾點，以便控制整理過程質(zhì)量。

　　一、需要有明確的組織架構和職責分工

　　整理項目整體工程量有大有小，但是無論是大下，所需要職能職責需要明確，項目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長等，人員配備不一定齊全，但是職能必須清晰，落實到崗，到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。

　　二、制定明確的整理方案

　　在檔案整理方案確定中，有兩個工作是非常重要的。

　　第一，檔案整理的原則的確定。因為在檔案整理過程中，會有很多突發(fā)的問題，而且這些問題很可能在檔案整理進程中才能暴露出來的，所以，在整理方案確定過程中，制定對一些相同問題的處理原則是必要的，避免在后期針對有些問題重復、反復溝通，導致方案被拆解。有了必要的原則提出，便于對相同類似問題的在實際過程中的快速解決。

　　第二，重要的檔案整理細節(jié)的預測和判定。檔案整理項目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗，對于一些在檔案整理過程中的細節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實際過程中，整理人員才有明確的整理依據(jù)，從而使檔案整理方案自始自終，統(tǒng)一標準。

　　三、集中的人員培訓和上崗

　　在很多小的檔案整理項目中，項目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓，總認為集中培訓耽誤時間，影響產(chǎn)值，其實結果未必。我個人人為，檔案整理培訓工作應遵循集中培訓和師傅帶徒弟培訓的有效結合。

　　對于一些原則和重要的整理辦法，應利用早會等時機有效宣貫，同時，在一對一培訓過程中，在實體講解。不要放過任何機會對檔案整理過程中的一些共同問題點做講解，并及時找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。

　　最后，在檔案整理過程中，需要重視過程的質(zhì)量控制，重視質(zhì)量理念的培訓，在項目考核體系中，應明確的提出質(zhì)量項目的考核內(nèi)容，形成有質(zhì)量目標、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓手段、有質(zhì)量目標考核稽核的一體化質(zhì)量管理。